辦公自動化論文範文3篇

辦公自動化是20世紀70年代中期迅速發展起來的一門綜合性學科。辦公自動化技術是對傳統辦公方式的一次革命,是社會信息化的重要標誌。本文是本站小編爲大家整理的辦公自動化的論文範文，僅供參考。

辦公自動化論文範文篇一：

論辦公自動化在生活中的應用

文章摘要

隨着信息科學技術的飛速發展，辦公自動化系統在技術和應用上都得到了更高層次的發展，人們逐漸意識到對辦公管理系統的運用可以使日常辦公工作更加方便、快捷和高效。而辦公活動重要性的日漸突出,也引起了企業管理者的普遍重視，他們越來越感覺到沒有信息技術支持的企業管理是力不從心的，因而辦公自動化系統應運而生。長期以來,人們對以紙質文件爲中心的傳統辦公方式習以爲常。這不僅耗費了大量的人力、物力、財力，而且效率低、時效性差、容易出錯，不利於企業長期穩定、高效的發展。然而應用新型的辦公自動化系統能夠將人從繁瑣、無序、低序、低端的工作中解放出來從事核心事務，整體提高了企業辦事的工作效率和對信息的可控性，很好地規範並改進了現有的企業管理，降低了辦公成本，提高了執行力，使管理趨於完善，企業更具有競爭力。

關鍵詞：科學 辦公自動化 工作效率

前言

辦公自動化是信息社會的一種新型辦公方式，它將現代化辦公和計算機網絡功能結合。隨着信息技術的發展，辦公自動化在行政企事業單位的管理、經營活動中發揮着日益重要的作用。通過網絡，組織機構內部的員工可跨越時間、地點協同工作。通過辦公自動化系統所實施的交換式網絡應用，使信息的傳遞更加快捷和方便，從而極大地擴展了管理手段，實現了運營的高效。辦公自動化是信息化社會最重要的標誌之一，它將人、計算機和信息三者合爲一個辦公體系，構成一個服務於辦公業務的人機信息處理系統。通過使用先進的機器設備和技術，辦公人員可以充分利用各種辦公信息資源，從而提高辦公效率，使辦公業務從事務級進入管理級，甚至輔助決策，將辦公和管理提高到一個嶄新的水平。

1、辦公自動化的介紹

1.1、辦公自動化的基本概念

辦公自動化(Office Automation,簡稱OA)是將現代化辦公和計算機網絡功能結合起來的一種新型的辦公方式。辦公自動化沒有統一的定義，凡是在傳統的辦公室中採用各種新技術、新機器、新設備從事辦公業務，都屬於辦公自動化的領域。在行政機關中，大都把辦公自動化叫做電子政務，企事業單位就大都叫OA，即辦公自動化。通過實現辦公自動化，或者說實現數字化辦公，可以優化現有的管理組織結構，調整管理體制，在提高效率的基礎上，增加協同辦公能力，強化決策的一致性，最後實現提高決策效能的目的。

計算機的誕生和發展促進了人類社會的進步和繁榮，作爲信息科學的載體和核心，計算機科學在知識時代扮了重要的角色。在行政機關、企事業單位工作中，是採用Internet/Intranet技術，基於工作流的概念，以計算機爲中心，採用一系列現代化的辦公設備和先進的通信技術，廣泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存儲和使用信息，使企業內部人員方便快捷地共享信息，高效地協同工作;改變過去複雜、低效的手工辦公方式，爲科學管理和決策服務，從而達到提高行政效率的目的。一個企業實現辦公自動化的程度也是衡量其實現現代化管理的標準。中國專家在第一次全國辦公自動化規劃討論會上提出辦公自動化的定義爲：利用先進的科學技術，使部分辦公業務活動物化於人以外的各種現代化辦公設備中，由人與技術設備構成服務於某種辦公業務目的的人一機信息處理系統。

1.2、辦公自動化的三大特性

OA的核心即爲ezOFFICE(easy office)，強調的就是辦公的便捷方便，提高效率，所以，作爲辦公軟件，就應具備三大特性：易用性、健壯性、開放性。

(1).易用性——沒有全面的應用做基礎，一切都是空談。

(2).健壯性——必須具備超大用戶、高併發應用的穩定性。

(3).開放性—能夠與其它軟件系統完成必要的關聯性整合應用。

1.3、辦公自動化的發展現狀

我國辦公自動化自70年代開始發展，到90年代末期大致經歷了六個發展階段：

(1).硬件配置階段

70年代末，企業辦公過程中普遍使用的辦公設備如傳真機、打字機、複印機等，標誌辦公自動化系統開始興起。

(2).數據處理自動化

80年代中期開始，MIS(管理信息系統)的發展標誌OA進入數據處理自動化的第2代OA階段。

(3).C/S架構下工作流程自動化階段

伴隨着企業內部局域網的興起，第3代OA開始關注並實施企業不同部門間工作流程的自動化。

(4).B/S無障礙工作流程自動化階段

90年代中期開始，隨着Internet技術的興起，第4代OA實現了移動辦公，企業資源不再受到通訊技術的限制。

(5).協同工作型辦公自動化

90年代末期開始，旨在實現項目團隊協同、部門之間協同、業務流程協同與辦公流程協同、跨越時空協同的第5代OA興起，其核心即爲KM(知識管理)。

(6).協同發展型辦公自動化

是一種領先的企業管理思想，在實現方式上仍以工作流自動化Workfiow及KM爲核心。

1.4、辦公自動化的主要內容

辦公自動化中軟件主要包括：word、excel、PowerPoint等辦公軟件的操作和使用

1.4.1、Word的概念簡介

Word是由Microsoft公司出版的一個文字處理器應用程序。它最初是由Richard Brodie爲了運行DOS的IBM計算機而在1983年編寫的。隨後的版本可運行於Apple Macintosh (1984年),SCO UNIX，和Microsoft Windows (1989年)，併成爲了Microsoft Office的一部分。

1.4.2、Word的功能介紹

(1).所見即所得

用戶用Word軟件編排文檔，使得打印效果在屏幕上一目瞭然

(2).直觀的操作界面

Word軟件界面友好，提供了豐富多彩的工具，利用鼠標就可以完成選擇，排版等操作。

(3).多媒體混排

用Word軟件可以編輯文字圖形、圖像、聲音、動畫，還可以插入其它軟件製作的信息，也可以用Word軟件提供的繪圖工具進行圖形制作，編輯藝術字，數學公式，能夠滿足用戶的各種文檔處理要求。

(4).強大的製表功能

Word軟件提供了強大的製表功能，不僅可以自動製表，也可以手動製表。Word的表格線自動保護，表格中的數據可以自動計算，表格還可以進行各種修飾。在Word軟件中，還可以直接插入電子表格。用Word軟件製作表格，既輕鬆又美觀，既快捷又方便。

(5).自動功能

Word軟件提供了拼寫和語法檢查功能，提高了英文文章編輯的正確性，如果發現語法錯誤或拼寫錯誤，Word軟件還提供修正的建議。當用Word軟件編輯好文檔後，Word可以幫助用戶自動編寫摘要，爲用戶節省了大量的時間。自動更正功能爲用戶輸入同樣的字符，提供了很好的幫助，用戶可以自己定義字符的輸入，當用戶要輸入同樣的若干字符時，可以定義一個字母來代替，尤其在漢字輸入時，該功能使用戶的輸入速度大大提高。

(6).模板與嚮導功能

Word軟件提供了大量且豐富的模板，使用戶在編輯某一類文檔時，能很快建立相應的格式，而且，Word軟件允許用戶自己定義模板，爲用戶建立特殊需要的文檔提供了高效而快捷的方法。

(7).豐富的幫助功能

Word軟件的幫助功能詳細而豐富，Word軟件提供的形象而方便的幫助，使得用戶遇到問題時，能夠找到解決問題的方法。爲用戶自學提供了方便。

(8)工具支持

因特網(internet)是當今計算機應用最廣泛、最普及的一個方面，Word軟件提供了Web的支持，用戶根據Web頁嚮導，可以快捷而方便地製作出Web頁(通常稱爲網頁)，還可以用Word軟件的Web工具欄，迅速地打開，查找或瀏覽包括Web頁和Web文檔在內的各種文檔。

(9).超強兼容性

Word軟件可以支持許多種格式的文檔，也可以將Word編輯的文檔以其它格式的文件存盤，這爲Word軟件和其它軟件的信息交換提供了極大的方便。用Word可以編輯郵件、信封、備忘錄、報告、網頁等。

(10).強大的打印功能

Word軟件提供了打印預覽功能，具有對打印機參數的強大的支持性和配置性。

1.4.3、Excel的概念簡介

Microsoft Excel是微軟公司的辦公軟件Microsoft office的組件之一，是由Microsoft爲Windows和Apple Macintosh操作系統的電腦而編寫和運行的一款試算表軟件。Excel 是微軟辦公套裝軟件的一個重要的組成部分，它可以進行各種數據的處理、統計分析和輔助決策操作，廣泛地應用於管理、統計財經、金融等衆多領域。

1.4.4、Excel的作用和意義

使用Microsoft Excel可以執行計算，分析信息並管理電子表格或網頁中的數據信息列表。

1.4.5、PowerPoint的概念簡介

Powerpoint簡稱PPT。用戶不僅在投影儀或者計算機上進行演示，也可以將演示文稿打印出來，製作成膠片，以便應用到更廣泛的領域中。利用Powerpoint不僅可以創建演示文稿，還可以在互聯網上召開面對面會議，遠程會議或在網上給觀衆展示演示文稿。 Powerpoint的功能利用Powerpoint做出來的東西叫演示文稿，它是一個文件，其格式也叫.ppt格式。演示文稿中的每一頁就叫幻燈片，每張幻燈片都是演示文稿中既相互獨立又相互聯繫的內容。

1.4.6、PowerPoint的作用和優勢

(1).使用 Microsoft Office Fluent 用戶界面更快地獲得更好的結果

(2).創建功能強大的動態 SmartArt 圖示

(3).通過 Office PowerPoint幻燈片庫輕鬆重用內容

(4).與使用不同平臺和設備的用戶進行交流

(5).使用自定義版式更快地創建演示文稿

(6).使用 Office PowerPoint和 Office SharePoint Server 加速審閱過程

(7).使用文檔主題統一設置演示文稿格式

(8).使用新的 SmartArt 圖形工具和效果顯著修改形狀、文本和圖形

(9).進一步提高 PowerPoint 演示文稿的安全性

(10).同時減小文檔大小和提高文件恢復能力

2、辦公自動化在生活中的應用

2.1、辦公自動化在企業中的應用

(1)傳統辦公模式

大部分中小企業自成立至今，辦公模式爲傳統的辦公模式並主要以紙介質爲主，在信息革命的浪潮中，顯然已經遠遠不能滿足高效率、快節奏的現代工作和生活的需要。

(2)網絡辦公模式

現有網絡辦公自動化系統和大型信息管理系統中，企業業務流程重組或者是文件流轉功能都是核心功能。同時企業辦公主要是一個文件流轉的過程，所有的辦公事務都可以抽象成一個數據庫對象。

(3)中小企業辦公模式的現狀

如今普遍使用計算機來提高員工的工作效率，但是在需要許多員工一起協同工作環境中，公司更需要提高整體的工作效率，利用網絡通訊基礎及先進的網絡應用平臺，建立一個安全、可靠、開放、高效的信息網絡和辦公自動化、信息管理電子化系統，爲管理公司提供現代化的日常辦公條件及豐富的綜合信息，實現檔案管理自動化和辦公事務處理自動化，以提高辦公效率和管理水平，實現公司各部門日常業務工作的規範化、電子化、標準化，實現信息的在線查詢、借閱。最終實現“無紙”辦公。

在傳統的辦公模式中，由於缺少重要的信息傳遞和工作流程環節，辦公的各個部門之間無法實現信息共享和信息集成，從而難以實現各個部門之間的高效協作。在日常的辦公過程中，比較容易出現以下的差錯：

①部門的信息傳遞和事務交接仍然由人工完成，容易出現差錯;

②上下級和部門之間無法實現協同工作，難以及時溝通;

③信息和工作流程相互分離，缺少至關重要的隨時記錄，使工作監控和評估困難重重。

隨着信息技術的發展和國內信息技術應用水平的提高，在辦公過程中，傳統的工作方式和審批模式己經難以滿足新的需求，實現辦公自動化已經是提高政府機關和企事業單位辦公效率，規範化管理的必然趨勢。

辦公自動化系統的帶來的好處有：

①信息傳遞與溝通交流順暢

排除因職能、職位、距離等原因造成的信息聯絡不暢而帶來的企業發展羈絆，通過構建內部通訊、信息發佈與交流平臺，實現多途徑的聯絡與溝通，減少信息在途時間，提高信息的時效性，與此同時，縮短領導與職員之間，各部門之間的距離。

②規範工作管理，提高整體效率

解決了跨地域跨部門多崗位間的業務處理諸多問題，有效避免工作中出現的脫節、延誤、錯辦等情況，杜絕職責不清、工作推脫等怠工現象，實現網上協同辦公，增強組織協調能力，提高團隊協作能力。同時，加強了領導實時瞭解事務狀態，實時掌控工作進度，強化了過程控制與監督，加強了工作管理。

③整合信息資源，實現知識管理

打破“信息孤島”，徹底改變文件丟失遺漏、管理分散、查找不方便等現象，解決因人事變動導致經驗流失等問題，通過知識管理，有效整合並積累各類資源，實現再利用。

④增強凝聚力，提高響應能力

在降低管理成本，促進管理進步的同時，能夠培養全員信息化關注與參與意識，激發掌握和利用先進信息技術的熱情，提高專業素質，形成全新的企業文化。

2.2、辦公自動化在校園中的應用

高校辦公自動化是指利用先進的科學技術，儘可能充分地利用信息資源，提高工作效。其基本特徵是採用計算機文字處理技術生產、存儲各種文檔，使用複印機、傳真機或網絡等其他先進設備複製、傳遞文檔。高校辦公自動化系統的建設應着眼於順應現代行政辦公的需要，總體上要體現出操作方便、信息共享、切合實際、功能完整、安全高效、設置靈活、智能決策等特點。高校辦公自動化系統主要功能爲：事務型、管理型、決策型。事務型爲基礎層，包括公文管理、督查管理、電子公文審批、公共信息查閱及收集，內部請示報告管理、會議管理、領導活動管理、個人待辦事宜、日程安排、通訊錄、快遞辦理、資源管理，以及其他有關機關行政事務處理等;管理型爲中間層，它包含事務型，管理型系統是支持各種辦公事務處理活動的辦公系統、支持管理控制活動的管理信息系統相結合的辦公系統;決策型爲最高層，它以事務型和管理型辦公系統的大量數據爲基礎，通過建立校內的郵件系統和信息發佈平臺，使辦公文檔、規章制度、新聞簡報、技術交流等能夠在高校機關內部得到及時的傳播或傳送。高校辦公自動化不僅能爲高校管理和決策提供大量的信息服務，而且還能實現教育管理信息資源的交流與共享、提高高校的行政管理水平和工作效率及增強高校的節能意識。

2.2.1、學校OA須具備以下功能

教工管理：包括教工基本信息、教師入校、教籍變動、部門管理、培訓管理、獎懲管理、教研管理、考勤

學生管理：包括學生基本信息、學籍管理、入學管理、獎懲管理、成績管理 公文管理：公文流程的定義、公文模板的生成、公文流向等流程的處理 工作管理：工作計劃、課程管理、教案管理、責任管理、績效考覈

檔案管理：記錄學校各種規章制度，辦公指南、工作指導等

圖書管理：包含新書入庫、分類管理、圖書檢索、借閱管理

會議管理：會議的申請、會議準備、會議通知、會議安排、會議紀要的生成等

在線討論(BBS)：公衆及小組就主題進行討論

公共信息：包括常用電話、火車時刻表、飛機時刻表及全國各大、中、國小校及其他的一些熱門站點等，通過INTERNET可以迅速、快捷的查詢到所需信息

公告攔：網上信息發佈、公告發布

辦公指南：規章制度、工作指導

意見箱：員工可以暢所欲言，發表個人意見建議，羣策羣力爲學校服務 內部郵件：實現學校內部郵件系統，方便信息交流，並可以和Internet互通電子郵件

個人助理：包括日程安排、待辦事宜自動提醒、個人通訊錄等

2.2.2、辦公自動化在教學管理中的運用

(1)辦公自動化是高校教學管理髮展的必然要求

現代意義上的辦公自動化不僅包括公文流轉、查詢檢索、實時辦公、信息處理等部分，還包括決策支持系統，使辦公自動化理論和實踐在智能化方面取得更大發展，辦公自動化的內涵又被進一步擴充。信息時代的到來，信息技術的發展，將使辦公自動化建設理論和實現手段繼續發展。高校的教學管理部門是學校各項政策的推行者，也是學校師生的服務者。其辦公自動化程度的高低，不僅關係到自身的管理水平，也關係到學校數字化建設的進程，乃至學校的形象和聲譽。筆者作爲工作在教學管理部門第一線的工作人員，對此深有體會。因此，我們必須加大力度，積極進行高校辦公自動化的建設。一個學校實現辦公自動化的程度是衡量其實教學現代化管理程度的重要標準之一，也是促進學校科學發展的方式之一。

(2)教學管理的工作特點需要辦公自動化

①日常事務繁瑣，工作任務量大。

教學管理工作涉及到高校教學工作的方方面面。既有日常的教學管理工作，又要處理一些突發性的教學異常情況。既面向全體教學和學生，又要面向職能部門和上級領導。每一項工作都涉及到學校、教師和學生的切身利益。很多時候事情需要反覆地監督和催辦，工作任務量大，且繁雜而瑣碎，非常有必要藉助辦公自動化來更好地完成工作。

②工作時限緊，需要科學的管理和規劃。

高校教學工作主要圍繞着學校的教學計劃和教學大綱進行，程序化的管理工作有着嚴格的時間限制，任務集中，責任重大，容不得半點的疏忽和失誤。爲學校教學秩序的正常運行提供有利的保障，需要教學管理工作實時地發佈和反饋各種信息，檢驗工作的正確性，合理地規劃工作，並對工作進行科學的管理和監督，需要辦公自動化來進行科學有效的輔助。

2.3辦公自動化在現代祕書工作中的應用領域

(1)發文處理

公文的制發，主要包括草擬、審覈、簽發、複覈、繕印、用印、分發等程序。現在，公文的撰寫主要是用word軟件在電腦上完成。這樣的好處主要體現在通過電腦排版的文檔，可以很方便地對文檔進行修改，且不會留下任何痕跡。文檔的字體、字號和格式等均可以根據需要進行設置，使得公文的格式更加規範，也體現出了公文的嚴肅性和權威性。而且，再加上打印機的複印機等輔助設備，使公文的印製也更加的方便。避免了以往公文排版印刷的麻煩。

(2)收文處理

以往傳送一份文件，多是通過郵政系統靠人工投送，速度相對來說比較慢，而且還不排除在投送過程中會出現丟失、損毀、投送錯誤等情況。如果是普發性文件，還需要一筆不小的開支。而現在，通過傳真機或者網絡傳輸文件，是一種“點對點”的傳輸方式。一般情況下，只有收發雙方知道文件的內容，避免了在文件傳送過程中機密的泄露。不僅速度快，而且成本相對低廉。正是因爲如此，“無紙化辦公”現在越來越受到人們的重視。

(3)文書的整理和歸檔

文件辦理完畢之後，就需要把其中有保存價值的那些文件材料作爲檔案資料分門別類地整理、保存起來，作爲以後工作的參考。在過去，這些檔案資料常常需要專門的庫房和設備來保存。而庫房的容量總是有限的，若干年以後，總會飽和。只能再選址建造新的庫房， 添置新的設備，這無疑需要大筆的資金投入。文件的整理和歸檔包括收集、整理、鑑定、保管、統計、檢索、利用、編研等環節，是一系列紛繁複雜的工作，處理起來十分麻煩。任何一個環節上出了問題，都會直接影響到後面工作的進行。尤其是在大型的檔案室和檔案館，檔案整理工作更加要做到細緻、準確。況且，由於檔案材料多爲紙質的文件，在保管過程中要求比較高。比如，不能有日光直射，還要防火防盜，防止檔案的損壞和黴爛等等。而現在，有了現代化的科學技術，這些問題都可以得到解決。我們我們可以把文件資料製作成電子文檔，保存在容量巨大的硬盤中或者刻錄成光盤，庫房和檔案櫃自然就不需要了。什麼時候需要，直接從電腦中調出來就行了。這樣算起來，日常的保管成本還是相對低廉的。另外，對於重要的或者珍貴的檔案資料，如果需要，還可以採取複製、影印等方式提供複製件，從而更好地保存原件不被損壞。文件的檢索工作也可以交給計算機去做。文件標註主題詞，就爲文件檔案實行信息化管理和利用提供了方便。

(4)辦公自動化技術在組織會議中的應用。

無論是黨政機關還是公司企業，在日常的管理活動中，大大小小的會議總是必不可少的。而每開一次會議，總是要衍生出一大筆這樣那樣的費用。比如食宿交通、會議的場地設備、招待費用，文件材料等等。一年下來就是一筆相當大的開支，再加上有的領導，無論大小事情，都把大家召集起來開會。這就使得會議更多，花費更大。以致有外電說中國是“文山會海”，會議氾濫成災。從某種意義上來說倒也是事實。其實，隨着現代科技的發展，我們應該對會議方式進行改革，除了重要的大型會議以外，其他會議可以根據實際情況靈活採用電視、電話、網絡會議等新的會議方式。這些方式和傳統的會議方式相比，其突出的特點就是方便快捷，不受時間空間的限制。更重要的是其運行成本相對低廉，節約了開支。

開會還有一項重要的工作，就是對領導講話和會議情況的記錄和整理。有人認爲，最好的記錄方式還是手寫速記。它方便、不受場地和設備的限制。只要一支筆、幾張紙就可以了。我不否認速記是祕書人員應該掌握的一項基本技能，它具有其他方式不可替代的優越性。但是，在有條件的情況下，把速記和錄音、錄像、電子速錄機等現代化的手段和方式結合起來，效果可能會更好。因爲速記的效果和速記人員的能力和水平有很大的關係。而現代科學技術可以彌補人在這方面的不足，把二者結合起來，效果會更好。

3、辦公自動化的建設

3.1、辦公自動化存在的問題

(1)安全問題

OA在計算機網絡的基礎上才得以實現，因而企業必然面臨着OA系統的安全與保密問題。辦公自動化系統所處理的信息除了企業日常工作之外，一般也會涉及單位機密和內部敏感的商業、政治、軍事信息等，一旦泄漏後果不堪設想，因此安全控制和保密功能成爲辦公自動化系統得以投入使用的先決條件。在此，企業可以對OA系統設置具有防止非法用戶侵入、權限控制存儲和傳輸加密以及電子簽名等保障性措施。

(2)技術問題

中小企業技術條件的制約，使得辦公自動化建設難以達到預期目的，因而選擇與世界發展潮流吻合的技術，實現標準化和開放性程度的提高，積極實現C/S結構向B/S結構的轉變是企業必行之事。

(3)管理問題

傳統的企業管理模式與管理理念已經逐漸滿足不了現代企業的管理要求，爲了實現企業辦公自動化的高效管理和運行，知識管理應運而生。目前，辦公自動化已經發展到了以知識管理爲核心的體系，如何在工作流技術與工作流管理系統的支撐下實現OA系統的知識管理便成了企業達到快速有效接收、發送各種上下級信息，組織、協調辦公系統內各種信息，爲企業日常工作提供必要決策服務的關鍵。所以企業應重視在市場全球化、經濟一體化的浪潮中知識管理的效用和積極作用。

3.2、可以提高工作人員辦公自動化的操作水平

提高辦公自動化的水平離不開人的因素，首先是領導的重視，實現辦公自動化涉及到一個單位各個辦公室和每個工作人員，在具備一定的硬件及技術條件後需要各級領導的高度重視和工作人員的密切配合。

3.3、計算機的重要應用是對信息的管理

在我國普遍缺乏適用的信息管理軟件，這就需要進行開發自己的單用戶信息管理系統以提高辦公自動化水平，在校園裏，辦公自動化系統有着先進和成熟的網絡環境和技術支持，校長、教務長給於極大的關注和支持，學校和辦公室領導十分重視辦公自動化系統的建設，將全校獨立單元、教職員工及學生的編碼進行統一規劃。

另外，統一了辦公室日常使用的文字處理軟件及其他的應用軟件，規範各種文字的標準和文件編號，對校內外文件用數據庫進行管理，外來部分文件的索引及校內部分文件，有專人負責上傳的校園網上，用戶可很方便的從網上查詢和下載所需信息，不必再把大量的時間花在信息的查找和重複的操作上。

結論

企業、高校中的辦公人員對辦公自動化系統的應用從繁瑣、無序、低端的工作中解放出來處理更有價值、更重要的事務，使現代祕書工作和過去傳統的工作方式相比發生了重大變化，整體提高了辦事效率和對信息的可控性，使管理趨於完善，提高執行力，努力提高現代祕書工作中的科技含量，推動和促進辦公自動化技術的進步和發展，使其在現代祕書工作中發揮出更大的作用。最終實現辦公室市場競爭力全面提升的目標。通過辦公自動化的實施，能全面貫通企業、學校中辦公室內部經脈，通過對各辦公要素的整合，實現了工作流、信息流和知識流的整合管理，加快信息流通，規範辦公流程，提高辦公效率，降低辦公成本，爲醫工作人員提供了一個科學、開放、先進的信息化辦公平臺，輕鬆實現了辦公自動化。更重要是，給我們帶來了全新的辦公理念，使我們的辦公方式發生了重大改變，提高了工作效率。

致謝詞

畢業論文暫告收尾，這也意味着我大學三年的學習生活即將結束。回首既往，在這三年的時間裏我在學習上和思想上都受益匪淺。這除了自身努力外，與各位老師，同學和朋友的關心支持和鼓勵是分不開的。論文的寫作是枯燥艱辛而又富有挑戰的。在此，我特別要感謝我的指導老師郝瑞娥老師,從論文的選題，資料的收集,框架的設計到最終的論文定稿她都費勁心血。沒有老師的辛勤指導，就沒有我論文的順利完成。時間的倉促及自身專業水平的不足，整篇論文肯定會存在尚未發現的缺點和錯誤。懇請閱讀此篇論文的老師多予指正，不勝感激。

辦公自動化論文範文篇二：

摘要

辦公自動化是將現代化辦公和計算機網絡功能結合起來的一種新型的辦公方式。企業辦公自動化系統在此基礎上實現企業的快速運轉和交流，進而有效提高企業辦公效率。在市場競爭過程中，對於一個企業而言，對信息的掌握程度、信息獲取是否及時、信息能否得到充分的利用、對信息的反應是否敏感準確，也越來越成爲衡量一個企業市場競爭能力的重要因素。辦公自動化實現團隊的通信、共享、管理和制訂各種項目文檔或日程安排，使項目或臨時任務中交流想法、共享信息、協同完成任務變得更輕鬆。今天，在現代企業推行辦公自動化更有其重要性。

關鍵詞：辦公自動化 企業管理 重要性

辦公自動化是應用計算機技術、通信技術、系統科學和行爲科學等先進的科學技術，不斷使人們的部分業務藉助各種辦公設備，並由這些辦公設備與辦公人員構成服務於某種目標的人機信息系統。即通過局域網或廣域網，採用各種媒體形式，管理和傳輸信息，改變傳統辦公的面貌，實現無紙化辦公，從而最大限度地提高辦公效率和改進辦公質量及辦公環境和條件，實現辦公活動的自動化與科學化。在市場競爭過程中，對於一個企業而言，對信息的掌握程度、信息獲取是否及時、信息能否得到充分的利用、對信息的反應是否敏感準確，也越來越成爲衡量一個企業市場競爭能力的重要因素。

1 辦公自動化的發展史及現狀

1.1 辦公自動化發展史

辦公自動化的發展其實是一個不斷求新求變的過程，縱觀辦公自動化的發展歷程，是伴隨着企業信息化發展的浪潮起伏。不同的信息化發展階段也對應不同的辦公自動化發展階段：

1.1.1 文件型辦公自動化

我們對辦公自動化的初步認識實際上從上個世紀80年代開始。1985年全國召開了第一次辦公自動化規劃會議。那時計算機還是一個稀罕物，初步的辦公自動化實際上從單機版的辦公應用軟件開始，例如WPS、MS OFFICE、Lotus1-2-3等軟件，當時許多人把辦公自動化稱爲“無紙化辦公”。該階段主要關注個體的工作行爲，主要提供文檔電子化等服務，所以我們可以將該階段稱之爲“文件型辦公自動化”。

1.1.2 流程性辦公自動化

該階段從最初的關注個體、以辦公文件/檔案管理爲核心的文件型辦公自動化， 到目前正在成爲應用主流的流程性辦公自動化，它以工作流爲中心，實現了公文流轉、流程審批、文檔管理、制度管理、會議管理、車輛管理、新聞發佈等衆多實用的功能。

1.1.3 知識型辦公自動化

隨着辦公自動化系統應用的逐步深入，企業的員工每天上班做得第一件事情可能就是登陸辦公自動化系統，收一下郵件、看看公司最新的新聞、處理自己今天需要待辦的工作等。辦公自動化儼然成爲一個日常工作的基礎平臺，企業已經不可離開它了。但是新的挑戰又產生了：如何藉助這個平臺能夠讓員工合適的場景下，合適的時間裏獲取合適的知識?如何藉助該平臺來沉澱組織的最佳實踐並傳遞到整個組織?這樣可以大大節省員工查找知識的時間、減少不必要的重複勞動、提高工作的效率、沉澱組織的知識、提高組織的應變速度，並最終最大化提升組織及個體的產能，全面提升企業的管理。其作用這裏有：

① 協同工作平臺：通過實時通信、在線感知、團隊協同等。

② 知識管理平臺：實現知識的沉澱、共享、學習、應用和創新，整個組織能夠積累基於戰略的核心知識資產，爲高層管理提供決策支持和信息情報。

③ 項目協作平臺：通過爲項目團隊提供一個全方位的溝通、協作平臺，提高多項目組的工作效率和質量，使項目成員可以在靈活的時間、地點對他人或事務的需求做出即時的響應。

④ 激情管理平臺：從企業文化建設着手，提高員工工作激情，營造一個相互幫助、相互理解、相互激勵、相互關心的共同工作氛圍，從而穩定工作情緒，激發工作熱情，形成一個共同的工作價值觀，進而產生合力，實現共同目標。

⑤ 企業通信平臺：建立企業範圍內的電子郵件和網絡通信系統，包括Web Mail、網絡會議、實時通訊、手機短信、WAP和傳真自動收發，使企業內部通信與信息交流快捷流暢，並且與Internet郵件互通。

⑥ 信息發佈平臺：爲企業的信息發佈、交流提供一個有效的場所，使企業的規章制度、新聞簡報、技術交流、公告事項及時傳播，使企業員工能及時感知企業發展動態。

⑦ 行政辦公平臺：實現辦公事務的自動化處理。通過公文流轉改變了企業傳統紙質公文辦公模式，企業內外部的收發文、呈批件、文件審批、檔案管理、報表傳遞、會議通知等均採用電子起草、傳閱、審批、會籤、簽發、歸檔等電子化流轉方式，真正實現無紙化辦公。

⑧ 信息集成平臺：辦公自動化系統能把企業的業務數據集成到工作流系統中，使得系統界面統一、帳戶統一，業務間通過流程進行緊密集成。

1.1.4 智能型辦公自動化

隨着組織流程的固化和改進、知識的積累和應用、技術的創新和提升，最終辦公自動化系統將會脫胎換骨，全新的“智能型辦公自動化”成爲未來的發展方向，該階段辦公自動化更關注組織的決策效率，提供決策支持、知識挖掘、商業智能等服務。

1.2 辦公自動化的憂患

1.2.1 互聯網協議是開放的、面向大衆的，安全性能差

其網絡協議(TCP/IP、HTTP等)由於便於連接、方便使用，已成爲開放的、面向大衆的網絡協議，協議在安全方面考慮的很少，而且創建的比較早，被“黑客”發現的漏洞愈來愈多，安全性能愈來愈差。

1.2.2 操作系統、網絡硬件、應用程序漏洞多

現在看操作系統漏洞已經無法避免，尤其是微軟開發的windows系列。早已被世界公認爲漏洞最多的操作系統，所以銀行等一些特殊的部門，他們大多數採用的據說是一種叫做UNIX的數據庫系統，安全係數相對高很多。

1.2.3 網上魚龍混雜，網絡攻擊者猖獗

現在由於黑客工具的大量開發，很多稍懂點微機的人都可能成爲黑客，有的是爲了好玩，試試身手，煩人的是那些惡意破壞，盜取數據的。

1.3 辦公自動化發展的整體現狀

我國辦公自動化發展已經歷三個發展階段，各單位辦公自動化程度有所不同，大致可以分爲四種情況：

(1) 起步較慢，還停留在使用沒有互聯網的計算機，使用MS Office系列、WPS系列應用軟件以提高個人辦公效率。

(2) 已經建立了自己的Intranet網絡，但沒有好的應用系統支持協同工作，仍然是個人辦公。網絡處在閒置狀態，單位的投資沒有產生應有的效應。

(3) 已經建立了自己的Intranet網絡，單位內部員工通過電子郵件交流信息，實現了有限的協同工作，但產生的效益不明顯。

(4) 已經建立了自己的Intranet網絡，使用經二次開發的通用辦公自動化系統;能較好的支持信息共享和協同工作，與外界聯繫的信息渠道暢通;通過Internet發佈、宣傳單位的有關情況;Intranet網已經對單位的管理產生了明顯的效益，現在正着手開放或已經存在使用針對業務制定的綜合辦公自動化系統，實現科學管理和決策，增強單位的競爭力，使企業不斷髮展壯大。

1.4 當前實現辦公自動化的解決方案

一個單位要實現辦公自動化，其解決方案應遵循以下步驟：

(1) 搭建單位的Intranet網絡，這是辦公自動化的應用網絡平臺。

(2) 對於應經擁有Intranet網絡的單位，需要一套通用辦公自動化系統。

(3) 對於那些已經存在使用通用辦公自動化系統的單位或者只有Intranet網絡並打算一次到位實施辦公自動化的單位，進一步的工作將是開發針對其具體業務的一套綜合辦公自動化應用系統。

2 現代企業辦公自動化的功能需求 隨着經濟環境的改變，社會進步正在不斷加速，越來越多的企業迫切需要一個可以實現內外資源整合的高效的辦公自動化信息系統，從而提升其管理水平。

2.1 信息發佈功能

 發佈信息

本功能供具有發佈權限的用戶發佈信息，部門信息管理員或以上級別的用戶有發佈信息的權限，部門用戶和訪客沒有發佈信息的權限。

可以使用的信息格式有“附圖片信息”和“文檔信息”兩種。兩種信息都具有信息標題，所不同的是，發佈者可以在“附圖片信息”的信息正文後加入圖片，而“文檔信息”沒有信息正文，發佈者須指定“文檔信息”中的文檔(可以是任何格式的文件，但推薦使用Word文檔、excel文檔和文本文件)。

用戶發佈信息時須指定：

① 信息類型(如果該類型的信息全部用戶可讀，則不用指定下面三項) ② 可以閱讀該信息的最低權限

③ 讀限制標誌(所有部門皆可閱讀，還是將閱讀範圍限制爲某些部門)(若讀限制爲某些部門)可以閱讀該信息的部門(一個或多個)

 閱讀信息

用戶登錄系統後，都可以查看信息，但他(她)所能閱讀的信息根據其讀權限的級別而有所差別。訪客只能閱讀所有用戶均可閱讀的信息，如公告、合理化建議等;其他用戶除了可以閱讀所有用戶均可閱讀的信息外，還可以閱讀以下信息：所有部門皆可閱讀的，而且最低讀權限小於或等於當前用戶的讀權限的信息;當前用戶所屬部門可讀的，而且最低讀權限小於或等於當前用戶的讀權限的信息。

2.2 公文流轉功能

 登陸公文流轉子系統

用戶進入公文流轉子系統後的操作如下：

① 能夠看到系統給的公文審批通知信息。形式以滾動條或其他消息框方式給出。初始登錄用戶爲集團所有人員並擁有自己的登錄名和登錄密碼。

② 登錄公文子系統就要同時打開本登錄用戶的待審文件列表。促使用戶進入系統就進行審批文件。

 公佈公文文件

集團所有人員都可以發佈公文。用戶按照公文的要求發佈自己的公文(公文號、標題、內容、發佈時間、發佈人、附帶文檔及文檔類型)。每人發佈的公文除了管理員有所有管理權限之外只能由自己或已審批過的人查看。

 選擇審批流程

用戶自己填寫的公文成功提交後，進入到選擇審批流程。流程分爲兩種：固定流程和定製流程。

① 固定流程

由發起人在固定流程表中選擇一個審批流程。分爲：

(a) 發起人選擇固定流程表中一個審批流程。

(b) 若需要對固定流程進行維護(增加、修改)，提供選擇固定流程前到固定流程維護界面的入口，並能夠返回。也就是說用戶在選擇固定流程時，可以先進入到固定流程維護界面進行維護，然後返回選擇界面選擇一條固定流程。

② 定製流程

發起人發起公文後或上一個審批人審批完後，按照先部門後人員選擇下一步的審批人，完成後提交。

 查看審批文件狀態

發起人可以對自己發起的公文進行維護，維護類型如下：

① 查看：查看本人發起的公文的審批情況。

② 前置：本功能提供查看的公文是正在審批過程中的文件。

③ 刪除：在還沒最終審批完成之前，對本人發起的公文，進行作廢處理。審批人可以對自己審批的文件進行查看。

 審批文件並選擇下一個審批人

用戶進入到公文子系統就直接審批文件，若本公文審批流程爲固定流程，則審批後提交完成，若審批流程爲定製流程，則如同上面選擇審批流程功能模塊中的“定製流程”。

 查詢歷史文件

歷史文件爲已經完成最後審批的文件。

所有人都只能查看自己發起或者審批過的歷史公文信息，但不能進行修改。其他人發佈的文件自己又沒進行審批則沒有權限查看。歷史文件的刪除操作由管理員進行。作廢處理的文件只能由管理員才能夠查看。

 管理員查詢瀏覽文件

查找文件描述

① 按照一定關鍵字進行文件查找，提供按公文名稱，發起人，發起時間，審批人以及人員編號等查詢。

② 查看分列表和詳細兩種方式。

③ 管理員可以查看歷史文件，也可以查看在審的文件。管理員可以查看作廢處理的文件。

 管理員管理文件

管理員對所有公文有刪除、查看的權限。

① 查看：文件及其審批情況或歷史公文。可以對所有公文起到監查的作用。 ② 刪除：文件及其審批情況或歷史公文。管理員對正在審批或已經審批完成的公文認爲該作廢的可以作廢處理，作廢處理的文件並沒從數據庫中徹底刪除。例如內容不是健康的，則要即時作相關處理，並且作廢處理的文件只能由管理員查看處理。

 用戶管理

主要是對用戶的權限管理：目前暫設所有人都有發佈公文的權限。其他用戶權限例如用戶對固定流程的維護權限等在程序中控制，對管理員不作管理要求之外，用戶管理暫沒有特殊要求。

2.3 考勤管理功能

 考勤登記

該部分的功能如下：

考勤登記在用戶登陸辦公自動化系統網站時即開始;當用戶登陸時，系統獲取當前工作時間，根據系統設置的考勤時間判斷該用戶是否是正常上班，還是遲到或曠工等性質。同時記錄到考勤登記表中。

 加班登記

加班登記有如下功能：

① 加班登記由加班人員自己操作。爲防止弄虛作假，每次加班需提供一個審覈人。

② 加班人員只有登記權限，沒有修改和刪除權限。若需要修改等操作可以請系統管理人操作。

 查詢本人考勤信息

查詢本人考勤信息部分提供本人查詢自己的考勤信息，提供兩種方式的查詢：

① 時間：可以查上兩個月的考勤。

② 考勤類型：可以查正常考勤記錄、加班記錄或出差等。

 非正常考勤登記

非正常考勤登記只能由管理員操作，專門對出差、請假休假和曠工等考勤進行登記。

一般用戶沒有此項操作權限。

 考勤統計

考勤統計也是由系統管理員操作，一般用戶無該操作權限。

考勤統計有兩個功能：

① 統計某個員工當月、上月或一年的考勤情況。

② 打印考勤報表功能。

 系統時間管理

該部分也是系統管理人員操作，每個月對應一條記錄

系統時間管理部分專門設置下月的工作天數，每天的小時數，曠工時限以及上班起始時間設置等。

當月每天的考勤計時就根據系統時間管理表中的設置進行計算。

 考勤信息維護

該部分也是由系統管理員操作

① 由系統管理人員對某個員工一年之內的所有考勤進行維護，包括增加、刪除、修改和查看等。

② 可以對個人的考勤信息打印報表。

 加班信息維護

該部分也是由系統管理員操作

① 由系統管理人員對某個員工一年之內的所有加班信息進行維護，包括增加、刪除、修改和查看等。

② 可以對個人的加班信息打印報表。

2.4 辦公室管理功能

 公共場地與公共財物使用管理

提供對公司的公共場地(如會議室、卡拉OK廳)、公共財物(如公車、照相機、攝影機)的使用記錄。包括以下幾個子功能：

① 公共場地和公共財物使用管理

提供對公司公共場地和公共財物使用情況的維護功能，包括使用、歸還、預訂、取消預訂等。

② 公共場地和公共財物管理

提供對公司公共場地和公共財物記錄的維護功能，包括對公共場地和公共財物記錄的增加、刪除和修改。

③ 查詢功能

查詢某時間點公共場地與公共財物的使用情況。

查詢某公共場地與公共財物在一段時間內的使用記錄。

 公司設備管理

對公司設備的進行管理，並提供一般的查詢功能。包括以下幾個子功能： ① 設備管理

提供對公司設備記錄的維護功能，包括對設備記錄的增加、刪除和修改。 ② 設備類別代碼表管理

提供對公司設備類別記錄的維護功能，包括對設備類別記錄的增加、刪除和修改和作廢。

③ 查詢功能

按照部門、物品種類、供貨人(單位)進行查詢，列出公司設備的統一清單。  日常活動安排管理

主要是公司集體的日常活動安排，例如公司未來兩日的旅遊安排，工會活動安排等。包括公司領導可以公開的活動情況，例如領導接待客人，有貴賓來訪等。

① 日常活動安排管理

提供對公司日常活動記錄的維護功能，包括對日常活動記錄的增加、刪除和修改。

② 查詢功能

以周爲單位瀏覽，列表顯示日常活動，可定製時間段進行查詢。

 辦公用(消耗)品管理

提供對公司所有辦公用品進行統一記載的功能。辦公用品是指紙張、打印墨盒、文具等消耗品。包括以下幾個子功能：

① 辦公用品使用情況登記

提供對辦公用品使用情況的登記功能，包括辦公用品的領用和辦公用品的歸還。對辦公用品的領用/歸還，應在現有辦公用品數量中應減去/加上所領用/歸還的數量。出於實用性和複雜性的考慮，歸還功能可暫緩實現。

② 辦公用品管理

提供對公司辦公用品的維護功能，包括對辦公用品的增加、刪除和修改。 ③ 查詢功能

按物品、時間、部門、人員、總計等進行查詢，並列表顯示辦公用品的使用情況。

2.5 系統管理功能

 部門管理

部門管理模塊供系統管理員管理部門的信息，包括新增部門和刪除部門兩個功能。

 信息類型管理

信息類型管理模塊供系統管理員增加和刪除信息類型。系統管理員增加信息類型時，應指明該類型信息是否網站的所有用戶均可閱讀。網站的所有用戶均可閱讀的信息有公告、合理化建議等。

3 辦公自動化在現代企業管理的重要性

傳統的辦公方式使人們耗費大量的時間和精力，用手工處理那些繁雜、重複的工作。用先進的現代化工具代替手工作業，無疑是生產力發展的方向。辦公自動化管理系統對傳統辦公方式的革命，順應了技術發展的潮流，是現代企業進入21世紀所必備的工具。

3.1 辦公自動化對現代企業的經營和管理重要性

辦公自動化對於面向二十一世紀的中國企業的經營和管理比以往任何時候更顯重要。信息社會中，競爭取勝的法寶是信息，而辦公自動化所收集、處理、分析的對象正是“信息”。中國企業在管理手段與管理思想方面已經落後於發達國家企業，迫切需要通過推行辦公自動化來改善經營管理手段，提高管理水平，增強企業競爭力。

推行辦公自動化，能給中國企業的經營者和管理者在行爲方式和思維方式上帶來革命性進步。在企業中做IT工作都深受一個共同的難題長期困擾:企業經營和管理方式太不規範、太不嚴謹，缺乏全局觀和系統觀，人爲因素太多，而且變化不定。這不僅爲企業的經營和管理帶來盲目性，而且爲推進信息管理設置了障礙。推行辦公自動化，不僅是管理手段的改善，更重要的是帶來管理思想的進步。

企業辦公日益從過去的文祕型向自我服務型轉變。辦公自動化爲用戶提供的正是自我服務的支持，這正說明了辦公自動化已成爲一種潮流，一種趨勢、一種更好的企業辦公方式。

3.2 辦公自動化是現代企業信息化的必要條件

辦公自動化管理系統是現代企業信息化的必備條件。我們知道現代 企業要想在激烈的市場競爭中爭得一席之地，一是靠人才，二是靠信息，這是企業取勝的必備條件。企業的信息化保證企業全方位得到最新信息。它包括企業的科研、生產、營銷、辦公等方面廣泛利用計算機的網絡技術，構築企業的數字神經系統，全方位改造企業，以降低成本和費用，增加產量和銷售，提高企業經濟效益。通過辦公自動化系統，我們可及時掌握市場信息，正確決策，從而以最快的速度、最好的產品、最低的價格、最好的服務，參與市場競爭，以達到企業取勝之目的。

3.3 辦公自動化是現代企業營銷創新的技術基礎

辦公自動化系統是現代企業營銷創新的技術基礎。營銷創新是指企業儘可能地利用現代高新技術手段辦公自動化系統，最有效、最省錢地謀求新的市場的開拓和新的消費者的挖掘。它包括應用新的廣告媒體，採用新的售後服務途徑，開發新的用戶等。辦公自動化系統給現代企業的經營者和管理者在行爲方式、思維方式上帶來了革命性的轉變。作爲企業的決策人，廠長或總經理通過辦公自動化系統能一目瞭然地瞭解許多科室、部門，甚至基層一線大量、動態、錯綜複雜的數據和信息，並進行及時、準確地分析和處理。企業內部多方面的資源，包括人、

財、物、產、供、銷、研等如何得以合理調配平衡和充分利用。辦公自動化正是建立在這樣的科學管理思想體系上的高效、集成的計算機輔助企業管理系統。通過管理思想這個軟件的具體應用來完成企業整個生產經營活動中所有信息和數據的接收、流轉、處理、統計、分析等加工過程。從而使企業在每個環節上做到準確、及時的決策和控制。

3.4 推行辦公自動化對現代企業帶來了進步

首先能極大地提高工作效率,不用拿着各種文件、申請、單據在各部門跑來跑去,等候審批、簽字、蓋章。這些都可在網絡上進行。其次是節省運營成本:包括時間和紙張。第三是規範單位管理:把一些彈性太大不夠規範的工作流程變得井然有序,比如:公文會籤、計劃日誌、用款報銷等工作流程審批都可在網上進行。第四是提高企業競爭力、凝聚力:員工與上級溝通很方便,信息反饋暢通,爲發揮員工的智慧和積極性提供了舞臺。無疑,企事業的單位的內部的凝聚力將大大增強。第五是使決策變得迅速科學:高層決策不再是不瞭解情況,缺乏數據的環境下拍腦袋的事,而是以數據和真相爲依據做出的科學的決策。

近年來,隨着網絡技術的迅速發展普及,通過利用先進的網絡資訊技術,實現辦公自動化的解決方法,被稱爲網絡辦公自動化解決方案。隨着INTERNET技術,國際互聯網絡的發展,目前的辦公自動化已由傳統的局域網內互聯互通上升到了支持移動辦公,遠程辦公管理等更廣闊的領域。

結論

辦公自動化系統是一個將企業管理及基礎辦公需求作爲核心，基於B/S模式的信息服務系統，它集先進的計算機技術與辦公自動化理論於一身，適應當今辦公自動化系統的開發需求。辦公自動化滿足了企業的辦公網絡化，自動化的管理需求，提高了企業內部的管理水平，進而全面提升了企業在市場中的綜合競爭力。

在市場競爭過程中，對於一個企業而言，對信息的掌握程度、信息獲取是否及時、信息能否得到充分的利用、對信息的反應是否敏感準確，也越來越成爲衡量一個企業市場競爭能力的重要因素。辦公自動化對於面向二十一世紀的中國企業的經營和管理比以往任何時候更顯重要。信息社會中，競爭取勝的法寶是信息，而辦公自動化所收集、處理、分析的對象正是“信息”。所以，現代企業迫切需要通過推行辦公自動化來改善經營管理手段，提高管理水平，增強企業競爭力。

致謝

首先誠摯的感謝指導老師郝瑞娥，在老師指導下使我得以完成論文。老師的細心指導使我獲益匪淺，再次感謝老師的幫助和指導。另外，也要感謝我的同學和好友，她們同我一起在完成論文過程中互相幫助，讓我的大學生活豐富多彩，是她們給我幫助和支持。再次，我要感謝我的父母，是他們辛勤的勞動和汗水養育了我，是他們的叮嚀和督促，讓我在遇到困難的時候能夠勇敢面對。

參考文獻

[1] 刑飛，基於知識管理的辦公自動化系統研究[D]，科技信息，20xx年23期

[2] 劉雁,OA辦公自動化系統在企業中的實際應用價值，科技資訊，20xx年13期

[3] 韓小強，網絡辦公自動化系統構架設計綜述中小企業管理與科技，20xx年12期

[4] 劉士傑,《辦公自動化設備的使用與維護》人民郵電出版社

辦公自動化論文範文篇三：

一、辦公自動化定義

計算機的誕生和發展促進了人類社會的進步和繁榮，作爲信息科學的載體和核心，計算機科學在知識時代扮了重要的角色。在行政機關、企事業單位工作中，是採用Internet/Intranet技術，基於工作流的概念，以計算機爲中心，採用一系列現代化的辦公設備和先進的通信技術，廣泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存儲和使用信息，使企業內部人員方便快捷地共享信息，高效地協同工作;改變過去複雜、低效的手工辦公方式，爲科學管理和決策服務，從而達到提高行政效率的目的。一個企業實現辦公自動化的程度也是衡量其實現現代化管理的標準。中國專家在第一次全國辦公自動化規劃討論會上提出辦公自動化的定義爲：利用先進的科學技術，使部分辦公業務活動物化於人以外的各種現代化辦公設備中，由人與技術設備構成服務於某種辦公業務目的的人一機信息處理系統。

辦公自動化(Office Automation,簡稱OA)是將現代化辦公和計算機網絡功能結合起來的一種新型的辦公方式。辦公自動化沒有統一的定義，凡是在傳統的辦公室中採用各種新技術、新機器、新設備從事辦公業務，都屬於辦公自動化的領域。在行政機關中，大都把辦公自動化叫做電子政務，企事業單位就都叫OA，即辦公自動化。通過實現辦公自動化，或者說實現數字化辦公，可以優化現有的管理組織結構，調整管理體制，在提高效率的基礎上，增加協同辦公能力，強化決策的一致性，最後實現提高決策效能的目的。

二、辦公自動化的特點

OA強調辦公的便捷方便，提高效率，作爲辦公軟件就應具備幾大特性：易用性、開放性、嚴密、實用。

易用性：管理落地必須面向全員，所以，軟件也必須能夠被全員所接受，被全員所喜愛。如果易用性不強，這個前提就不存在了，制度落地就只能是空談。而任何軟件都是需要培訓的，不過上網卻幾乎人人都會。所以，就支撐制度落地的軟件而言，走網頁風格可能是個最佳選擇。

開放性：管理“落地”在現實管理中滲透到管理的各個方面，而沒有哪一套軟件能夠獨立的完成所有方面的管理需求，所以，支撐制度“落地”的軟件必須具備全面而廣泛的整合性，能夠從其它軟件系統中自動獲取相關信息，並完成必要的關聯性整合應用。 從技術上看，採用整合性強的技術架構(J2EE)作爲底層設計對軟件的整合性會有決定性的幫助。如此，軟件就能預留大量接口，爲整合其他系統提供充分的技術保障。同時，現實的整合經驗也必不可少，因爲整合應用不光涉及到技術層面，還包括對管理現實業務的理解、整合實務技巧、整合項目把控等等實際操作技能要求。

嚴密性：企業，尤其是集團型企業，從制度落地的現實需求來看，一方面必須有統一的信息平臺，另一方面，又必須給各個子公司部門相對獨立的信息空間。所以，軟件不僅要實現“用戶、角色和權限”上的三維管控，還必須同時實現信息數據上的大集中與小獨立的和諧統一，也就是必須實現“用戶、角色、權限+數據”的四維管控，具備全面的門戶功能。

實用性：軟件功能必須與管理實務緊密結合，否則藥不對症，反而可能有負作用。而且，還必須能適應企業管理髮展的要求。現實中，企業一方面需要軟件盡最大可能的滿足現有需求，另一方面，管理本身也是個不斷髮展的過程，所以，企業又需要軟件能夠滿足發展的需求。面對這個現實與發展間的矛盾，業界常見的有三種解決模式，項目化、產品化和平臺化。

三、辦公自動化市場的發展歷程

1、第一階段：文件型OA(1980年～1999年)

我們對OA的初步認識實際上從上個世紀80年代開始。1985年全國召開了第一次辦公自動化(OA)規劃會議。那時計算機還是一個稀罕物，初步的辦公自動化實際上從單機版的辦公應用軟件開始，例如WPS、MS OFFICE、Lotus1-2-3等軟件，當時許多人把OA稱爲“無紙化辦公”。該階段主要關注個體的工作行爲，主要提供文檔電子化等服務，所以我們可以將該階段稱之爲“文件型OA”。

2、第二階段：流程性OA(20xx年～20xx年)

該階段從最初的關注個體、以辦公文件/檔案管理爲核心的文件型OA， 到目前正在成爲應用主流的流程性OA，它以工作流爲中心，實現了公文流轉、流程審批、文檔管理、制度管理、會議管理、車輛管理、新聞發佈等衆多實用的功能。

在這個階段，OA市場才真正興起，一批專業的OA軟件公司開始嶄露頭角，這一方面反映出市場需求的旺盛，OA系統做爲基礎的系統已經成爲各家企業信息化建設的必選;另外一方面也反映出市場還沒有完全成熟，魚龍混雜、泥沙俱下的行情估計還會膠着一段時間，能夠專注OA系統、不斷升級產品、強調後期服務的OA廠家並不多。

3、第三階段：知識型OA(20xx年～20xx年)

隨着OA系統應用的逐步深入，企業的員工每天上班做得第一件事情可能就是登陸OA系統，收一下郵件、看看公司最新的新聞、處理自己今天需要待辦的工作等。OA儼然成爲一個日常工作的基礎平臺，企業已經不可離開它了。但是新的挑戰又產生了：如何藉助這個平臺能夠讓員工合適的場景下，合適的時間裏獲取合適的知識?如何藉助該平臺來沉澱組織的最佳實踐並傳遞到整個組織?隨着客戶這種需求的產生，OA發展也派生出全新的氣象。以“知識管理”爲思想、以“協同”爲工作方式、以“門戶”爲技術手段，整合組織內的信息和資源發展出來的OA系統，即我們通常所說的“知識型OA”。

4、第四階段：智能型OA(20xx年～)

隨着組織流程的固化和改進、知識的積累和應用、技術的創新和提升，最終OA系統將會脫胎換骨，全新的“智能型OA”成爲未來的發展方向，該階段OA更關注組織的決策效率，提供決策支持、知識挖掘、商業智能等服務。

目前，協同辦公已經發展到第三個階段，即“知識型OA”階段，它已經超出傳統OA的範疇，轉變成爲企業的綜合性管理支撐平臺。傳統的OA功能已經融進這個更大層面的工作平臺框架中，具體來說，知識型OA將成爲企業通信平臺、行政辦公平臺、信息發佈平臺、協同工作平臺、知識管理平臺、激情管理平臺、信息集成平臺。

四、辦公自動化行業狀況分析

中國目前OA系統應用的核心仍然集中在工作流管理上，其最大的特色也是體現在工作流管理上。

國外的OA系統，以及ERP系統、BPM系統等都可以進行工作流管理，但是在管理的適應性、靈活性、便利性、經濟性上根本無法和本土的OA系統相比，這就使得OA系統成爲用戶進行工作流管理的最佳工具。當前，OA系統的工作流管理能力相比早期已經完全不可同日而語。爲了適應中國用戶嚴格的層級管理和複雜的審批制度，適應中國用戶快速提升和變化的管理需求，優秀的OA系統在工作流管理技術上突飛猛進，以靈活而規範的流程自動跳轉、便捷的系統內部和外部數據整合、即時數據報表統計分析、充分整合業務流程管理等高級應用，成爲企業辦公不可或缺的重要系統。在整個OA系統行業，每一個廠商都將工作流管理作爲系統研發的重中之重，絕大多數用戶也都將工作流管理作爲重點應用。

但目前OA系統應用的行業特色並不明顯，所謂的一些行業應用，也無非是在通用的功能中流轉業務數據，並沒有很深入的業務管理功能模塊。不同行業的用戶對於OA系統的應用呈現出普遍現象，除了工作流管理之外，還包括以下方面。

信息傳遞：包括企業自上而下的信息發佈，自下而上的信息反饋，以及員工之間的信息溝通、文件傳遞等應用，這屬於OA系統比較簡單和基礎的應用。

文件管理：包括文件的收集、分類、共享、學習等內容，個別企業可以上升到知識管理的高度。

報表管理：對OA系統中的各種辦公數據和業務數據進行統計彙總，實時生成統計報表，提供給管理者作爲決策支持，這屬於OA系統中比較高級的應用。

移動辦公：基於PC端的OA系統已經可以實現移動辦公，但現在OA系統廠商都可以提供手機端的移動辦公，也叫手機OA或移動OA，這是真正意義上的移動辦公，將OA系統的便捷性提升到一個全新的高度。

平臺應用：目前優秀的OA系統都具有自定義開發平臺，比如華天動力OA的平臺版OA，可以讓用戶在無需編程的情況下，通過在前臺頁面上的配置，自由搭建個性化的功能模塊，讓系統應用做到隨需而變。

職能辦公：包括任務管理、人事管理、客戶管理、合同管理、車輛管理、檔案管理、資產管理、在線考試等提供給職能部門應用的功能。這些功能的應用在不同企業間差異很大，有的非常重視，有的則根本不用。OA系統的應用還處於快速深化、細化和拓展中，OA系統的功能建設永無止境，應用前景也廣闊無限。

五、關於辦公自動化行業發展分析 目前，競爭廠商不斷增加、技術進步帶來成本降低、用戶需求規模化增長等因素與中國經濟發展的形勢匯聚在一起，爲辦公自動化應用創造了理想環境。而各廠商也已經看到辦公自動化這一極具誘惑的“蛋糕”，紛紛加大力度，組織產品研發生產及市場推廣，拉開市場龍爭虎鬥的大幕。

中國作爲經濟全球化背景下極具潛力的國家，早已是“兵家必爭之地”。實力是廠商能否贏在終端市場的先決條件，在評價辦公自動化設備廠商的實力時，工廠實力、產品技術、品牌建設、市場營銷等因素不可或缺。

獨立的產品生產基地能夠體現廠商在產品品質控制方面的實力，但是有些廠商只是專注做品牌，並沒有自己的生產基地，其產品通過OEM進行生產。從實際情況來看，擁有生產基地的廠商具有更強的整機及零部件生產能力，能夠更從容的應對市場需求變化，根據市場戰略組織生產，比OEM廠商更具靈活性。由於中國市場需求旺盛，一些辦公自動化設備廠商也開始在中國設立生產基地，利用中國市場的人力資源、生產資料等進行本土化生產，並且引入國際標準保障產品品質，充分適應中國這一潛力巨大的市場。

行業注重工廠實力，用戶關注產品技術，擁有技術優勢的廠商能贏得更多用戶的青睞。對於辦公自動化中普遍應用數碼複合機等設備，用戶普遍關注設備輸出速度、能源消耗、污染物排放、文檔管理等。在國際市場上，直列引擎因其具備更快的文檔輸出速度，正在逐步取代以往的包絡式引擎，成爲彩色辦公設備的主流引擎。在環保節能方面，許多廠商都在致力於開發符合環保標準設備，通過能源之星、藍天使環保認證、中國節能產品認證標誌的辦公自動化設備在國際和國內市場均有良好的口碑。碳粉儘管顆粒細微，但由於直接影響文檔成像質量和污染排放氣體，受到用戶高度關注，從市場上來看，聚合碳粉在上述兩方面表現比較突出。此外，融合先進的管理軟件技術的設備更容易獲得用戶認可。

如果說工廠實力和技術實力是廠商的內功，那麼品牌建設和市場營銷則是廠商的外家功夫。出色的品牌建設能夠樹立廠商在終端市場的良好形象，提升用戶忠誠度。市場營銷是一個複雜的體系，對於各廠商來說，要考慮選擇那種銷售策略佔領市場。目前，辦公自動化設備主要通過直銷和渠道銷售兩種方式進行，二者各具優勢，直銷使廠商能夠直接接觸終端市場，渠道能夠實現更廣闊的市場覆蓋。

根據上述幾項標準，可以對中國市場上辦公自動化設備廠商的實力做出基本判斷。目前，柯尼卡美能達、佳能、富士施樂憑藉在工廠實力、產品技術、品牌建設、市場營銷等方面具有較強的綜合實力處於第一集團，其他廠商則由於在某些等方面存在一定差距處於追趕的地位。

富士施樂和柯尼卡美能達都是較早進入中國市場並建有獨立生產基地的廠商，具有強大的工廠實力。富士施樂在中國大陸有上海、深圳兩家工廠，在日本和韓國也設有工廠。柯尼卡美能達則在中國大陸設有武漢、深圳、東莞、無錫4家工廠，其中無錫工廠達到50萬臺整機、660萬套(件)零部件的生產能力，在國內同類工廠中規模第一。並且隨着商用科技產品生產全部落戶中國，柯尼卡美能達對中國工廠將更加重視，並且加強了對供應商的遴選和扶持力度，確保在中國生產出更高品質的設備。

在技術方面，HP、柯尼卡美能達是其中的佼佼者。HP雖然沒有自有工廠，但是在技術方面具有較強的實力。與HP相比，柯尼卡美能達更注重辦公自動化領域技術的研發，因而擁有高速直列引擎、Samitri“聚合碳粉”技術、印寶瓏(Emperon)技術、先進的管理軟件等一系列業界領先技術，並且這些技術都已成功應用於系列設備中，被終端用戶中認可。

佳能、富士施樂、柯尼卡美能達等廠商都十分積極，品牌建設，而且不分伯仲。此外，各廠商市場營銷形式各異，富士施樂以貼近用戶的直銷見長，而柯尼卡美能達則在渠道營銷上稍勝一籌，通過幫助經銷商推行互動式體驗營銷手段提升渠道能力和強化渠道商直銷能力兩種策略，近年來實現了市場業績高速增長。20xx年1月，柯尼卡美能達在市場策略發佈會上提出成爲“中國彩色數碼複合機市場第一品牌”後，繼續通過各種積極的形式強化渠道營銷能力。據悉，柯尼卡美能達20xx年第一輪巡展就選擇了極具挑戰性和親和力的辦公樓宇巡展，與市場需求零距離對接，讓終端用戶近距離感受其產品及解決方案，使渠道營銷深入到市場末端。

六、辦公自動化行業預測

總體來看，未來OA都會有如下幾個明顯特徵：

門戶導向：未來OA更加強調人性化，強調易用性、穩定性、開放性，強調人與人溝通、協做的便捷性，強調對於衆多信息來源的整合，強調構建可以拓展的管理支撐平臺框架，從而改變目前“人去找系統”的現狀，實現“系統找人”的全新理念。

業務導向：加強與業務的關聯，在基於企業戰略和流程的大前提下，通過類似“門戶”的技術對業務系統進行整合，使得ERP、CRM、PDC等系統中的結構化的數據通過門戶能夠在管理支撐系統中展現出來;使得業務流程和管理流程逐步整合，實現企業數字化、知識化、虛擬化。

知識驅動：以知識管理爲核心理念，建立知識和角色的關聯通道，讓合適的角色在合適的場景、合適的時間裏獲取合適的知識，充分發掘和釋放人的潛能，並真正讓企業的數據、信息轉變爲一種能夠指導人行爲的能力。