物資採購合同管理
摘要：企業面臨的市場，競爭將更加激烈，企業必須與時俱進，不斷創新，把物資管理工作當作重點來抓，挖掘自身潛力，提高自身素質，使企業建立起核心競爭力，才能在日趨激烈的市場競爭中立於不敗之地。本文主要對物資採購的規範化管理進行了分析探討。
引言
資管理是一項複雜的系統工程，在企業管理中具有重要的地位和作用，也是企業管理中不可缺少的—部分，企業物資管理工作要對企業生產過程中所需各種物資的計劃、採購、運輸、倉儲、保管、使用等進行計劃、組織和控制，合理解決物資供需之間存在的時間、空間、數量、品種、價格以及質量等方面的矛盾，銜接好生產各個環節，確保生產順利進行，實現物流合理化和效益最大化。
一、企業物資採購中存在的問題
1、一是對市場經濟規律的特點和市場風險缺乏深刻認識，忽視了當前市場法規尚不夠完善、市場運行尚不規範、監督管理尚不到位的客觀實際，在物資採購過程中上當受騙。二是簽訂物資採購合同不符合《購銷合同法》的規定，使企業遭受損失。三是計劃管理不周密，物資採購量超出合理的物資消耗量，形成庫存積壓，造成浪費。四是物資採購歸口管理不嚴，採購權分散，採購環節多，造成採購成本加大。五是物資採購運作不透明、暗箱操作，物資採購人員暗吃回扣。六是物資採購人員以次充好、擡高進價，或僞造進貨發票和進貨原始憑證、虛列進貨，或塗改發票和進貨原始憑證、以少報多，或虛報冒領採購費用、謀取私利。七是在採購中沒有進行整體的量、本、利分析，只考慮所採購物資的價格因素，而忽略了其他因素，沒有采用最佳採購方式，造成採購整體費用高。八是缺少可持續發展的戰略決策，企業缺少中長期物資採購計劃。
2、缺乏細緻的物資成本預算和控制分析。周密細緻的物資材料成本預算，輔之以科學的材料成本費用分析，是企業控制物資材料成本的依據和促進企業挖掘潛力、節約消耗的重要手段。形成物資材料成本分析和控制緊密結合的反饋制度，一方面可以做好獎懲工作，使物資材料指標完成好壞與經濟效益相聯繫;另一方面可以將分析結果應用於今後的材料管理中，吸取經驗教訓。而目前施工企業普遍缺乏工程科學的計劃組織，前期準備工作嚴重不足，導致物資材料成本預算脫離實際。
3、缺乏一套切實有效的、責權利相結合的物資材料管理體制。企業在爲每個責任部門下達物資材料成本目標的同時，要賦予該部門相應的權利，做到權責的有機結合;同時，還必須定期對工作實績進行考評和考覈，並同經濟利益緊密掛鉤，以調動各部門在物資材料控制方面的主動性。而現行的施工項目管理體制，沒有很好地將責、權、利三者結合起來沒有形成完善的物資材料管理系統。
二、物資採購的規劃管理措施
1、加強物資計劃管理，思想上要充分重視
領導是物資管理工作的組織者、指揮者。領導對物資管理工作重視，才能讓員工對物資管理工作重視，上下才能協調起來，共同做好物資管理工作。
2、對企業生產所需各種物資所做的預算
物資供應部門在每年末，根據第二年度公司生產計劃大綱，對所需物資種類和數量進行分解，參考年末物資庫存情況，統籌做好物資採購計劃預算，按時編制出物資需求計劃表，準確上報公司。物資計劃需求的種類和數量，要以企業生產計劃大綱爲基礎，不能偏離，否則物資採購計劃就沒有實際意義，同時還會給企業生產造成被動。物資需求計劃要儘可能準確，否則會出現—些物資奇缺，而一些物資長期不動態，造成積壓，不僅影響企業生產的順利進行，而且還給企業造成了經濟損失。
3、加強物資採購合同管理和採購物資管理
物資採購合同的簽訂要按照公司有關規定執行，數額較大的合同必須經公司主管領導簽署方可生效。在簽訂合同時，要注意合同的條款不能影響企業的利益，必須明確供應商所應承擔的責任和義務。合同的條款內容不能違反國家法律和法規的有關規定。按合同採購回來的物資需符合質量要求，按實際需用量定時、定量提供給使用部門，使用部門滿意。簽訂合同的期限要適當，能夠滿足全午的需求物資的需求，同時要相對穩定合作的供應商採購關係，以保證物資供應的穩定可靠牲。
4、合理運作採購資金是完成物資採購工作的關鍵環節
它不僅是保證企業產品質量的需要，更是堵住企業經營“成本漏洞”和利潤隱形流失的需要。在物資採購之前，要明確企業所需物資的質量及技術要求，及時瞭解市場行情，同時對備選供應商的管理水平、技術能力、設備狀況、品控制能力及財務信用狀況進行深人調查，以確保採購物資質量和資質符合要求。做到同種物資比質量，同等質量比價格，同樣價格比服務，同等服務比，信譽。
5、加強物資儲備管理，保證生產有序進行
物資儲備管理是企業保證生產正常進行的必要手段。爲保證生產的正常運行，必須做好倉儲管理工作，使企業的物資儲備管理科學化、條理化、規範化。簽訂合同的物資由供應室根據倉存和需求物資用量情況實行分批進貨。常用零星物資要根據要求部門的需求量和倉存情況進行分散進貨，做到物資無積壓，數量、品種充足又齊全。(1)物資驗收入庫必須嚴格按規定執行，對物資的品種、規格、數量都要嚴格檢查，質量不合格的物資予以退貨。(2)倉儲物資儲存過程中要採取良好的保管手段，以科學的方法做好物資保管工作。對倉庫中的物資要根據物理性能、化學成分、體積大小及重量等進行分類，分別加以妥善保管，還必須配備相應的保管養護手段，確保在庫物資的價值和使用價值。(3)嚴格財務制度，完善物資進出庫各種手續，並定期進行盤點，保證倉庫中的物資種類與數量和賬目上的相同。(4)確定物資儲備定額，保持合理的物資儲備量。儲備過多，會佔用企業大量資金及消耗大量保管費用，使企業資金週轉不靈;儲備過少，一旦物資供應脫節，會影響生產的連續性，給企業帶來重大的經濟損失。應確定合理的儲存時間、合理的儲存空間和合理的儲存數量。合理的物資儲備不僅要求總量合理，而且要求結構合理。還要合理選擇物資儲存地點，並且通過合理擺放，有效地利用倉儲空間。同時，還要根據時間條件的變化，不斷完善、修訂物資消耗定額。調整庫存結構，降低庫存儲備，加快資金週轉、減少對儲備資金的佔用，這也是物資儲備管理創新的核心。做好物資儲備工作，可以使企業庫存物資經常保持在合理水平，節約儲備佔用資金，增強企業資金的流動性，增力口企業經濟效益。
6、利用信息化手段，實現科學管理
爲掌握瞬息萬變的市場經濟商品信息，如價格行情等，物供人員必須經常自覺學習業務知識，提高商務工作的能力，以保證及時、保質、保量地做好物資供應工作。由於物資管理系統本身的複雜性和繁瑣性，所包含的物資種類衆多，要讓物資管理工作提高到一定的層次，做到系統化、規範化和網絡化，必須採用信息化手段，把物資計劃、採購、倉儲、配送、供應商管理等的內容納入網絡管理之中，有效地利用共享信息資源，改善企業管理環節，實施有效控制與全程管理。通過採用先進的科學管理手段，快速疏通企業內部管理信息渠道。還應建立起與外部市場相通的信息網絡，使內部物資信息網絡與外部市場信息有機銜接，及時獲取市場信息，不斷提高企業自身的市場競爭力。
三、強化企業物資採購管理工作重要性
影響企業成本的關鍵要素之一爲物資採購的總體價格。當然，在壓低物資價格的同時應確保採購物品質量合乎應用條件，只有真正做到貨比三家，質優價廉，方能發揮物資採購管理的真正價值。因此，一般來講，企業應樹立同樣產品對比質量、同樣質量考量價格、同樣價格衡量信譽的採購管理原則，令物資採購管理通過嚴格把關發揮實效性。然而，基於我國現行市場並沒有全面完善，包含一些相對複雜的物資產品檔次，同時存在較多的中間環節，令一些假冒僞劣物資產品進入市場流通。因而，即使產品質量等同的狀況下，同樣會包含顯著的差異，進而令物資採購階段中會形成一些非常態現象。例如，一些採購管理人員沒能深入市場充分了解當前行情與狀況，不能進行細緻入微的調查分析與多方諮詢，無法對物資產品價格進行全面到位的分析研究，無法嚴格的進行物資質量把關管理。在比選採購廠商之時，一些物資採購人員則通過職務之便，爲自己謀取私利，損害企業利益，令其採購成本大幅增加，形成了行業的不正之風。該類違規行爲，倘若企業不實施嚴格監督管控，淨化物資採購管理人員隊伍，不進行整風建設，則較難作出及時補救。爲此，企業只有強化物資採購管理，方能營造出真正公平健康、有序的市場競爭環境，將假冒僞劣物資產品真正的清除出市場，節約採購成本，令企業獲得更多的利潤效益，並真正提升核心競爭力。
結束語
總之，爲提升企業核心競爭力，只有重視物資採購管理，針對實踐工作中存在的問題，制定科學有效的應對策略，樹立廉政採購意識、強化人才管控，注重宣傳管理，創建嚴謹科學的定價機制、實施採購權管理監督、健全工作體制，確保物資整體質量，方能令企業創設顯著經濟效益與社會效益，節約成本經費，激發採購物資綜合應用價值，並實現可持續的全面發展。
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