關於公文書寫範文

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區級機關各單位、區直屬各企事業單位：

根據《關於開展20xx年檔案工作年度檢查的通知》(餘檔〔20xx〕15號)文件精神，區檔案局於20xx年10月對75家區級機關部門和區直屬企事業單位檔案工作進行了檢查。現將檢查情況通報如下：

一、基本情況

從年檢情況來看，絕大多數單位對檔案工作思想重視，檔案業務不斷規範，檔案信息化穩步推進，檔案管理力度進一步加大，基本實現了各門類檔案集中統一管理。檔案工作逐步成爲各單位的一項日常基礎性工作，爲各單位中心工作的開展發揮了積極的作用。主要表現在：

(一)領導重視，檔案工作制度較好落實。各單位領導對檔案工作的重視程度普遍提高，切實將檔案工作作爲提高單位內部管理水平的一項重要內容來抓，把檔案工作列入單位年度工作計劃，納入崗位目標管理，對檔案工作有佈置、有落實、有檢查、有考覈，做到檔案工作與單位其他工作同步開展。建立健全了檔案管理網絡體系，檔案管理的各項制度得到進一步落實，人員與經費得到必要的保障。

(二)注重收集，檔案整理不斷規範。各類文件材料的收集，特別是涉及民生的文件材料和特種載體檔案的歸檔，得到進一步加強與重視，確保了歸檔文件的齊全完整，豐富了室藏檔案資源。多數單位歸檔文件形成規範、簽署完備，並能在規定時間內完成各門類歸檔文件材料的整理工作，整理質量符合規範要求。

(三)加大投入，檔案信息化穩步推進。多數單位將檔案信息化納入本單位信息化建設規劃，投入必要的經費開展紙質檔案的數字化加工，建立了目錄數據庫、全文數據庫和各類專題數據庫，實現了檔案的信息化管理，26家單位成功創建規範化數字檔案室，4家單位成功創建示範數字檔案室。同時，利用檔案信息共享平臺，開展對電子文件和數字檔案登記備份工作，確保了檔案信息安全。

二、存在問題

在檢查中也發現一些不足，主要有：

一是檔案收集還有差距。部分單位未能嚴格執行本單位的檔案收集範圍和保管期限，檔案收集存在重文書檔案、輕業務檔案，重紙質檔案、輕特種載體檔案的現象。二是檔案保管還有差距。部分單位因受條件制約，歸檔案文件未能實現集中統一保管，檔案的統計、保管制度落實未能很好落實。三是檔案員業務水平還有差距。少數單位因人事變動或檔案員兼職過多，造成業務不夠熟悉，存在檔案形成不夠規範，簽章、移交等手續不夠完備等現象;對大事記、組織沿革和全宗卷等材料的編制不夠重視，影響了檔案資料今後的開發利用。

三、建議和要求

(一)要規範檔案業務建設。各單位要切實貫徹執行《機關文件材料歸檔範圍和文書檔案保管期限規定》(國家檔案局第8號令)和《各級各類檔案館收集檔案範圍的規定》(國家檔案局第9號令)，加強除文書檔案以外的其他各門類檔案，特別是涉民檔案、聲像檔案的收集、整理、歸檔，同時檔案員要積極參加各類檔案業務培訓，進一步提高檔案管理業務水平。

(二)要加強檔案安全管理。檔案安全是檔案工作的重中之重，各單位要進一步重視和加強檔案安全工作，要從對歷史負責的高度，始終把檔案安全工作作爲本單位檔案工作的大事抓實抓好，加強涉密檔案信息資源的管理，防止失泄密等問題的發生。

(三)要加快推進檔案數字化進程。檔案數據庫建設是檔案信息化的基礎，各單位要加快現有室藏檔案的數字化進程，做好室藏檔案文件級目錄數據庫、檔案全文信息數據庫和檔案多媒體數據庫建設，逐步實現數字檔案室創建目標。加快推進全區檔案管理軟件的安裝使用，實現與OA平臺的文檔一體化和進館文件的信息共享，不斷提高檔案管理的信息化水平。

附：20xx年檔案工作年度檢查情況通報

市屬有關部門，市直有關單位：

按照《中華人民共和國檔案法》、《漢中市市直機關單位檔案年檢辦法(試行)》(漢辦發〔20xx〕11號)要求，我局從5月份開始，採取聽彙報、看現場、反饋意見等方式，對64個市直部門單位檔案工作進行了年度執法檢查。現將有關情況通報如下：

一、主要特點

(一)領導重視程度明顯增強。大多數部門單位能夠把檔案工作作爲一項重要工作納入議事日程，定期研究，落實具體措施。市人大辦公室、市工商聯等部門單位的領導經常過問檔案工作，切實解決存在的問題。市中級人民法院、市國土局、市石門水庫管理局等部門單位加大檔案經費投入，改善檔案保管條件，促進了檔案工作的制度化、規範化、標準化建設。

(二)檔案工作管理體制不斷完善。大部分單位把檔案工作作爲重要基礎性工作來抓，列入年度工作計劃，納入年度工作目標責任制考覈，明確分管領導和專兼職檔案員，建立了綜合檔案室，健全了各項管理制度。市政府辦、市公安局、市職業技術學院等部門單位專門成立檔案機構，強化檔案管理，同時對本系統下屬單位檔案工作進行了有效監督和指導。

(三)檔案管理水平顯著提高。多數部門單位按照檔案保管 “十防”要求，配備安裝檔案專櫃、空調、去溼機和溫溼度記錄儀等必備的設施設備，確保了檔案的安全保管。90%以上部門單位對檔案實行集中統一管理，文件材料收集齊全完整，立卷歸檔及時，分類合理，歸檔質量有所提高。市委宣傳部、市發改委、市財政評審中心等不少部門單位的電子文件管理比較規範，並結合實際配備了檔案管理系統，實現了檔案的科學化管理。市住管局、市社會福利院等部門單位積極開展檔案工作目標管理認證，促進檔案工作再上新臺階。

(四)檔案開發利用得到重視。多數部門單位圍繞市委、市政府中心工作和其主要職能活動，積極開展檔案信息服務利用工作，對檔案資料進行深層次挖掘加工，編寫了大事記、組織沿革、行業年鑑、專題介紹等，部分單位還編寫了《檔案利用效果實例彙編》，檔案存史資政作用得到有效發揮。

二、存在問題

(一)個別單位檔案法制意識不強。有的部門單位存在檔案工作制度不健全、庫房不安全、人員不到位或調換頻繁等現象;有的不執行集中統一管理原則，形成的文件材料仍保存在科室和個人手中。

(二)少數單位檔案基礎設施比較差。九三學社市委會、市房產交易所等單位由於辦公條件所限未設專用檔案庫房，檔案與辦公用品放置一處，檔案安全存在隱患。有的檔案用房偏小，檔案裝具陳舊;有的防護設施設備配置不到位，不能滿足檔案保管安全的特定要求。

(三)部分單位檔案整理質量有待提高。有的部門單位檔案人員對業務不熟悉，職責落實困難，出現文件材料收集不齊全，歸檔不及時，整理不規範等現象。有的只注意紙質文件歸檔，不重視特殊載體材料收集，影響了室藏檔案的完整性。

(四)檔案信息化建設有待加強。一些部門單位電子檔案管理較爲薄弱，既沒有將電子文件收集齊全，建立專題數據庫，也沒有建立良好的備份體系。個別的室藏檔案數字化進程緩慢，與信息化發展要求不相適應。

三、幾點要求

對於在執法檢查中發現的上述問題，各部門單位要引起高度重視，以此次檢查爲契機，進一步提高檔案意識，積極採取措施，切實加以改進。

(一)認真學習貫徹檔案法律法規，堅持依法開展檔案工作，真正將檔案法律法規各項制度落實到本單位本系統檔案工作全過程，着力解決檔案工作中存在的困難和問題。市臺辦、市移民辦等單位要加強檔案法制意識，全面完成檔案整理工作。

(二)完善各項制度規範，強化檔案安全保管措施，切實加大制度執行力度，進一步落實檔案安全責任，嚴格遵守規章制度，不斷提高檔案安全保管制度化、規範化水平。

(三)加強檔案業務培訓，重點提高專兼職檔案人員業務素質和依法管理檔案的能力。檔案人員要根據形勢發展要求，不斷學習新知識、新技能，提高自身業務工作能力，努力適應新時期檔案工作發展需要。

(四)認真解決存在問題。各部門單位對這次檔案年度檢查中發現的問題，要認真研究，對照標準，採取有效措施加以解決，以促進我市檔案工作的協調發展。

附件： 20xx年檔案行政執法檢查結果

會議地點連隊會議室

主持人桂新文

會議名稱消防安全培訓會議

記錄人趙俊峯

出席人消防領導小組、義務消防隊成員。

會議內容

一、消防工作貫徹預防爲主。防消結合的方針，實行防火安全責任制。

二、消防工作有團防火委統一領導。

三、新《消防法》相關內容。

四、火災預防。

1、對於團場單位公共消防設施、消防裝備不足或者不適應實際需要的，應當增建、改建、配置或者進行技術改造。

2、對消防工作，我們要不斷完善組織建設，有效發揮工作職能，加大宣傳力度。

3、按照國家工程建築消防技術標準，在連隊危房改造過程中，各連隊要按照消防法規進行審覈(審覈方法)。

4、建築材料及構建防火性能標準和行業標準。

五、滅火器的使用。