建設工程檔案管理工作總結
隨着建設工程的發展,工程檔案管理工作在整個建設工程中發揮着越來越重要的作用,在一定程度上成了影響工程管理效率的重要因素。通過一年多的檔案管理工作實踐,我認識到工程檔案管理的重要性,對進一步做好檔案管理工作也有了更清晰的思路。在xxxx年即將結束之際,對自己的工作進行總結和反思,以促進今後的工作。
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一.為確保竣工資料的順利編制和工程的順利實施,工程內業資料應實行規範化管理,檔案管理要有明確的存檔原則:
1.所有資料、檔案之原件必須存放在項目經理部,工區有條件時可保留一份原件,否則至少保留一份原件的拷貝件;
2.資料存檔實行專人、專室、專櫃管理;
3.各科室和工區要嚴格遵守工作程序,及時做好信息的收集和資料的整理工作;
4.借閲資料必須實行登記管理制度,嚴禁將資料亂堆亂放,隨意存取;
5.除主管領導特許外,任何資料、文檔不得外借或攜帶出本合同段。
二.平時要作好工程文件資料的立卷工作,對於歸檔的文件要認真核查,發現問題及時解決。因為項目建設中涉及檔案資料填寫、簽證的人員較多,有時難免會出現差錯。對每次歸檔的資料要進行核查,若發現資料有亂塗亂畫、漏籤等現象,需將資料及時返還工區進行更正,以確保資料完整性。對於交來的資料要及時歸檔,避免資料大量積壓造成資料歸類錯誤或流失。
三.分類存檔的方法:
1.質檢資料的歸檔按單位工程進行分類存放。按照《公路工程質量檢驗評定標準》規定,將合同段工程化分為若干個單位工程,每個單位工程分為若干個分部工程,每個分部工程分為若干個分項工程,每個分項工程包含各有關方面的資料。實行分類、分區、分櫃存放。要保證每個檔案盒內都有分項工程資料的目錄,每個檔案櫃上要有分部或單位工程的文件包清單目錄,以便隨時查閲和使用。同時按照資料的存放順序要建立與之相對應的電子資料目錄。按單位、分部、分項工程或文件類別建立相應的文件夾,對於要查找的文件,通過樹型電子目錄查詢就可以及時、準確的查找到資料所處的具體位置。
2.施工詳圖按施工設計圖的圖號順序進行存檔。
3.各單位往來文件按來文、發文單進行分類後,再按文件性質分類存檔。發文由辦公室負責報送,送件人應把文件內容、報送日期、部門、收件人等事項登記清楚,並由收件人簽名,發出文件的原稿,送資料室存檔。來文簽收由行政辦專人負責,對所收之文件,簽收人及時登記,並根據來文的內容及其來文所涉及事件的緊急狀況,及時送有關領導籤閲,及時處理。籤閲後需要轉發的文件,由各科室負責人簽收,並及時進行登記,並按領導批示及時處理。
由於檔案管理工作的特殊性,檔案管理仍面臨着諸多困難和挑戰。檔案管理的核心就是為了快速查詢、應用,但實際工作中並不是所有單位工程都按分項工程的順序逐步推進,很多是交叉的、跳躍的,在歸檔的過程中要經常調換歸檔順序,這樣會增加很大的工作量。按照檔案分類大綱要求,工程的分類較多,但實施時有的資料相對統一的工程名稱、主題詞表都很難提出,不便於查找。隨着建設工程的要求越來越高,所需的資料也越來越多,越來越細。如何利用現代信息技術手段與檔案管理相結合,充分發揮檔案管理的綜合優勢,全面推行規範化、標準化管理,都是需要進一步完善、解決的問題。