會前工作大綱

1．安排會議主題或議題

會議主題是會議要討論的主要問題和要議定的事項，它決定着會議的性質和方向，是會議目標的體現。議題是對會議主題的細化，是由領導決定的。確定主題的主要方法有：一是要有確實的依據，二是必須要結合本單位的實際，三是要有明確的目的。提出議題有兩種情況：一是由領導提出，二是領導提出會議的目標和要求，由祕書部門向所屬單位徵求意見，經篩選整理後，報領導審定。會議的議題無論是領導提出的，還是祕書部門徵求意見整理的，都應建立在調查研究、實事求是的基礎上，儘量避免主觀性和片面性，使其科學合理，具有較強的針對性。

2．確定會議相關事項

1)確定會議名稱

有些會議的名稱是固定的，如代表會議、辦公會議等，有些會議的名稱則是不固定的。會議名稱應當根據會議的議題或主題來確定，即要名副其實。會議的名稱一般由以下幾個部分組成。

(1)會議主辦單位的名稱。

(2)會議的主題。

(3)會議的類型。

例如，“××集團公司經貿洽談會”這個名稱，其中，“××集團公司”是會議主辦單位的名稱，“經貿”是會議的內容或主題，“洽談會”是會議的類型。另外，有的會議名稱還可以包括時間和範圍等因素。例如，“××集團公司×年全體員工總結大會”，其中，“×年”是會議內容針對的時間，“全體員工”是會議的範圍，“總結大會”表明了會議的類型。會議名稱要用精練的文字高度概括出會議的主題，使人一目瞭然。

2)確定會議的規模和規格

會議規模與規格的確定依據是會議的內容或議題。內容和議題需要多大的規模就上多大的規模。同時，應當本着精簡效能的原則來確定會議的規模與規格，即中、小規模，中、低檔次的規格能夠解決問題的，儘量不上大規模和高規格。

3)提出參加會議的範圍或人員名單

在確定會議規模與規格的基礎上，提出參加會議的範圍或人員名單。這就是說，多大規模、何種規格檔次的會議應當由何種層級或何種身份的人蔘加，這裏所說的層級，一般是指參加會議人員的級別、地位；這裏所說的身份，卻並不完全在於某人職位級別的高低，而是在於會議的需要。目前，社會上有些單位辦會，動不動就請上一大堆“名人”，其實與會議的內容毫不相關，只是想借“名人”提高企業的知名度，這樣做雖然可能會引起一時轟動，但增加了成本，很可能造成不必要的浪費。還有個別單位和地區存在着“陪會”現象，即應該一位領導出席會議，但實際上卻帶着祕書、司機、家屬等一行人，不僅給會議主辦單位造成很大壓力，更給與會者單位造成了不必要的經濟負擔。因此，在擬定會議範圍或人員名單時，應儘量避免類似情況的出現，將真正應當參加會議的人員列入名單，無關人員應排除在外。

3．擬訂會議的時間與會期

1)提出會議召開的時間

召開會議的時間應當在會議議題確定下來之後確定，原則上應儘量趕早不趕晚，但也要注意以下幾點。

(1)要根據會議的主持人或主辦會議單位的主要領導人及被邀請的主要領導人或貴賓是否能夠出席會議來確定時間。

(2)主要領導人出差、旅行的當天或返回的當天最好不召開會議，緊急會議可以除外。

(3)會見會談性會議應當事先同主、賓雙方商議之後再確定會議召開的時間。

2)確定會期

會期是指召開會議時間的長短。確定會期應當與會議的內容緊密相聯。即內容多，議題複雜，需要與會人員充分發表意見的會議，會期可長一些，反之可短些。確定會期也應當遵循精簡效能的原則，儘量開短會。爲此，可以採取限定發言時間的做法，以提高會議的效率。

4．擬訂會議的議程與日程安排

1)擬訂會議議程

擬訂會議議程應當簡明概略，並冠以序號將其清晰地表達出來。代表會議的議程還要經代表大會的預備會議或主席團會議通過之後才能正式生效。

一般議程的順序如下。

(1)宣佈議程。

(2)說明人員缺席情況。

(3)宣讀並通過上次會議的備忘錄。

(4)財務主管報告。

(5)其他報告。

(6)新的議題。

(7)有關人事任免。

(8)提名並選舉新的負責人。

(9)通知有關事項。

(10)宣佈休會。

2)安排會議日程

會議日程是指會議議程在時間上的具體安排。會議日程多采用表格式，將會議議程分別固定在會議期間每天的上午、下午、晚上3個單元裏，使與會者一目瞭然地看清日程安排，以便按統一的規定參加會議的活動。因此，擬訂會議日程要明確具體，並準確無誤。日程安排大體包括時間(可具體到×小時×分鐘)、內容和地點。

3)案例——簡明的會議議程

“祕書工作”市管理協會技術訓練專題研討會議議程

一、專題報告：《當代發達國家經營技術訓練情況與發展趨勢》

二、銷售與服務訓練演示

三、座談討論

四、大會交流

實例

時間安排：

上午：8:00 8:15 10:00 11:00

中午：12:00

××市管理協會技術訓練中心祕書處

“祕書工作”×年×月×日

會議日程安排

××市管理協會技術訓練專題研討會日程安排

內容安排：

報到

報告會××

銷售訓練演示

服務訓練演示

午餐

地點：××飯店一樓大廳

飯店五樓會議廳

下午1:30

分組研討

第一組六樓會議室

第二組七樓會議室

第三組八樓會議室

“祕書工作”飯店五樓會議廳

5．準備會議文件

會議文件的準備工作主要是起草和印發。起草的文件主要有開幕詞、講話稿、工作報告、決議草案。起草的原則有的是祕書人員負責起草，有的是由祕書協助領導起草，有的是由祕書配合業務部門起草。承擔文件起草的祕書應瞭解會議宗旨和會議的全面情況，緊緊圍繞會議中心，力爭較好地完成任務。

文件的印製、分發應認真負責，保證質量，不出差錯。

6．落實後勤工作會務

後勤服務是會務工作中不可忽視的環節，特別是一些內容重要、規格高、參加人數較多的會議，如果後勤工作做得不好，將會嚴重影響會議效果。

準備階段的後勤服務應做好以下工作。

(1)會議經費項目預算。主要包括會場租金、場地佈置、文件印刷、辦公用品、住宿、伙食補貼、交通、娛樂費用等。在預算時，應堅持節約原則，精打細算，減少開支，嚴格遵守有關規定，不任意提高開支標準。

(2)落實食宿，安排交通，做好衛生保健工作。

(3)製作會議證件。會議證件包括代表證、出席證、列席證、工作證等。這些證件都應事先印製好，以便及時發給與會者和工作人員。

(4)制定會議的值班工作與保密工作方案。