辦公室工作人員如何接聽電話

辦公室工作無小事。辦公室起着上傳下達，協調各方的作用，接聽電話是辦公室的一項重要工作。接聽電話看似簡單，如果工作不細心，出了差錯，就會影響工作，影響機關形象。

在接聽電話時，首先要說，“您好，這裏是某某單位，請問您有什麼事？請問您找誰？”。接到的電話主要有以下三種情形。

一是上級或有關單位下達通知。接電話人員必須認真聆聽，並做好記錄。如果是會議通知，要將“會議時間、地點、內容、參加人員、下發通知的單位和人員”等六要素記錄清楚，缺一不可，有模糊不清的，要及時詢問，記錄清楚後要及時向辦公室主任彙報。

二是羣衆諮詢政策或反映問題。對羣衆諮詢的政策，能夠當即予以解答的，要認真給予解答，對有關政策掌握不準的，要告知不能解答的原因，不能信口開河。可以告知羣衆有關業務科室的電話，爲羣衆進行進一步的解答。對羣衆反映問題的，要認真進行記錄，並記清楚羣衆的姓名和聯繫方式。羣衆反映問題報有關領導或科室解決後，要及時對羣衆進行信息反饋。

三是接聽找領導的電話。辦公室經常接到找領導的電話，特別是長途電話，這些電話一般就是問，您這兒局長是誰？或是某某嗎？他在不在啊？他手機號是多少啊？這樣的電話必須慎重處理，要先用“請問您怎麼稱呼？、您有什麼事嗎？”問清對方的姓名及單位，先後說“您稍等，我看看領導在不在”之類的話，去請示有關領導，看看領導是否接聽電話，如果領導不便接聽，可以用“我們領導正在開會，我們領導出差了”來婉拒，如果對方還要領導手機號碼的話，可以用“對不起，領導的電話不方便告訴您，有事您就打辦公室電話吧”來推辭。貿然然將領導的有關情況告知陌生人，可能會給領導造成被動。特別是推銷產品的，如果經常給領導打電話，就會浪費領導很多的時間，讓領導煩感。

總結接電話必須做到：認真仔細、謙遜禮貌、機敏靈活。