進出口貿易作業標準化手冊範例
□ 組織系統
詳見組織系統圖18.2.1。
圖18.2.1 組織系統圖
□ 業務流程
1.新產品開發(樣品收集)。
2.客戶開發。
3.客戶詢價(電報、信件、電報處理)。
4.報價。
5.訂單確認。
6.開立境內訂單。
7.生產督促及l/c催開。
8.出貨。
9.押匯(出貨通知)。
10.付款。
□ 業務處理細則
1.新產品開發(樣品收集)
(1)業務科取得新樣品後，應填寫產品卡(附表18.2.2)，寫明以下資料：
①臨時編號。
②品名、規格、包裝。
③製造廠商名稱、地址、電話、負責人、聯絡人、工廠產量規模。
④開發成本。
⑤預估生產成本。
⑥製造商報價。
⑦可能銷售對象及地區。
⑧預估售價。
⑨預估毛利。
(2)業務科於每週業務彙報時，就前項新產品提出討論，經逐項評估，按開發價值分爲a、b、c三類，a類爲極具開發價值，b類爲有開發價值，c類爲無開發價值。
(3)經評估列爲a、b類之產品，賦予正式產品編號，列入產品檔。樣品拍照存檔，樣品存放樣品室，並於產品卡上寫明存放位置。經評估列爲c類之產品，產品卡列入次品檔，樣品存放次品室。
(4)業務科每月就現有產品，選擇過時產品，於每月第一週業務彙報時，提出檢查，經評定已無開發價值者，產品卡列入次品檔，樣品移入次品室。
(5)新產品臨時編號共六位數字，分別代表填寫產品卡時的年、月、日。即1995年6月10日開發的產品，臨時編號爲950610。若同一日開發數種新產品，則於第七位數，按英文字母順序編號。舊產品淘汰列入次品檔，其淘汰編號原則與新產品之臨時編號相同。
(6)①產品檔正式編號共七位數字，第一位數代表……，第二位數代表……，第三、四、五、六位數代表序號，第七位數填a、b分別代表a類產品或b類產品。
②第一位數填1代表 第一位數填6代表
〃 2 〃 〃 7 〃
〃 3 〃 〃 8 〃
〃 4 〃 〃 9 〃
〃 5 〃
③第二位數填1代表
〃 2 〃
〃 3 〃
〃 4 〃
〃 5 〃
〃 6 〃
〃 7 〃
〃 8 〃
〃 9 〃
2客戶開發：
(1)業務科於每月最後一週業務彙報時，提報下個月的客戶開發計劃，計劃內容包括：
①製作公司簡介，產品目錄(註明交貨期限及付款條件)。
②產品市場研究、分析、及客戶資料之收集。
③介紹新產品(郵寄新產品目錄)。
④刊登廣告、郵寄開發信。
⑤其他。
(2)客戶開發應選擇a類產品，並配合季節性需求。
(3)經研討定案之客戶開發計劃，應由業務科列入下個月的營業計劃(附表18.2.3)，並按職責列入個人工作計劃(附表18.2.4)。
3.客戶詢價(電報、信件、電話處理)
(1)業務科收到客戶詢價的電報及信件，應即加蓋收文戳記，填上收文日期，並依來電或來信內容，於文件空欄填具處理意見後，將來文大意及處理情況，登記於收文簿(附件4)，將原文呈經理核閱後，依經理批示內容，回函或回電，並將回函或回電大意填入收文簿。回函或回電副本存客戶檔(附表18.2.6)。
(2)處理中的電報或信件，存於待辦卷，隨時查閱催辦，已經處理的電報或信件，依客戶別歸入客戶檔。來文無適當空欄時可另以籤辦單(附表18.2.7)，粘附處理。
(3)客戶電報限當日回電，客戶信件，除按經理指示期限外，限三日內回函。
(4)接到客戶電話，應將通話內容記入電話記錄上(附表18.2.8)，呈經理批閱，並依指示處理。電話記錄一式兩聯，處理程序同電報、信件。處理完成後，第一聯依順序歸入電話記錄檔，第二聯按客戶別歸入客戶檔。
4.報價：
(1)業務科接到客戶詢價之電報或信件，應立即按客戶需求指派人員洽詢廠商後，挑選產品item，呈經理核可後，打報價單(附表18.2.9)，必要時修剪樣品照片，貼於報價單上。
(2)報價單一式兩聯，第一聯寄客戶，第二聯存客戶檔。
5.訂單確認：
(1)業務科接到客戶訂單，即依訂單內容，填成交卡(附表18.2.10)交專業人員，讓廠商確認買價及交貨期後，打sales confirmation(s/c)(附表18.2.11)，s/c一式五聯，第一、二、三聯寄客戶，第四聯存業務科待辦卷，第五聯存客戶檔，並將訂購品名、數量、單價、金額、交貨期、生產廠商填入客戶檔。
6.開立境內訂單：
(1) 業務科依據s/c及成交卡開立境內訂貨單(附表18.2.12)。
(2) 訂貨單一式四聯，第一聯交售方存查，第二聯存業務科待辦卷，第三聯交專專業
人員，據以協調廠商填寫生產及驗貨進度表，第四聯交售方籤認後存廠商檔，並將訂購品名、數量廠價、交貨期等，記入廠商檔。
(3)業務科依據s/c及訂貨單填寫產品表。
7.生產督促及催開l/c：
(1)業務科專業人員依據生產及驗貨進度表進行督促，填寫實際生產進度，於每週業務會報時提出報告，必要時現場取樣攜回覈驗。
(2)業務科依每筆s/c所訂l/c開立日期，催開l/c。
(3)收到客戶開來之l/c，應立即覈對交易內容是否相符，若與原來的s/c內容不符，應即要求客戶修改l/c，或協調廠商修改訂貨單內容，修改訂貨單處理程序與開立境內訂單相同。
8.出貨：
(1)出貨前，業務科聯絡船公司確定船期，填寫裝船預計表，同時聯絡專業人員，確定裝櫃日期及地點，通知拖車公司將貨櫃拖到指定地點，以備裝櫃。
(2)裝船預計表一式三聯，第一聯交報關行籤shipping order(s/o)，第二聯業務科存查，第三聯交專業人員據以驗貨。
(3)裝櫃完成後，專業人員立即回報每一種貨品實際出貨數量、箱號、淨重、毛重、材數、及退稅方式，由業務科通知報關行修改，並通知報關行該筆出口押匯銀行。工廠退稅清表最晚須於結關前一日寄達本公司，匯送報關行。退稅清表上須用中文謄寫。
9.押匯(出貨通知)：
(1)結關後三日內，業務科自報關行取得提單及押匯文件，經與l/c條款覈對相符，呈經理簽名後送銀行辦理押匯，並隨時追蹤押匯程序，確定銀行已經撥款後，通知銀行取回結匯證實書。海關籤放的輸出許可證(cbc)第六聯交會計，影本存待辦卷。
(2)每筆貨品出口後，業務科依出口內容，套打出貨通知單(shipping advice letter)，一式三聯，第一聯(正本)及一份完整出口文件副本寄客戶，第二聯(副本)及一份完整出口文件副本(包括l/c，cbc第六聯，裝船預計表第二聯)存入出貨文件檔，第三聯(副本)存入客戶檔。
(3)業務科依據實際出口內容，分別填入客戶檔、產品檔及廠商檔。
1.付款：
(1)每筆貨品出口後，業務科於結關後三日內收集廠商寄來的發貨單、銷貨發票、及專業人員填具驗收記錄之裝船預計表第三聯，覈對無誤後送會計。
(2)會計複覈業務科轉來的付款憑證，確定該筆出口已經押匯入帳後，即開立付款傳票，呈經理覈示後，開立結關後11天之支票支付貨款，並於所有付款憑證上加蓋"付訖"戳記。