行文規則的含義

行文規則是指各級機關公文往來時需要共同遵守的制度和原則。遵守這一原則，有利於公文傳遞方向正確、線路短捷有效，避免公文旅行，阻止部分公文進入不必要的流通過程，抑制無價值公文的產生。行文規則規定了各級機關的行文關係，即各級機關之間公文的授受關係，它是根據機關的組織系統、領導關係和職權範圍來確定的。

機關之間的工作關係是由各自的組織系統或專業系統歸屬、地位、職責、權利範圍等因素決定的。它對行文關係有決定性的影響，規定着公文傳遞的基本方向。機關之間的工作關係有如下幾種類型：第一類，處於同一組織系統的上級機關與下級機關存在領導與被領導的關係。第二類，處於同一專業系統的上級主管業務部門與下級主管業務部門之間存在指導與被指導關係。第三類，處於同一組織系統或專業系統的同級機關之間的平行關係。如全國各某某、自治區、直轄某地人民政府之間。第四類，非同一組織系統、專業系統的機關之間，無論級別高低，均爲不相隸屬關係。如軍事機關與各級地方人民政府之間。

根據公文授受機關的工作關係不同，可以將公文劃分爲上行文、下行文和平行文。上行文和下行文主要存在於以上第一類和第二類工作關係類型中，上行文是指下級機關向上級機關發送的公文，如報告、請示等；下行文正好相反，是上級機關向下級發送的公文，如批覆、指示等。平行文存在於以上第三類和第四類關係類型中，同級機關和不相隸屬機關相互發送公文都是平行文，如函等。

公文標題中常見病例分析

標題是行政公文的重要組成部分，它要求主旨鮮明、重點突出、文字簡潔、格式規範，是擬寫案卷標題和編制檔案檢索工具的唯一依據。據此，須精心製作。但是，有相當一部分公文標題存在病句，最常見的有兩大類：一是語句不合語法規範；二是請示、函、報告三者混淆使用。結合具體病例分析如下：

一、語句不合語法規範

例1、“祕書工作”部、“祕書工作”部、“祕書工作”部、“祕書工作”部優先提高有突出貢獻的中青年科學技術管理專家生活待遇的通知。

例2、“祕書工作”高校關於進一步搞活校產辦集體企業有關政策的試行辦法。

例3、“祕書工作”高校關於加快發展本院彩色印刷品生產若干措施的通知。

例4、“祕書工作”某某教育廳關於加快和深化普通高校教育體制改革若干問題的試行意見。

例5、“祕書工作”高校關於認真做好一九九四年表彰優秀教師和教育工作者的通知。

病例分析：

例1的介詞“關於”應用未用。以標題中四個機關聯合發文，其辦文意圖應是面向全國各單位的，但也可理解爲只是面向本系統，易產生歧義，其原因是在發文機關與理由之間缺少了介詞“關於”，應補上。

例2的動賓搭配不當。此標題中心詞爲“試行辦法”，其限定部分爲“關於”引導的介詞詞組，“進一步搞活校產辦集體企業有關政策”，“搞活”的賓語應是“企業”而不能是“有關政策”，“有關政策”緊接賓語之後，則需要另有一個動詞與之搭配，因爲“政策”只能是貫徹執行，而不能是“試行”，“試行”的只能是“辦法”而不能是“政策”。

例3的動賓搭配失當，文種使用不當。此標題“加快發展”的賓語應是“彩色印刷品”而不能是“若干措施”，閱文件內容有“決定採取以下措施”等語，應使用“決定”、“規定”。若使用“措施”等是非規定文種，應另擬發文通知，並隨通知附發。

例4的標題有多項錯誤：1、動賓搭配不當，標題限定部分“加快和發展”的賓語應是“普通高校教育體制改革”而不能是“若干問題”。“若干問題”需另外用一個動詞與之搭配，2、在沒有適配動詞與之搭配的情況下，“若干問題”被迫充當限定部分的中心詞，而“若干問題”不能限定“試行意見”；3、“意見”本屬於導向性和參考性文書，不具強制性，在“意見”之前再加上“試行”實屬多餘。

例5缺賓語。此標題動詞是“做好”後面缺少賓語“工作”應補上。

二、請示、函、報告三者混淆

例6、“祕書工作”關於申請解決更換一臺鍋爐並大修一臺鍋爐的報告。

例7、“祕書工作”關於申請1995年公費醫療補助費的報告。

例8、“祕書工作”關於元旦文藝聯歡會所需經費的報告。

病例分析：

例6的標題內容十分明確，就是要求解決問題，關鍵詞是“請示”，“請示”的標題可直接準確概括出“請示”的內容，使人一目瞭然。正確的作法應是將“報告”兩字替換爲“請示”。

例7的標題內容是某高校請求某某地批准“醫療補助費問題”，他們之間不屬於隸屬關係，是屬於平行關係。《國家行政機關公文處理辦法》中明確指出“相互商洽工作、詢問和答覆問題，向有關主管部門請求批准等應用"函"”。該文件是屬於請求批准“函”性公文，理應刪除“報告”，將“報告”兩字改爲“函”。

例8的標題顯然是學院下屬單位向上級主管部門請求解決經費的問題。《辦法》中規定，向上級機關請求指示和批准應該用“請示”。此文是屬於請示性公文，“報告”兩字應改爲“請示”。