會議組織禮儀之其他形式會務工作中的禮儀

除了前文所談的傳統形式的會議之外，電話會議和領導人員應有關單位邀請參加的慶祝會、紀念會等社會活動的安排，也是辦公室會務工作中越來越佔有較大比例的部分。

(1)電話會議。由於其及時、迅速的特點，目前已被黨政機關和管理部門廣泛利用。會務工作人員在電話會議召開時，需要做好以下各項工作：

①事先發出會議通知，及時通知有關單位和人員，要求其按時到開通電話會議的場所聽會。

②提前與電話管理部門聯繫，確定開會具體時間。保證開會時的線路暢通。③主會場的組織工作和服務工作。要落實與會領導和有關負責人的名單，以及發言人講話稿，同時會務工作人員還必須始終參加會議，保證服務工作的落實。

④會前要檢查各地分會場的到會情況並及時報告會議主持人。

⑤所使用的電話應加保密設備。

(2)社會活動。是各黨政機關領導人工作中較常見的部分，辦公室應對這類活動進行合理、妥善的安排，以促進各項工作，同時又排除那些不必要的活動對領導人工作和精力的干擾。在這方面，應該掌握以下幾個原則：

①要主動協助領導把好審覈關，對邀請領導人蔘加的各項社會活動有所控制，不要安排參加那些不應該參加和不重要的活動。

②對需要參加的各項社會活動，辦公室應協助領導進行合理的安排，綜合考慮工作及領導人的精力各方面的情況。切忌把各項社會活動過多地集中到某個人或某些人身上。

③要認真做好領導人已決定參加的社會活動的組織服務工作。包括落實具體時間、地點，準備講話稿等等。