會議流程和會議工作分析

一、會議的作用與種類

會議是社會生活、政治生活中一種經常的廣泛的活動形式。各國各界、各行各業、各黨各派無不使用這種活動形式。國外一些社會學家斷言，人類進入了一個會議的時代。全世界每年舉辦的各種會議數十萬個，與會者約上億人次。法國是世界上最大的會議中心。至於全國基層單位舉行的會議就更多了。原來我認為中國的會議多，資本主義會議不多，其實不然，據説日本的國家工作人員40%的時間在開會，真正成為會議的海洋。

在我國，會議已成為黨和國家機關、企事業單位實行集體領導的基本方法之一，已經成為各級黨政機關、企事業單位進行民主決策和處理日常工作的一種重要方式，是宣傳、貫徹、執行黨和國家的路線、方針、政策，統一思想，提高認識，交流經驗，佈置工作，統籌協調，解決問題的重要手段。它體現着黨的民主集中制原則，集體領導原則和羣眾路線原則。我們黨的歷史上，凡重大問題都是通過會議認真討論才進行決策的。如在浙江南湖召開的第一次黨代表大會、遵義會議、三中全會都是決定中國前途和命運的歷史性會議。

概括的講會議主要有5大功能。一是決策功能，如三中全會通過認真研究，制訂了黨的一箇中心兩個基本點的基本路線。二是執行功能，如自治區4月中旬召開社會治安工作會議，這個會議傳達貫徹中央召開的全國社會治安工作會議精神，制訂了我區開展“嚴打”整治鬥爭的方案。三是溝通職能，如各種形式的交流會、情況通報會。四是協調功能，各種形式的彙報會、協調會。五是監督功能，總結、評比會，都能起到監督的作用。

會議的種類很多，一是工作會議，研究解決工作中的問題，推進各項任務的完成；二是業務會議，研究解決某個業務系統中的問題，如勞資會議、財政會議；三是座談會議，如茶話會，不決定重大事件，主要是交流經驗，統一認識；四是紀念會議，如紀念中國共產黨成立80週年的紀念大會。

二、祕書在會議的各個階段要做的工作

會議祕書工作是祕書部門的一項基本職能。祕書要做的工作很多，概括起來就是辦文、辦事。會議祕書工作既辦文，又辦事，是一項綜合性的工作，又是經常性的工作。這裏有大量的文字工作，組織協調工作和事務性工作要做，是對祕書人員能力水平的檢驗，如果能把會議組織好協調好，這説明你這個祕書是合格的。

（一）要做好會議的準備工作。準備工作很重要，準備是否充分，直接影響會議的質量和效果。一個會議，可能一兩天就開完了，但準備工作可能要一兩個月，甚至更長。不同的會議，準備的內容不同，如黨代會、人代會，主要是工作報告和人事的準備；工作會議主要是材料的準備，慶祝大會主要是講話稿和會場的準備等。

一般的説，準備工作包括以下內容：⑴擬定會議工作方案；⑵選定會議議題；⑶擬定會議議程、日程、程序；⑷準備會議文件；⑸確定出席、列席會議人員；⑹與會人員編組；⑺選定、佈置會場；⑻排列座次；⑼製作分發證件；⑽發會議通知；⑾制定會議須知；⑿負責會議報到；⒀會議祕書機構的置設及分工；⒁申請會議經費。

會議工作方案：包括會議名稱，會議內容，會期，會議的規模，日程、議程，會議的開法，會議的組織領導，宣傳報道，會議文件準備，經費預算，食宿安排，保衞和保密工作等。

會議的議題：就是會議需要研究解決的問題，是會議的主題和靈魂，其他準備工作都要圍繞議題來進行。有的會議如最近在烏蘇召開的教育轉化“某團伙”痴迷者現場會議，議題就是一個，就是學習推廣烏蘇市教育轉化某團伙人員的經驗。有的一個會議有幾個議題，如縣委常委會，討論職工下崗再就業問題，大學生的分配問題，財政問題。會議的議題要和會議的內容相適應，如縣委常委會討論的問題，就是在全縣有指導意義和帶有全局性的問題，那些下一級會議可以解決的問題或者個別單位可以解決的問題，不要拿到常委會議上解決。黨委的會議和政府會議討論的問題也要有區別，黨委會議討論的問題多是政治問題、幹部工作、黨的建設及重大經濟工作。具體的經濟工作、行政事務應交給政府會議研究解決。

會議議程：是會議解決問題的概括安排。

會議日程：是指在一段時間內會議進程的具體安排，它可以使與會人員瞭解每天會議的安排情況。會議日程一般用日程表來表達。

會議程序：是一次會議按照時間先後依次安排的步驟。會議程序主要是供主持會議的同志掌握會議進程之用，不需要發給與會者。

會議文件的準備：在會議準備工作中，起草好會議文件是最重要的準備工作，花費的時間最長，投入的精力最多。文件的質量往往決定會議的質量，傳達貫徹會議精神主要傳達會議文件。會議的文件往往比較多，有主要文件、參考文件、閲讀文件。一般説來，領導講話和工作報告是主要文件，要下大功夫寫好。關於會議文件如何寫，這裏不能詳細講了，有幾個同志專門講這個問題。

關於會議通知，會議準備工作基本就緒以後，要儘早發出通知，以便與會人員提前作好準備。通知由標題、正文、落款三部分組成。標題由會議的種類+文種（通知）組成。正文：寫清楚會議的名稱、開會日期、地點、會期、議題、參加會議人員範圍等。比較大型的會議有外地同志參加要寫清楚報到地點，是否提供交通工具，可否帶工作人員。落款：包括髮文單位和發出日期，有的要加蓋公章。

關於與會人員的編排分組，分組的目的是便於討論問題，一個會議，如果只開大會，就不必編組，如果要討論，人又很多，就要編組。編組的方法，一是按照地域分組，如召開自治區黨委擴大會議，一個地區一個組；二是按行業分組，如黨羣口一個組，農業口一組，宣傳文教口一組，政法口一組等，三是既按地域又按系統行業分組，按地區分幾個組，機關按行業分幾個組。領導同志可根據平時的分工，分到各組，主要領導可以不分組，願意到那組都可以。小組召集人可以由二人擔任，一般指定職務較高，組織能力較強同志擔任，要有代表性，有民族的，有漢族的，有地區的，也有部門的。分組名單下面，還要註明討論地點和小組祕書。

關於會議祕書機構的設置和工作人員的調配。規模較大的會議都成立會議祕書處，指定幾名負責人，祕書處下設幾個組，如祕書組：負責值班、組織協調、印發文件；會務組：負責會場的佈置、管理、服務；宣傳組：負責宣傳報道和對記者的組織管理；翻譯組：負責翻譯成幾種文字；保衞組：負責安全警衞；總務組：負責接送、食宿、文娛活動、醫療保健等。會議規模小，不要設這麼多的小組，可以由會務組統一管起來。

會議須知：一般包括5個部分。1、作息時間表；2、日程表；3、分組名單；4、會議祕書機構人員名單及房間號；5、注意事項，包括保密制度、請假制度、會客制度、安全要求及其他注意事項。

會場佈置：會場的佈置直接影響會議的效果，會場的佈置要與會議的規模和內容相適應，黨的代表大會要樸素大方，人民代表大會莊嚴隆重，慶祝大會要喜慶熱烈，追悼大會要肅穆莊嚴，座談會要和諧融洽，紀念性會議要隆重典雅，工作會議要簡單舒適。主席台一般安排主席團成員或者職務比較高的同志，座次可以按職務或姓氏筆劃排列。主席台根據人數多少，可以設一排或二排、三排以上。座談會可以不設主席台，主持會議同志座位在正對會場門口的地方。主席台上方可以掛會標，一般為紅底黑字，字體莊重。如開黨代會、人代會、團代會等還要掛會徽，會徽兩邊掛紅旗，紅旗一邊五面為宜，為調節會議氣氛，主席台前可以擺鮮花，會場的四周可以張貼標語口號。另外座位前桌子上要擺座籤，有的只擺主席台，有的全體與會人員都擺座籤。音響麥克風、譯風都要準備好，會前要試試響不響。

會議證是出席會議的憑證，上面標明會議名稱，使用者姓名、性別、發證日期、號碼，有的還要貼照片。會議證又分出席證、工作證、記者證，可用不同顏色區別。

（二）會議進行階段要做的工作

在進行階段，要按照各自分工，做好會務工作和各項服務工作，確保會議的順利進行。這裏着重介紹會議記錄和簡報工作。會議記錄是為起草會議簡報、會議紀要乃至正式文件奠定基礎，也是為會後進一步研究問題，總結工作提供重要參考材料，也為查考歷史提供依據和憑證。如遵義會議是歷史上具有重大意義的一次會議，但因沒有記錄，對會議的重要情節長期沒有搞清楚，1984年發現陳雲同志在長征途中傳達遵義會議的手稿，手稿是根據會議記錄整理的，為搞清遵義會議的真實情況提供了依據。搞好記錄，要本着三個原則，一要按照會議的真實情況，忠實的記錄，凡記下來的要符合原意，不能根據自己的好惡，歪曲人家的發言，聽不清的要問一下，核對一下。二是要快，字要小，字距要短，可以使用簡稱。三是擇要而記，記錄一小時只能寫3000多字，而説話可以達10000多字，無論如何記不下來，記錄要抓住要點，記主要觀點、精闢論述、結論性意見以及有爭議的問題，一般性的內容可以不記。

比較大型的會議，一般都出簡報，簡報的作用有：一是便於領導同志瞭解會議全貌，掌握會議進程，對會議進行指導，發現問題及時解決；二是便於各與會人員交流經驗，溝通情況；三是為日後研究工作提供可靠的資料。

寫簡報要做到四點。一是簡報要簡，要突出重點，精練內容，最好不超過1000字，有的簡報不簡，有言必錄，把發言的全部內容都寫上了，使人看了頭痛；二是要快，一般情況，上午的發言，下午要寫出來，下午的發言晚上要寫出來，第二天上午要送到與會人員。有的簡報幾天寫不出來，會議開完了，簡報才出來，成了馬後炮；三是真實客觀，包括人名、地名、時間、數字、引文，都要準確無誤。對事實不能有任何誇大、縮小、虛構，更不能把自己的觀點強加於人。為了做到真實，寫好後，要交當事人過目；四是突出重點和特點，現在簡報通病就是沒有特點，空話，套話太多，泛泛的一般表態，給人千篇一律，千人一面之感，這種簡報實在不願意看。簡報要捨棄一般的內容，在開頭交代某某組在誰主持下討論，哪幾位同志發言，然後開門見山，把最精闢的內容寫出來。

（三）會議結束階段，這階段時間短促，要做的事情比較多，祕書這個階段也比較忙，搞不好容易出差錯，這個階段要清理文件，哪些可以帶走，哪些要收回，要開出單子，對走的人需要幫助買機票、車票。對會議形成的文件，有些需要會後修改定稿印發。有的會議會後要寫紀要。關於會議紀要的寫作，有同志專題講，我不重複。

三、改進會風，提高工作效率

開會是進行決策，指導工作不可缺少的方式。但如果過多過濫，形成會海，也會勞民傷財，造成災難。會議太多，特別是無關緊要的會也要領導參加，使領導寶貴的時間淹沒在會海里，沒時間深入基層，調查研究，解決問題。開會就要花錢，有限的經費被無用會議佔用，使該解決的問題解決不了，也給交通和賓館造成緊張。有的利用開會之機大吃大喝，亂髮紀念品，有的以開會之名，搞公費旅遊，在羣眾中造成不良影響。這些現象必須克服。如何改進會風，提高會議效率，首先要控制會議的規模、規格和會期。一是從會議內容上控制。凡是可開可不開的會議堅決不開，不解決問題的會議堅決不開，可以合併的會議不單獨開；二是從會議規模和規格上控制。本着寧少勿多，寧小勿大的原則，嚴格控制會議規模和規格，參加會議的人數減少到最低限度。凡能開小會解決的問題就不要開大會，凡參加一個人能解決的問題，就不要來兩個人，少帶或不帶工作人員。部門能解決的問題，不要以黨委或政府的名義開會。部門的會議不要都請領導參加，確有必要，可只請主管領導參加，其他領導不要陪會；三是從會議時間上控制。本着寧短勿長的原則，開一天能解決問題的會，不要開成兩天，開半天能解決問題的會，不要開一天。時間安排要緊湊，不要搞得鬆鬆垮垮。有的會開的長與講話不精練有關，廢話、空話、重複的話太多。一件事情張書記講了，李書記講，託乎提縣長講了，買買提縣長又講，講話的角度差不多，觀點差不多，內容差不多，浪費時間。一個人講清楚了就可以了，別人不要重複，如果要講要有新內容；四是從會議形式上控制，可以用電話、電視、廣播等手段辦到的事情，如表彰先進等，可以不開會，能用電話會、電視會解決的問題，就不要把人召來開會；五是從會議經費控制。規定會議經費標準，不得突破，不得擠佔其他經費，不得攤派，轉嫁負擔。

（二）會議要儉樸節約，禁止以開會之名大吃大喝，鋪張浪費，亂髮錢物，禁止以開會之名搞公款旅遊，國家明文規定不得到黃山、桂林等風景區開會。

（三）會議內容要實在，要確能解決問題。反對搞形式主義，作表面文章或會而不議，議而不決，決而不行，行而不果。

（四）要嚴格會議紀律，使會議開得緊張、緊湊，儘量避免遲到、早退、缺席現象。

四、對會議祕書的要求

1、會議祕書要有較強的辦事能力和組織協調能力，較高的文字水平。

2、祕書人員要正確認識自己在會議的角色，擺正自己的位置，樹立牢固的服務觀念，不厭其煩地為與會者提供優質服務。

3、工作要細緻周密。會務工作是很細緻具體的工作，而且帶有政治性，如果在哪個環節上出了問題都會造成不良影響，因此，計劃要訂的細一些，想的周到一些，不要漏項。分工要明確，出了問題把板子打在具體人員身上，一個人想問題往往不全面，計劃要讓大家討論把關。部署的工作要進行檢查，如會場佈置好了，會前要去看看，會標對不對，座籤擺的是否合適，麥克風響不響，發現問題及時糾正，千萬不能粗枝大葉。

4、要注意保密。多數會議都帶有機密性，對會議的內容，包括時間、地點、與會人員、議題和日程安排及文件資料都要保密。有些會議，會上保密，會後公開或部分內容公開，何時公開或哪些內容可以公開，都要請示領導，不要自作主張。