接待日本客戶的商務禮儀

要去接待日本客戶之前，先來做做功課吧，你知道接待日本客戶的商務禮儀嗎?面是本站爲大家準備的接待日本客戶的商務禮儀，希望可以幫助大家!

1.敲定客戶訪問時間，航班，訪問人員名單，職位，手機號碼等信息，以便安排相應接待.

2.同客戶商討參觀訪問行程表，同工廠(公司接待部門)溝通，一切敲定之後，發送郵件貨傳真讓客戶確認，同時讓工廠做好接待準備.

3.安排酒店：和客戶敲定酒店星級，房間(一人一間，還是share room，樓層，吸菸區和非吸菸區等等細節，酒店挑選上要注意，很多酒店號稱5星，結果連3星的水平都沒有，客戶住一個晚上就受不了吵着要換房.一般比較保險是選擇外資管理的酒店，也可以參考攜程等網站的評價決定.)然後就近安排(距離工廠近的地方或者距離機場近的酒店)，安排妥當以後，告知客戶具體飯店地址電話.

4.打印訪問行程表，準備工廠資料和產品資料，客戶所要求的資料等文件，裝訂.

5.根據客戶的國籍，宗教信仰準備飲食和話題

6.安排接機車輛

一、非事務性接觸階段

商務談判中，我們習慣於5~10分鐘寒暄後便進入談判主題，而這對日本人來說是不太合適的。在與日本人談判中，高層官員的作用只是禮儀上的，通常在談判後參加簽署合同。有時，他們也參加早期的非事務性活動，地點選擇在飯館、高爾夫球場等非正式場所。一位日本高級主管人員說，98%的話題與體育、政治和家庭有關，只有2%和商業有關。許多日本公司有他們高層主官的情況簡歷，我們可以從中獲得信息。和日本高層主管談話時，說什麼並不比怎麼說重要。日本高層主管往往會對對方公司的正直、可信、履約能力做個整體判斷。另外需要注意一些細節：

(1)名片可以交換也可不交換。當兩方總裁相見時，名片並不需要，但要準備好日文名片以備交換。

(2)帶點小禮物是必要的，像印有本公司標誌的鉛筆、領帶及其他裝飾品，但像象徵惡化的裁紙刀、剪綵刀是不合適的。禮物互換隻表示心意，太貴重禮物不合適。

(3)在歡迎儀式後表達雙方將來真誠合作的願望是必要的，要注意表達必須間接和暗示。如：我們很高興，將來能對貴公司有所支持;我們以自己產品的高質量而自豪，希望你們能分享;貴公司和我公司很明顯在某些方面有着共同目標。

(4)下面這些做法是不合適的，如：如果我們能在價格方面達成協議，那其餘問題是次要的;有關我倆公司的分配計劃會對我們都有利。最後，當高層接觸在我方舉行時，應感謝對方的到來，並接送到賓館，最初的會談最好在客廳氣氛中舉行，而不應在辦公室。要注意的是高層領導並不是討價還價的對象，這不是他們的職能。

在日本，一般行政人員的非事務性接觸典型途徑如下：日本談判將在某個下午較晚時邀請談判對手和介紹人到日本公司見面，在那兒參觀並進行些事務性閒聊，下午6：00左右，日本將建議吃晚飯，通常由他們選擇餐廳和付帳單，你將沒有付款的機會，因爲你看不到帳單，此時，商業話題仍不合適。晚飯後，日方將建議到酒吧聊一聊，這樣一直到晚上11：00左右，以安排將來會見的日程。通過這段時間的交流，只有一些模糊的雙方合作意向，值得提醒的是：交換名片是必要的，離開辦公室時贈送點小禮物。

二、事務性信息交流

(1)表達信息

日本人列出問題的方式類似於中國舊敘事詩的三段式：情景介紹――詳細描寫――道出主旨，只有經過很長時間說明，才說出自己的目的。其次是提出問題的次數，日本人會不斷地重複問問題，甚至許多人會問同一個問題，通常讓我們發怒，“難道他們不相信我的話。”其實這與日本人集體決定有關，我們要有耐心並準備足夠信息，但也要適時地控制他們的提問。(1)“我昨天已和某某先生談了這個問題，不過我於重複”或者“這是我以前講過的同一個問題，但我再重述一下”;(2)寫下被問的問題，以便與日本人分享;(3)一般地，重複的問題，第二次回答時花10分鐘，第三次只花1分鐘，當第四次被問時，合適的反應是沉默或轉移話題。

(2)獲得信息

幸運的是你的日本對手重複問你的問題時，會暴露給你更多的信息，當你從會談紀要上看到，如果日本人6次詢問送貨日程，只有兩次詢問服務合同，那他們看重的是送貨時間。從日本人處獲得的信息，需要經

過認真推敲，如果你問日本人有關你的報價時，他們會說：“噢，它看起來很好。”很可能他們內心認爲這很糟，讓我們解釋一下這三條不可測的行爲：集體決定，任何人無權代表集體講話;想保持和諧關係;我們不能明白那些微妙的非言請的否定線索，如面部表情、眼神等。

要真正瞭解需要建立非正式的交流渠道，而這種非正式的交流渠道須由較低級行政人員去完成，這也是談判團裏要有低級行政人員的原因之一。這裏有一個例子說明非正式交流的重要。一家美國大公司尋求和一家日本小公司合作，談判在主管人員之間沒有取得結果，雖然日方主管在許多方面表現出興趣，但似乎仍猶豫不決，美方決定採取“等一看”的戰略。但6個月後什麼也沒發生，過後，美方公司的低層行政人員受到日方低層行政人員的邀請，一杯茶後，日方解釋了推遲的原因，“我有一些事要告訴你，但我的老闆卻不便對你的老闆講”，他講出了價格和公司更名的問題，其實，如早提出，問題早就解決，但是日方認爲在談判桌上向一個高地位的買者提出反對是不合適的。

三、勸說和辯論

和日方談判時，我們可用下列勸說技巧(按下面的順序和環境)。

(1)多問問題。多問問題會使對方對自己的回答有所懷疑，也使你在某個問題上要作出讓步前獲得最佳回答及明白真正原因。

(2)重述你的立場、需要和願望。

(3)使用其他主動技巧。如承諾：“如果對方能在7月1日前送貨，我們將立即簽訂下一個訂單。”建議：“如果你方仍採用原公司名稱就不會失老顧客。”讚揚：“談判進展順利，得益於你方的支持”等。

(4)如果你仍不滿意他們的回答，試着沉默。給他們思考和改變立場的機會。但日本人是善於利用沉默的專家。如果你感到難以利用沉默至少你要提防日本人常常利用。

(5)如果1~4步仍不能讓對手讓步，改變話題或者要求休息以通過非正式途徑解決。

(6)侵略性的技巧，如威脅：“如果你方堅持這此條款，我方將尋找另外的合作者。”警告：“如果我們不能達成協議，也沒有公司會對你方計劃感興趣”等。只有用在最危急的時候或者特殊環境。a.最好通過非正式渠道和儘可能用間接方式表達。與其說“如貴公司仍不能降價，我方將尋找另外的供應商”，不如說“貴公司降低價格將有助於避免我們不得不尋找另外的機會。”b.明顯對自己有利的場合。即使在這兩種情形下，使用威脅將破壞長期利益。如果利益地位變換，日方將會改變立場。

(7)1~6歲仍沒有使日方讓步，我們建議給他們時間去考慮和達成一致，日本人很少立即作出讓步。我們許多人忽視了時間策略，“讓事情掛一掛”，是必要的策略。

(8)讓介紹人或調解人蔘與。但要記住第三者的仲裁將只起一次作用。

(9)最後，如果仍行不通，有必要讓兩公司的行政主管聚集一起，以期待更好的合作。但是如果這次失敗，特別是過去有威脅方法運用，那就意味着談判最終破裂。

四、讓步和簽約

談判需要雙方共同合作，雙方都要放棄些利益，共同將蛋糕做大。談判不能僅着眼於眼前問題的解決，而要增進了解，爲的是長期利益。一旦良好關係建立，一系列問題都能迎刃而解。

和日本人談判，往往會出現有進展的信號：更高級的行政人員被邀參加討論：討論的問題專注於某方面;對某些問題的“柔化”，如“讓我們花時間研究一下”。抓住這些信號，能遊刃有餘。

談判中部分讓步、階段讓步對日本人來說不起多大作用，他們着眼於整個問題的解決，我們建議一直到所有議題和利益均討論過後再做出讓步，那時，小的讓步有助於關係的建立。在結束討論之前，有三點對我們來說是看不慣的，而對日本人來說是正常的，(1)容易打斷一方談判;(2)在談判中途，日方人員會自由進入或離開會場;(3)當你正和一羣日本人討論時，發現一個人，很可能是主管人員，“閉着眼聽!” 談判是一門複雜的藝術，需要我們多看、多聽、多實踐。簽訂協議並不表示談判的成功，也許這隻完成了一項事務，建立良好的商業關係是談判的關鍵所在。

日本人相互見面多以鞠躬爲禮。比較熟悉的人見面互相鞠躬以二三秒鐘爲宜;如果遇見好友，腰彎的時間要稍長些;在遇見社會地位比較高的人和長輩的時候，要等對方擡頭以後把頭擡起來，有時候甚至要鞠躬幾次。

他們在社交場合上也施握手禮。

日本的鄉村禮節禮儀方式也較多，女子在送親友告別時，一般多施跪禮(即屈膝下跪);男子的告別禮是搖屐禮(即手持木屐在空中搖動)。日本蝦夷族(阿伊努)人相會的禮節是先雙手合十，然後緩緩舉向額前，掌心向外，男拍鬍鬚，女拍上脣，再相互握手。

鞠躬是日本的傳統問候方式，如今已漸爲握手所代替，在日本旅遊，如果主人伸出手來就握手，如果主人鞠躬，最好回以鞠躬禮，鞠躬時兩手垂放，身子彎到與腰平。如果日本人回家，一般是開門的先鞠躬， 回來的人再回以鞠躬。不一定的，比如在日本有很明顯的男女尊卑之分，一般的是女人先向男人鞠躬。

在日本鞠躬還分站式鞠躬和跪式鞠躬：

站式鞠躬：“真禮”以站姿爲預備，然後將相搭的兩手漸漸分開，貼着兩大腿下滑，手指尖觸至膝蓋上沿爲止，同時上半身由腰部起傾斜，頭、背與腿呈近90度的弓形(切忌只低頭不彎腰，或只彎腰不低頭)，略作停頓，表示對對方真誠的敬意，然後，慢慢直起上身，表示對對方連綿不斷的敬意，同時手沿腳上提，恢復原來的站姿。鞠躬要與呼吸相配合，彎腰下傾時作吐氣，身直起時作吸氣，使人體背中線的督脈和腦中線的任脈進行小週天的循環。行禮時的速度要儘量與別人保持一致，以免尷尬。“行禮”要領與“真禮”同，僅雙手至大腿中部即行，頭、背與腿約呈120度的弓形。“草禮”只需將身體向前稍作傾斜，兩手搭在大腿根部即可，頭、背與腿約呈150度的弓形，餘同“真禮 ”。

若主人是站立式，而客人是坐在椅(凳上的，則客人用坐式答禮。“真禮”以坐姿爲準備，行禮時，將兩手沿大腿前移至膝蓋，腰部順勢前傾，低頭，但頭、頸與背部呈平弧形，稍作停頓，慢慢將上身直起，恢復坐姿。“行禮”時將兩手沿大腿移至中部，餘同“真禮”。“草禮”只將兩手搭在大腿根，略欠身即可。

跪式鞠躬：“真禮”以跪坐姿預備，背、頸部保持平直，上半身向前傾斜，同時雙手從膝上漸漸滑下，全手掌着地，兩手指尖斜相對，身體傾至胸部與膝間只剩一個拳頭的空檔(切忌只低頭不彎腰或只彎腰不低頭)，身體呈45度前傾，稍作停頓，慢慢直起上身。同樣行禮時動作要與呼吸相配，彎腰時吐氣，直身時吸氣，速度與他人保持一致。“行禮”方法與“真禮”相似，但兩手僅前半掌着地(第二手指關節以上着地即可)，身體約呈55度前傾;行“草禮”時僅兩手手指着地，身體約呈65度前傾。

日本人大多數信奉神道(日本固有的宗教，即崇拜皇祖神天照大神)和大乘佛教;有“過午不食”的教視。

他們不喜歡紫色，認爲紫色是悲傷的色調;最忌諱綠色，認爲綠色是不祥之色。

日本人忌諱“4”，主要是“4”和“死”的發音相似，很不吉利;他們對送禮特別忌諱“9”，會誤認你把主人看作強盜。還忌諱3人一起“合影”。他們認爲中間被左右兩人夾着，這是不幸的預兆。

日本人對送花有很多忌諱：忌諱贈送或擺設荷花;在探望病人時忌用山茶花、仙客來及淡黃色和白顏色的花。因爲山茶花凋謝時整個花頭落地，不吉利;仙客來花在日文中讀音爲“希苦拉麪”，而“希”同日文中的“死”發音類同;淡黃色與白顏色花，這是日本人傳統觀念就不喜歡的花。他們對菊花或裝飾花圖案的東西有戒心，因爲它是皇室家庭的標誌，一般不敢也不能接受這種禮物或禮遇。

日本人對裝飾有狐狸和獾圖案的東西很反感，認爲狐狸“貪婪”和“狡猾”，獾“狡詐”。

他們還很討厭金、銀眼的貓。認爲見到這樣的貓，會感到喪氣。

他們忌諱觸及別人的身體，認爲這是失禮的舉動。

他們忌諱把盛過東西的容器再給他們重複使用;忌諱把洗臉水中再對熱水;忌諱晚上剪指甲;忌諱洗過的東西晚上晾曬;忌諱睡覺或躺臥時頭朝北(據說停屍才頭朝北)。

日本人對朋友買的東西，一般不願問價錢多少，因爲這是不禮貌的，同樣你若評價對方買的東西便宜，也是失禮的。因爲日本人不願讓對方認爲自己經濟力量低下，只會買便宜貨等。