關於辦公室的人才結構大綱

辦公室有各種各樣，不同行業、不同層次的辦公室的人才結構，自然要求不盡相同。這裏主要針對縣一級的黨政機關，以及一般事業單位如學校、醫院、科研部門的辦公室而言。在人員配備上應當考慮七個問題。

一、年齡結構，也就是老中青的結構。任何單位都應當老中青相結合，這既是中央的方針，也是實際的需要。一般說來老中青以2:：4：4的比例爲宜。老年祕書經驗豐富，辦事老練，代表領導出面或講話時易爲接受。中年祕書是骨幹，經驗也較豐富，又正精力方剛，辦公室事務繁多，急需他們頂槓。青年一般指二十來歲的新祕書，則是未來的希望，保持着辦公室業務與傳統的連續性，也是未來的接班人。關於老中青結合的道理，大家都懂，這裏也就無需多談。

二、性別結構。這是比較無定數的問題。辦公室究竟男女比例多少纔算合適呢？需要視具體情況決定。以我自己的經驗，我做大學辦公室主任時，女同志祕書不少，因爲學校的女教師、女職工和女學生都很多，女性的工作細緻，待人接物和藹等優點，有利於工作；但是當時黨政兩辦合一，管着保衛、汽車等科室，就儘量不安排女同志。之前在某工業領導機關工作時，辦公室也儘量少用女性，因爲下屬廠礦幾乎都在郊區，那時文革剛結束，機關汽車很少，而郊區又存在安全問題，曾有女職工受害。今天情況不同了，應當實事求是地根據部門特點，決定女性祕書的比例。並注意哪些部門如野外工作部門、以及某些特殊部門，女性宜少。

三、知識結構。這裏需要注意的是兩個方面的問題：一是注意學歷，學歷是反映知識的一個標誌。一般而言，高學歷應當比低學歷的知識較高，特別是有些部門必須高學歷的人從事，比如計算機與信息部門，還有如金融、科研、教育部門的辦公室，都需要較高學歷的祕書。但是另一方面，也不要“唯學歷論”，我國自學成才的專家學者都不少，祕書部門辦事、辦會，首要的是能力與經驗，而不是學歷。這也是老生常談，人所皆知的道理。

四、能力結構。前已提及，祕書部門辦事辦會都需要祕書具有熟練的能力，而辦事辦會乃是辦公室最大量的也是最繁雜的工作任務。另外還有幾種能力十分重要，一是使用各種工具（包括多種工具書、報刊等）研究問題輔助決策的能力；二是處理上下左右複雜關係搞好公關的能力；三是外語能力，如今世界越來越小，許多單位都有涉外事務；四是精通電腦包括簡單設計和修理的能力。此外，文字能力、信息處理能力，自不待言。

五、“型”的結構。按照祕書“型”的原理，祕書有文字型、技術型、參謀型、財經型、辦事型、公關型、法律型、涉外型等八九種型，辦公室在配備人員時，應當考慮到各型人才的比例。一般二三十人的縣級辦公室，文字任務不會很重，文字型的祕書通常有兩三個即可；辦公室主任應爲參謀型或多型兼具；現在的領導都得管理經濟事務，辦公室有一兩位財經型祕書十分必要；然而最大量的應是事務型祕書，協助領導人處理機關的行政事務與後勤事務。當然，也要從具體的實際出發。

六、專業結構。在地質部門，就需要懂得地質方面的專業知識；在醫院就必須具備醫學知識，否則寫文章、處理醫患糾紛都沒有發言權。

七、思維結構。最後還要談談思維問題，辦公室具備多元思維結構的人才十分重要，才能應對複雜多變的各種情況。當前我國進入了各種思潮多元化的時代，影響着各級領導。單純的邏輯思維已經不足以應付多變的時代及其問題。比如領導人的思想究竟傾向於新左派還是新自由主義？工作中究竟喜歡加油激進，還是主張適當放慢腳步；是gdp第一，還是維穩第一，或者其他什麼第一等等。只有具有多元思維的人才，才能提出不同的意見，從而發揮參謀作用，幫助領導開啓思路，克服錯誤，其意義是極大的。要知道任何領導都不可能永遠絕對正確，任何決策也不可能絕對地不出問題，而決策的錯誤乃是最大的錯誤，常常會給所領導管轄的地域造成很難扭轉的重大損失。祕書不是諫客，我國體制中也沒有專事諫諍的機制，這是我們一些決策錯誤難以被及時發現和糾正的原因，建國六十多年的實踐充分說明了這一問題。要輔助領導避免決策性錯誤，就必須具有多元思維能力，辦公室有一兩個專事逆向思維，專門給領導決策提出相反意見的祕書，有益無害，益多害少，而這恰恰是今天辦公室缺乏的。

總之辦公室人才結構是個重要問題，切不可任人唯親，搞一刀切，清一色。

作者:成都大學教授，四川祕書學會名譽會長。

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