檔案保管期限表大綱

一、檔案保管期限表的概念及作用

檔案保管期限就是以表冊形式列舉檔案的來源、內容和形式，並指明其保管期限的一種指導性文件。它的主要作用是鑑定檔案價值和確定檔案保管期限。

二、檔案保管期限表的類型

從我國已有的各種檔案保管期限表來看，有如下幾種類型：

（一）通用檔案保管期限表（又稱標準檔案保管期限表）

它是由國家檔案事業管理機關編制的，供全國縣以上機關、團體、企業、事業單位鑑定文書檔案通用的標準和依據。是全國各機關確定一般性檔案保管期限的標準和制定其它類型檔案保管期限表的指南。如國家檔案局1987年制定頒發的新的《文書檔案保管期限表》

（二）專門檔案保管期限表

它是由國家檔案事業管理機關會同有關主管部門編制的，是各機關、團體、企事業單位鑑定專門性檔案時通用的依據和標準。專門檔案一般由專用公文轉化而來，因其是在一定工作部門和業務範圍，根據特殊需要專門使用的公文，所以有其特殊性，保管期限與通用保管期限有所差別，特單列出。如1962年、1965年和1984年，由財政部和國家檔案局先後共同制定、頒發的《預算會計帳薄、憑證、報表保管、銷燬期限一覽表》和《預算會計檔案保管期限表。

（三）同系統機關檔案保管期限表

它是由主管領導機關編制的，供同一系統內各機關、單位使用的檔案保管期限表。這種檔案保管期限表須經過本部門領導人批准後執行，並要報送國家檔案局，抄送各省檔案局，如《衛生部門行政、企業系統檔案材料保管期限暫行標準》，《中國人民解放軍文書檔案保管期限參考表》。

（四）同類型機關檔案保管期限表

它是由檔案事業管理機關或主管領導機關編制的，是同一類型（如學校、醫院、工廠等）單位鑑定檔案時通用的依據和標準。如××市學校檔案保管期限表。

（五）機關檔案保管期限表

它是各機關根據本機關檔案的具體情況編制的，專供本機關鑑定檔案時使用的。如《中華人民共和國昆明海關文件保管期限表》。

其中通用檔案保管期限表對其他四種檔案保管期限表具有指導意義。

三、文書檔案保管期限表

1、本級黨的代表大會、代表會議、人民代表大會、人民代表會、政治協商會議，工會、共青團、婦女聯合會代表會會議的文件材料。

1、1通知、名單、議程、報告、領導人講話、大會發言、提案、選舉結果、討論通過的文件、決議、紀要、公報、主席團會議記錄、簡報、重要的照片、錄音（像）帶等文件永久

1、2賀信、賀電、討論未通過的文件長期

1、3小組會議記錄、參考文件、會議服務機構的計劃、總結等文件材料短期

2、本級黨委、人民代表大會、政治協商會議、工會、共青團、婦女聯合會的常委會、全體委員會、政府常務會、辦公會議的文件材料

2、1公報、決議、決定、記錄、紀要、領導人講話、討論通過的文件材料永久

2、2討論未通過的文件材料等短期

3、上級機關召開的重要會議文件材料

3、1主要文件材料長期

3、2其它文件材料短期

4、上級機關頒發的文件材料

4、1直屬上級機關頒發的，屬本機關主管業務的，和非直屬上級機關頒發的針對本機關主管業務並要執行的重要的文件材料永久

4、2直屬上級機關頒發的屬本機關主管業務並要執行的一般文件材料長期

4、3其它需要執行的文件材料短期

5、黨和國家領導人、上級機關視察、檢查本地區、本機關工作時形成的題詞、講話、聲像等重要文件材料永久

6、本機關黨組（包括實行黨委制的黨委）和行政辦公會的記錄、紀要、討論通過的文件永久

7、本機關召開會議的文件材料

7、1本機關召開的工作會議和重要的專業會議文件材料

7、1、1通知、名單、日程、報告、講話、決議、決定、紀要、重要的聲像材料永久

7、1、2典型材料、代表發言、簡報長期

7、1、3小組會議記錄、參考材料短期

7、2一般專業會議文件材料

7、2、1紀要、通知、總結、講話、報告、重要的聲像材料長期

7、2、2典型材料、代表發言、簡報短期

8、本機關制發的（包括與其它機關聯合制發的）文件材料

8、1方針、政策法規性的，重要業務問題的永久

8、2一般業務問題的長期

8、3事務性有參考價值的短期

9、代上級機關起草並被採用的文件的最後草稿

9、1重要的法規性的長期

9、2其它的短期

10、本機關各種普查工作形成的文件材料

10、1綜合成果、專題成果、方案、總結、報告永久

10、2原始記錄長期

11、本機關專題、典型的調查報告

11、1重要的永久

11、2一般的短期

12、本機關的請示與上級機關的批覆，下級機關的請示、報告與本機關的批覆、批示

12、1方針政策性的重要問題的永久

12、2一般事務性問題的短期

13、本機關工作活動的工作總結、報告

13、1主要職能活動年度和年度以上的、重要專題的永久

13、2半年的、季度的、一般專題的長期

14、本機關計劃、規劃、控制數字

14、1年度和年度以上的永久

14、2季度的、月份的每期

15、本機關的統計報表

15、1彙總的、年度和年度以上的、專題的永久

15、2季度、月份的短期

16、本機關機構設置、撤併、名稱更改、組織簡則、工作條例、人員編制、啓用印信交件材料永久

17、幹部任免的文件材料

17、1本機關領導人，本機關對直屬單位領導人任免的文件材料永久

17、2本機關內部機構負責人的任免材料長期

18、本機關勞動模範、先進工作者等的文件材料

18、1省級以上的永久

18、2地、縣級以下的長期

19、本機關對有關人員的處分材料

19、1影響大、問題嚴重的永久

19、2一般的長期

20、幹部職工錄用、轉正、調資、定級、離退休、職務聘任、復轉、撫卹、死亡等文件材料長期

21、本機關職工調動工作的行政、工資、黨團組織關係的介紹信及存根長期

22、本機關職工、黨員名冊永久

23、本機關中黨、團、工會的基層組織形成的工作報告、總結、會議文件和團員名冊等文件材料長期

24、本機關組織沿革、大事記永久

25、本機關及本機關批准的有關區域變化和解決邊界糾紛、徵用土地的文件材料 永久

26、本機關財產、物資、檔案等的交接憑證長期

27、本機關編輯的並反映主要職能活動的出版物定稿和樣本永久

28、本機關與國內外有關單位簽訂的合同、協定、協議書等文件材料

28、1有歷史意義和長遠利用價值的永久

28、2重要的長期

28、3一般的短期

29、本機關關於出國考察、友好往來、參加會議等外事活動形成的文件材料

29、1重大活動的主要文件永久

29、2一般活動的審批手續、考察報告長期

29、3其它文件材料短期

30、機關之間協商工作的往來文件材料短期

31、同級機關和非隸屬機關制發的非本機關主管業務但要貫徹執行的文件材料短期

32、本機關處理人民來信來訪的文件材料

32、1有省以上領導人重要批示和處理結果的永久

32、2有上級機關或本機關領導人重要批示和處理結果的長期

32、3其它有重要處理結果的短期

32、4沒有處理結果的短期

33、下級機關報送的總結、報告、統計報表

33、1年度和年度以上的總結、統計報表，重大問題的專題報告長期

33、2年度以下的總結、統計報表，一般專題的報告和備案的短期