祕書管理規定

祕書機構和祕書工作有哪些內容和工作要求，單位是如何制定祕書崗位的相關管理規定的?下面本站小編給大家介紹關於祕書管理規定的相關資料，希望對您有所幫助。

1、機構與部門職責

原有的祕書機構、祕書部門如何適應新時期的日益增加的祕書工作範圍、數量、質量、效率的要求，這是機關、單位領導和主管部門高度重視和關心的問題，與每一個祕書人員業也密切相關。過去，工作量增加了，或是出現了某項新任務，往往是新增設機構或部門，增加人員。久而久之，形成了機構臃腫、部門重迭、人浮於事的現象。中央早就提出“精兵簡政”，這次又提出“要合理地調整”、“確定分工職責，使每個部門都各司其職，各盡其責”。

2、崗位責任制

祕書崗位責任制是祕書工作的制度和規定之一。就是由祕書部門和行政管理部門規定每一個祕書人員的工作崗位名稱和實質內容，包括：職務、職能、責任、權利、義務、紀律以及與上下左右成員的合作要求等。每個崗位都應有儘可能明確的質量和數量要求。比如，打字可以規定其速度爲每分鐘不少於多少字，差錯率不超過萬分之幾;每天收發的文件、信函、報刊等必須在多少時間內完成;起草文稿和接待任務則只能以文字表達質量、來訪者滿意度或時限部爲要求等。做到既各盡其責、各負其責，又密切配合、共同完成任務。

崗位責任制必須與崗位目標管理、考覈管理、獎懲制度科學地結合起來，形成完整的、有效的競爭機制和激勵機制，保證各項工作的高質量、高效率。

3、工作程序和工作方法

祕書工作在其長期的實踐中，由於經驗積累自然形成了一套行之有效的工作程序和工作方法。當達到一定的成熟程度和合適時機，即由祕書部門或行政領導加以彙總、修訂，使之標準化、統一化、規範化，最後形成規章或制度，再用以指導工作，使工作質量和效率得以改善、提高。

所謂工作程序，是指工作中的每一個環節和它們之間的先後排列次序、操作步驟。環節不能隨意的增加或減少;次序也不能任意地顛倒或隨便排列。

所謂工作方法，是指工作的技能和操作要求。它既需要祕書人員具有一定的知識、技術、能力爲基礎，又要善於綜合運用，善於轉化爲實際的效果。

4、信息系統

從系統論的觀點來看，任何事物都是大小不一的系統，既各自獨立，自成體系，又互相關聯甚至互相包容。從祕書工作來看，祕書部門是一個較大的系統，部門中的每一個成員則是他領屬下的若干小系統。信息系統則是祕書工作的重要系統之一。它可大可小，大而言之，全國行政機關上至國務院，下至鄉政府，既有各自的信息部門和信息人員，又互相聯網、配套，形成一個大系統;小而言之，各級機關、部門的信息系統的又是衆多的中小系統。

所謂信息系統，就是由若干個運動着的子系統構成並相互連接、相互作用，形成信息環流、迴路的工作系統。這些子系統包括：信息收集、反饋系統、信息加工系統、信息保障、支持系統，信息內反饋系統、信息傳遞系統，抗干擾系統、信息控制系統、信息傳輸系統等等。

一九九二年五月國務院提出：經過三、五年努力，基本建成以現代計算機技術和通訊技術爲主要手段的全國行政首腦機關辦公決策服務系統，實現國務院辦公廳與各地區、各部門辦公廳(室)或信息中心之間計算機聯網，對電子信息資源進行管理，高效率、高質量地爲國務院和各地區、各部門宏觀管理、科學決策服務。截至20xx年上半年，這一目標已經完成，國務院辦公廳、各省級政府辦公廳、市、縣級政府辦公室的計算機已經連網，部分發達地區已達到了鄉、鎮政府。彼此的各類政務信息可以通過網絡交換，國務院文件實現了同版異地印刷，有些地區的政府機構逐步實施政務信息化，試行電子郵件網絡辦公。

5、辦公自動化

辦公自動化(簡稱OA)，是研究如何有效地將計算機技術、通信技術、系統科學和行爲科學應用於數據信息和非數據信息的辦公活動。

辦公自動化涉及三方面內容。第一是人，即辦公室工作人員，應具有現代思想和現代技術。第二是信息，即辦公人員對各類辦公信息的收集、處理、傳遞、儲存、輸出過程。第三是科學的工作程序和先進的辦公設備。統稱爲人——機工程。

辦公自動化設備包括：電子計算機、文字處理機、傳真機、複印機、多功能電話機等。這些設備的綜合運用能進行文字處理、數據處理、語音處理、圖形與圖像處理，能進行決策支持、網絡通信、信息資料查詢和行政管理工作，如編制日程安排、制定工作計劃，做備忘錄，擔任會務簽到、檢計選票及財務報表、物質清單等。