單位會務工作制度

單位會務工作制度

會議是各級領導貫徹政策、佈置任務、溝通信息、協調行動的有效方法，做好會務工作是辦公綜合部門的一項重要工作。本規範所指會議包括基層單位的黨務會議、行政和業務工作會議等，會議必須貫徹民主集中制原則，努力實現決策民主化、科學化。

一、辦會要求

加強會務工作科學化、規範化和制度化建設，做好本單位各類會議的籌備工作，提高工作效率和會議服務質量，做到周到、嚴密、高效、得體。

二、辦會程序

(一)會前準備工作

1.擬訂方案。各××分局辦公室應根據領導指示和有關文件要求擬訂會議方案報有關領導審批。會議方案應考慮：會議名稱、內容、時間、地點、日程、議程、參會人員範圍和人數、會議經費預算等。

2.會議通知。主辦單位起草會議通知報有關領導審定下發。對於時間緊迫、來不及下發通知的，可電話通知有關單位的綜合部門或直接通知參會人員，並講清楚會議時間、地點和主要內容、要求。

3.材料準備。由主辦單位或相關部門根據會議需要準備會議有關材料，包括領導講話參考材料、會議事項的相關材料等，根據參會人數印製分裝。必要時，主辦單位應將有關材料先行下發與會人員醞釀、準備意見或建議。

4.會場佈置。

(1)桌椅擺放。根據會議具體情況和領導要求，在沒有固定桌椅的會議場所擺放桌椅。如果有設主席臺，需要了解在主席臺就坐的領導人數並據此擺放，主席臺下桌椅的擺放根據具體會議人數而定。不設主席臺的座談會等會議形式，桌椅擺放成“口”字形，如果人數較多，可在領導席的兩面和對面增設2-3行桌椅。

(2)製作臺卡。各單位可參照目前使用L形透明有機玻璃臺卡製作臺卡，根據具體會議要求，製作人名臺卡或單位名稱臺卡。製作時一般使用紅色打印紙雙面打印，切割成卡面大小插入臺卡。以臺卡內容居於卡面正中爲美觀。

(3)座位安排。擺放臺卡，做好主席臺座次安排和與會人員座位安排。與會人員座位安排按照有關文件規定的順序，按居中、先左後右進行排序。有固定桌椅的會議室的座位安排參照以上做法。

主辦單位需要事先了解應參會人員中實際能夠參會的人數，並據此合理安排好座位、擺放臺卡，儘量避免開會時會場出現空席。

(4)重大會議經領導同意後，可擺放花木，佈置橫幅會標，橫幅一般爲紅底白字。

(5)調試好會場的話筒、音響、錄音、投影等設備，如果有參會人員在會議期間需要使用筆記本電腦，還需佈置好電插座。

(6)事先搞好會場衛生，落實衛生清理工作。

(二)會中服務工作

1.做好攝影攝像工作。必要時聯繫辦公室落實專業人員進行此項工作。

2.做好會議記錄，必要時進行錄音。在有錄音設備的會議場所應使用錄音設備進行錄音，在沒有錄音設備的會議場所可使用錄音筆進行錄音。

3.落實服務人員，做好茶水供應工作。根據會議具體要求和參會人數，確定供應飲料或熱茶。在人數較多的情況下，一般供應飲料，並事先放置在每個座位上。如有供應熱茶，應每半小時加1次熱茶。

(三)會後整理工作

1.清理會場，主要包括撤下會標橫幅、收走臺卡等用品、通知有關部門清掃場地等。

2.起草會議紀要、整理領導講話、編髮信息等，根據要求及時制發文件下發。