公文體式的選用

公文體式的選用，也就是公文文種的選用。公文體式的分類，爲公文體式的選用創造了有利的條件。公文體式的選用，將藉助公文體式分類的引導來達到準確無誤的地步。但公文體式的選用，並不因此就變得輕而易舉了。公文體式的選用要遵循一定的規律。我們只有先探出這些規律並能熟練地加以正確、有效地運用，而後才能走向準確無誤選用的峯巔。

(一)認清公文體式以文種爲中心的諸種關係。

要準確選用公文的體式即文種，必先認清公文體式以文種爲中心的諸種關係，將文種發生聯繫的“關係網”揭示出來，把握文種運行規律。在公文寫作中常常發生文種錯用的情況，很重要的一個原因就在於不明白這張以文種爲中心的“關係網”的存在。

第一，文種有與材料、內容的完全一致關係。這一點，凡合乎規範的公文都具備。這是把握文種運行規律與文種選用規律的基本點。爲了適應日益繁重複雜的社會管理工作對公文效用需求日益提高的趨勢，公文分化出來了許多不同職能的文種，這些不同職能的文種因而要求有與之相適應的材料、內容，而不同性質、特點的材料、內容反過來也要求有與之相適應的文種。什麼文種有什麼職能、表達什麼內容材料，什麼內容材料歸有什麼職能的文種來表達，都有成文或不成文的規定。如黨的機關公文處理條例規定：“指示用於對下級機關佈置工作，提出開展工作的原則和要求”；“報告用於向上級彙報工作、反映情況、提出建議，答覆上級機關的詢問”等等。又如行政機關公文處理辦法規定：“命令(令)／適用於依照有關法律公佈行政法規和規章；宣佈施行重大強制性行政措施；嘉獎有關單位及人員”；“請示／適用於向上級請求指示、批准”；“批覆／適用於答覆下級機關的請示事項”等等。這些明文規定，全都表明了文種同其內容材料之間有着完全一致的關係，是凡爲公文者都必須遵守、不得隨意更動的完全一致關係。有些內容，性質儘管相同或相近，只因在程度或數量上有差距就用了不同的文種。比如同是表彰，就有表彰卓越功勳、傑出貢獻或英雄人物的嘉獎令，有表彰一貫表現優秀或貢獻一向突出的先進集體或個人的表彰決定，有表彰日常工作、生活中出現的好人好事的表彰通報等文種的不同。懲戒也一樣，有懲戒令、處分決定、批評通報等文種的區別。對於這些不同、區別，撰文者如果瞭然於心，文種就不會用錯了。當然，若在相關文種的職能界定中直接加以明確區分，那用起來就更得心應手了。所以，誰明白、掌握了文種跟材料、內容的這種完全一致關係，誰就掌握了選準文種的最基礎一環。

第二，文種有與制文機關的局部一致關係。這就是說有些文種跟有些制文機關有特定的一致性。如命令(令)作爲通用公文，其作者只能是憲法及其他法律規定的xx、國務院、國務院各部委、地方各級人民政府等，而且是級別越高使用命令(令)的頻率也越高。又如條例，作爲法律，只有立法機關纔可制發；作爲行政法規，只有國務院纔可制發。許多人不清楚這一點，這便是條例一度四處氾濫的主要原因。有的公文，基本內容相同，只因作者不同就須用不同的文種。如1959年關於特赦一事，便先有中共中央《關於特赦確實已經改惡從善的戰爭罪犯、xx罪犯和普通刑事罪犯的建議》，繼有全國人大常委會《關於特赦確實改惡從善的罪犯的決定》，而後有《中華人民共和國主席令》。這三個因作者不同而選用的不同文種是不可更換的。有的人常常將典型經驗調查報告誤認爲是典型經驗總結，原因就在於不明白其文種跟作者的特定聯繫：制文機關自己回顧工作，找出經驗教訓以改進、指導今後工作者，爲總結；制文機關陳述調查到的外機關、外單位的情況，找出其經驗教訓有時還提出相應的建議者，爲調查報告。在這裏，制文機關的內外不同，就是區分總結與調查報告的首要標誌。我們若明白文種跟制文機關的這種局部一致關係，許多公文的文種便可不選自定了。

第三，文種與行文方向有多層次的關係。第一層次：無直接關係類。如章程、條例等各個規範性公文，它們本身不表明行文方向，就屬此類。第二層次：淺層關係類。大多數的下行文即屬此類。下行文由於文種多達一二十種，在僅知公文爲下行文之後，固然大大縮小了查明、選擇文種的範圍，但還遠不知它是或應是什麼文種，故只能列入淺層關係類。第三層次：中層關係類。這主要指部分上行文，即報請性公文。上行文文種不多，而且議案有法律或法規明文規定的作者，簡報與調查報告一般也無須作文種選擇，剩下的主要就只有請示和報告兩個文種。但這兩個文種錯用的情況不時出現，要準確選用有一些難度。所以文種跟公文沒有完全或基本的一致性，關係還不夠密切，只能算中等。第四次：深層關係類。這主要指不運行文，也即內部公文和平行文。不運行文主要有會議記錄、大事記和總結，撰擬這些公文，文種事先即可確定，無須進行選擇。平行文主要只有函一個文種，並也可事先確定，無須進行選擇。這樣，文種跟平行方向與內部行文就有了深層的一致關係。如果我們將那些容易選準文種、無須選擇文種的體式排除掉，就大大縮小了需要作文種選樣的範圍，爲徹底解決準確選用文種問題推進了不小的一步。

第四，文種與行文對象也有局部一致關係。有些公文，其中心內容即事由大體相同，制文機關相同或相近，主要因行文目的有差異而導致行文對象有變化，使用了不同的文種，因而形成了一種局部一致關係。例如同是講制止亂砍濫伐森林問題的公文，就有向羣衆發佈的《國務院關於保護森林制止亂砍濫伐的佈告》(1979．1，15)，向各省級人民政府和國務院各部委發出的《國務院關於堅決制止亂砍濫伐森林的緊急通知》(1980，12，5)，還有《中共中央、國務院關於制止亂砍濫伐森林的緊急指示》(1982，10，20)。這三個事由相同、作者相同或部分相同的公文，其文種之所以一個是“佈告”，一個是“通知”，一個是“指示”，主要就因爲行文目的有異而導致行文對象變更所致。值得注意的是，文種跟行文對象的這種局部一致關係，比起文種跟行文方向的關係來更深化了，瞭解了它，可減少文種選用上的錯誤。

第五，文種與制文者意志有正向、異向、反向的一致關係。在一般情況下，文種與制文者的意志都是正向一致關係，即制文者意志跟公文所用文種之職能是統一的。公文的大多數情況，都是這樣。但有時的公務行文卻打破了用公文形式的慣例而用了日常應用文的形式(其實質仍是公文)，從而表現了制文者非凡的眼光與襟懷，這就是異向一致關係。如1942年5月召開延安文藝座談會，本可發一開會通知把有關人員召集起來把會一開就成了。但毛澤東卻和當時的中宣部副部長凱豐於1942年4月27日聯名發出了請帖：“爲着交換對於目前文藝運動各方面問題的意見起見，特定於五月二日下午一時半在楊家嶺辦公樓下會議室內開座談會，敬希屆時出席爲盼。”仔細思量，這發請帖實在比發開會通知效果好得多。這種捨棄公文文種“通知”而選用日常應用文“請帖”，其實質同於公文而實效優於公文的異常做法，就是一種典型的使文種與制文者意志呈異向一致性的做法。然而有些制文者無視文種應有穩定職能的特點而隨心所欲地濫用、錯用某一文種或生造新的文種，這種由制文者不照文種運行規律辦事而任意擴大、改變文種職能或任意生造文種以服從自己意志的做法，體現的就是一種反向一致關係。如向不相隸屬機關請求批准和答覆，文種本應用“函”，但爲了討好對方，哪怕對方級別比自己低，也要用“請示”(有時用“報告”)就是表現之一。不過此種情況似乎還情有可原。尤其是不成體的“意見”的完全合法化，則無疑是這種反向一致關係的典型表現，而且是極不利於公文處理規範化和科學化的典型表現。我們的使命是要堅持正向一致關係，在特殊情況下容許異向一致關係，努力消除反向一致關係。

第六，文種選用的準確率，有跟制文者認識、把握公文運行規律的程度成正比的一致關係。這主要表現在各級制文者對現行通用公文總體及各文種的運行規律的認識與把握上；還表現在公文法規制定者對整個公文在其發展過程中運行規律的認識與把握上。

任何制文者，如果對現行通用公文特別是對其各具體文種的基本職能都認識得很清楚，運用得很熟練，又嚴肅認真，那麼文種就不會錯用、濫用，文種選用的準確率就跟制文者認識、把握公文運行規律的程度成了完全正確的一致關係，姑且叫做正值一致關係。這在公文寫作中居於大多數，遺憾的是還有一些制文者對於公文規律缺乏認識，又故步自封、懶於學習，單憑感覺、經驗、慣例行事，因而使得文種錯用、濫用的現象屢屢發生，由此構成了文種的錯用、濫用與制文者對公文規律的缺乏認識的一致關係，姑且稱之爲負值一致關係。有的機關常常“公告”“通告”不分，“通告”“通知”混淆，就是這種負值一致關係的表現。

但造成這種負值一致關係，還有公文法規制定者方面的原因：一是公文法規制定者對某些文種的職能至今把握不定；二是各系統的公文法規制定者至今未形成完全統一的認識。這也即是說，當前在文種選用上的負值一致關係，是有某種必然性和難除性的。爲從根本上解決文種的準確選用問題，必須各有關方面加深研究、加強溝通、加緊公文寫作人才的科學培訓纔有可能。

(二)把握文種選用的要求與方法。

揭示公文體式中以文種爲核心的關係網，爲徹底解決準確選用文種問題打下了基礎。下一步就是要把握準確選用文種的要求與方法。

1．文種選用的原則要求。文種選用的原則要求很簡單，那就是：準確，規範，相對穩定。

所謂準確，是說所選用的文種，其職能要跟它的表達內容、作者身份(制文機關)、行文方向、讀者身份(行文對象)、制文的目的意圖完全統一起來，從而構成以文種跟各有關方面的正向或正值的完全一致關係。

所謂規範，是說所選用的文種，其職能與名稱要嚴格執行有關法規的規定，一些未被法規列出的非法明公文的文種，其職能與名稱一般應按慣例並參照有關規定使用，不得隨意變動。如有違反，當受處罰。

所謂相對穩定，這即是說，公文法規對文種所作的規定一經發布，就要穩定一個相當長的時間，不可朝令夕改，隨意更動。文種的職能與名稱都要保持一個相當長的時間不變。

準確，規範，相對穩定。當我們進行文種選用之時，最好能先想起這三個原則要求。

2．文種選用的基本方法。爲實現文種選用的三項原則要求，須遵循以下基本方法：

第一，認真學習、熟練掌握、嚴格執行現行公文法規。這是最根本的一點。離開了這一點，就一點談不上實現文種選用三項原則要求。文種選用之所以出現這樣那樣的問題，歸根到底，幾乎都是由於不執行公文法規造成，不是由於不懂公文法規就是由於無視公文法規造成。現行的幾種公文處理條例或辦法，雖然還不夠嚴密與完善，彼此還有若干可以一致卻相互矛盾的地方，但由於它們是數十年來革命鬥爭與社會主義建設中公文處理、公文寫作的經驗總結，同時還吸取了幾千年來公文處理、公文寫作的有益處的東西，基本上反映了我國當前公文處理與公文寫作的實踐經驗和客觀規律，基本上適應我國當前的社會管理需要，是直接指導當前公文寫作的基本文件，是我們選用文種的主要依憑，因而是必須認真學習、熟練掌握、嚴格執行的。要堅決克服有法不依、有章不循的壞作風。

第二，反覆研究、仔細辨明公文內容、材料的性質特點，然後找最適合表現此種性質特點的內容、材料的文種。這主要是對那些不易把握其文種適應性的內容、材料而言。如《××省人民政府關於表彰獎勵××等優秀運動員、教練員的通報》這樣寫道：“我省體育健兒，在第26屆奧運會上克服困難，經過頑強拼搏，獲得１枚金牌、２枚銀牌、1枚銅牌、4個第五名和1個第八名，並破三次世界記錄，取得了優異成績。爲了進一步促進我省體育事業的發展……省人民政府決定：授予金牌獲得者××、×ב省勞動模範’稱號，給予通令嘉獎，晉升工資二級，獎勵住房(三室一廳)一套。……省人民政府號召各行各業、各條戰線要向體育健兒學習，在各自的崗位上爲社會主義現代化建設作出貢獻；希望體育戰線的同志再接再厲，不斷進取，爲發展我省體育事業再立新功。”它即使不用“嘉獎令”也應用“表彰決定”。可由於沒有認真研究、辨析內容的性質特點而用了“通報”，實在遺憾。

第三，明確制文機關同公文內容之間的必然聯繫，然後即可確定其恰當文種。如某團體的代表大會要制定一個全體成員共同遵守的根本性文件，其文種必是“章程”；國務院要就某一重要事項作較爲全面、系統、原則的規定，其文種必用“條例”；共和國主席要發佈特赦事項，其文必稱“特赦令”；如此等等。如果我們對制文機關同公文內容之間的這種必然聯繫瞭如指掌，不少公文的文種選用就一點不成問題。

第四，明確行文方向，定準行文對象，特別是定準主送對象，進而考慮選用與所寫公文完全適應的文種。若擬製與行文方向無直接關係的規範性公文，可根據內容特點、制文機關、制文目的與意圖來確定合適的文種。若擬製下行文，則須進而定準行文對象，特別是主送對象，並結合其制文目的意圖、成文方式過程，確定其合適的文種，或命令(令)、指示、批覆、決定、決議等等；或公報、公告、通知、通報等等。若屬上行文，則須進一步明確其不同行文目的要求來確定其文種：只提供情況、信息而無必復要求者爲“報告”；請求指示、批覆、批示、批准者爲“請示”；請求批轉者，建議稱之爲“請轉報告”。若屬平行文，一般可直接確定爲“函”。若屬不運行文，則可直接定其文種爲會議記錄，或大事記，或總結。

第五，細心領會領導的制文目的意圖，找出最能體現領導制文目的意圖的文種。細心領會好領導的制文目的意圖，最充分地體現好領導的制文目的意圖，是擬製好每個公文的出發點、主導線和歸宿地，自然也是每個公文文種選用的出發點、主導線和歸宿地。但要領會好領導的制文目的意圖並非總是很容易的事情。如果領導精明強幹又深諳公文寫作，那他不僅會明白無誤地講清制文的目的意圖，而且還會準確無誤地講明選用什麼文種。可惜這種幸運機會並不很多，而爲難之時倒是不少。這就要求公文草擬者非下苦工夫去反覆琢磨、細心領會不可。例如《××省人民政府關於禁止賭博的處罰條例》，其文種顯然是錯了。首先是省政府無權制定條例；其次是僅對賭博作處罰規定也不宜稱條例。其標題應稱《××省關於禁止賭博的通告》或《××省關於懲處賭博的規定》。但文種究竟是用“通告”還是“規定”，只有完全瞭解領導的制文目的意圖之後才能確定。

第六，按文種準確選用的難易程度將文種分類排隊，然後把準確選用難度較大的文種集中起來，對公文寫作人員進行準確選用這些文種的強化訓練，打殲滅戰，以求最終解決問題。細察諸多文種，真正較難準確選用而較易錯用、混用的文種並不很多，主要有條例、規定與辦法，指示、決定、決議與意見、通知，公告與通告，請示與報告，請示與請批函，請示、報告與請轉報告，總結與總結報告，總結與調查報告等。若能對公文寫作人員有效進行強化訓練，變難點爲易點，則文種的準確選用問題最終將不再有困擾。這也可說不是方法而是一種措施，若能切實實施，讓公文寫作人員真正下一點苦工夫，必定受益不淺。

（作者單位：湘潭大學）