會議服務項目大綱

服務項目

會議策劃

依託強大的信息資源和服務體系，本公司在承辦各種會議方面具有獨到的專業優勢，我們能夠爲客戶提供吃、住、行、娛、購一整套完善的會議策劃實施方案；從主題創意、內容策劃、參會人員的邀請、會場設計安排、接待宴請、媒體支持及政府關係協調等等，事無鉅細，我們都一一安排。

開業、奠基

公司擁有一支具有多年慶典經驗、熟諳慶典策劃的強勁服務團隊，專業承接各類大型工程開工、奠基、啓動、搬遷改造、竣工、投產、落成、封頂典禮；企事業單位開業、掛牌、喬遷、揭牌、週年慶典、年終表彰會、座談會、招待酒會、慶祝宴會以及各種產品推介會、新品發佈會等活動；提供禮儀小姐、司儀主持、樂隊、龍獅隊、鑼鼓隊及歌舞時裝表演、婚禮車隊等服務；以及奠基石、主席臺、背景板、桌椅、遮陽防雨篷、地毯、燈光、音響、彩虹機、彩虹炮、禮花筒、高空氣球、鮮花、拱門、條幅等慶典用品的現場實施。專業樓盤奠基、開盤、封頂、嘉年華、聯誼晚會等等，一條龍式的整體服務，讓客戶真正省時省心。。

公關禮儀

禮儀是企業形象、文化、員工修養素質的綜合體現，規範合理的禮儀對塑造企業形象、提升企業文化起着至關重要的作用。本公司承辦各種公關禮儀慶典活動，協助客戶在重大的公關禮儀場合樹立良好形象。

翻譯服務

本公司擁有一支多年翻譯經驗的專業翻譯人員和校審隊伍，行文流暢，翻譯精準，可提供各語種的口譯、筆譯服務。

設備租賃

本公司提供會議表決器、同聲傳譯系統、發言討論系統、多媒體投影機、幻燈儀、投影儀、錄像機、數據監視器、電視牆、燈光音響設備、攝像機、音、視頻會議系統等；穩定優良的設備性能、專業的現場操作人員，將爲會展活動的成功舉辦奠定基礎。

服務流程

1、溝通

我們與委託方進行初步溝通，並就委託方提出的問題提出預案供選擇，推薦合適的會議型酒店、餐飲場所、會議交通、接待安排等。

2、策劃

根據你的想法和要求，爲你提供可行性方案，並對方案做進一步溝通，力求以達到會議主辦方的預期效果。

3、考察

根據需要安排客戶進行實地考察，對我們推薦的酒店、會議場地、環境、交通車輛及所需的設備等細節進行評估，並在此階段就服務項目、服務流程、推進計劃、服務價格等內容進行探討，大致明確雙方的責任與義務。

4、確定

對預案及服務流程進行進一步推敲，把方案細化，然後以書面的形式確認雙方的權利、義務與責任，並簽署相關服務協議。

5、執行

協議一旦簽署必須嚴格執行，以保證各項工作的順利進行；若在此期間，會議方需要提供原來協議之外的服務視爲協議的延伸，需要簽訂臨時協議，臨時協議允許採取事前商議、事後結算的方式執行。

6、結算

雙方財務人員認真核對各類單據明細，嚴格按照協議執行覈算。

會議策劃

會場預約

我們將根據會議的級別及對周邊環境的要求，爲您選擇會議舉辦地；並根據具體情況確定是否將會議劃分爲幾個分會場，選擇分會場的地點，提前預約；

會場佈局設備安裝調試

我們將根據會議的具體情況，爲您設計並安排會場的佈局，細緻周到地設計好所有的細節；另外根據您的會議需要，提供會議所需要的所有設備，並進行提前安裝調試，確保會議的順利進行；

設計製作印刷材料

我們將根據會議的具體需求，提供會議材料的設計、印刷；

參會者的接送

我們將根據參會者的具體情況以及人數多少安排相應的車輛；專車將會提前在指定位置等待參會人員，把參會人員迅速、安全地送到會場或下榻酒店；

參會者的餐飲

我們將根據參會人員的喜好，以及會場或下榻酒店的地理位置，爲您預定安排各種形式的餐會：西餐、中餐、自助餐、宴會等等；

參會者業餘時間的安排

我們將根據參會人員的喜好或要求，介紹下榻酒店附近的娛樂設施，提供不同的休閒方式、旅遊線路供你選擇；

翻譯服務

幾年來，我們承辦過各種國際、國內的大、中、小型會議，並受到會議主辦方的一致好評。其中會議翻譯是非常重要一環，依據會議的需求我們會爲您提供最爲專業的翻譯服務。

我們主要依託上海外國語大學、復旦大學、同濟大學龐大的翻譯資源，爲您提供各個層次的會議翻譯服務，包括會議口譯服務和會議資料筆譯服務。

會議口譯（conferenceinterpreting）是一種爲跨語言、跨文化交流服務的專門職業，處於各種口譯的專業高端。會議口譯包含交替傳譯和同聲傳譯兩種口譯模式。

交替傳譯（consecutiveinterpreting）-口譯員坐在會議室裏，一面聽源語講話，一面記筆記。當講者發言結束或停下來等候傳譯的時候，口譯員用清楚、自然的目的語，準確、完整地重新表達源語發言的全部信息內容，就像自己在演講一樣。會議口譯中的交替傳譯要求口譯員能夠聽取長達五至十分鐘連續不斷的講話，並運用良好的演講技巧，完整、準確地譯出其全部內容。

同聲傳譯（simultaneousinterpreting）-口譯員利用專門的同聲傳譯設備，坐在隔音的同傳室（俗稱“箱子”）裏，一面通過耳機收聽源語發言人連續不斷的講話，一面幾乎同步地對着話筒把講話人所表達的全部信息內容準確、完整地傳譯成目的語，其譯語輸出通過話筒輸送。需要傳譯服務的與會者，可以通過接收裝置，調到自己所需的語言頻道，從耳機中收聽相應的譯語輸出。

無論交替傳譯還是同聲傳譯，其目的均在於讓使用不同語言的交際各方能夠實現清晰無障礙的溝通交流。會議口譯層次上的交替傳譯和同聲傳譯並沒有高低難易之分，兩種口譯模式相輔相成，且其功能以及對質量的要求是相同的。

合同簽訂

本公司據以往經驗，現將一般會議合同的內容公佈如下（具體合同雙方另議）：

1.合同的目的和內容：合同裏需要寫明與會議相關的各種事項，分清權利和義務，從而當出現爭議時，法庭將按合同中雙方意見一致的條款，按有利的方式保護利益受損方。

（1）房間數目和房間價格：列明每晚所需房間數和房間價格。

（2）免費房間：註明會議組織人員每晚可免費使用的房間數。

（3）工作間及房價：除免費房間外，會議工作人員還可享受優惠價格的房間；優惠程度依所需工作間數目和本次會議給酒店帶來的生意規模而定。

（4）套房、貴賓房：本條款需列明具體的房間要求。

（5）房間位置：應列明各個所訂房間的具體方位和房間檔次。

（6）平均房價：是根據各種類型房間佔相同百分比計算出來的一個調整後的平均價，適用於各類房間。

（7）無轉移條款：即會議舉行期間如遇酒店所訂房間超出實際接待能力時，不得使會議人員轉移其他酒店

（8）入住及退房登記：登記情況視酒店規定而定。

（9）提前入住和推遲退房如果在該問題上的需求與酒店規定有所偏差，則一定要在合同中註明。

（10）預定取消日期：一般規定爲預定者在計劃使用日期之前30天。這一條雙方可以再協商。

（11）會議場所要求：如果會議規模可能出現調整，最好在合同中確定一個調整時間。

（12）會議場租：可以是一個固定價格也可以根據所訂客房情況協商。

（13）24小時租用：如過是按24小時租用酒店會議室，那麼即使24小時之內你們不用會議室，酒店也不得使用。

（14）會場變動：合同中已註明預定的是哪些會議室，在沒有酒店的事先通知和會議方的書面同意，已訂好的會場不能再有變動。

（15）房間定金：合同中必須註明預付定金的具體時間。不能因爲沒有支付定金就失去所訂房間。合同中應要求酒店在定金預付日期到來時提醒你。

（16）結賬：誰來負責會議方結賬事宜；誰有權在賬單上簽字；有哪些具體事項；賬單上包括哪些費用；哪些費用是個人來付的；這些問題必須在合同中說明。

（17）餐飲消耗：此條款規定對於因活動取消、活動改爲在酒店以外進行或與會人數不足而引起的餐飲活動減少，會議方應給予酒店一定補償。

（18）仲裁條款：如果合同中有同意仲裁解決爭議的條款，在簽訂合同之前，要先決定會議方是傾向使用仲裁手段還是反對使用仲裁。仲裁解決爭端比訴訟的費用要少，並且進行起來更快；但有約束力的仲裁裁決使得不利方不能再上訴。

（19）視聽設備租用：明確視聽設備的種類（可以包括設備的品牌）、數量、租用時間、費用。

（20）會議物資運抵酒店：在會議舉行之前，會議所需用的物資要運到酒店的庫房。在合同中應註明庫房的工作時間和酒店政策。

（21）電話附加費：儘量與酒店協商，免付電話使用附加費。協商文件應包括在合同中。

（22）展品的處理：展品運進、運出酒店的時間上的規定對費用開支有很大影響。對於酒店在這方面的規定和可能會有的限制和侷限，雙方應進行協商和討論。

（23）最低餐飲消費：有些酒店的合同上有最低消費這一條款，規定客人的早餐、午餐和晚餐花費必須達到某一最低金額。

（24）安全、防火規定：酒店符合安全和防火的有關規定。

（25）殘疾人保障：合同中特別列明酒店內設施和政策與有關殘疾人保障法是相符的。

（26）合同的終止：如遇第三者原因：不可抗力或特殊事件的發生，則允許一方提出終止合同而不受違約罰款。即終止合同的一方對影響會議正常進行的事態無法控制。

（27）免責：雙方應同意，對於一些疏忽事件和其他一些不影響會議進行和偶然突發事件對方不負責任。

（28）訂房確認報告：如果不寫入合同中，那麼必須的訂房確認書會議方很難得到，所以有必要在合同中加入訂房確認報告這一條款。

備註：保存一份書面合同；將所有的回覆傳真或信函作爲書面承諾歸檔保存。