企業檔案管理規定（精選6篇）

企業檔案管理規定 篇1

1.總則

1.1 公司人事檔案是指記錄和反映員工的經歷和德才情況的檔案。它是對員工任免、調動及管理分析的工具之一，也是人事考覈的主要依據之一。爲加強人事檔案的有效管理，特制定人事檔案管理制度。

1.2 人事檔案具有以下特性：真實性，這是員工個人經歷和德才情況的真實記錄;保密性，它屆黨和國家的機密;可靠性，它必須具有完備的手續;獨立性，它是以個人爲立案單位。

1.3 公司人事檔案由黨委組織部門歸口統一管理。

2.人事檔案的歸檔範圍

2.1 組織人事部門應當歸檔的材料包括：

a 幹部履歷表;

中層幹部任免、聘任及解聘材料;

c 科技幹部技術職稱確定呈報表;

d 大中專畢業生轉正定級表;

e 各類幹部的鑑定材料;

f .出國人員審批表及出國人員鑑定表;

g 學歷證明;

h 幹部退休、離休審批表;

i 幹部違紀處分決定、批覆等綜合材料，以及本人檢查、交待、申訴材料; j 取消或撤銷行政違紀處分決定、批覆、平反決定材料及本人申訴材料; k 後備幹部考覈材料及登記表;

1 工程技術人員和業務管理人員獎勵材料;

m 大中專畢業生、對調和單調幹部以及轉業幹部檔案;

發展新黨員有關材料，如入黨志願書、入黨申請書及入黨政審材料和入黨轉正申請;

o 中國共產黨黨員登記表;

公司以上先進獎勵材料;

q 中國共產黨黨員退黨的有關材料;

r 預備黨員延長預備期及取消預備黨員資格材料;

中共黨員違紀處分決定，批覆及處分的甄別材料及平反決定材料。

2.2 勞資部門應歸檔的材料主要有：

a 員工登記表;

各種審批表：如勞動合同制審批表、調整工資審批表、學徒工定級審批表、復職審批表及要害作業崗位審批表;

c 各類生產工人檔案;

d 工人行政違紀處分決定及本人檢查材料;

e 撤銷對工人行政違紀處分決定、平反材料及本人申訴材料;

f. 退職、退休人員提高待遇審批表;

g 開除廠籍及解除合同的有關材料。

2.3 保衛部門應歸檔的材料主要有：

a 各種刑事犯罪和政治犯罪的判決書;

刑事處分材料;

c 勞動教養通知書及教養期滿釋放有關材料。

2.4 公司工會應歸檔的材料主要有：

a 公司級以上先進生產者(勞模)、先進工作者(勞模)登記表及事蹟材料; b 幹部、工人死亡後組織上寫的悼詞;

c 幹部、工人非正常死亡的調查材料及善後處理意見。

2.5 團委應歸檔的材料主要有：

a入團志願書、入團申請書;

退團申請書及退團登記表;

c團員及團幹部各種獎勵材料;

d 團員違紀處分材料及撤銷處分的決定;

e 團員各種鑑定材料。

3 人事檔案的管理

3.1 人事檔案歸檔要求

3.1.1 歸檔的材料及名稱(或標題)應確切、清楚，並寫在材料醒目的位置。

3.1.2 歸檔的材料，應鋼筆或毛筆書寫，字跡工整、清晰。

3.1.3 歸檔的材料或表格，一律用十六開紙書寫或印刷，如必須用大號開紙印刷，允許按16開摺頁。

3.1.4 形成材料的部門要認真填寫以下內容：

a 形成材料的部門應蓋公章;

單位負責人應簽字;

c 個人形成的材料，形成材料人應簽字;

d 填寫形成材料的年、月、日。

3.2 人事檔案的保管要求：

3.2.1 對存放檔案的庫房要求，主要有：

a 庫房清潔、適用和牢固;

有防盜及防火措施和工具;

c 既能防潮，又能防曬;

d 有防蟲及防鼠措施。

3.2.2. 按“企業檔案分類”規定，必須做到認真鑑別，分類準確編排有序，目錄清楚，裝訂整齊，達到檔案、卡片、人員、名冊四統一。

3.2.3 定期與不定期檢查案卷的擺放裝置，各項安全措施及庫房周圍的環境情況，若發現問題及時採取措施加以解決。

3.2.4 經常保持人事檔案與登記臺帳、案卷存放位置相一致，一旦發現問題及時採取措施糾正。

3.2.5 每半年進行一次抽查，每年進行一次全面檢查。

4 人事檔案的借閱

4.1 凡因下列需要借閱人事檔案，必須辦理借閱手續：

a 調資;b 提級考覈;c 調動工作;d 任免事項;e 政審;f 組織處理;g入黨;h 出國;I 離、退休等。

4.2 查閱人事檔案的手續

4.2.1 只能由查閱單位的黨組織指派黨員到檔案室查閱，一般不外借;必須外借時，需經有關組織部門領導批准，但不得中途轉借。外借檔案必須在十五天內歸還。

4.2.2 查閱人事檔案人員，對檔案應嚴加保密，不得向無關人員泄密。

4.2.3 查閱人事檔案時，不準在材料上圈劃、摺疊、塗改、污損、撤換、拆毀、拍照、複印。

4.2.4 閱檔時必須抄錄有關材料，需經檔案室主管人員同意。

4.2.5 組織、人事、紀委、保衛等部門查閱檔案時，須經本部門主管領導批准。

4.2.6 單位(部門)或個人需要由人事檔案部門出具證明材料時，需履行以下手續：

由有關單位(部門)開具介紹信，說明要求出具證明材料的理由、並加蓋公章。

黨委組織部門按照有關規定，結合利用者的要求，提供證明材料。

證明材料由黨委組織部門主管領導審閱，加蓋公章，然後登記、發出。

5 人事檔案的轉遞

5.1 人事檔案轉入或轉出，人事檔案部門要審批手續完備，登記清楚，責任明確。

5.2 凡員工調動工作，做到人事檔案隨人走，避免人事檔案與人的工作單位不一致。

5.3 凡調往外省、市的工人、幹部，其本人檔案內黨委組織部門負責郵遞。

5.4 人事檔案轉遞方式

5.4.1 外省、市人事檔案，以機密件掛號郵寄，嚴密包裝。嚴禁本人攜帶或以平信郵寄。

5.4.2 市內人事檔案，由對方單位派人持介紹信提取，一般不應郵寄，不得本人攜帶

看了

企業檔案管理規定 篇2

一、目的

爲規範人事檔案管理工作，提高檔案管理水平，有效的保護和利用檔案使之科學化、規範化、制度化，在企業經營活動中充分發揮人事檔案的作用，更好地爲公司各項工作服務，特制定本管理制度。

二、管理職責

人力資源部人事檔案管理職責：

1、 負責制訂、修改和完善人事檔案管理的相關工作管理制度與實施細則等規範;

2、 負責本制度在實施執行的具體指導和監督檢查;

3、 負責公司全體員工人事檔案管理工作;

三、人事檔案內容

人事檔案是全面地反映員工情況的有關材料構成，主要有如下幾類：

1、 履歷材料(包括個人的簡歷資料);

2、 學歷和評聘專業技術職務材料;

3、 獎勵及處分材料;

4、 培訓記錄及外訓協議材料;

5、 勞動合同、保密協議、錄用、聘用、離職材料;

6、 身份證、畢業證複印件;

7、 照片一張;

8、 文件檔案資料移交明細表。

四、人事檔案編號

必須按照統一的編號(員工爲：W，職員爲：M)進行編號，檔案按部門分類做標記方便查找。

(由其他部門轉入的員工檔案，仍按照其原來的員工編號進管理，並分類存檔管理。)

五、人事檔案的收集

1、 新進人員的人事檔案必須於辦理入職手續三日之內，將新進員工的人事檔案收集、整理，

並交由人力資源部人事檔案保存管理的人員統一歸檔。

① 前臺文員：新員工報到後，收齊新入職員工的身份證件複印件、學歷證、學位證及其他

相關資質證件、技術職稱相關證件、健康證複印件、一寸照片、填寫《員工入職登記表》後，統一裝訂，並在《員工入職登記表》下方寫上員工編號、員工姓名、入職日期、轉正日期，辦理完後將以下檔案交至招聘專員。

② 招聘專員：收到以上資料後，將《應聘人員面試登記表》(必須要有初試、複試、錄用的審批人簽字及錄用時的薪資標準等意見簽署)及相關部門試題統一裝訂後存檔。

2、員工辦理轉正手續時

員工轉正手續完成後，人事專員必須將《人事異動表》、《員工轉正考覈表》收集後歸入該員工的人事檔案袋內。

3、員工辦理異動手續時

人力資源部門在完成員工異動手續三個工作日內，將員工異動手續資料存入該員工檔案內，具體資料有：

1)《人事異動表》;

2)《文件檔案資料移交明細表》、《物品資產移交明細表》、《客戶資料移交明細表》《待辦工作(事宜)移交明細表》

4、員工辦理離職手續時

人事專員在辦完員工離職手續的三個工作日內，將離職相關資料存入該員工的檔案並移出在職人員人事檔案，存入離職檔案內。

六、人事檔案的借閱與移交

凡借用人事檔案，原則上到人力資源源查閱即可，特殊情況必須填寫《人事檔案借閱申請表》，由人力資源部經理覈實理由，方可借出，借出的檔案必須在一天內歸還，如確因工作需要，可辦續借手續。

1、 借閱檔案的人員，對檔案應妥善保管，不得遺失，嚴禁塗改、圈劃、抽取、撤換和污損

檔案資料;

2、 不得擅自複製(拍攝)檔案內容，如因工作需要從檔案中取證，必須事先經人力資源部

經理審覈同意;

3、 查、借閱者不得擅自泄露檔案內容，違反者視情節輕重，予以懲處;

4、 人事檔案的移交分爲人事檔案移交和人事檔案管理人員工作變動移交兩種。

七、其他規定

1、 凡是公司工作人員(正工員工、試用員工和臨時員工)都必須建立檔案;

2、 人事檔案(電子檔)一年輸出兩次紙本，並於每年的6月30與12月30將檔案資料交

檔案室存檔;

3、 檔案管理人員應具有良好的思相素養，在工作中須嚴格遵守保密制度;

4、 不得擅自處理或銷燬檔案資料，應按公司檔案管理制度進行檔案保管和檔案銷燬(離職

人事檔案保存五年，主管以上及特殊人員檔案資料長期保留);

5、 人力資源部經理定期或不定期對人事檔案管理工作進行檢查與督導。

八、支持表格

《人事檔案借閱申請表》

九、相關表格

《應聘人員面試登記表》

《員工入職登記表》

《人事異動表》

《員工轉正考覈表》

《文件檔案資料移交明細表》

《物品資產移交明細表》

《客戶資料移交明細表

其它：人力資源部對本規定擁有修訂權和最終解釋權。

人力資源部

20xx-3-7

企業檔案管理規定 篇3

第一章 總則

第一條 爲加強公司檔案管理工作，有效地保護和利用檔案，維護公司合法權益，特制訂本規定。

第二條 本規定所稱的檔案是指過去和現在的公司各級部門及員工從事業務、經營、企業管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對企業有辦存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術資料、電腦盤片、聲像、膠捲、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

第三條 公司及各部門、員工有保護檔案的義務。

第四條 檔案工作實行統一領導，分級保管、分級查閱的原則，進行網絡化管理。

第二章 檔案機構及其職責

第五條 公司各部門指定專人負責檔案管理工作。

第六條 檔案工作由公司總經理統一領導，辦公室負責接收，收集、整理、立卷、保管，同時監督各部門、各下屬子公司、各參股公司、各合資合作公司的檔案工作。

第七條 辦公室應逐步完善檔案制度，確保檔案安全和方便利用，採用科學手段，逐步實現檔案管理現代化。

第三章 檔案的管理

第八條 整理辦法：

1. 方法：以問題特徵爲主，立小卷，一事一卷。

2. 步驟：

A. 收集

文書檔案：當年立前一年的卷，並預立當年的卷。

企業科技檔案類：立竣工工程卷，未竣工工程資料整理成冊。

B. 整理 根據分類和成立時間整理。

C. 分類 根據下述分類方法分類。

D. 立卷 區分不同價值確定保管期限：永久、長期、短期。

第九條 過程管理：

1. 屬於公司保管的檔案：公司及各下屬子公司的各部門的資料員做好平時文件的預立卷工作，並在事件結束後或在每季頭一個月的十日前將上季需歸檔的預立卷的文件整理成冊移交辦公室保管，任何人不得據爲己有。

2. 屬部門保管的檔案：在每季頭一個月十日前彙編成冊上報辦公室，各分級保管者在每年的二月十日前將檔案總目錄、預立卷材料的目錄交辦公室。

第十條 監督：辦公室根據各部門和各部門上報的檔案總目錄、預立卷材料的目錄，進行定期或不定期的檢查，來監督各部門及各部門檔案的管理工作。

第十一條 銷燬：須報總經理批准，銷燬時應有兩人以上負責監銷，並在清單上簽字。

第十二條 公司檔案的分類及編號：指定資料員經辦公室培訓後，按有關檔案分類及編號要求操作。

第十三條 在業務中對外簽署的各種經濟合同按《合同管理規定》處理。

第十四條 借閱：因公司需要借閱文檔的，應填好檔案查閱單，員工不得隨意外帶有關公司重要的文件材料，確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續，經辦公室覈准後，方可帶出，用畢即歸還。閱檔人對所借閱檔案必須妥善保管，不得私自複製、調換、塗改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失。

第十五條 分級查閱：具體的查閱分檔，公司擁有絕對的制定權。

第四章 檔案備份制度

第十六條 公司所有有價值的文件、報表、業務記錄等必須備份。

第十七條 各部門應儘量採用電腦管理和工作，便於業務資料的數字化處理和保存。對存入電腦的資料、檔案，按《計算機管理辦法》管理。

第十八條 備份盤與源盤應分開存放，公司的備份盤應在公司外保存。

第五章 處理條例

第十九條 有下列行爲之一，據情節輕重，給予50~500元扣薪處理，若構成犯罪依法追究刑事責任：

1. 毀損、丟失或擅自銷燬企業檔案;

2. 擅自向外界提供、抄摘企業檔案;

3. 塗改、僞造檔案;

4. 未及時上報歸檔或管理不善的檔案管理者;

5. 未按手續就借閱、外帶者或越級查閱者(檔案管理者同罰)。

第六章 責任

第二十一條 本制度適用於公司各子公司、各部門及各員工。

第二十二條 本制度監督責任部門爲公司辦公室，第一責任人爲各部門指定的資料員;第二責任人爲資料員所在部門的部門負責人。

企業檔案管理規定 篇4

1、 總則

爲加強本公司文書立卷工作，完善檔案管理制度，特制定本規定。

2、 適用範圍

歸檔的文件材料必須按年度立卷，本單位內部機構在工作活動中形成的各種有保存價 值的文件材料，都要按照本規定的規定，分別立卷歸檔。

3、 原則

公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統完整(公文上的各種附件一律不準抽 存)。結案後及時交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷燬。

4、文件材料的收集管理

堅持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應指定專(兼)職文書人員，負責管理本部門的文件材料，並保持相對穩定。人員變動應及時通知檔案室。

5、辦公室收集

凡本公司繕印發出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批覆請示、轉發文件含被轉發的原件)一律由辦公室統一收集管理。

6、主管部門收集

6.1 一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。

6.2 公司工作人員外出學習、考察、調查研究、參加上級機關召開的會議等公務活動的相關人員覈報差旅費時，必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續，檔案室簽字認可後財務部門纔給予覈報差旅費。

6.3 本公司召開會議，由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續，檔案室簽字認可後財務部門纔給予報銷會議費用。

7、各部門專(兼)職文書的職責

7.1 瞭解本部門的工作業務，掌握本部門文件材料的歸檔範圍，收集管理本部門的文件材料。

7.2 認真執行平時歸檔制度，對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷，每年的三月份

前應將歸檔文件材料歸檔完畢，並向檔案室辦好交接簽收手續。

7.3 承辦人員借用文件材料時，應積極地提供利用，做好服務工作，並辦理臨時借用文件材料登記手續。

8、歸檔範圍

8.1 重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等。

8.2 上級機關發來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等文件材料。

8.3 本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。

8.4 本公司的請示與上級機關的批覆。

8.5 本公司反映主要職能活動的報告、總結。

8.6 本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批覆、會議記錄、統計報表及簡報。

8.7 信訪工作材料。

8.8 本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。

8.9 本公司幹部任免的文件材料以及關於職工獎勵、處分的文件材料。

8.10 本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

8.11 本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

9、平時歸卷

各部門者要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專(兼)職文書集中統一保管。

10、案卷目錄

各部門應根據本部門的業務範圍及當年工作任務，編制平時文件材料歸卷使用的“案卷類目”。“案卷類目”的條款必須簡明確切，並編上條款號。

11、資料送交

公文承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專(兼)職文書歸卷。

12、登記

專(兼)職文書人員應及時將已歸卷的文件材料，按照“案卷類目”條款，放入平時保存文件卷夾內“對號入座”，並在收發文登記簿上註明。

13、案卷質量

爲統一立卷規範，保證案卷質量，立卷工作由相關部室兼職檔案員配合，檔案室文書檔案員負責組卷、編目。

案卷質量的基本要求是：遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯繫，區別不同的價值，便於保管和利用。

14、歸檔資料

歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整，會議記錄、統計報表及簡報等要及時送檔案室存檔。

15、檔案檢查

檔案室要定期開展檔案質量檢查。對於沒有及時歸檔或者歸檔資料不全、格式不符合要求的，應當及時予以糾正。

16、本規定自布之日起施行。

企業檔案管理規定 篇5

第一章總則

爲了加強會計檔案管理,保證會計檔案的安全、完整、及時,根據《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法》及財政部《會計檔案管理辦法》的規定,結合本公司實際情況，制定本辦法。 第二章會計檔案管理部門

1.公司檔案主管部門和財務部門共同負責會計檔案工作的指導、監督和檢查。會計檔案的具體管理工作由財務部門負責，由財務部門指定專人負責在專門地點保管。保管地點應具備完善的防潮、防黴、防蛀、防火、防盜等條件。

2.財務部門及公司內部有關的分公司、子公司，必須建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷燬等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴防毀損、散失和泄密。

第三章會計檔案歸檔的範圍

1.會計憑證。包括外來的和自制的各種原始憑證、原始憑證彙總表、記賬憑證、記賬憑證彙總表，涉及對外對私改造資料，銀行存款(借款)對賬單及餘額調節表等。年度終了都必須按照規定歸檔。

2.會計賬簿。包括總賬、明細賬、日記賬、各種輔助登記簿等。

3.財務報告。包括《會計制度》規定和主管部門臨時通知編報的主要財務指標快報，月、季、年度會計報表，報表附註及財務情況說明書。上級主管部門對報告的批覆及社會審計的審計報告。

4.其它會計覈算資料。凡與會計覈算緊密相關的，由會計部門負責辦理的有參考價值的數據資料。

5.增值稅專用發票和普通發票。 第四章會計檔案的整理

會計年度終了後，應將裝訂成冊的會計檔案進行整理立卷。各種會計檔案應按會計檔案材料的關聯性，分門別類地組成幾個類型的案卷，將各卷按順序編號。 1.會計憑證。

(1)按月立卷：每月末將裝訂成冊的憑證，統一登記案卷目錄，每月立卷一份。 (2)分散裝訂：根據憑證的多少，分散裝訂，做到整齊、牢固、美觀。

(3)裝訂封面的所有內容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。 2.會計賬簿。

各種會計賬簿辦理完年度結賬後，除跨年使用的賬簿外，其它均需整理妥善保管。 (1)會計賬簿在辦理完年度結賬後，只在下一行的摘要欄填寫“結轉下年”字樣，不填其它內容。

(2)會計賬簿在裝訂前，應按賬簿啓用表的使用頁數，覈對各個賬戶賬面是否齊全，是否按順序排列。

(3)活頁賬簿去空白頁後，將本賬面數項填寫齊全，撤去賬尺，用堅固耐磨的紙張做封面、封底，裝訂成冊。不同規格的活頁賬不得裝訂在一起。 (4)會計賬簿的裝訂順序：

會計賬簿裝訂封面→賬簿啓用表→賬戶目錄→按本賬簿頁數順序裝訂賬頁→會計賬簿裝訂封底。

(5)裝訂後的會計賬簿應牢固、平整、不得有折角，掉頁現象。 (6)賬簿裝訂的封口處，應加蓋裝訂人印章。

(7)裝訂後，會計賬簿的脊背應平整，並註明所屬年度及賬簿名稱和編號。 (8)會計賬簿的編號爲一年一編，編號順序爲總賬、現金日記賬、銀行存(借)款日記賬、分戶明細賬、輔助賬。 3.會計報表。

會計報表編制完成並按時報送後，留存報表均應按月裝訂成冊，年度終了統一歸檔保管。 第五章 會計檔案的歸檔保管

1.當年的會計檔案在會計年度終了後，可暫由財務部門保管一年，期滿後存入檔案並由專人保管。

2.會計檔案管理人員負責全部會計檔案的整理、立卷、保管、調閱、銷燬等一系列工作。 3.機構變動或檔案管理人員調動時，應辦理交接手續，由原管理人員編制會計檔案移交清冊，將全部案卷逐一點交，接管人員逐一接收。 第六章會計檔案的借閱使用

1.財務部建立會計檔案清冊和借閱登記清冊。

2.凡需借會計檔案人員，須經財務負責人或單位領導批准後，方可辦理調閱手續。 3.借閱會計檔案人員，不得在案卷中標畫，不得拆散原卷冊，更不得抽換。 4.借閱會計檔案人員，不得將會計檔案攜帶出外，特殊情況，須經單位領導批准需 需要複製會計檔案的，須經財務負責人或單位領導批准後方可複製。 第七章 各種會計檔案保管期限 1.會計憑證保管20xx年。

2.會計賬簿保存20xx年，其中現金和銀行存款日記賬保存20xx年。 3.會計報表保存20xx年，其中年度決算表永久保存。 4.發貨票保管5年。 第八章 會計檔案的銷燬

1.會會計檔案保管期滿，需要銷燬時由檔案部門提出銷燬清單，匯同財務部門共同鑑定後，編制會計檔案銷燬清冊，報經主管經理和上級主管部門批准後，方可銷燬。對其中未了結的債權、債務的原始憑證，應單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到結清債權、債務時爲止。

2.按規定銷燬會計檔案時，應由檔案部門和財會部門、審計部門共同派人監銷，監銷人在銷燬會計檔案以前要認真清點、覈對，銷燬後，在銷燬清冊上簽名蓋章，並將監銷情況以書面形式報告有關領導。 第九章 附則

1.本制度自頒佈之日起實施，未涉及情況按國家有關規定處理。 2.附表：《會計檔案保管期限表》﹙見下表﹚。

會計檔案保管期限表

企業檔案管理規定 篇6

1.根據有關會計檔案管理規定管理本公司財務會計檔案;

2.財務會計檔案的範圍：

2.1會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、彙總憑證及其他憑證;

2.2會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片、輔助賬簿等;

2.3會計報告類：月度、季度、年度財務報告，及會計報表、附表、附註和文字說明等;

2.4其他類：銀行存款餘額調節表、銀行對賬單、會計檔案移交清單、保管清冊、銷燬清冊;各類經濟合同(包括會簽單、審批單等);銀行開戶許可證;其他有財務保存價值的資料。

3.財務、會計檔案的裝訂應按類別、按編號順序按時裝訂成冊，標明月份、起止年、號數、憑證張數，由裝訂人、審覈人、主管簽章;具體時間要求如下：

3.1會計憑證：當月會計憑證必須於次月15日以前裝訂完畢

3.2會計賬簿：電腦賬本必須於次年1月底以前打印並裝訂完畢

3.3銀行存款餘額調節表、對賬單：必須於次年1月底以前裝訂完畢

3.4財務報告：按年裝訂，必須於次年1月底以前裝訂完畢

3.5經濟合同：按經濟合同類別、所屬項目來裝訂

4.當年形成的會計檔案，在會計年度終了後，由財務部門保管

一年，期滿後，編制移交清冊，移交檔案室保管。

5.凡需借閱會計憑證、賬簿、財務報告三大類檔案的，必須嚴格按以下規定辦理：

5.1有權借閱本公司財務會計檔案的人員爲：集團的董事長、總裁及分管副總裁、財務總監、財務經理、審計經理;本公司的常務副總經理、財務經理和主管會計。

5.2其他人員需調閱有關財務會計檔案的，必須本公司總經理和財務經理批准、且必須在財務部門查閱;未經財務總經理批准不得複印。

6.出納人員不得兼管檔案;

7.財務會計工作移交的規定：

7.1財務人員因故離開公司或工作調動時，必須與接管人員辦理工作交接手續，否則不予辦理離職手續。

7.2財務人員在辦理移交工作手續前必須及時辦理完畢未了的工作事項，移交人須填寫工作移交清單，清單內容應包括交接日期、交接雙方姓名及職務崗位、交接實物的名稱和數量、憑證賬冊的名稱數量及所屬期限、文件名稱及數量、其他需說明的問題，其中電子數據應說明存放目錄和文件名稱，並進行實際操作。

7.3本公司會計主管及以下人員的工作移交，由財務經理監交。 8本制度經公司總經理辦公會討論通過，自頒佈之日起執行。 9本制度解釋權在公司計劃財務部。