辦公室祕書工作技巧大綱

大家都知道辦公室祕書需要做的事情很多，那麼大家又知不知道身爲一個辦公室祕書，在自己的崗位上工作有哪些小技巧呢?下面是本站小編爲你整理的辦公室祕書工作技巧，希望對你有用!

辦公室祕書工作技巧篇1

在祕書(辦公室主任)崗位，緊靠領導，追隨上司，有其自身行爲的特殊性，複雜性，做得好顯貴，做得不好極易顯酸。就其自身言行、素養、自我目標實現等，不得不查不探。

有人在此崗多年，伺候幾任領導，胃讓酒泡傷了，臉讓夜熬黃了，心力絞瘁卻無建樹，好聽的說你是兢兢業業的老夫子，難聽的說你是窮酸秀才一個。熬成了單位的元老卻無長進，一身的不是與冤屈只有自己扛。究其成因，素質缺陷，目標不明，僅滿足於追隨與服務。

本文只對傳統意義的祕書崗位，現代意義上老總們使用的文祕另有特殊規則，另當它論。

辦公室祕書工作祕籍

1、祕書行爲：

不能太酸;不能太迂;不能太雅;不能太俗。結交各路人等，一回不生，二回不熟。廣結同道，一見如故，稀罕致至。

2、祕書特點：

辛苦性、索碎性、全面性。別人不想做的你得做，別人不會做的你得會。文稿再好不籤你的名，權力雖有不在你的手。

3、祕書能力：

坐下能寫;站着能說;出門能辦事;回來能謀劃。

4、祕書工作：

像吃魚一樣小心謹慎;像釣魚一樣耐心細緻;像養魚一樣認真呵護;事前琢磨，事中緊張，事後反思。

5、祕書彙報要領：

詳細準備，簡單彙報，有問能答。

6、祕書禁忌：

不議領導是非;不介入領導矛盾;大事不越權，小事不推諉;守口如瓶。

7、祕書品德：

有操守而無官氣，多條理而少大言。知錢重而無心於錢，緊靠官而無意權。

8、祕書心理素質：

小事當大事做，看仔細。大事當小事做，看沉穩。處大事當如小事,處小事當如無事。聞奇不驚喜，遇急不張惶。挨批不氣餒，受寵不張揚。有罪學會受，有福也能享。遇強不顯弱，遇弱不顯強。對上要敬畏，對下要柔腸。何時都不可大厲聲色。

9、祕書智慧：

(1)用智慧分辨，哪些可改，哪些不可改。可改變的就努力去做，不可改變的就坦然接受。

(2)看清形勢，瞻前顧後，未雨綢繆，免得遇事驚慌。

(3)分清輕重緩急:重的用心做,急的先做快做,輕的緩的讓手下替着做。

(4)在崗一日，見好思齊。不貪財色，不戀權貴。

(5)結交各路英才!磨鍊能喝不醉!修煉文筆嘴皮!鍛造果敢銳利!

(6)形穩不乏朝氣，衣忌上司舉齊!尚若好文筆，切記留餘地。

(7)人生關鍵，莫聽雜言。尚有機會升遷，本崗自是跳板。幹工作時需如此定力，遇個人榮辱、升遷也該如此。沒機會別生氣 有機會別客氣 。

(8)長期愛崗，心力絞瘁。此崗不可久戀，祕齡最多三歲!!!

辦公室祕書工作技巧篇2

一、確認反饋階段的技巧確認就是接受任務，反饋就是彙報交付。 祕書接受任務後，需要確認。如領導佈置任務後，祕書應以最精煉的語言將任務複述確認後再去執行;接到一個會議通知電話，祕書應當向授話人複述一下電話內容;以傳真、郵件等非面對面方式向某人傳遞信息後，祕書應主動向對方確認是否收到，是否完整清楚，有無疑問等。確認時需要注意的細節，如果領導佈置的工作內容很簡單，祕書可以直接去做;如果領導佈置的工作內容較多，祕書就需要複述一遍，複述時要精煉、條理，同時可加入自己的理解，準備採取的方法等;如果接到電話，除了記錄、複述，還要想到領導可能會問的問題，因此要問清對方的姓名、電話號碼。

一項任務完成後祕書要及時向領導彙報，反饋工作的進度和結果。這也是贏得領導信任的基本途徑。 如果是以郵件形式佈置的任務，那完成後記回覆下郵件，答覆工作完成的進度。

反饋時需要注意的細節;反饋也有緩急之分，一項工作的完成情況是否必須立即反饋領導，不是憑祕書的感覺，而是看領導對這件事的關注程度和這件事本身的緊爭程度。如每月員工報下月網絡情況,所有人報完後,祕書有必要將一個彙總情況給經理看, 經理在最後報名期限截止前還可以做適當的調整.這個就需要抓住這個時間點了，晚了你想改也改不了了。

二、實施落實階段的技巧1、不忘事、不誤事、做好事祕書工作無小事。要做到不忘事，可以做這樣一些工作;把文件夾分成“已處理”、“待辦”、“臨時”三種並貼上不同顏色的標籤;對重要文件加鎖保管並及時處理;

準備一本記事本，每天下班前記錄次日要做的事，根據輕重緩急逐項完成;對重要性事務、週期性事務要提前記錄。如分行房租發票一般要兩至三個月開一次，這時間較長，你可能一忙就忘記了，這時你就有必要在你的手機設個提醒，或是在日曆上標個記號，到時就不忘事了。

不誤事的祕訣是分清事情的輕重緩急，做事講究次序。祕書要根據輕重緩急決定工作次序，有條有理地進行。受制約的工作置於前，自己支配的工作置於後;如這個統計表格領導需要一個小時內知道結果，那可以把自己整理檔案的事情先放一下，這個到月底前基本都可以。重大工作優先考慮集中精力做;日常工作分散做。整段時間用於處理複雜的需連續進行的工作;零星時間用於處理簡單的可間斷的工作。例如補備這個事情，需要我們集中精力不能出錯的，那麼就空出一段時間專心來完成，畢竟財務上的事馬虎不得的，而分行衛生整理，郵箱的查閱，辦公用品訂購，分行飲用水訂購這些，你完全可以抽那麼一些零散的幾分鐘就可以分段完成，也不會對整項事情有多大影響。

祕書應養成記錄工作時間使用情況的習慣，如星期一早的表格大約要花多少時間，每天盤點法律文書需時多少，辦公室整理要花多少時間，當你常握了這些平時的時間後，你就可以適當調整優化，進一步提高工作效率。

不忘事與不誤事都爲做好事服務的，把每件事情做好纔是祕書工作的最終目的。做好事要善於抓大放小，做好重要的事情，要用80%的精力做20%重要的事情，用20%的精力做80%不太重要的事情。對80%不太重要的事情要善於藉助外力，如業務員常常問的一些問題，你可直接將問題整理好，打印張貼，再有人問可以讓他們自己查看，這樣省時省力，而且一目瞭然;

要善於合理利用時間，性質相同或相近的工作可以集中處理，如我們平時需要登記白聯的使用情況，那你可以收集好等你交財務前一天集中登記，黃聯回收在CTM登記這事情，也可以如法操作，這樣比你每次一有黃單或白聯就要長開系統登記更有效率，當然這對開票比較多的分行更明顯。

2、祕書接受任務時，首先要分清是否是屬於自己職責範圍，是否是領導交辦的事。祕書應做好該做的事，也要對不該做的事說“不”，要藝術性地學會拒絕。這不僅可以幫助對方掌握辦事規律，承擔應負的責任，也可以保證全局工作的順利進行。但祕書還應該明白，不該做的事並不等於“可以不做的事”，在分清職責的前提下，要善於幫助他人、與人合作、互助互通，學會平衡各種人際關係。

準確是不失誤，及時是不耽誤。祕書不要過於糾結任務的最後期限，因爲祕書隨時會接受新的任務，領導也隨時可能將工作的最後期限提前，使你措手不及。領導一般考慮的不是離最後期限你還有多少時間，而是在此前已經給了你多少時間。所以作爲祕書，你應該儘量的提前完成你的工作，使你自己處在隨時都能接受新任務的狀態，這樣的人會是所有領導都歡迎的。

辦公室祕書工作技巧篇3

一、能力是基礎

祕書工作是一個施展綜合才能的舞臺。我們寒窗苦讀來的知識，我們的應變能力，我們的決斷力，我們的適應力以及我們的協調能力將在這樣的一個舞臺上得以展示，所以，我認爲綜合能力的具備是做好祕書工作的基礎。

1、作爲辦公室文祕人員，必須具備“專與廣”的知識。

祕書工作沒有盲區，只要領導工作有可能涉及的領域， 祕書就不能說“不”。比如，作爲一名分管工業經濟的政府領導的祕書，首先要具備作爲祕書的一些基本素質，如語言文字表達能力、文電處理能力、會務接待能力等。其次要熟悉工業經濟、市場經濟以及從國家到地方的相關政策法規、本地區經濟運行狀況等方面的知識。不能說出話來、寫出文稿來處處是“雷區”、句句是“外行話”。再次要對除此以外的政治、歷史等其他領導工作可能涉及的領域有所瞭解。因此，祕書必須是多面手，不僅要對其他相關方面的知識有所瞭解，而且要做到廣。只專不廣或只廣不專都難以勝任祕書工作。

2、具備良好的人際關係和協調能力

祕書每天都要和上司、同事、來賓、部門等接觸和打交道，因此必須樂業敬羣，以優雅的舉止談吐和高素質的涵養創造良好的人際關係，從這個意義上說，祕書應當是一位出色的公關人員。

特別是和領導的相處中，更應該處理好自己和領導的關係。理順與領導的關係，尊重而不奉承吹捧，主動而不越位脫軌，服從而不盲從附和。祕書工作是上情下達、下情上報的樞紐，有調度、協調、綜合加工的作用。同時由於祕書往往跟領導走得很近，不僅在許多方面直接參與領導決策，而且還掌握着包括領導個人隱私的一些鮮爲人知的祕密。所以，祕書在公共場合活動時要注意內外有別、把握分寸，對什麼該說什麼不該說，必須心中有數，不能爲了譁衆取寵、一時興趣而口無遮攔。否則，不僅會泄露一些工作祕密，而且還可能損害領導者的形象，於工作、於己都不利。有人說祕書是領導的一面鏡子，不可避免要打上領導的烙印。在旁觀者眼裏，祕書的言行舉止折映出領導的爲人風格。因此，祕書謹言慎行，時刻牢記自己的一言一行不是個人行爲，若行事只顧打自己的小算盤或藉機謀利，就會不僅害了自己，誤了工作，幫了倒忙，也敗壞了領導的名聲，甚至會帶來嚴重後果。組織安排我們爲領導服務，是信任，也是考驗。因此，要經得住考驗，純淨自己的心靈，端正自己的人生觀。

一個祕書要有清醒的政治頭腦，在重大原則和大是大非面前不能糊塗，不能人云亦云，更不能見風使舵，左右搖擺，隨隨便便發表議論。做祕書要打牢基礎，端正根本，“本立而道生。”要通過黨性鍛鍊，來加強自身修養，堅定政治信念，牢固樹立起正確的世界觀，人生觀，價值觀，在關鍵時刻能審時度勢，看清方向，把握住自己，這是做祕書必備的首要素質。

二、態度是保障

在工作中，不管做任何事，我們都應該將心態迴歸到零，把自己放空，抱着學習的態度，將每一次工作都視爲新的開始，一段新的體驗，一扇成功的機會之門。如果視工作如雞肋，食之無味，棄之可惜，做得心不甘情不願，於公於私都沒有裨益。所以我們對待工作的良好態度就是我們能夠好好工作的保障。工作態度是衡量一個工作人員是否敬業的重要標準，假如一個工作人員連基本的工作態度——熱愛本職工作、積極主動、有責任心、幹事不拖拉都沒有的話，他又如何能對本職工作盡職盡責呢?

在祕書這個職位上，大多是一些瑣碎重複的工作，因而祕書在工作中可能會遇到與上司溝通不好、上司給的某份工作感覺吃力、對瑣碎重複的工作感到怨煩等方面的挫折。古曰“天降大任於斯人也，必先苦其心志，勞其筋骨，餓其體膚，空乏其身，行拂亂其所爲，增益其所不能。” 遇到挫折時應進行冷靜分析，從客觀、主觀、目標、環境、條件等方面，找出受挫的原因，採取有效的補救措施。樹立一個辯證的挫折觀，經常保持自信和樂觀的態度，要認識到正是挫折和教訓才使我們變得聰明和成熟，正是失敗本身才最終造就了成功。學會自我寬慰，能容忍挫折。要心懷坦蕩，情緒樂觀，發奮圖強。善於化壓力爲動力，改變內心的壓抑狀態，以求身心的輕鬆，從而讓目光面向未來。同時，讓而不爭，勤而不怨，盡心政務是祕書的本份。祕書熬夜守更，傷神累心是家常便飯，平時應高標準，嚴要求，早來一點，晚走一步，多幹一點，幹好一點。工作不推三擋四，拈輕怕重，但凡定下來的事就要立說立行，說到做到，不能虎頭蛇尾，半途而廢。特別是接人待物，辦文辦會，處理公務，要精益求精，慎重周詳，抓綱舉目，不出紕漏。要牢固樹立愛崗敬業，無私奉獻精神，恪盡職守，兢兢業業，全身心投入到工作中去。

單位是一條大河，我們是一條小河。積極努力，盡職盡責做好自己的工作，將工作視作最大樂趣，全身心投入工作之中，纔會激發自己潛能，爲單位多做貢獻，單位這條大河纔會波濤洶涌，小河纔不會乾涸。每個人都渴望成功，然而，成功從來不是一蹴而就的，需要我們拼搏纔會贏得。而這種拼搏動力來自於我們積極進取的心態，消極被動的態度是對單位不負責任，對自己的未來不負責任。單位和個人之間都是相輔相成的，單位和個人的利益是緊緊相連的，自己努力的付出，單位得到了發展，我們會得到豐厚的回報，同時自己也獲得了比物質回報更加珍貴的東西：尊重。

三、熱情是動力

熱情是夢想飛行的必備燃料。這種燃料一旦被點燃，將讓你的引擎在飛行期間生氣勃勃地持續運轉。有史以來，熱情驅使着世界上最傑出的人士，爲追求“自我實現”而在他迷戀的領域裏達到人類成就的巔峯，同時推動社會的進步。

如果你不能使自己的全部身心都投入到工作中去，你無論做什麼工作，都可能淪爲平庸之輩。成功與其說是取決於人的才能，不如說取決於人的熱忱。這個世界爲那些真正具有責任感和自信心的人大開綠燈，到生命終結的時候，他們依然熱情不減當年。無論出現什麼困難，無論前途看起來是多麼的暗淡，他們總是相信能夠把心目中的理想圖景變成現實。

如果不能使自己的全部身心都投入到工作中去，那麼你無論做什麼工作，都可能淪爲平庸之輩。做事馬馬虎虎，只有在平平淡淡中了卻此生。如果是這樣，你的人生結局將和千百萬的平庸之輩一樣。一個人缺乏熱忱，一定是一個無精打采的人，即使所有的機會都來到身邊，也會稀裏糊塗地把它們喪失殆盡。

工作就是充滿熱情，工作就是付出努力。正是爲了成就什麼或獲得什麼，我們才專注於什麼，並在那個方面付出精力。從這個本質的方面說，工作不是我們爲了謀生纔去做的事，而是我們用生命做的事，要做好工作，就一定要培養熱情工作的習慣。我們只有把工作當成一種樂趣，成爲生活中的不可缺少的要素，纔不會覺得有負擔，才能使人的思路敏捷充滿活力，精力充沛。緊張有序的工作環境，能充分調動人身上的各種積極因素，把人塑造得規範、強健、靈敏、富於理性。工作充滿快樂、壓力、拼搏、淚水……使人生變得豐富多彩，工作的成果不但爲社會創造了價值，同時還爲家庭創造了財富。工作就是讓人憑藉熱情找到自己的智慧和潛能，發揮自身的才能，從而獲得自我價值，讓自己釋放着內在的美和光亮。

四、學習是源泉

我們所擁有的能力，無論是創造力、決策力還是敏銳的洞察力，決非一開始就擁有，也不是一蹴而就，而是在長期的工作中學習得到的。作爲祕書，更應該不斷努力的學習“充電”，積極的“更新”自己的思想，站在改革發展的角度看問題，才能抓住全局，成爲一名合格稱職的祕書。

1、刻苦學習，努力提高文字水平。

祕書一般不要求有倚馬萬言的才氣，但應該有相當紮實的文字功底。祕書最忌諱不學無術，有爲纔有位，在學習上不能有絲毫懈怠，必須抓緊時間，刻苦鑽研，蓄勢待發。學習要珍分惜秒，知難而進，廣泛涉獵，博覽羣書。最好多聯繫思想和工作實際，學以致用。

2、祕書要有豐盈的儲藏，必須在學習中積累。

“天才在於積累”。要做一名合格的祕書，必須在積累材料上下一番苦功。一是思想觀點的積累。思想觀點具有繼承性，借鑑別人的東西，開闊自己的思維，豐富自己的頭腦。無論是看東西，還是聽講話，或者閒談，只要發現好的思想觀點，就隨時記下來，日積月累，就成爲寫材料的良師益友;二是數據的積累。事實證明，數據是非常有價值的材料。所以要逐年積累，經常分析、研究，一方面從中發現有價值的信息，另一方面恰當運用這些數據，使寫出來的材料更有說服力。三是正反典型的積累。典型具有多種功能，先進典型如同一面旗幟，給人以導向，給人以激勵，給人以啓迪，給人以示範，它是先進思想的凝聚，影響社會各個方面，感染力強。反面典型如同一面鏡子，給人以教訓，給人以深思，給人以財富，典型材料積累多了，寫講話、寫報告，就思如涌泉，論證有力，就事論理，思想深邃。實踐證明，只有通過積累，才能不斷豐富知識，增強素質，提高寫作水平，才能真正成爲一名合格的祕書。

3、深邃的思想觀點是當好參謀之本，做好祕書工作之魂。

只有思想深邃，當參謀纔有灼見，寫東西才能精深，工作才能卓有成效。爲此，做好祕書就得不斷努力的學習“充電”，積極的“更新”自己的思想，認識不能停留在表象上或被假象所迷惑，要能透過紛繁的外在現象看到問題的本質，不僅瞭解事物的現狀，還能根據事物發展趨勢有所預測。認識事物最重要的一點，就是把看到事物諸多方面的現象，聯貫起來思索，從整體上加以分析。新的思想和觀點，不是“閉門造車”，別出心裁，更多的還是對實踐中提出的問題有所提煉、概括和昇華。如能從司空見慣的現象中講一點與衆不同的見解，講人人心中所想、筆下所無的東西;能把一些分析的意見，進行系統歸納和概括;能把原則性思想觀點具體化，能把領導的思想和意見進行深化和完善;能從理論和實踐結合上說明問題，能提出突破性措施和建議等等，這些都是“創新”。角度是觀察問題的立腳點。角度不同，對問題的認識就不同。正如古語所說：“橫看成嶺側成峯，遠近高低各不同。”這說明看問題的角度是非常重要的，要寫好材料，必須把握好自己看問題的角度。

當前，在社會變革和經濟發展時期，祕書工作也面臨許多新情況、新特點、新問題，迫使自身要改革創新，就像其他一切事物一樣，只有不斷地發展和進步，才能適應新形勢的需要。我從事辦公室工作的時間不長，只能夠通過這一段時間以來的工作摸索和實踐，對如何做好祕書工作談一點膚淺的認識，不足之處，尚待領導指正。