祕書工作禮儀

一、握手

1、握手時力度要適中，大家可以練練。太輕給人以輕視。太重，也不好。

時間：在心裏默數1,2,3,4,5後才緊開手。

二、接待禮儀

1、引導，要走在客人前面。上樓、下樓都走在客人前面距離爲一、兩個臺階，不要走的太快。一步走兩、三個臺階，有的客人尤其是女的，穿着小裙子，走不動，你一下邁兩、三個臺階，她要在後面跑，才能跟上你，會累壞人家的。

2、要讓客人走樓梯的內側。主人走外側。所謂內側是繞着中心的一側。

一）對前來訪問、洽談業務、參加會議的外國、外地客人，應首先了解對方到達的車次、航班，安排與客人身份、職務相當的人員前去迎接。若因某種原因，相應身份的主人不能前往，前去迎接的主人應向客人作出禮貌的解釋。

（二）主人到車站、機場去迎接客人，應提前到達，恭候客人的到來，決不能遲到讓客人久等。客人看到有人來迎接，內心必定感到非常高興，若迎接來遲，必定會給客人心裏留下陰影，事後無論怎樣解釋，都無法消除這種失職和不守信譽的印象。

（三）接到客人後，應首先問候“一路辛苦了”、“歡迎您來到我們這個美麗的城市”、“歡迎您來到我們公司”等等。然後向對方作自我介紹，如果有名片，可送予對方。注意送名片的禮儀：

1、當你與長者、尊者交換名片時，雙手遞上，身體可微微前傾，說一句“請多關照”。你想得到對方名片時，可以用請求的口吻說：“如果您方便的話，能否留張名片給我？”

2、作爲接名片的人，雙手接過名片後，應仔細地看一遍，千萬不要看也不看就放入口袋，也不要順手往桌上扔。

（四）迎接客人應提前爲客人準備好交通工具，不要等到客人到了才匆匆忙忙準備交通工具，那樣會因讓客人久等而誤事。

（五）主人應提前爲客人準備好住宿，幫客人辦理好一切手續並將客人領進房間，同時向客人介紹住處的服務、設施，將活動的計劃、日程安排交給客人，並把準備好的地圖或旅遊圖、名勝古蹟等介紹材料送給客人。

（六）將客人送到住地後，主人不要立即離去，應陪客人稍作停留，熱情交談，談話內容要讓客人感到滿意，比如客人蔘與活動的背景材料、當地風土人情、有特點的自然景觀、特產、物價等。考慮到客人一路旅途勞累，主人不宜久留，讓客人早些休息。分手時將下次聯繫的時間、地點、方式等告訴客人。

二、接待禮儀

接待客人要注意以下幾點。

（一）客人要找的負責人不在時，要明確告訴對方負責人到何處去了，以及何時回本單位。請客人留下電話、地址，明確是由客人再次來單位，還是我方負責人到對方單位去。

（二）客人到來時，我方負責人由於種種原因不能馬上接見，要向客人說明等待理由與等待時間，若客人願意等待，應該向客人提供飲料、雜誌，如果可能，應該時常爲客人換飲料。

（三）接待人員帶領客人到達目的地，應該有正確的引導方法和引導姿勢。

1、在走廊的引導方法。接待人員在客人二三步之前，配合步調，讓客人走在內側。

2、在樓梯的引導方法。當引導客人上樓時，應該讓客人走在前面，接待人員走在後面，若是下樓時，應該由接待人員走在前面，客人在後面，上下樓梯時，接待人員應該注意客人的安全。

3、在電梯的引導方法。引導客人乘坐電梯時，接待人員先進入電梯，等客人進入後關閉電梯門，到達時，讓客人先走出電梯。

4、客廳裏的引導方法。當客人走入客廳，接待人員用手指示，請客人坐下，看到客人坐下後，才能行點頭禮後離開。如客人錯坐下座，應請客人改坐上座（一般靠近門的一方爲下座）。

（四）誠心誠意的奉茶。我國人民習慣以茶水招待客人，在招待尊貴客人時，茶具要特別講究，倒茶有許多規矩，遞茶也有許多講究。

三、乘車禮儀

（一）小轎車。

1、小轎車的座位，如有司機駕駛時，以後排右側爲首位，左側次之，中間

座位再次之，前坐右側殿後，前排中間爲末席。

2、如果由主人親自駕駛，以駕駛座右側爲首位，後排右側次之，左側再次之，而後排中間座爲末席，前排中間座則不宜再安排客人。

3、主人夫婦駕車時，則主人夫婦坐前座，客人夫婦坐後座，男士要服務於自己的夫人，宜開車門讓夫人先上車，然後自己再上車。

4、如果主人夫婦搭載友人夫婦的車，則應邀友人坐前座，友人之婦坐後座，或讓友人夫婦都坐前座。

5、主人親自駕車，坐客只有一人，應坐在主人旁邊。若同坐多人，中途坐前座的客人下車後，在後面坐的客人應改坐前座，此項禮節最易疏忽。

6、女士登車不要一隻先踏入車內，也不要爬進車裏。需先站在座位邊上，把身體降低，讓臀部坐到位子上，再將雙腿一起收進車裏，雙膝一定保持合併的姿勢。

（二）吉普車

吉普車無論是主人駕駛還是司機駕駛，都應以前排右坐爲尊，後排右側次之，後排左側爲末席。上車時，後排位低者先上車，前排尊者後上。下車時前排客人先下，後排客人再下車。

（三）旅行車

我們在接待團體客人時，多采用旅行車接送客人。旅行車以司機座後第一排即前排爲尊，後排依次爲小。其座位的尊卑，依每排右側往左側遞減。

辦公室日常祕書禮儀

1.電話禮儀在接聽電話時，你所代表的是單位而不是個人，所以不僅要言語文明、音調適中，還要讓對方能感受到你的微笑。同時，更不要忘記每一個重要的電話都要做詳細的電話記錄，包括來電的時間、來電的單位及聯繫人、通話內容等。

2.迎送禮儀當客人來訪時，應該主動從座位上站起來，引領客人進入會客廳或接待區，併爲其送上飲品，如果是在自己的座位上交談，應該注意聲音不要過大，以免影響周圍同事。另外，接待客人要切記面帶微笑。

3.握手禮儀愉快的握手是堅定有力的，這能體現你的信心和熱情，但不能太用力且時間過長。如果你的手上有污垢或者有水、汗，就不宜和別人握手了，但要主動向對方說明不握手的原因。

4.名片禮儀遞送名片時，應用雙手拇指和食指執名片兩角，讓文字正面朝向對方，接名片時要用雙手，並認真看一遍上面的內容，使對方感覺你很重視他。參加會議時，應該在會前或會後交換名片，不要在會中擅自與別人交換名片。

5.在辦公室工作，服飾要與之協調，以體現權威、聲望和精明強幹爲宜。男士最適宜穿黑、灰、藍三色的西服套裝領帶。女士則最好穿西裝套裙、連衣裙或長裙。男士注意不要穿印花或大方格的襯衫；女士則不宜把露、透、短的衣服穿到辦公室裏去，否則使內衣若隱若現很不雅觀

6.在辦公室裏工作不能穿背心、短褲、涼鞋或拖鞋，也不適合赤腳穿鞋。戴的首飾也不宜過多，走起路來搖來搖去的耳環會分散他人注意力，叮噹作響的手鐲也不宜戴。

7.在辦公室裏對上司和同事們都要講究禮貌，不能由於大家天天見面就將問候省略掉了。"您好"、"早安"、"再會"之類的問候語要經常使用，不厭其煩。同事之間不能稱兄弟道弟或亂叫外號，而應以姓名相稱。對上司和前輩則可以用"先生"或其職務來稱呼，最好不同他們在大庭廣衆之前開玩笑。

8.對在一起工作的女同事要尊重，不能同她們拉拉扯扯、打打鬧鬧。在工作中要講男女平等，一切按照社交中的女士優先原則去作未必會讓女同事高興。

9.行爲要多加檢點。儘量不要在辦公室裏吸菸，更不要當衆表演自己擅長的化妝術。如很想吸菸或需要化妝，則應去專用的吸菸室或化妝間。若附近沒有這類場所，則只好藉助於洗手間。

10.辦公時間不要離開辦公桌，看書報、吃零食、打瞌睡一定會引起上司的不滿。私人電話接起來沒完沒了會招致同事們的白眼，而坐在辦公桌上辦公或將腿整個翹上去的樣子都是很難看的。11.要避免口銜香菸四處遊蕩，不要與同事談論薪水、升降或他人隱私。遇到麻煩事，要首先報告給頂頭上司，切莫委過或越級上告。在外國老闆面前打同事們的小報告，常會被當作不務正業，弄不好會搞掉自己的飯碗。

12.接待來訪者要平等待人，而不論其是否有求於自己。回答來訪者提出的問題要心平氣和，面帶笑容。絕不能粗聲大氣，或者以拳頭砸桌子來加重語氣。

13.去別的辦公室拜訪同樣要注意禮貌。一般需要事先聯繫，準時赴約，經過許可，方可入內。在別的辦公室裏，沒有主人的提議，不能隨便脫下外套，也不要隨意解釦子、捲袖子、鬆腰帶。未經同意，不要將衣服、公文包放到桌子和椅子上。公文包很重的話，則放到腿上或身邊的地上。不要亂動別人的東西。在別的辦公室停留的時間不宜太久，初次造訪以20分鐘左右爲準。

祕書接待工作

（一）一般接待禮儀規範

這是接待人員應共同遵守的基本禮儀規範，也是“窗口”接待的基本原則和要求。

1．做到“五要”：

一要儀容嚴整——接待人員要衣着整潔，精神飽滿，舉止端莊。

二要態度和藹——接待人員要誠懇、自然，認真聽取對方談話，不耍威風、擺架子。

三要語言文明——接待人員一般應講普通話，使用禮貌用語，語氣謙和、客氣，不講粗話、髒話。

四要講究效率——對客人要求辦理的事情，凡符合政策、法律，手續齊全的應及時辦理，不能推諉、拖延。對不能解決的，要講明原因，並及時轉有關單位接待、解決。

五要一視同仁——接待時應本着公平、公開的原則秉公辦事，不循私情，不開“後門”，不應以地位、年齡、身份、生熟等區別對待。

2．接待人員，要儀容整潔大方，舉止從容端莊，不論來訪客人是事先約好的，還是不約而來的，不論是常來的，還是生疏的，客人進門，接待人員要馬上起立相迎。

對事先約好的客人，接待人員要熱情迎接。對事先未與領導約好的客人，一定要禮貌地詢問姓名、身份，弄清其來訪目的，待請示領導後根據領導要求迅速做出處理。不得直接讓其去領導辦公室或告訴其領導去向。

如果客人要找的領導或其他人員不在，應妥善予以處理。若自己知道領導及有關人員在較短的時間內能夠回來，可請客人坐下來等候，並送上茶水、飲料和報刊。客人等的時間較長時，應不斷給客人倒開水，以免客人有被遺忘、被冷落的感覺。如果自己手頭沒有什麼要緊的工作，也不防陪客人談話。當客人表示沒有時間等候時，可以問明客人來訪的大致內容，待相關人員回來後轉告。

（二）迎送禮儀規範

1．迎送的準備

迎接來訪的代表團，應事先了解對方的來訪目的與要求，要確定來訪人員的姓名、性別、年齡、身份、人數、職務、級別等，並以此確定迎送規格，安排相應的接待人員和食宿環境。一般來說，對上級主要領導的到來，要通知縣委主要領導親自出面迎送和陪同；兄弟單位負責同志的到來，可通知辦公室主要領導或副職出面接待。食宿應根據其級別作相應的安排，規格既不宜過高，也不要過低。

爲了提前安排食宿和交通工具，應準確地瞭解掌握客人所乘交通工具的抵、離時間。

2．迎送中的具體事項

去機場、車站接送的人員，其職務可比對方低一級，同級領導可在賓館迎候。迎接人員應在客人抵達之前到達機場、車站，如果客人是首次前來，互不認識，接待人員可事先製作特定的標誌，如小旗或牌子等，讓客人容易看到，以便主動前來接洽。

在客人到達後，迎接的領導應上前握手，致以問候。相互介紹時，主人應將前來歡迎的人一一介紹給客人。安排接待人員時，應考慮周到，以相對固定爲好，切忌隨意更換。

接待人員應及時將客人食宿安排等發到每個人手中，或通過對方的聯絡祕書轉達，以便讓客人心中有數。迎接身份高的客人，要事先在迎送地點安排貴賓休息室，客人抵達後，應稍作休息，再開展其他活動。

客人離開時，主人可到住地或機場、車站等送行。直接去機場、車站送行時，應在客人登機（車、船）之前抵達，而且要留出足夠時間保證客人辦理有關手續。

3．回贈禮品

對重要客人，確實需要贈送禮品的，要請示有關領導，提前安排好。