公文寫作專題輔導

一、什麼是公文

1、公文的含義：所謂公文，是公務文書的簡稱，廣義的公文是指黨政機關、企事業單位及社會團體在公務活動中所用的文字材料。廣義的公文專指法定公文。是指《國家行政機關公文處理辦法》列出的十三類公文。這是行政機關在行政管理活動中所形成的具有法定效力和規範體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。

2、公文的特點主要有：（1）法定性；（2）政策性；（3）實用性；（4）實效性；（5）規範性。

3、公文的基本功用。

（1）頒佈法規，傳達指示；（2）反映情況，請示工作；

（3）聯繫工作，商洽公務；（4）宣傳教育；

（5）依據憑證。

二、公文的種類

根據國務院辦公廳1993年11月發佈的《國家行政機關公文處理辦法》規定，我國現行的國家行政機關公文分12類13種：①命令（令）；②議案；③決定；④指示；⑤公告、通告；⑥通知；⑦通報；⑧報告；⑨請示； 10 批覆； 11 函； 12 會議紀要。1996年5月中央中央辦公廳印發《中國共產黨機關公文處理條例》規定，我國現行的各級黨的機關公文有14種：①決議；②決定；③指示；④意見；⑤通知；⑥通報；⑦公報；⑧報告；⑨請示； 10 批覆； 11 條例； 12 規定； 13 函； 14 會議紀要。

這裏面不同的是什麼呢：96年的取消了命令，議案換成了決議。93年把公告和通告規爲一類。在96年的時候呢又進行了細分，劃分爲通報和公報兩個文種。並新增了條例和規定。這樣的話共14個文種。

到XX年國務院又頒佈了《國家行政機關公文處理辦法》，對公文的種類又重新進行了劃分，現在我們所用的公文處理規定，就是國務院XX年頒佈的。自XX年1月1日起施行。下面我逐一介紹。

（一）命令（令）適用於依照有關法律公佈行政法規和規章；宣佈施行重大強制性行政措施；嘉獎有關單位及人員。大家經常聽到的根據中華人民共和國第36主席令。

（二）決定：適用於對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。關於對***黨內記大過處分的決定

（三）公告：適用於向國內外宣佈重要事項或者法定事項。

（四）通告：適用於公佈社會各有關方面應當遵守或者周知的事項。

（五）通知：適用於批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員。

（六）通報：適用於表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。

（七）議案：適用於各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項。

（八）報告：適用於向上級機關彙報工作，反映情況，答覆上級機關的詢問。

（九）請示：適用於向上級機關請求指示、批准。

比如：關於申請人才大廈維修經費的請示。

（十）批覆：適用於答覆下級機關的請示事項。

（十一）意見：適用於對重要問題提出見解和處理辦法。

（十二）函：適用於不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答覆問題，請求批准和答覆審批事項。

（十三）會議紀要：適用於記載、傳達會議情況和議定事項。

2、公文的分類。

（1）依照行文關係和行文方向的不同，可將公文分爲上行文、下行文、平行文三種。

（2）按照緊急程度可將公文分爲緊急公文和普通公文兩大類。緊急公文又分爲“特急”和“急件”兩種。

（3）按照有無保密要求和、及祕密等級可將公文分爲無保密要求的普通文件和有保密要求的保密文件兩大類。保密文件又分爲絕密文件、機密文件和祕密文件三類。

（4）按照具體職能的不同，可將公文分爲法規性公文（如命令、令）、指揮性公文（公告、通告）、報請性公文（請示、報告）、執照性公文（批覆、意見）、聯繫性公文（最典型的就是函）、實錄性公文六大類（會議紀要）。

三、公文格式

公文具有規定的格式，公文要按規定的格式寫作。這樣可以保證公文的完整性、準確性和程序性，並且便於公文的處理，提高辦文的工作效率。

公文的格式要素一般包括：

（一）發文機關（版頭）

發文機關即公文的作者，發文機關應寫機關全稱或規範化的簡稱。同級政府、政府各部門、上級政府部門與下級政府可以聯合行文，各級政府及其部門與同級黨委、軍隊、人民團體和行使行政職能的事業單位、公司也可聯合行文。幾個機關聯合行文，應將主辦機關排列在前。

版頭是發文機關的標記。目前我國使用的公文版頭有以下三種：

１、由發文機關全稱或規範化簡稱加“文件”兩字組成，以大字套紅居中，印在文件首頁上端，俗稱“大版頭”。例如，“酒泉市人民政府文件”、“酒泉市人事局文件”。

２、由發文機關全稱或規範化簡稱加圓括號標註文種名稱，俗稱“小版頭”。例如，“酒泉市人民政府（通知）”、“酒泉市教育委員會（函）”。

３、印有發文機關全稱的公函紙，作爲版頭。

如：酒泉市人才交流開發服務中心便函；

幾個機關聯合行文的，可用公文主辦機關一家版頭，也可用所有聯合行文機關的版頭。

比如：前一段時間咱們酒泉市人事局、酒泉市勞動和社會保障局、酒泉市發展與改革委員會聯合給省人事上報《酒泉市人力資源市場和社會保障服務中心建設實施方案》，就是以三家單位的名稱作爲版頭，當時以我們人事局一家的版頭上報，結果勞動局不給蓋章，最後又改了一下。其實完全可爲以主辦機關一家的版頭，但是人家要求用全版頭，我們也就用上了。

（二）公文份號：公文份號是同一公文印製若干份時每份的順序編號，位於版頭左上角，用阿拉伯數字標識，用以掌握每份公文的流向。絕密、機密公文應標明份號。

（三）祕密等級：公文的祕密等級分爲“絕密”、“機密”、“祕密”三種，由發文機關依據《中華人民共和國保守國家祕密法》及其《實施細則》、中央和國家各部、委、辦、局制訂的國家祕密及其密級具體範圍的規定等確定，標註在版頭左上角“公文份號”之下。其具體標識爲“★”，“★”前標密級，後標保密期限。沒有標上保密期限的，絕密、機密、祕密分別可按３０年、２０年、１０年認定。

（四）緊急程度

緊急程度是指對公文送達和辦理速度的要求。緊急公文分爲“特急”、“急”兩種，標註在版頭左上角“祕密等級”下。電報分別標註“特急”、“加急”。

（五）發文字號：發文字號是指發文機關編制的公文代號，簡稱文號。發文字號由發文機關代字、發文年度、發文順序號三部分組成。其中發文年度用六角括號括入。如國務院1998年制發的第１２號文件，發文字號爲“國發〔1998〕１２號”。發文字號位於版頭與紅線之間的正中處，用公函紙製發的，位於標題右上側。幾個機關聯合發文，一般只標明主辦機關發文字號。

（六）簽發人

簽發人與簽署不同。簽署是某些需要以本機關行政首長名義發佈的公文，由其簽名或加蓋簽名章後才能發出。簽發人則有兩種情況：一是指機關負責人在審定文稿後簽上姓名錶示同意印發；二是報送上級機關的請示、報告，必須註明簽發人。這裏指的是後一種情況，簽發人的姓名署於版頭紅線之上發文字號的右側：“簽發人：×××”。爲使公文顯得對稱，發文字號應相應向左移位。重要的或涉及面廣的，必須由正職或主持日常工作的副職領導人簽發。

（七）標題

公文標題位於版頭下面居中的位置，通常在版頭與標題之間，用一紅線作區別標誌。如一份公文沒有版頭，標題置於公函紙首端機關名稱下的紅線稍下居中位置。

公文標題由發文機關名稱、公文主題（事由）、文種三部分組成。例如，《酒泉市關於發佈節能減排標準的通知》，這裏“酒泉市”是發文機關；“關於發佈節能減排標準”是事由；“通知”是文種。事由一般都用介詞“關於”和表達主要內容的詞組組成介詞結構。

擬寫公文標題時，應特別注意以下幾點：

１、批轉或轉發公文的標題，一般由批轉或轉發機關名稱、被批轉或轉發的公文標題、文種三部分組成。如《酒泉市政府批轉酒泉市人事局關於加強畢業生就業安置工作報告的通知》。批轉和轉發公文的標題，應杜絕出現介詞和文種的重疊，如“關於”的“關於”，“通知”的“通知”。同時應注意，除批轉法規性文件加書名號外，均不對原標題加書名號。

２、事由應簡明確切地概括公文的主要內容。例如，酒泉市人民政府對歷年來制定的規範性文件進行清理，應予廢止的共有幾十件，發文時如將這些廢止的規範性文件的標題全部列爲事由，顯然不可能，即使僅寫一個，後加“等”字，也嫌過長，但概括爲“廢止部分規範性文件”，就顯得既明確又簡潔。

３、在擬寫標題時，一定要準確選定和標明文種，不能自造文種。

４、標題排列要對稱、美觀，除字數較少的一行字標題外，兩行以上的可排成寶塔形，也可排成長短一致的雙平行形或三平行形。在轉行時，不要把人名、地名、機關名稱等專用名詞拆開。

５、公文標題中除書名號的使用有明確規定外，一般不加標點符號。標題過長或中間需停頓的，可用空格或換行的方式表述。例如：

國務院關於依靠科技振興農業

加強農業科技成果推廣工作的決定

（八）主送機關

主送機關是發文機關要求對公文予以辦理或答覆的對方機關。除了直接面向社會發布的公文之外，公文一般均應在正文之前標題左下方頂格書寫主送機關的名稱。

確定主送機關應注意：

１、政府各部門應根據本級政府授權和職權規定，方可對下一級人民政府直接行文。

２、請示的公文，應堅持主送一個機關的原則，不能多頭主送；除特殊情況外，不得越級請示。受雙重領導的機關向上請示，應根據內容寫明主送機關和抄送機關，由主送機關負責答覆。除領導直接交辦的事項外，請示不得直接送領導者個人。

３、批覆下級請示，只能主送原請示機關（單位），對相關機關（單位），用抄送。

４、普發公文，主送機關應寫規範化統稱，如酒泉市人民政府普發文件，主送機關寫爲“各市、縣、區人民政府，政府各部門、直屬事業單位”。

（九）正文

正文是公文的主體，是反映公文具體內容的部分。正文緊接主送機關之後，提行空兩格書寫。在公文格式裏我就不做重點講解了。

（十）附件

附件是根據正文的需要附加的公文或材料，用以對正文作補充說明或提供參考資料。附件附於正文之後。

（十一）印章

印章是機關權力的象徵。公文加印，是制文機關確認公文效力的憑證。印章蓋於公文右下端落款處，上不壓正文，下要騎年蓋月。印章要清楚、端正。聯合上報的非法規類公文，由主報機關加蓋印章，但在首頁要註明會籤機關的簽發人姓名，比如：酒泉市人事局、酒泉市勞動和社會保障局一起上報酒泉市人力資源市場和社會保障服務中心建設情況的報告，勞動局可以不蓋章，但在首頁要註明會籤機關的簽發人姓名。聯合下發的公文，都應加蓋印章。以行政首長名義行文的公文，前具職務，後蓋簽名章，大家經常看到的法院門前的佈告，叛***什麼刑，法院院長***，簽名章一蓋。

（十二）成文時間

一般就是公文的簽發日期，標註於正文右下方，比正文低三到五行即可，或者在蓋章過程中壓不到正文。聯合行文的成文時間，以最後簽發機關領導人的簽發時間爲準，特別是聯合行的，一定要注意成文時間。會議討論通過的公文，應以會議通過的日期爲準，並寫上會議名稱及屆次，以圓括號括入，標註於公文標題之下。

（十三）附註〖ht〗附註用以說明在公文其它區域不便說明的各種事項。如需要加以解釋的名詞術語，或用於表示公文的閱讀範圍、使用方法等內容，標註於落款下另起一行空兩格位置。其中閱讀範圍是對閱讀對象的規定，還應用六角括號括入，如〔發至省軍級〕、〔發至縣團級〕等。

（十四）主題詞〖ht〗主題詞是由對這一公文內容所述及的主題用規範的詞加文種組成，以便日後按公文的主題和文種進行檢索。制訂公文主題詞表，是爲準確選用表中的詞目提供方便，防止隨意性。上報的公文，應標註上級機關公文主題詞表中所規定的主題詞。一件公文的主題詞至少用兩個，一般不超過七個。例如，《國務院關於深入開展企業扭虧增盈工作的通知》這一公文，主題詞就有“企業”、“經營”、“效益”、“通知”四個。從這裏也可歸納出，主題詞必須正確無誤地反映出公文的內容特徵和歸屬類別，要有層次性，並且不要與標題混同。

關於主題詞，1997年國務院專門發佈了關於印發《國務院公文主題詞表》的通知，國辦祕函[1997]350號，各省、自治區、直轄市人民政府辦公廳，國務院各部委、各直屬機構辦公廳（室）：現將1997年12月修訂的《國務院公文主題詞表》印發給你們。自1998年2月1日起，凡國務院、國務院辦公廳印發的文件和各地區、各部門報送國務院、國務院辦公廳的文件，均按此詞表標引主題詞。1994年4月修訂的《國務院公文主題詞表》同時廢止。詞表共由15類1049個主題詞組成，分爲主表和附表兩大部分，主表有13類751個主題詞，附表有2類298個主題詞。詞表分爲三個層次。第一 層是對主題詞區域的分類如“綜合經濟”、“財政、金融”類等。第二層是類別詞，即對主題詞的具體分類，如“工交、能源、郵電”類中的“工業”、“交通”、 “能源”和“郵電”等。第三層是類屬詞。如“體制”、“職能”、“編制”等。第二層和第三層統稱爲主題詞，用於文件的標引。

（十五）抄送機關

抄送機關是指雖然不主辦，但應該瞭解這件公文內容的有關機關。抄送機關名稱應寫在“主題詞”後公文尾部的兩條等長平行細實線內。

（十六）印發機關和時間

印發機關，爲發文機關的辦公部門；印發時間，一般爲印刷時間，放在抄送機關細實線下。在這裏需要強調的是什麼呢？就是公文的成文時間和印刷時間不一定一致。

以上的公文格式要素在一份公文中要根據規定，合理安排，以示公文的嚴肅性。隨着辦公自動化的逐步實現，格式要素和編排更爲嚴格規範，同時還將新增一些格式構成要素。

四、行文規則

行文應當確有必要，注重效用。行文關係根據隸屬關係和職權範圍確定，一般不得越級請示和報告。政府各部門依據部門職權可以相互行文和向下一級政府的相關業務部門行文；除以函的形式商洽工作、詢問和答覆問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文。部門內設機構除辦公廳（室）外不得對外正式行文。

同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯合行文；政府部門與相應的黨組織和軍隊機關可以聯合行文；政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業單位也可以聯合行文。屬於部門職權範圍內的事務，應當由部門自行行文或聯合行文。聯合行文應當明確主辦部門。須經政府審批的事項，經政府同意也可以由部門行文，文中應當註明經政府同意。屬於主管部門職權範圍內的具體問題，應當直接報送主管部門處理。

部門之間對有關問題未經協商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機關應當責令糾正或撤銷。向下級機關或者本系統的重要行文，應當同時抄送直接上級機關。比如：酒泉市人事局關於印發2012年人事編制工作要點的通知，在下發市直各部門、各縣市區人事局的同時，就抄送兩辦、省人事廳。

“請示”應當一文一事；一般只寫一個主送機關，需要同時送其他機關的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級機關。比如說：申請人才大廈建設經費的請示，如果需要可抄送市政府辦，但不能抄送縣市人事局。

除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以機關名義向上級機關負責人報請“請示”、“意見”和“報告”。受雙重領導的機關向上級機關行文，應當寫明主送機關和抄送機關。上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時應當抄送其另一級機關。

草擬公文正文必須符合以下要求：

（一）符合國家的法律、法規、規章，符合黨和國家的方針、政策及有關規定。如提出新的政策規定，就要切實可行，並需另紙加以說明。

（二）情況確實，觀點明確，條理清楚，層次分明，文字精練，書寫工整，標點準確，篇幅力求簡短。

（三）人名、地名、數字、引文準確。時間應寫具體的年月日，如“１９９４年”不能寫成“９４年”。這種錯誤在公文寫作中是常出現的。很多人也不注意。

（四）公文中的數字，在堅持同一公文中保持數字使用前後一致的前提下，除成文時間、部分結構層次序數和詞、詞組（一心一意）、慣用語（一是）、縮略語、具有修辭色彩語句中作爲詞素的數字必須使用漢字外，都要使用阿拉伯數字。

（五）結構層次序數，依次爲“一”、“（一）”、“１”、“（１）”。

（六）公文中應使用國家法定計量單位。

（七）引用公文，應先引標題，後引發文字號，並加圓括號。

（八）用詞準確、規範。使用簡稱時，一般應先用全稱，並註明簡稱。（甘肅省政府辦公廳關於人力資源市場和社會保障服務中心建設規劃的通知）甘政辦2012**號，以下簡稱規劃。

（九）請示的公文應一文一事，報告中不得夾帶請示事項。

公文正文的寫法主要有兩條： 第一、通過敘述、說理表明目的。

公文的行文分上行文、平行文、下行文三種。不管是哪一種，公文的正文一般是分敘事、說理、目的（或結論）三個方面來寫的。敘事是擺事實，說理是講道理，目的（或結論）是指要求對方做的事，或是對某一事項所作的結論。應該通過敘述，說理表明目的。具體來說：

（一）向上級機關寫請示性的公文，一般先敘述情況，再提自己的看法，最後提出要求，請上級機關審批。

（二）寫陳述性的公文，一般是先陳述情況，再寫做法，最後請領導機關或請上級對下一步做法給予指示。

（三）向平級機關寫商洽性的公文，常常是先提出因爲什麼事情，再根據什麼規定，最後寫請求所要協助解決的問題。

（四）向下級機關發佈指示性的公文，通常是先寫根據什麼情況，再提應該怎樣解決，最後提出具體辦法，要求下級貫徹執行。

（五）寫覆文（對下級請示的公文的批覆），一般先根據來文所要求解決的事項，再寫明審覈的意見，最後要求下級按批覆執行。

通過敘事、說理來表明目的，就是要深入調查，真正掌握情況，進行分析、研究，使理由充足、觀點正確，提出的目的既考慮到實際的需要，也考慮到可能性。因此，材料必須真實可靠，論據確鑿，說理符合政策、方針，又有的放矢，實事求是。這樣，公文的目的就既明確又具體。

第二、文字表達簡明、確切、條理清楚。

簡明，是指簡潔、明確。公文除綜合性報告外，採取的是一文一事制。寫作時，應反覆地、認真地壓縮文字，去掉可有可無的空話。較長的公文也應“開門見山”。同時，公文比一般文章對明確的要求更爲嚴格。它的用語以語體文爲原則，力求通俗，能說明問題。不準使用自造的簡體字。它的語言必須符合語法，還要正確地使用標點符號。確切，是指準確、貼切。公文必須符合準確性的原則，運用概念、判斷、推理要合乎邏輯。表達上既重視內容的正確性，也不忽視形式的準確性。從內容到形式，從篇章結構到用詞造句，都要與主題高度均衡、統一。

條理清楚，是指公文的佈局和其它文章同樣重要。一切較長的公文，均應開門見山，首先提出要點，即於開端處，先用極簡要文句，說明全文的目的或結論（新聞學上稱爲“導語”，亦即中國古人所謂“立片言以居要，乃一篇之警策”）， 片言：極少的言辭。居要：處於關鍵、緊要的地方。警策：原義是使馬驚動而疾奔的鞭子，此處比喻精練扼要、含意深刻能使讀者聞之驚警的妙句。這兩句大意是：在關鍵、緊要處插一句或幾句精闢的話，就會成爲一篇文章的警句。喚起閱者注意，使閱者腦子裏先得一個總概念，不得不繼續看下去。然後，再作必要的解釋。一份公文有幾層意思或幾項要求時，必須注意條理，分清層次，以數目字標明段落和項目。這樣就可以使公文的正文做到綱舉目張，條理分明。

五、擬寫公文的步驟

我們掌握了公文的格式和行文規則，關鍵一步是什麼呢？那就是擬寫公文，怎麼寫好公文呢，我覺得應注意把握以下幾個步驟：

（一）明確發文主旨

任何一份公文都是根據工作中的實際需要來擬寫的。因此，在動筆之前，首先要弄清楚 發文的主旨，即發文的主題與目的。

1、文件的中心內容是什麼？比如相關工作的改善，主要提出目前情況怎樣？存在哪些問題，解決方式、需協助事項；再如請求事項，擬請上級機關答覆或解決問題等。

2、根據文件內容，準備採用什麼文種？比如，彙報工作情況，是寫專題報告還是寫情況簡報；針對下級來文所反映的問題，是寫一個指示或覆函，還是一個帶規定性質的通知等。

3、明確文件發送範圍和閱讀對象。比如，向上級彙報工作，還是向有關單位推廣、介紹經驗；是給領導、有關部門人員閱讀，還是向全體人員進行傳達。

4、明確發文的具體要求。例如，是要求對方瞭解，還是要求對方答覆，是供收文機關貫徹執行，還是參照執行、研究參考、徵求意見等。

總之，發文必須明確採取什麼方式，主要闡述哪些問題，具體要達到什麼目的，只有對這些問題做到心中有數，才能夠落筆起草。

（二）收集有關資料，進行調查研究

發文的目的和主題明確之後，就可以圍繞這個主題蒐集材料和進行一定的調查研究。當然，這也要根據具體的情況，並不是擬寫每一份公文都要進行這一步工作。例如，擬寫一份簡短的通知、公告，一般來說不需要專門做蒐集材料和調查研究工作，在明確發文主旨之後，稍加考慮就可以提筆寫作了。但對於問題較爲複雜，還要進行具體的分析和歸納；如擬訂篇幅較長的文件，擬訂工作計劃、進行工作總結、起草規章、條例、擬寫工作指示等，往往都需要蒐集有關材料和進行進一步調查研究工作。

怎樣爲擬寫公文蒐集材料和進行調查研究呢？一是收集和閱讀有關的文字材料；二是到實際當中蒐集活材料。例如，要草擬本部門的年度工作計劃，首先需要查閱去年的工作計劃及工作總結，以及參考有關先進企業的同類工作計劃等，還要研究本部門今年所面臨的形勢，今年的中心任務上級要求等。

總之，收集材料及調查研究，是一個醞釀的過程，是爲了掌握全面的、大量的素材瞭解問題的各個方面，然後經過分析思考產生一個認識的飛躍。

（三）擬出提綱，安排結構

在收集材料的基礎上，草擬出一個寫作提綱。提綱是所要擬寫的文件的內容要點，把它的主要框架勾畫出來，以便正式動筆之前，對全篇做到通盤安排、胸有成竹，使寫作進展順利，儘量避免半途返工。

提綱的詳略，可以根據文件的具體情況和個人的習慣、寫作的熟練程度而定。篇幅不長的文件，可以大致安排一下文件的結構，先寫什麼問題，依次再寫什麼問題，主要分幾層意思等。篇幅較長、比較重要的文件，往往需要擬出比較詳細的提綱，包括文件共分幾個部分，每一個部分又分作幾個問題，各個大小問題的題目和要點及使用什麼具體材料說明等。提綱的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。當然，需要集體討論或送給領導審閱的提綱除外。

擬寫提綱是一個很重要的構思過程，文件的基本觀點，可以召集相關人員進行集體討論研究和修改，使提綱日益完善。由兩人以上分工合寫的文件，更需要共同研究寫作提綱，以免發生前後重複、脫節或相互矛盾的現象。

（四）落筆起草、擬寫正文

結構安排好後，要按照要求所列順序，開宗明義、緊扣主題、擬寫正文。寫作中注意兩點：

1、要觀點鮮明，用材得當。也就是說要用觀點來統帥材料，使材料來爲觀點服務。運用材料要能說明問題，做到材料與觀點統一。在寫作當中，要注意明確觀點，用語不能含糊不清，模棱兩可、詞不達意，似是而非。如果觀點不明，令人不知所云。有些文件，只講觀點沒有實際材料，就會使人感到抽象空洞、缺乏依據，不易信服。而只羅列材料沒有鮮明的觀點，則會使人弄不清要說明什麼問題，不瞭解發文的意圖，特別是情況彙報、工作彙報介紹。

2、要語句簡練，交代清楚。擬寫文件既要儘量節省用字、縮短篇幅、簡潔通順，又要注意交代的問題清楚明瞭。

（五）反覆檢查，認真修改

初稿寫出後，要認真進行修改。寫文章，需要下功夫。自古以來，好文章都要經過反覆修改的，寫文件也同樣，尤其是重要的文件，往往要經過幾稿才能通過。在這個過程裏需要注意把握的，一是關於主題的修改。看主題是否明確，主題論述是否集中，主題挖掘是否深刻。二是關於觀點的修改。修改公文要考慮到觀點是否正確，表達有無問題。三是關於材料的修改。材料是文件的基礎，有了正確的觀點，還要通過適當的材料表現出來。四是關於結構的修改。修改文件的結構，包括文件總體結構的修正，使全文更加嚴謹。五是關於語言的精練。主要是修改不通順的語句，不規範的字及標點符號。

修改工作要做到認真仔細，必須有足夠的耐心和精益求精的精神。

下面介紹幾種常用公文的寫作

（一）請示

請示是下級向上級請求決斷、指示或批准事項所使用的呈批性公文。

請示有這麼幾個特點：

一是針對性。只有本單位權限範圍內無法決定的重大事項，如重要決定、重要決策、人事安排等問題，以及在工作中遇到的新問題、新情況或克服不了的困難，纔可用“請示”行文。請示上級給予指示、決斷或答覆、批准。因而“請示”具有很強的針對性。二是呈批性。請示是有針對性的上行文，上級領導對於呈報的請示事項，無論同意與否，都必須給予明確的“批覆”迴文。三是單一性。請示應一文一事，一般只寫一個受文機關，即使需要同時呈送其他領導，也只能用抄送形式。四是時效性。請示是針對本單位當前工作中出現的情況和問題，求得上級單位指示、批准的公文，如能及時發出，就會使問題得以及時解決。

請示的分類

根據內容、性質的不同，請示分爲以下三種：一是請求指示性請示。二是請求批准性請示。三是請求批轉性請示。

請示的結構、內容和寫法

請示由首部、正文和尾部三部分組成，其各部分的格式、內容和寫法如下：

1、首部。主要包括標題和主送機關兩個項目內容。

（1）標題。請示的標題一般有兩種書寫方式：一種是有發文機關名稱、事由和文種構成。如《***組關於********的請示》；另一種是由事和文種構成，如《關於*******的請示》。

2、正文，其結構一般由開頭、主體、結語構成。

（1）開頭。主要交代請示的理由。

（2）主題。主要說明請示事項，它是向上級機關提出的具體請求，這部分內容要單一，只宜請求一件事。

（3）結語。另起一段，其習慣用語有“當否，請批示”、“妥否、請批覆”、“以上請示，請予審批”、“以上請示，呈請覈准”或“以上請示如無不妥，請批轉各部門予以執行”。

3、尾部，其主要結構爲落款與成文時間兩部分。

請示應注意的問題：一是一文一事的原則。三是材料真實，不要爲得到領導批准而虛構情況。三是理由充分，請示事項明確。四是語氣平實、懇切，以引起上級的重視。

（二）批覆

1、批覆適用於答覆下級機關的請示事項。下級機關遇有本單位無權、無力、無法解決的事項需要向上級機關請示時，上級機關就使用“批覆”這一文種答覆請示事項。批覆的內容主要是對請示事項明確表態，或同意，或不同意，或部分同意，有時還對請示事項作出修正、補充。

2、批覆同覆函是有區別的。第一，行文方向有所不同；第二，重要程度有所不同。

3、批覆的結構通常包括標題、主送機關、正文、落款幾個部分。

（1）標題。批覆的標題有多種構成形式：一種是由發文機關名稱、批覆事項、行文對象和文種構成；比如：民政部關於甘肅省撤銷敦煌縣設立敦煌市的批覆。一種是由發文機關名稱、事由和文種構成；比如：國務院關於決定加入《專利合作條約》的批覆。第三種是由事由和文種構成；比如：關於酒泉市人力資源市場建設方案的批覆。第四種是由發文機關名稱加原件標題和文種構成。

（2）主送機關。批覆的主送機關是指與批覆相對應的請示發文機關。授權性的批覆，主送機關應當是被授權發佈施行行政法規和規章的下級機關。

（3）正文。正文是批覆的主體，其內容比較具體單一，層次構成相對固定。其中除授權性批覆與一般批覆的寫法有所不同外，其他批覆的結構一般由開頭、主體和結語三部分組成。開頭。通過引敘來文以說明批覆緣由。首先點明批覆的下級機關並寫明來文日期、標題和文號，以交代批覆的根據。主體。主要說明批覆事項。應當根據國家的方針，政策、法令、法規和實際情況，針對“請示”的內容給予明確肯定（或否定）的答覆或具體的指示，一般不進行議論。也有的批覆，在批覆事項後面概括提出希望和要求，進一步強調批覆的主旨。

（3）結語。一般用“此復”“特此批覆”等習慣用語。

（4）落款。一般包括署名和成文時間兩個項目內容。署名寫上批覆機關單位名稱，並加蓋公章；成文時間寫明年、月、日。

4、批覆的注意事項 第一，要態度鮮明；第二，要全面周詳；第三，要迅速及時。

（三）報告

報告是下級向上級彙報工作、反映情況、提出意見或建議、答覆詢問的陳述性上行公文。

“報告”是陳述性文體。寫作時要以真實材料爲主要內容，以概括敘述爲主要的表達方式，“報告”是行政公文中的上行文種，撰寫“報告”的目的就是爲了讓上級掌握本單位的情況，瞭解本單位的工作狀況及要求，使上級領導能及時給予支持，爲上級機關處理問題，佈置工作或作出某一決策提供依據。“下情上達”是制發報告的目的。所以報告的內容要求以擺事實爲主，要客觀的反映具體情況，不要過多的採用議論和說明，表達方式以概括爲主，語氣要委婉、謙和、不宜用指令性語言。

報告的特點：

一是報告的目的爲了向上級彙報工作、情況、建議、答覆等，它不直接請求上級機關正面回答報告中的問題，所以不帶請示事項，這是它與請示的重要區別之一。

二是報告中一般不提建議或意見。如果確實需要在某一領域或某些部門貫徹報告中提出的建議或意見，可建議上級機關批轉到有關部門貫徹執行，報告一經批准，便作爲批轉文件的附件下發，其權威性依賴或附屬於批轉機關。

三是報告在內容上不像“請示”那樣有“一文一事”的要求，它可在一件公文中綜合報告幾件事情，層次結構比較複雜。

四是報告廣泛使用於下級向上級反饋信息，是溝通上下級機關縱向聯繫的一種重要形式。向上級及時彙報工作、反映問題、提出建議，也是下級機關必須履行的一項工作制度。

報告的種類

報告從種類與內容上分主要有：彙報性報告、答覆性報告、呈報性報告、例行工作報告。

寫法：

報告的結構一般由標題、受文機關、正文、落款、成文時間組成，下面介紹幾種報告的寫法

1、彙報性報告

彙報性報告主要是下級向上級彙報工作、反映情況的報告，一般分爲兩類：

（1）綜合報告。這種報告是本單位工作到一定的階段，就工作的全面情況向上級寫的彙報性報告。其內容大體包括工作進展情況，成績或問題，經驗或教訓以及對今後工作的意見或建議。這種報告的特點全面、概括、精練。

（2）專題報告。這種報告是針對某項工作中的某個問題，向上級所寫的彙報性報告。

2、答覆性報告

這種報告是針對上級或管理層所提出的問題或某些要求而寫出的報告。這種報告要求問什麼答什麼，不涉及詢問以外的問題或情況。

3、呈報性報告

呈報性報告主要用於下級向上級報送文件、物件隨文呈報的一種報告。一般是一兩句話說明報送文件或物件的根據或目的以及與文件、物件相關的事宜。

4、例行工作報告

例行工作報告是下級向上級，因工作需要定期向上級所寫的報告。如，財務報告、費用 支出報告等。

（四）通知的寫作

通知是公文中使用頻率最高的一個文種，通常屬於下行文。它適用於批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文；發佈規章；傳達要求下級機關辦理和有關單位需要周知或共同執行的事項；任免和聘用幹部。

（一）通知的類別

根據功用，通知可分以下類別：

1、發文通知

①批轉性通知　對下級機關來文如呈轉性報告、意見等上級機關用通知批轉下級各有關部門執行。例：《××市人民政府批轉市住房工作領導小組關於解決特困戶住房問題意見的通知》、《國務院批轉國家土地管理局關於部分地方政府越權批地情況報告的通知》。

②轉發性通知　對上級機關、不相隸屬機關的來文，本機關用通知轉發下級各有關單位執行。例：《××省人民政府辦公廳轉發國務院辦公廳關於在接待中不擺菸酒等問題的通知》；《建設部轉發國家物價局財政部關於發佈中央管理的建設系統行政事業性收費項目及標準的通知》。

③發佈性通知　發佈本機關制定的各類規章及其它材料，使之產生直接的行政效力。例：《國務院辦公廳關於發佈〈國家行政機關公文處理辦法〉的通知》。

2、知照通知

用於向有關單位、部門傳達、曉喻、告知有關事項或情況。如任免或聘用幹部、設立或調整機構、啓用或更換印章、遷移辦公地點等等。例：《關於×××等四同志職務任免的通知》；《酒泉市機構編制委員會關於成立酒泉市城市建設執法監察局的通知》；《酒泉市政府辦公室關於更改作息時間的通知》。

3、事項通知

①佈置性通知　就某些具體事項上級機關對下級機關下達任務、佈置工作、提出要求。例：《酒泉市政府關於在全市範圍內開展節能減排達標工作的通知》。

②規定性通知　上級機關對要求下級機關執行的具體事項作出明確規定，以便遵照執行。例：《酒泉市人事局關於提高享受政府特殊津貼人員工資待遇的通知》。

③會議通知　告知某機關或部門將召開某一會議，同時提出與會的相關要求，故這類通知兼有告知和佈置作用。例：《關於召開人事局長編辦主任座談會的通知》。

（二）通知的寫法

1、標題

通常情況下，三大類通知的標題都由發文機關、事由及文種三部分組成。視具體場合和內容，發文機關可以省略，文種亦可變“通知”爲“預備通知”、“正式通知”、“緊急通知”等。在發文通知裏要準確使用“批轉”、“轉發”和“印發”，批轉一般是上級機關轉發下級機關的文件，轉發一般多用於下級機關轉發上級機關的文件，印發是般是普發文件或者在本級機關內部發行的文件。

2、主送機關

視通知內容，有些應具體寫明受文單位名稱，有些屬普發性的則應寫上規範化的統稱。雖不屬普發公文，但主送機關較多的，也可用相應的規範化統稱。

3、正文

一般起草時要先交待發文的原因、意圖或目的，然後寫清通知的具體事情、辦理要求、注意事項及時限等。

正文的表述除篇幅簡短者多數通知用條款格式，即分條分款將內容按一定邏輯標準排序，做到條理清晰，一目瞭然。由於通知種類較多，各體正文寫法、篇幅長短等差異較大，在此不做一一表述。

4、落款

正文結束後在右下方署名署時並蓋公章。

（五）公告

公告是用於對內、外宣佈重要事項的公文。

1、公告的寫法。公告是一種嚴肅、莊重的公文，它內容較爲單一，篇幅較短，表達直截了當，語言簡潔明快。

（1）標題。

公告標題有三種：一種是完全標題，包括髮文機關、事由、文種；《酒泉市關於招錄鄉鎮機關公檢法機關公務員的公告》。二是發文機關和文種《酒泉市人民政府公告》；以上兩項，多用於政府機關；有的只有文種，如《公告》，法院這種文種用的比較多，標題之下，有時可依公告單獨編號。

（2）正文。正文一般由主旨與說明構成。主旨單獨成段，用簡短的一句話概括出此公告的主題內容。說明寫出公告依據、公告事項。結尾一般用“特此公告”作爲結語。

（3）落款及日期。公告日期有的標註在標題下方，也可以注在公告結尾處。重要的公告落款處除註明發文單位外，還應標明發文地點。

（六）會議紀要

會議紀要是一種記載、傳達會議情況及議定事項的紀實性公文。它用於各機關、企事業單位召開的工作會議、座談會、研討會等重要會議。

會議紀要通過記載會議的基本情況、會議成果、會議議定事項，綜合概括反映會議精神，以便使與會者統一認識，會後全面如實的進行傳達組織開展工作的依據。同時“會議紀要”是可以多向行文，具有上報、下達以及同級單位進行交流的作用。

會議紀要的寫法

會議紀要一般由首部、正文、尾部三部分組成。其各部分的寫作要求如下：

首部。這部分的主要項目是標題。有的會議紀要的首部還有成文時間等項目內容。會議紀要的標題通常是由會議名稱和文種構成的。如《*****單位******會議紀要》。

正文。會議紀要正文結構由前言、主體兩部分組成。

1、前言。首先概括交代會議的名稱、時間、地點、主持人、主要議程、參加人員、會議形式以及會議主要的成果。

2、主體。它是會議機要的核心內容，主要記載會議情況和會議結果，寫作時要注意緊緊圍繞中心議題，把會議的基本精神，特別是會議形成的決定、決議準確的表達清楚。對於會議上有爭議的問題和不同意見，必須如實予以反映。

尾部。包括署名和成文時間兩項內容。

（七）函的寫法

1、標題

函的標題量般由發文機關、事由和文種三部門組成。發文機關視具體情況一般可省略。發函的文種不管是聯繫函還是請批函，均可寫成“函”，但也有寫“公函”字樣的。屬答覆性質的函，文種均須標明“覆函”。

2、主送機關

頂格寫機關全稱或規範化簡稱，後標冒號。覆函的主送機關即來函單位。

3、正文

月開頭　發函的開頭應簡述發函的緣由或目的；覆函的開頭應引述來函的日期、文號或標題等。

主體　發函要寫清商洽、詢問、告知、請準的主要事項；覆函則要針對來函內容，作出具體的、明確的答覆。不論去函還是覆函主體的內容都要求明確、集中、單一，做到一函一事。

尾語　發函一般用“專此函告”，“敬請函覆”等作結；覆函多用“此復”、“特此函覆”等爲結尾。尾語應根據內容、要求來擬寫。

落款　正文右下方署名署時並蓋公章。正文除做到一函一事外，還要求語言得體，視內容、行文方向等掌握用語分寸並符合身份，做到多用雅語，既熱情誠懇又務實直陳，有利辦事。

公文頁邊：公文用紙上白邊爲：37毫米±1毫米，下白邊爲35毫米±1毫米；公文用紙左白邊爲28毫米±1毫米，右白邊爲26毫米±1毫米。