祕書禮儀與職業形象設計

祕書可以說是僱爲上級處理通訊及日常事務和雜務的人下面是本站小編爲大家整理的祕書禮儀與職業形象設計，希望能夠幫到大家哦!

涉及祕書人員的穿着打扮、儀容儀表、言談舉止，是對祕書人員的禮儀修養所提出的具體要求，是其自尊自愛的具體表現形式。祕書人員的禮儀形象向來被視爲個人素質非常重要的組成部分。形象體現於細節，細節展示素質。衣着打扮、言談舉止、待人接物，其實都是素養問題。有些同志在正式場合甚至在國際交往中不修邊幅，歪戴帽子斜穿衣，當衆“打掃”個人衛生，這些都是禮儀修養不夠的表現，都會給交往對象留下不良的印象。

1、妝容和着裝

(1)妝容

化妝並不是一種隨心所欲的塗抹，而是一種審美的藝術過程。其基本原則如下：

化妝是爲了突出自己美的部分，掩飾自己不足或有缺陷的部分;色彩的選用取決於膚色和服裝的色彩;因人、因時、因地制宜，切記強求一律;化妝創造新意時不失自己的基本形象尋找統一和諧美。淨面後，均勻打好粉底定妝，粉薄而均勻;眉頭自然、眉峯清晰;眼影塗於眼部凹陷處;眼線緊貼睫毛;腮紅自顴骨向上;口紅先畫脣線，再塗口紅。

(2)着裝

“雲想衣裳花想容”，相對於偏於穩重單調的男士着裝，女士們的着裝則亮麗豐富得多。得體的穿着，不僅可以顯得更加美麗，還可以體現出一個現代文明人良好的修養和獨到的品位。職業女性着裝要求四講究。

整潔平整。服裝並非一定要高檔華貴，但須保持清潔，並熨燙平整，穿起來就能大方得體，顯得精神煥發。整潔並不完全爲了自己，更是尊重他人的需要，這是良好儀態的第一要務。

色彩和諧。不同色彩會給人不同的感受，如深色或冷色調的服裝讓人產生視覺上的收縮感，顯得莊重嚴肅;而淺色或暖色調的服裝會有擴張感，使人顯得輕鬆活潑。因此，可以根據不同需要進行選擇和搭配。

配套齊全。除了主體衣服之外，鞋襪手套等的搭配也要多加考究。如襪子以透明近似膚色或與服裝顏色協調爲好，帶有大花紋的襪子不能登大雅之堂。正式、莊重的場合不宜穿涼鞋或靴子，黑色皮鞋是適用最廣的，可以和任何服裝相配。

飾物點綴。巧妙地佩戴飾品能夠起到畫龍點睛的作用，給女士們增添色彩。但是佩戴的飾品不宜過多，否則會分散對方的注意力。佩戴飾品時，應儘量選擇同一色系。佩戴首飾最關鍵的就是要與接待員的整體服飾搭配統一起來。

2、儀態

1.站姿

站姿是靜態的造型動作，是其他動態美的起點和基礎。良好的站立姿勢應給人一種挺、直、高的感覺。

(1)基本站姿

兩腳跟相靠，腳尖展開45度到60度，身體重心主要支撐於腳掌、腳弓之上;兩腿併攏直立，腿部肌肉收緊，大腿內側夾緊，髖部上提;腹肌、臀大肌微收縮上提，臀、腹部前後相夾，髖部兩側略向中間用力;脊柱、後背挺直，胸略向前上方提起;兩肩放鬆，下沉，氣沉於胸腹之間，自然呼吸;兩手臂放鬆，自然下垂於體側;脖頸挺直，頭向上頂;下頜微收，雙目平視前方。

2.坐姿

坐是一種靜態造型，是祕書每日的主要內容之一，無論是伏案書寫、參加會議、會客交談、 娛樂休息都離不開坐。不正確的坐姿會顯得懶散無禮，正確的坐姿能給人一種安詳端莊的印象。

(1)基本坐姿

入座要輕而穩，女士着裙裝要先輕攏裙襬，而後入座;面帶笑容，雙目平視，嘴脣微閉，微收下頜;雙肩平正放鬆，兩臂自然彎曲放在膝上，也可放在椅子或沙發扶手上;立腰挺胸、上體自然挺直;雙膝自然併攏，雙腿正放或側放;至少坐滿椅子的三分之二，脊背輕靠椅背;起立時，右腳向後收半步而後起立;談話時，可以側坐，此時上體與腿同時轉向一側。

(2)坐姿的種類

女士坐姿要挺拔優雅，表現出女士的魅力，可以有如下幾種姿勢。開關式坐姿。坐正，雙膝並緊，兩小腿前後分開，兩腳前後在一條線上，兩手合握置於兩腿間或腿上;右側點式坐姿。坐正，雙膝並緊，上身挺直，兩小腿向左斜伸出，左腳靠近右腳內側，左腳腳掌內側着地，右腳腳跟提起，雙手放置於右腿上，頭向右側轉;右側掛式坐姿。在左側點或右側點式基礎上，將左腳提起掛在右腳踝關節處，兩腳併攏，上身左轉45度，立腰挺胸。

側身重疊式坐姿。髖部左轉45度，頭胸向右轉，左小腿垂直於地面，右腿重疊於左腿上，右腿向裏收，右腳尖向下。男士坐姿應注意這幾個方面，男士前伸式坐姿。坐正，兩腿前伸，雙腳在踝關節處交叉。男士後點式坐姿。坐正，上體微向前傾，雙小腿向後屈回，雙腳掌着地。男士開關式坐姿。坐正，兩小腿前後分開，兩腳前後在一條線上，兩手合握置於兩腿間。男士正身重疊式坐姿。右小腿垂直於地面，左腿在其上重疊，左小腿向裏收，腳尖向下，雙手扶於扶手上或交叉於腿間。不論男女，坐姿的關鍵在上體的挺直，腰部要立住，而後再變化的不同姿態，重點在頭、頸部、軀幹和四肢的協調配合，和諧的姿態會讓人感到端莊、大方、自然、舒適。

(3)坐姿中容易出現的問題

女士不宜將雙膝分開，或大腿併攏而小腿分開;坐在鬆軟的沙發中，不可將整個人推入沙發裏;不要爲了表現謙虛，故意坐在椅子邊上，身體前傾給人阿諛之感。

3、常見的手勢

一般常見的手勢有橫擺式、直臂式、曲臂式、斜擺式。

橫擺式。表示的是“請進”。五指伸直併攏，然後以肘關節爲軸，手從腹前擡起向右擺動至身體右前方，不要將手臂擺至體側或身後。同時，腳站成右丁字步，左手下垂，目視來賓，面帶微笑。

直臂式。表示“請往前走”。五指伸直併攏，屈肘由腹前擡起，手臂的高度與肩同高，肘關節伸直，再向要進行的方向伸出前臂。

曲臂式。表示“裏邊請”。當左手拿着物品，或推扶房門、電梯門，而又需引領來賓時，即右手五指伸直併攏，從身體的側前方，由下向上擡起，上臂擡至離開身體45度高度，然後以肘關節爲軸，手臂由體側向體前左側擺動成屈臂狀，請來賓進去。

斜擺式。表示“請坐”。當請來賓入座時，即要用雙手扶椅背將椅子拉出，然後一隻手曲臂由前擡起，再以肘關節爲軸，前臂由下向上擺動，使手臂向下成一斜線，表示請來賓入座，當來賓在座位前站好，要用雙手將椅子前移到合適的位置，請來賓坐下。

但在介紹人或爲他人指路時不可用手指指點點，而應使用手掌，四指併攏，掌心向上;手勢不宜過多，幅度不宜過大，更不要手舞足蹈，手勢要控制在一定範圍內;在公共場合切忌撓頭皮、抓耳撓腮、咬指甲、用手指在桌上亂寫亂畫。

關於接待工作

1、如何迎接客人?

一是確定迎送規格。通常遵循身份相當的原則，即主要迎送人與主賓身份相當，當不可能完全對等時，可靈活變通，由職位相當的人或由副職出面。其他迎送人員不宜過多。

二是掌握到達和離開的時間。準確掌握來賓到達和離開的時間，及早通知全體迎送人員和有關單位。如有變化，應及時通知有關人員。迎接人員應提前到達迎接地點，不能太早，更不能太遲，甚至遲到。送行人員則應在客人離開之前到達送行地點。

三是適時獻上鮮花。迎接普通來賓，一般不需要獻花。迎接十分重要的來賓，可以獻花。所獻之花要用鮮花，並保持花束整潔、鮮豔。忌用菊花、杜鵑花、石竹花、黃色花朵。獻花的時間，通常由兒童或女青年在參加迎送的主要領導與主賓握手之後將花獻上。可以只獻給主賓，也可向所有來賓分別獻花。

四是不同的客人按不同的方式迎接。對大批客人的迎接，可事先準備特定的標誌，讓客人從遠處即可看清;對首次前來，又不認識的客人，應主動打聽，並自我介紹;而對比較熟悉的客人，則不必介紹，僅向前握手，互致問候即可。

五是留下一定時間。客人抵達住處後，不要馬上安排活動，要給對方留下一定的時間，然後再安排活動。

2、如何稱呼、介紹和握手?

關於稱呼。國際上,對男子通常稱先生，對女子通常稱夫人、女士、小姐。其中對已婚女子稱夫人，對未婚女子稱小姐;而對不瞭解婚姻狀況的女子可稱小姐，年紀稍大的可稱女士。對地位高的官方人士，還可直接稱其職務、閣下。

迎接一批客人，如何介紹呢?是先介紹客人，還是先介紹主人?通常由禮賓工作人員或歡迎人員中身份最高者，先將前來歡迎的人員按其身份從高到低依次介紹給來賓。在介紹兩個人互相認識時，怎麼介紹呢?是先介紹男士，還是先介紹女士?是先介紹年幼者，還是先介紹年長者?是先介紹身份低者，還是先介紹身份高者?是先介紹未婚女士，還是先介紹已婚女士?西方是先卑後尊，我國是先尊後卑,西方與我國正好相反。伴隨介紹客人，就是如何握手的問題?伸手次序：由尊者決定。公務場合職務高、身份高者先伸手，非公務場合，年長者、女姓先伸手。注意：握手忌用左手、忌戴手套、忌戴墨鏡、忌手髒，等等。

溝通技巧 溝通技巧是祕書禮儀的核心內容，因爲我們從事任何一項具體工作都需要與其他人打交道。如果不善於同對方進行必要的溝通，在溝通時缺乏必要的禮儀，往往會給工作帶來障礙，甚至事半功倍。例如，公務宴請的目的在於促進部門、單位之間的溝通，併爲此提供一個臨時性的交流場所。因此，參加公務宴請時應當注意適度的交際，適當地進行溝通。但是，有些同志在公務宴席上對身邊的人不聞不問，愛搭不理，甚至一聲不吭，只顧埋頭吃喝，吃完就撤。還有些同志卻表現得過度熱情，不分對象地勸酒夾菜，非要對方吃下去不可。這些不當的舉止都扭曲了公務宴請的作用，並沒有實現真正意義上的溝通與交流。

放平心態，排除權利因素干擾

第一，祕書要努力培養自己對工作負責的精神，堅決杜絕只對領導負責的作風。敬業的人才能做好本職工作。在實際工作中，經常會發現職場中部分人爲了升遷，一味地討好領導，失去工作原則，把自己的成績前途押在領導喜好上。以領導的喜好爲個人工作原則和依據，人爲地加入了權力因素，干擾了正常的工作秩序。尤其作爲和領導打交道多的祕書，要堅定立場、巧妙作答、實事求是、誠懇地爲領導提供正確的意見和建議，從而有效避免某些領導利用手中的權利干擾正常的工作秩序的事情發生。

第二，要以積極的心態對待挫折，努力培養直面迎接各種挫折的勇氣。適度的挫折具有一定的積極意義，它可以幫助人們驅走惰性，促使人奮進。挫折又是一種挑戰和考驗。 英國哲學家培根說過：“超越自然的奇蹟多是在對逆境的征服中出現的。”

首先，挫折幫助你成長。人的成長過程是適應社會要求的過程，如果適應得好，就覺得寬心和諧;如果不適應，就覺得彆扭、失意。作爲祕書這一特殊職業，因其接觸多是領導，擔負着上下級溝通的橋樑紐帶作用，難免會有受委屈。這時就需要祕書以大局爲重，學會在不同環境、不同時間、不同對象、不同規範條件下調整行爲，做到舉止與行爲的適應和得當。

如德國天文學家開普勒，從童年開始便多災多難，在母腹中只呆了七個月就早早來到了人間。後來，天花又把他變成了麻子，猩紅熱又弄壞了他的眼睛。但他憑着頑強、堅毅的品德發憤讀書，學習成績遙遙領先於他的同伴。後來因父親欠債使他失去了讀書的機會，他就邊自學邊研究天文學。在以後的生活中，他又經歷了多病、良師去世、妻子去世等一連串的打擊，但他仍未停下天文學研究，終於在59歲時發現了天體運行的三大定律。他把一切不幸都化作了推動自己前進的動力，以驚人的毅力，摘取了科學的桂冠，成爲“天空的立法者”。

其次，挫折增強你的意志力。現如今職場競爭激烈，身處其中都會承受很大的壓力，如果對各種困難體驗不深，缺乏忍耐力，沒有堅強的意志，那麼，一遇到挫折就會被擊垮。烏龜和兔子賽跑的故事告訴我們，只有堅持不懈，擁有頑強的意志力，纔有達到目標的希望。實際上生活中許多輕度挫折，是意志力的“運動場”，當你大汗淋漓地跑完全程，克服了生活的挫折，就會獲得愉快的體驗。心理學家把輕度的挫折比作“精神補品”，因爲每戰勝一次挫折，都強化了自身的力量，爲下一次應付挫折提供了“精神力量”。 汶川地震災區的恢復重建，以及日本人在今天大地震後表現出的淡定，就是很好的佐證。雖然地震整垮了他們的家園，但是並沒有震垮渴望美好生活的人重建家園、恢復經濟的決心，所以一個新的汶川城又很快拔地而起，相信日本國民也會早日走出災難帶來的陰影，重新開始的。

再次，應學會善於化壓力爲動力。遇到挫折和失敗或即將遇到挫折和失敗， 會面臨很大外在的心理壓力，在這個時候，你是氣餒，當逃兵，還是奮起，繼續而勇敢地追尋?這對一個人來說是個很大的考驗，很多名人、偉人在挫折和失敗面前，從不低頭、氣餒，而是善於化壓力爲動力，從逆境中奮起。他們的成功經歷很值得我們大家去深思，去學習。

排除性別因素干擾

在當今不斷髮展的社會中，從事祕書工作的女性越來越多。由於社會上對祕書工作的偏見和不良風氣的影響，使祕書與異性領導的關係出現了一些微妙敏感的問題。因此，作爲祕書必須正確對待與異性領導之間的關係，維護自己平等的人格尊嚴，自覺保持與領導在工作目標上的一致性。不能剋意的取悅領導以謀求職位的晉升、獲取特殊照顧或某種私利，這是祕書的職業道德所不容許的。在生活中，祕書對異性領導的關心和照顧要立足於公務，不能介入領導的私生活。所以，祕書要注意處理好這些思想上的誤區，這樣才能在工作上處理好與領導之間的關係。

注重個人工作能力培養

才幹培養。祕書工作的內容豐富多彩，這就需要祕書人員具有一定的才幹，包括辦事能力、較強的文字表達能力等。辦事能力是體現祕書能否完成工作和靈機處事的本領，這就要求祕書有一定的專業能力從而更熟悉祕書的工作，掌握工作規律、工作方法。祕書還應有理解和領會的能力、條理和駕馭的能力、口頭表達能力、文字表達能力、交際能力等。其中交際能力尤爲重要，如果一個祕書很善於交際，親和力強，便容易接近，被人信賴，將有利於事務的開展，效率的提高。

智能培養。由於才幹的高低，要增強祕書人員的才幹素養首先就要加強自身智能訓練。應從知識積累、思維訓練、靈機智力訓練、記憶訓練和反思(自省)能力這幾個方面入手加強訓練。對於祕書來說，知識的積累是非常重要的，要求祕書有較廣的知識面，對涉及專業的知識則要懂得更多、更深，這樣在寫作的時候纔有理可依，有據可查。祕書還應該具有一定的反思(自省)能力，孔家賢人曾子說過：“吾日三省吾身。”曹操也曾說：“伏自三省。”他們都有一個共同點—— “自省”，只有常常自省的人，才容易開發智能和增長才幹。

心理素養培養。祕書要擁有一個好的心理素養，這對於做好一件工作很有必要。祕書在領導身邊工作，事務繁重，精神緊張。如果心理素養不好，不但會影響自身的工作效率，同時也會影響到領導的工作效率。所以，要求祕書要具備樂觀幽默的心態。身爲一名祕書人員擁有樂觀幽默的特質將爲其處理與領導之間的關係提供更大的幫助。

職業道德培養。所有的職業都有個共同點，那就是遵守職業道德，祕書行業當然也不例外。祕書工作是爲領導者服務，機密性強，有許多工作只能埋頭做，而所得的勞動成果卻只有通過領導的工作實績才能體現出來。這就要求祕書要自覺的遵守紀律，遵守其職業的道德準則。

祕書工作原則

誠實而不作假弄權。祕書最基本的要求就是踏踏實實盡心盡責地工作。祕書必須一心一意的對待工作，因爲祕書是領導決策的堅定執行者和維護者，爲領導提供詳實地第一手資料作爲科學決策的依據，堅定不移地貫徹領導的決策、執行領導的決定。

顧全大局而不介入矛盾。祕書不能也不允許介入領導者私人之間或工作中的分歧和矛盾中。

思維敏捷，快速成文，觀察揣摩，模擬風格點

祕書僅僅會寫文章，或能寫一手好文章是不夠的，還必須思維十分敏捷，具有快速成文的技能。這是因爲我們的時代是一個競爭的時代，決策的形成不能怠慢，祕書行文也必須搶速度。加之領導機關常有緊急事項，要求祕書儘快寫出公文來，一切公務文章都是有時間性的，而不同於作家寫小說，可以自由安排時間，古人講的：“下筆如神”、“倚馬可待”，對祕書來說並不誇張。準確領會行文意圖。祕書快速成文的前提，是要準確領會行文的目的意圖。這樣，才能思維清晰，邏輯清楚;收集資料適當夠用而不漫天收集，浪費時間、精力;儘可能防止寫作返工，返工是寫快速文章的失敗，一返工自然就快不了。如果所寫文章較長，領導意圖較難吃透，也可先快速寫出提綱來，請領導審定，以加深對意圖的準確理解。

領導的講話風格，與其經歷、智慧、權位、個性與講話的客觀環境都有關係。宋朝蘇軾《答張文潛書》：“其爲人深不願人知之，其文如其爲人。”草擬領導講話稿，不僅是內容正確、文通句順，還有個領導風格問題，如果缺少這一點，那麼祕書費勁心力完成的領導講話稿都將變成通用稿，千篇一律，失去其意義，不能稱之爲一篇成功的稿件。成文稿件是半成品，而只有加入了領導風格，纔是具有點睛之筆的佳作，使之活化，同時，對擴大領導施政影響力有積極作用。領導人的風格，是需要祕書去長期觀察揣摩並加以模擬的。

總之，祕書要搞好本職工作，必須處理好與領導的關係，工作纔會有堅強的後盾，得到理解和支持;對自身角色進行準確定位，清除職能環境帶來的障礙，並不斷提高自身的綜合素養，善於思考總結，只有這樣，才能快速成長起來，在工作中發揮更大的作用。