事務書信的格式和寫作要求

事務書信是指涉及各種事務問題，聯繫商洽工作的信件。這種書信的格式和寫作要求比較嚴格，要特別慎重對待。

1.事務書信的格式

事務書信通常由下面七部分組成：信頭、收信人名稱地址、稱呼、正文、結尾套語、簽字及其他。另外，有的事務書信還有下列項目：投遞說明、收件人或注意事項、事由、備查、抄送說明。

2.事務書信的寫作要求

信頭：

信頭位於信紙的中上方，印有包括公司名稱、地址、電話號碼、傳真號、電報掛號，以及公司負責人的姓名等。信頭的設計要美觀、簡潔。

如臨時打印信頭，則寄信人的名稱和地址，應打在信紙的右上角，位於日期上面。正式函件只在第一頁信紙印上或打上信頭，其他續頁可用空白信紙，只需寫上頁碼、收信人名稱及日期即可。

日期：

事務書信的日期不可漏寫。日期應打在信頭下四至六行的右方，或在寄信人地址的下方。月份最好不要使用略字，也不可用數字來代表，必須完整地寫出來。有兩種寫法：英式爲19（th）april，1995；美式april 19，1995。英式寫法日在先，月在後，而美式則相反。如全部使用數字表示日期，容易引起誤解，應避免使用。

收信人名稱及地址：

信內名稱地址仍應重寫一次，並與信封上的收信人名稱地址一樣。通常打在信紙的左邊，低於日期二三行，也有打在信末端左邊，在簽名下約二至四行處。

收信人的單位名稱如何排列，應嚴格按收信人所定的方式，出於禮貌和準確性，切勿擅自更改。

敬語的用法及略寫也有一定習慣。比如，mr.

（mister）冠於男子姓氏前。messrs.（messiears）是英語 mr.的複數，相當於gentlemen，不含人名而冠以定冠詞the的公司名稱，均不用messrs.在英國，如公司行號含人名時，多用messrs.。例如：messrs. lake kane＆ co.，ltd；mrs.爲已婚女子，則在後面寫其夫姓，mrs. judd；miss爲未婚女子，其複數爲misses；dr.（doctor）冠於博士姓名前；rev（reverend）用於神職人員姓名前，可加定冠詞the。另外還有某地長、內閣部長、議員、大使、法官姓名前用hon.，總統、總經理、會長、大學校長的姓名前用pres，教授姓名前用prof.

信內地址寫法，英美格式差別較大。美式寫法：門牌號前沒有no.字樣，後面也沒有逗點。而英式寫法則相反。如：

mr. clark cooper

no.8，queen victoria street

london，e.c.2

england

注：e.c.2指倫敦東區2。

稱謂：

事務書信中的稱謂應是禮貌稱呼。公文中常用較正式的禮貌稱呼：sirs。公司行號等商業書信多用dear sirs，英國人在其後還要加上逗號；美國人多數用gentleman稱呼公司行號，但僅限於複數，在其後用冒號，gentleman和dear gentleman根本不用。當收信人只有職稱而無姓名時，不能單獨用單數sir，而要在sir前面加上dear，即dear sir。也可寫上姓，如“dear sir lewes：”。

正文：

正文就是信的內容、主體。正文在稱謂下兩行開始，頂端書寫（不像中文信要空兩格）；段落之間空雙行。正文的文字不要太長，尤其是頭尾兩段，一定要簡短一些。正文在打字時，普通紙佔用信紙的四分之三位置，兩邊及信紙上方要留有適當的邊緣，下方的空白要更大。左邊邊緣垂直整齊，右邊則儘可能整齊。

結尾套語：

結尾套語相當於中文書信信末的“××敬上”等詞。通常緊貼信文最後一行下一二行書寫，並加逗號。較常見的有：yours truly，yours very truly，truly yours，very truly yours，yours faithfully，faithfully yours。如果收信人是個人，則可用：yours sincerely，sincerely yours。

簽署：

簽署就是簽上發信人的姓名。因是代表筆者，所以其形體和寫法應保持固定。簽名最好用鋼筆。署名必須難以模仿又要清晰易解。爲便於辨認，一般事務書信，常在結尾語下面空五行處簽名，然後將發信人的姓名用打字形式打出，也有將其職銜一道打出的。其簽署格式和規則如下：

簽名者代表公司、行號名義時，應在結尾套語下方打出全部大寫的單位名稱，然後再簽署。

女性簽名時，爲便於回信人正確使用稱呼，應在打字的姓名前加註（miss）或（mrs）。

當負責人不在而由經辦人員代簽名時，要加上by、for或perpro字樣。

其他事項：

其他事項包括：注意事項、事由、備查、附件、附言等。

注意事項（attention，縮寫：attn），這是發信人要求特定的人注意時用的，謂指“請某人親閱”、“請某人注意”。通常放在信內“姓名及地址”下面，或與稱謂同一行之右邊。

事由（subject），其作用是便於收信人迅速瞭解信的主要內容，它位於正文的上方，以提醒閱信人注意。

備查，爲明確責任，便於日後查考，在信紙下端寫上發信人和打字員姓名的第一個字母。其排列方式很多，發信人的姓名縮寫要大寫並要排在前面。

附件（enclosure，縮寫爲encl），在“發信人及打字員姓名首字”下面，應附註表明有幾個附件，以方便收信人查點。如：encl.：one check（指附有一張支票）；encl，a/s（指附件如信中所述，a/s即as stated）。

附言（postscript的縮寫p. s.）。“附言”要用得合理，一般情況下不要用。如附言的主體與信文分開時，或信文寫完後，又有新情況而又必須通知對方時，才能使用。它通常用p.s.開頭，寫在信的最後一行，附件下一行處。