部門會議

一、部門會議的基本特點

1。部門會議是公司或企業各個部門內部召開的會議

2。通常是由部門主管召集，由部門的成員參加，有時邀請上級領導列席

3。會議的內容多是總結上一階段本部門的工作，並圍繞整個公司的規劃與總體計劃對下一階段的工作進行安排

二、如何提高部門會議的效率

1。會前

確定會議的目的並儘早告知參會人員。讓參會人員儘早知道會議目的，使其對會議所要討論的內容有所準備，可以提高會議的有效性。選擇合適的開會時間和地點會起到意想不到的作用。

會議時間和地點的恰當選擇往往是常被忽視的一個前置作業，會議召集人不能隨意制定一個開會的時間與地點，就要與所有的人配合，否則，“因故不能出席”的理由就會接踵而來。

選擇合適的會議方式也是提高會議成效的手段。部門會議採取的會議方式通常是集思廣益式會議。這是最常見的一種會議方式。

2。會中

一個好的開場白，往往不僅有畫龍點睛的作用，也能引發討論，也可以說是成功會議的基石。開場白是一段系統、簡潔、審慎、有明確宗旨的3分鐘～5分鐘的講話。其內容應包括開會目的、已知的重要資料及其議事方式。

好的開場白應符合的條件：

（1）讓與會者清楚地知道開會的目的及程序。

（2）讓與會者知道爲何請他們來開會。

（3）預先提示，避免討論和主題不相關的內容。

（4）取得與會者對會議進行方式的認可。

會中最好有“扮黑臉”者。爲了提高議事質量，主席可以指定一人在會中“扮黑臉”。其主要任務是提出反對意見，以幫助發言者修正其觀點。之所以在會中有人“扮黑臉”很重要，是因爲許多下屬不敢提出跟上司相反的意見，甚至以爲多說多錯，所以，把所有的問題都合理化，不加選擇地接受多數人的意見。尤有甚者，還會給其他提意見或建議的人帶上不肯合作的帽子，如此只會造成議事質量低的惡性循環。

“扮黑臉”者的祕訣

（1）可以在批評之前，讓大家知道其角色定位。例如：

“如大家所知，我的工作是適時提出問題。我相信任何觀察力敏銳的與會者都會發現，“祕書工作”的發言缺乏證據。我不是在反對大家的意見，可是我們卻又不能忽視……”

（2）通過一個有權威的與會者道出自己的批評。

（3）常用“我們”而非“我”來陳述意見。

注意化解意見衝突。與會者本身若能自行化解意見衝突，則創造高效率的會議就不會是件難事。必要時，主席應公開處理互相沖突的意見，但要極力避免和與會者的對立。以下介紹幾種避免和化解意見衝突的辦法：

第一，闡明開會期望。

衝突的發生通常是有兩個或兩個以上的意見太過迥異，提議人都會視對方爲其主張的障礙。其實這種情況的發生常是由於雙方對彼此意見一知半解所致；另外，這也與主席不當的會議主持方式有關，也就是僅聽取單方面意見，如此自然會造成不同意見者的反感。爲避免此種情況，有以下幾點建議：

請發言者再簡短清楚地陳述一遍意見。

找出不同意見的相通點。

將會議期望再明確說一遍，看何種意見更比較符合此期望。

指出最不符合此期望的意見爲哪一條。

第二，要求發言者提供更有力的佐證。

這是化解衝突的另一個辦法。主席可以將意見牴觸的部分整理出來，並要求發言者提供更有力的佐證。例如，向持反對意見的與會者要求：“你可以提出足夠的證據說明這個意見不合適嗎？”這樣的問題不僅有助於緩解緊張的氣氛，也能幫助與會者提出更具體的意見。

第三，就事論事，不要就人論事。

v避免將衝突發生的原因歸咎到人的因素，而是要找出使意見僵持不下的環境因素。主席對不同的意見以及可能對立的雙方都要適時安撫及協調。

第四，尋求其他解決方法。

儘可能找出其他解決方案，是化解衝突的一個辦法。在此，提供一個可能的方法，即把意見牴觸的部分，分解成幾個小衝突，再分別找出其解決辦法或折中方法。

第五，轉移話題或暫時休息。

會議因衝突而不得不停下來時，可以適時轉換話題。例如：主席再解釋一次會議的期望和已經達成的共識，或暫時休息讓大家再好好想一想，也可以請第三者來調停衝突，但千萬不要賭氣地獨斷專行作決定。

第六，會前預先排除衝突。

當主席知道會中可能發生意見相左且意見雙方不可能讓步時，有必要在會前與這些人進行溝通。假如還是無法化解不同意見，主席有必要表達對兩者皆不滿意的態度，請大家再好好思考一下。但同時也要避免讓與會者覺得，不滿意的態度是衝着某一個人而來的。