祕書公文寫作知識:行政公文的特點和作用
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一、公文的特點
(一)作者的法定性,特定的讀者性
公文的作者是法定的,是能以自己的名義行使職權和承擔義務的機關、團體、企事業單位。公文起草者,只是組織的代筆人。公文讀者具有特定性。有的公文的讀者是特指的受文機關,有的公文的讀者,是社會的全體成員。
(二)作用的權威性
公文具有代行法定職權的功能,對受文機關在法定的時間和空間範圍內,具有強制性。
(三)效用的現實性
公文主要在現行工作中使用,效用具有一定的時間性。
(四)體式的規範性
公文的體式,必須符合《國家行政機關公文處理辦法》規定的體式,即規範體式。
(五)製作的程序性
公文從準備撰寫到製作成文,都有嚴格的程序。
二、公文的作用
可歸納為五個方面。
(一)領導和指導作用
上級機關發給下級機關的公文,都具有領導和指導作用。上級機關傳達貫徹黨和國家
的方針政策、決定和規定等公文,必然要對下屬機關產生領導作用。而批覆等公文,則對
具體工作產生指導作用。
(二)行為規範作用
通過公文發佈的一些法律、法令和行政法規等,同樣對所轄成員起着規範和準繩作用。
(三)宣傳和教育作用
公文在傳達某一方針政策,規定人們應該怎麼做的同時,還要説明為什麼要這樣做。這就增強了它的宣傳和教育作用。
(四)聯繫知照作用
機關之間的許多工作是通過公文進行聯繫、協調的,許多具體問題也是因此而得到及時
處理的,還有許多對工作的開展具有重要意義的信息資料也是這樣獲得的。因此,公文在保證各機關正常而有秩序地開展工作上,起着極大的作用。
(五)依據和憑證作用
各種公文都反映了制發機關的意圖,都具有法定的效力,受文機關則以此作為處理工作、解決問題的依據。公文不僅僅傳達了發文機關的意圖,同時也是證實這一意圖的最好憑證。