行政公文處理規範

第一章　總 則

第一條　爲使我校行政公文處理工作進一步規範化、制度化，提高公文質量和公文處理效率，保證公文的嚴肅性，根據國務院發佈的《國家行政機關公文處理辦法》，結合我校實際情況，特制定行政公文處理規範。

第二條　行政公文是我校行政管理過程中形成的具有法定效力和規範體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。

第三條 公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。

第四條　公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全。

第五條　公文處理必須嚴格執行國家保密法律、法規和其他有關規定，確保國家祕密的安全。

第六條　各單位的負責人應當高度重視公文處理工作，模範遵守本辦法並加強對本單位行政公文處理工作的領導和檢查。

第七條　校辦是校行政公文處理的管理機構，主管校行政的公文處理工作並指導各單位的行政公文處理工作。

第八條　各單位辦公室主任（綜合科科長）負責本單位的行政公文處理工作。

第二章　公文種類

第九條　行政公文的種類主要有：

（一）決定

適用於對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷校內各單位不適當的決定事項。

（二）公告

適用於向校內外宣佈重要事項或者法定事項。

（三）通告

適用於公佈學校各有關方面應當遵守或者周知的事項。

（四）通知

適用於批轉、轉發公文，傳達要求有關單位辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員。

（五）通報

適用於表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。

（六）議案

適用於學校及下屬單位按照法律程序向同級教代會提請審議事項。

（七）報告

適用於向上級單位彙報工作，反映情況，答覆上級單位的詢問。

（八）請示

適用於向上級單位請求指示、批准。

（九）批覆

適用於答覆下級單位的請示事項。

（十）意見

適用於對重要問題提出見解和處理辦法。

（十一）函

適用於不相隸屬單位之間商洽工作，詢問和答覆問題，請求批准和答覆審批事項。

（十二）會議紀要

適用於記載、傳達會議情況和議定事項。

第三章　公文格式

第十條　公文一般由祕密等級和保密期限、緊急程度、發文單位標識、發文字號、簽發人、標題、主送單位、正文、附件說明、成文日期、印章、附註、附件、主題詞、抄送機關、印發機關和印發日期等部分組成。

（一）涉及國家祕密的公文應當標明密級和保密期限，其中，“絕密”、“機密”級公文還應當標明份數序號。

（二）緊急公文應當根據緊急程度分別標明“特急”、“急件”。

（三）發文單位標識應當使用發文單位全稱或者規範化簡稱；聯合行文，主辦單位排列在前。

（四）發文字號應當包括單位代字、年份、序號。聯合行文，只標明主辦單位發文字號。

（五）上行文應當註明簽發人、會籤人姓名。其中，“請示”應當在附註處註明聯繫人的姓名和電話。

（六）公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容並標明公文種類，一般應當標明發文單位。公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。

（七）主送單位指公文的主要受理機關，應當使用全稱或者規範化簡稱、統稱。

（八）公文如有附件，應當註明附件順序和名稱。

（九）公文除“會議紀要”外，應當加蓋印章。聯合上報的公文，由主辦單位加蓋印章；聯合下發的公文，發文單位都應當加蓋印章。

（十）成文日期以負責人簽發的日期爲準，聯合行文以最後簽發單位負責人簽發日期爲準。

（十一）公文如有附註（需要說明的其他事項），應當加括號標註。

（十二）公文應當標註主題詞。上行文按照上級單位的要求標註主題詞。

（十三）抄送單位指除主送單位外需要執行或知曉公文的其他單位，應當使用全稱或者規範化簡稱、統稱。

（十四）文字從左至右橫寫、橫排。

第十一條 公文中各組成部分的標識規則，參照《國家行政機關公文格式》國家標準執行。

第十二條 公文用紙一般採用國際標準a4型（210mmx297mm），左側裝訂。張貼的公文用紙大小，根據實際需要確定。

第四章　行文規則

第十三條　行文應當確有必要，注重效用。

第十四條　行文關係根據隸屬關係和職權範圍確定，一般不得越級請示和報告。

第十五條　校內各職能部門依據部門職權可以相互行文和向各學院的相關業務部門行文。

各單位不得對外正式行文。

第十六條　同級單位可以聯合行文；行政單位與同級黨委可以聯合行文。

第十七條　屬於部門職權範圍內的事務，應當由部門自行行文或聯合行文。聯合行文應當明確主辦部門。須經校行政審批的事項，經校行政同意也可以由部門行文，文中應當註明經校行政同意。

第十八條　屬於主管職能部門職權範圍內的具體問題，應當直接報送主管職能部門處理。

第十九條　職能部門之間對有關問題未經協商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，校行政應當責令糾正或撤銷。

第二十條　各單位的重要行文，應當同時報送校行政。

第二十一條　“請示”應當一文一事；一般只寫一個主送單位，需要同時送其他單位的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級單位。

“報告”不得夾帶請示事項。

第二十二條　除上級單位負責人直接交辦的事項外，不得以單位名義向上級單位負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。

第二十三條　受雙重領導的單位向上級單位行文，應當寫明主送單位和抄送單位。上級單位向受雙重領導的下級單位行文，必要時應當抄送其另一上級單位。

第五章　發文辦理

第二十四條　發文辦理指以本單位名義制發公文的過程，包括草擬、審覈、簽發、複覈、繕印、用印、登記、分發等過程。

第二十五條　草擬公文應當做到：

（一）符合國家法律、法規及其他有關規定。如提出新的政策、規定等，要切實可行並加以說明。

（二）情況確實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規範，標點正確，篇幅力求簡短。

（三）公文的文種應當根據行文的目的、發文單位的職權和與主送單位的行文關係確定。

（四）擬製緊急公文，應當體現緊急的原因，並根據實際需要確定緊急程度。

（五）人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題，後引發文字號。引用外文應當註明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。

（六）結構層次序數，第一層爲“一”，第二層爲“（一）”，第三層爲“1.”，第四層爲“（1）”。

（七）應當使用國家法定計量單位。

（八）文內使用非規範化簡稱，應當先用全稱並註明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式,應當在第一次出現時註明準確的中文譯名。

（九）公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作爲詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。

第二十六條　擬製公文，對涉及其他單位職權範圍內的事項，主辦單位應當主動與有關單位協商，取得一致意見後方可行文；如有分歧，主辦單位的主要負責人應當出面協調，仍不能取得一致時，主辦單位可以列明各方理據，提出建設性意見,並與有關單位會籤後報請校辦協調或校行政裁定。

第二十七條　公文送負責人簽發前，應當由辦公室（綜合科）進行審覈。審覈的重點是：是否確需行文，行文方式是否妥當，是否符合行文規則和擬製公文的有關要求，公文格式是否符合本辦法的規定等。

第二十八條　以本單位名義制發的上行文，由主要負責人或者主持工作的負責人簽發；以本單位名義制發的下行文或平行文，由主要負責人或者由主要負責人授權的其他負責人簽發。

第二十九條　公文正式印製前，文祕部門應當進行復核，重點是：審批、簽發手續是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統一、規範等。

經複覈需要對文稿進行實質性修改的，應按程序複審。

第六章　收文辦理

第三十條　收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審覈、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

第三十一條　收到校內各單位上報校行政的公文，校辦應當進行審覈。審覈的重點是：是否應由校行政辦理；是否符合行文規則；內容是否符合國家法律、法規及其他有關規定；涉及其他部門或地區職權的事項是否已協商、會籤；文種使用、公文格式是否規範。

第三十二條　經審覈，對符合本規範的公文，校辦應當及時提出擬辦意見送校行政領導批示或者交有關部門辦理，需要兩個以上部門辦理的應當明確主辦部門。緊急公文，應當明確辦理時限。對不符合本規範的公文，經校辦主任批准後，可以退回呈報單位並說明理由。

第三十三條　承辦部門收到交辦的公文後應當及時辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應當按時限要求辦理，確有困難的，應當及時予以說明。對不屬於本單位職權範圍或者不宜由本單位辦理的，應當及時退回校辦並說明理由。

第三十四條　收到上級單位下發或交辦的公文，由校辦提出擬辦意見，送校行政領導批示後辦理。

第三十五條　公文辦理中遇有涉及其他部門職權的事項，主辦部門應當主動與有關部門協商；如有分歧，主辦部門主要負責人要出面協調，如仍不能取得一致，可以報請校辦協調或校行政裁定。

第三十六條　審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應當明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視爲同意。沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。

第三十七條　送校行政領導批示或者交有關部門辦理的公文，校辦要負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。

第七章　公文歸檔

第三十八條　公文辦理完畢後，應當根據《中華人民共和國檔案法》和其他有關規定,及時整理（立卷）、歸檔。個人不得保存應當歸檔的公文。

第三十九條　歸檔範圍內的公文根據其相互聯繫、特徵和保存價值等整理（立卷），要保證歸檔公文齊全、完整，能正確反映本機關的主要工作情況，便於保管和利用。

第四十條　聯合辦理的公文，原件由主辦單位整理（立卷）、歸檔，其他單位保存複製或其他形式的公文副本。

第四十一條　本單位負責人兼任其他單位職務，在履行所兼職務職責過程中形成的公文，由其兼職單位整理（立卷）、歸檔。

第四十二條　歸檔範圍內的公文應當確定保管期限，按照有關規定定期向檔案部門移交。

第四十三條　擬製、修改和籤批公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。

第八章　公文管理

第四十四條　公文由專職人員統一收發、審覈、用印、歸檔和銷燬。

第四十五條　各單位辦公室（綜合科）應當建立健全本單位公文處理的有關制度。

第四十六條　上級單位來文，除絕密級和註明不准翻印的以外，校內各單位經校辦主任批准，可以翻印。翻印時，應當註明翻印的單位、日期、份數和印發範圍。

第四十七條　公文複印件作爲正式公文使用時，應當加蓋複印單位證明章。

第四十八條　公文被撤銷，視作自始不產生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產生效力。

第四十九條　不具備歸檔和存查價值的公文，經過鑑別並經校辦主任批准，可以銷燬。

第五十條　銷燬祕密公文應當指定場所由二人以上監銷，保證不丟失、不漏銷。其中，銷燬絕密公文（含密碼電報）應當進行登記。

第五十二條　單位合併時，全部公文應當隨之合併管理。單位撤銷時，需要歸檔的公文整理（立卷）後按有關規定移交檔案部門。

工作有員調離崗位時，應當將本人暫存、借用的公文按照有關規定移交、清退。