經理開會發言稿
我們的工作離不開開會，但是開會是一門大學問。一百年前，中國民-主革命的先行者孫中山先生曾痛感中國人缺乏組織習慣和團體生活的訓練，他曾説到：“我們中國人還不知道怎麼開會，以至於我始終制訂不出正確的決策”。他認為要行使民權，必須從如何開會的基本功學起。為此，中山先生在1917年專門出版了一本《民權初步》，內容包括如何動議，如何提案，如何討論，如何表決，如何維持會場秩序，等等，共五卷、二十章、一五八節，全部是關於怎麼開會的。他在自序中説：“民權何由而發達?則從固結人心，糾合羣力始;而欲固結人心，糾合羣力，又非從集會不為功。是集會者，實為民權發達之第一步。然中國人受集會之厲禁，數百年於茲，合羣之天性殆失，是以集會之原則，集會之條理，集會之習慣，集會之經驗，皆闕然無有。以一盤散沙之民眾，忽而登彼於民-國主人之位，宜乎其手足無措，不知所以。所謂集會，則烏合而已。”
孫中山是我國會議學的發軔者。然而他關於會議論的思想的重要性和建設性幾乎沒有被研究者意識，大多數人在《民權初步》中只讀出了“訓政論”，卻忽視了“會議論”，而會議論的實質就是保障民權的“過程控制”。
中山先生的《民權初步》，絕對不是小題大做。政治民-主的理念固然很好，但是要變成現實，必須通過“過程控制”來實現，必須從細節抓起。據説，中山先生寫《民權初步》，很大程度上參考了《羅伯特議事規則》(robert?蒺srulesoforder)。該書最初是美國人亨利·馬釘羅伯特在1876年寫的，他在參加各種各樣的會議中，痛感人們總是爭論不休，沒有統一的議事規則，難以形成決議，於是他研究已有的各種議事程序，探索這些程序的邏輯，為什麼要這樣規定，如果不這樣規定會產生什麼結果。經過幾年努力拿出一部議事規則，後來一版再版，成為美國人開會的標準手冊。裏面的無數規則看似繁瑣，卻是西方世界在長期的民-主實踐中不斷積累和提煉出來的，體現着對人性的深刻洞察，對公平和效率的兼顧，對程序和權利的尊重。中山先生把這套規矩引進中國，意在為民權的保障和民-主理念的具體實現和操作提供一套遊戲規則。所以他特別強調：“此書譬之兵家之操典，化學之公式，非流覽誦讀之書，乃習練演試之書也”。
毛澤東十分重視開會的效率與改革。他在《反對黨八股》一文中，批評不僅文章裏有黨八股，開會也有。他批評道：“‘一開會，二報告，三討論，四結論，五散會’。假使每處每回無大無小都要按照這個死板的程序，不也就是黨八股嗎?在會場上做起‘報告’來，則常常就是‘一國際，二國內，三邊區，四本部’，會是常常從早上開到晚上，沒有話講的人也要講一頓，不講好像對人不起。總之，不看實際情形，死守着呆板的舊形式、舊習慣，這種現象，不是也應該加以改革嗎?”針對會議文件和決議，他還專門寫道：“事實上，你們只要瞧一瞧我們的傳單、報紙、決議和提綱，就可以看到：這些東西常常是用這樣的語言寫成的，寫得這樣的艱深，甚至於我們黨的幹部都難於懂得，更不用説普通工人”。
開好調查會是毛澤東最為倡導的一個理論聯繫實際、深入羣眾的一個科學方法。他在《〈農村調查〉的序言和跋》中稱讚：“這是比什麼大學還要高明的學校”。毛澤東對此還提出了十分具體、細緻的規範意見。他指出，為了達到調查所預期的目的，一方面，要請那些深切瞭解社會經濟情況且有代表性的人蔘加調查會。從年齡上看，老年人最好，因為他們有豐富的經驗;有鬥爭經驗的青年人也要，因為他們思想進步，目光敏鋭。從職業上看，各行各業包括工人、農民、商人、知識分子、士兵，甚至流氓都應該成為調查對象，要根據所調查的問題請有關人士參加。從人數上看，參加調查會的至少要3人，多則可到10—20人。因為人數太少會囿於見聞，使瞭解的情況不全面;人數太多又往往使會場不容易把握，要根據具體情況具體確定。另一方面，調查者要不斷提高自身的思想素質和理論水平。調查者要親自擬定大綱細目，親自主持會議，親自提出問題同與會者展開討論，親自作會議記錄。為了做好調查工作，調查者應有滿腔的熱忱，有眼睛向下的決心，有求知的渴望，有放下臭架子、甘當小學生的精神。這樣調查會才能有的放矢，準備充分。毛澤東還有一篇《黨委會的工作方法》，專門談到黨委會上如何提出問題，互通情報，起草的文件成熟後再下發，對情況和問題有基本的數量分析，還要事先“安民告示”，告知要討論和解決什麼問題，會議不要開得太長，決議草案應當簡明扼要等等。一個偉大的戰略家、政治家對會議的細節、規範是何等的重視!
半個多世紀過去了，中國的會議是越來越多了，“文山會海”是一個典型特徵，開會的規矩卻還遠未成熟。據一些學者測算，各級領導參加會議的時間佔工作時間的1/5至1/3。如何減少會議、提高會議效率成為共同的呼聲。
就拿證券市場來説，上市公司要做到規範運作，建立健全的公司治理機制，首先就要開好股東大會和董事會，這兩個會開好了，才談得上保障投資者權益、尊重股東意見、確保重大決策的科學性和民-主性。但是在現實中，兩個會開成“橡皮圖章”者有之，爭吵不休、議而不決者有之，決而不行者亦有之。為此，中國證監會頒佈了《上市公司治理準則》、《上市公司股東大會規則》、《上市公司章程指引》等一系列規範性文件，對上市公司如何開股東大會和董事會做了很多細緻入微的規定，反覆修訂，不斷督促實施。這同樣不是小題大做，上市公司的規範運作，就是從這裏起步的。
當然，工作中的大多數會議，無關政治、法律、法規和公司治理，不涉及權利的保障、伸張和實現。我們有各種各樣的報告會、論壇、協調會、座談會、方案討論會等等，通過大大小小的會議溝通協調、解決問題、執行任務。然而，即使是這樣的會議，依然是一門學問。這樣的會議，我們從參加工作以來就不知參加或主持過多少次，但會議的低效、無序、重複性錯誤屢屢頻現。有多少人去總結每一次會議的差錯，認真記錄下來並組織改正?我們如何改進會議的議事程序、會務組織與執行效率?如何像《羅伯特議事規則》一樣制訂出適應各式各樣會議的標準化手冊或指引?
開會（2）
開會看似是最簡單、最基本的事情，卻是人們一生參與最多的活動之一，也是衡量現代文明程度最重要、最簡便的標準之一。
開會是我們的日常工作方式，開好會自然也是我們的日常技能。在國外的mba課堂上，會議管理經常作為課程來教授，在職業培訓中，會議管理則是必備項目。如何確定開會的必要性、如何選擇議題和參與人、如何估算會議成本、如何做主持人、如何安排發言時間、如何組織討論、如何形成共識、如何表決、如何落實決議等等，還有會前會中會後的會務工作，都是需要認真考慮的。如何維持會議的秩序和紀律，如何避免無謂的爭執，如何保護少數持不同意見者的聲音能夠被有效表達，都必須靠穩妥的方式予以規定，並在流程中有效執行，這些都體現着會議程序的必要性和嚴肅性。會議最常見的問題包括會議繁多無實質內容、不能準時開始、缺乏中心和主題、出席者未有必要準備、會議時間過長、少數幾個人佔用了絕大部分時間、互相重複空話套話等等。開會的效率，反映了一個組織、一個團隊和個人的基礎管理水平。
根據培訓、會議實際運作流程中的環節及問題逐漸形成一個明細的服務手冊樣式。如何組織制訂標準化、通用的會議工作手冊或差錯提示，不妨參照以下程序：每次活動完畢後，要求每人至少提煉出五個差錯，十個人就可總結出五十多個差錯，當大家的總結或提煉的問題、特別提示彙集起來的時候，就會形成一個明細、有效、可操作的工作手冊或差錯指引，在以後類似的活動中，差錯必然逐漸減少，而在此文本基礎之上，其他人或後來者又可不斷添加。整個團隊能在總結的經驗並已形成文字而非口頭相傳的標準、流程基礎上學習、修改、完善，工作品質自然提升。這類工作看似簡單、容易，但大家都習慣於“口口相授”，每次會議每個人都能挑出很多“小問題”，大家情願費盡口舌“嘮叨”，卻很少有人親自動手將這些“嘮叨”的東西歸納整理成文字化標準流程、要點。這樣的工作方法又可延用到其他項目。在整個團隊逐漸形成一套科學管理的方法。推而廣之，行政管理、公共管理、市場營銷、安全管理都是如此。
在組織團隊推進項目的標準、流程化過程中，鑑於很多人既缺乏這樣的意識，又不知道從何入手，特別是不能把各個環節細微的要件當成必備要素，為此需要先弄清楚如何製作出管用、細化的標準、流程?應細化到怎樣程度才更具可操作性?如何找錯並分類整理?主要負責人必須親力親為，帶頭檢查、實踐每一個細節，對所有問題、程序都要過一遍，關注、懷疑每一個細節，必須成為最操心、信息掌握最全面的人。一旦這些標準基本成型後，就可以從繁瑣的嘮叨、反覆的提醒、相互的抱怨中解脱出來，而成為大家共同的習慣和標準，效率加倍提高，管理者最終也會變得輕鬆，而把主要精力放在檢查、督促流程的執行或發現新的漏洞。
以下部分是我與同事們在論壇、培訓組織與管理實踐中提煉出的會務標準化指引或差錯提示摘要，以此強調一個觀點，無論看似多麼平凡、簡單的事項，都可通過標準、規範避免低水平的循環，從大家司空見慣的開會入手訓練科學管理基本方法的運用。標準化看似古板，不一定每項規定或指引就是正確無疑的表述，但它至少使每個人更容易在此藍本的基礎上發現差錯，總結修改。它不一定保證每個人做得最好，但能幫助每個人都能達到合格水平。每個人都能做到有序運作，看起來單個人的效率、能動性不是很高，但加起來的效果肯定強於散漫、無序運作。
會議組織與管理要點
會議方案
1.會議議題、會務、接待的具體工作細分到個人或部門，形成會議紀錄或方案，會議前後逐項檢查。
2.確定會議目標。必須先問一些問題，最重要的是：“會議準備實現什麼目標?”或者換個角度問：“要是不開行不行?”“什麼時候結束?怎樣開才算成功或失敗?”開會的目的非常明確，才能突出核心主題、避免重複、價值不大的會議，否則會議很可能是浪費大家的時間。
3.會議議程最重要。議程安排得體，可以大大提高會議效率。會議議程的大忌是太簡單、太模糊。各項議程應與主講人事先取得聯繫，徵求意見，以求議題的表述準確、專業。
4.在重大論壇召開前，每隔三天有一次小組碰頭會議，檢查工作是否有疏漏及進展情況。會議召開前一天所有會務人員集中開會，強調會議事項，確保每個人都清楚各自職責。
5.每一項工作旁邊都應註明相關的負責人員。在會務安排表格上出現的所有人員都應將相關事項、具體標準通知到本人，不要遺漏。
6.總負責人的最重要職責是溝通和協調，檢查任務完成進度。對會務工作每一環節、細節做到心中有數，對會務工作中可能出現的問題要打足提前量，隨時檢查。總負責人應該是掌握會議細節最全面、信息最集中、最操心費神者，能隨時根據各項信息協調所有參與者。切忌丟三落四，不注意過程和環節控制，有頭無尾。
7.總負責人在重大會議剛開始一段時間，自始至終在會議現場巡視，留意場內情況，確保會議開場即步入正軌，隨時應對突發問題。會議開場的順利與否對整個會議效果影響很大。
8.差錯舉例
①會務方案涉及議程、會場的問題考慮不周或沒有列出需求清單告知相關人員，會場工作人員不瞭解需求，也未指定好對應不同嘉賓的接待聯絡人或分項目負責人。會場秩序凌亂，工作人員沒有佩戴特定的標誌。
②時間進度不明確或沒有按規定流程完成銜接。
③任務沒有落實到個人，沒有説定哪個人負責到何種程度，好像誰都負責又好像沒人負責。
④會議工作人員接受任務，執行情況沒有及時報告總負責人，總負責人無法對整個會議的協調與情況全面把握，以至於“險象環生”。
評述：會議方案也相當於備忘錄、提示清單，一個全面細緻的方案就構成了可以根據會議進程隨時完善的基矗而會議總負責人則是駕馭會議的總舵手，所有信息都在此集中、發佈，因而他掌握的信息是否全面、是否及時有效地督促到位決定着會議準備是否充分。會議要確保高效、務實，要特別關注以下七個關鍵要素：會議方案、會議目標與主旨、會議議程、出席人員與發言人、任務分配與職責安排、會議材料、信息反潰
會議材料
1.裝訂後的會議材料需從頭至尾翻閲一遍，重點核查內容有無重大差錯、內容分類或邏輯結構是否合理、是否是最新材料、是否漏頁、順序是否有誤、是否清晰。
2.針對各類論壇、各類研討會的發言材料需重點關注：標題(即議題)是否圍繞會議主線、條理是否清晰、重點是否突出、觀點是否有新意、與會議目的是否吻合、是否與其他演講者有過多重複。特別提防假大空、宂長、脱離會議主題、八股文式的發言材料。針對這些問題虛心與演講人耐心交流、認真反潰
3.會議須知：
①會議時間、地點、會議室(標明具體路線)。
②就餐時間、地點。
③會務組聯絡辦法、訂票、醫療。
④會議紀律。
⑤當地氣候、交通及附近旅遊景點介紹。
⑥“想客人之所想”，會議須知應將會議期間有關食、宿、行以及與會者可能要諮詢的各種問題表述全面、準確，應視為會議最重要的材料之一。讓與會者一拿到會議須知，就感受到周到、細緻、關懷的特色，能得知所想問的問題答案，賓至如歸。
⑦最終定稿與複印後的資料一定要有兩人以上審看，並從頭至尾再細看兩遍以上。檢查所有段落、文字表述、標示、印刷是否有差錯。
4.差錯舉例：
①會議材料沒有分類整理，材料內容空洞雷同，大話套話過多，沒有充分反映會議的主題與實質性需求。
②彙總與會者名單時，要注意核對清楚姓名、性別。例如：有的男士名字最後字是“雪”、“佳”等，不能想當然地認為就是女性。
③與會者職務出錯。例如：正職副職弄錯。
評述：會議材料如果切中會議主題，有事實、數據和案例分析，有獨到見解和新穎的提法，就意味着會議已成功了一半，哪怕是發言人演講水平差點。有兩點切記：a.不管是什麼權威人士、專家發言都事先需要反覆溝通、督促發言提綱，這樣能把握主題，避免脱離主題，空洞沒內容。b.給發言者事先應發出正式的文字邀請函並附上會議發言的需求、聽講對象、主題、注意事項，切忌以為一個電話溝通，對方“沒問題”就萬事大吉。當您很專業地按上述兩條去做的話，對方也會認為你很認真、專業，才會真正重視發言稿的準備。
會議方案
1.會議議題、會務、接待的具體工作細分到個人或部門，形成會議紀錄或方案，會議前後逐項檢查。
2.確定會議目標。必須先問一些問題，最重要的是：“會議準備實現什麼目標?”或者換個角度問：“要是不開行不行?”“什麼時候結束?怎樣開才算成功或失敗?”開會的目的非常明確，才能突出核心主題、避免重複、價值不大的會議，否則會議很可能是浪費大家的時間。
3.會議議程最重要。議程安排得體，可以大大提高會議效率。會議議程的大忌是太簡單、太模糊。各項議程應與主講人事先取得聯繫，徵求意見，以求議題的表述準確、專業。
4.在重大論壇召開前，每隔三天有一次小組碰頭會議，檢查工作是否有疏漏及進展情況。會議召開前一天所有會務人員集中開會，強調會議事項，確保每個人都清楚各自職責。
5.每一項工作旁邊都應註明相關的負責人員。在會務安排表格上出現的所有人員都應將相關事項、具體標準通知到本人，不要遺漏。
6.總負責人的最重要職責是溝通和協調，檢查任務完成進度。對會務工作每一環節、細節做到心中有數，對會務工作中可能出現的問題要打足提前量，隨時檢查。總負責人應該是掌握會議細節最全面、信息最集中、最操心費神者，能隨時根據各項信息協調所有參與者。切忌丟三落四，不注意過程和環節控制，有頭無尾。
7.總負責人在重大會議剛開始一段時間，自始至終在會議現場巡視，留意場內情況，確保會議開場即步入正軌，隨時應對突發問題。會議開場的順利與否對整個會議效果影響很大。
8.差錯舉例
①會務方案涉及議程、會場的問題考慮不周或沒有列出需求清單告知相關人員，會場工作人員不瞭解需求，也未指定好對應不同嘉賓的接待聯絡人或分項目負責人。會場秩序凌亂，工作人員沒有佩戴特定的標誌。
②時間進度不明確或沒有按規定流程完成銜接。
③任務沒有落實到個人，沒有説定哪個人負責到何種程度，好像誰都負責又好像沒人負責。
④會議工作人員接受任務，執行情況沒有及時報告總負責人，總負責人無法對整個會議的協調與情況全面把握，以至於“險象環生”。
評述：會議方案也相當於備忘錄、提示清單，一個全面細緻的方案就構成了可以根據會議進程隨時完善的基矗而會議總負責人則是駕馭會議的總舵手，所有信息都在此集中、發佈，因而他掌握的信息是否全面、是否及時有效地督促到位決定着會議準備是否充分。會議要確保高效、務實，要特別關注以下七個關鍵要素：會議方案、會議目標與主旨、會議議程、出席人員與發言人、任務分配與職責安排、會議材料、信息反潰
會議材料
1.裝訂後的會議材料需從頭至尾翻閲一遍，重點核查內容有無重大差錯、內容分類或邏輯結構是否合理、是否是最新材料、是否漏頁、順序是否有誤、是否清晰。
2.針對各類論壇、各類研討會的發言材料需重點關注：標題(即議題)是否圍繞會議主線、條理是否清晰、重點是否突出、觀點是否有新意、與會議目的是否吻合、是否與其他演講者有過多重複。特別提防假大空、宂長、脱離會議主題、八股文式的發言材料。針對這些問題虛心與演講人耐心交流、認真反潰
3.會議須知：
①會議時間、地點、會議室(標明具體路線)。
②就餐時間、地點。
③會務組聯絡辦法、訂票、醫療。
④會議紀律。
⑤當地氣候、交通及附近旅遊景點介紹。
⑥“想客人之所想”，會議須知應將會議期間有關食、宿、行以及與會者可能要諮詢的各種問題表述全面、準確，應視為會議最重要的材料之一。讓與會者一拿到會議須知，就感受到周到、細緻、關懷的特色，能得知所想問的問題答案，賓至如歸。
⑦最終定稿與複印後的資料一定要有兩人以上審看，並從頭至尾再細看兩遍以上。檢查所有段落、文字表述、標示、印刷是否有差錯。
4.差錯舉例：
①會議材料沒有分類整理，材料內容空洞雷同，大話套話過多，沒有充分反映會議的主題與實質性需求。
②彙總與會者名單時，要注意核對清楚姓名、性別。例如：有的男士名字最後字是“雪”、“佳”等，不能想當然地認為就是女性。
③與會者職務出錯。例如：正職副職弄錯。
評述：會議材料如果切中會議主題，有事實、數據和案例分析，有獨到見解和新穎的提法，就意味着會議已成功了一半，哪怕是發言人演講水平差點。有兩點切記：a.不管是什麼權威人士、專家發言都事先需要反覆溝通、督促發言提綱，這樣能把握主題，避免脱離主題，空洞沒內容。b.給發言者事先應發出正式的文字邀請函並附上會議發言的需求、聽講對象、主題、注意事項，切忌以為一個電話溝通，對方“沒問題”就萬事大吉。當您很專業地按上述兩條去做的話，對方也會認為你很認真、專業，才會真正重視發言稿的準備。
會議接待
1.邀請函在會議召開前15天全部發出，每天統計反饋人數主動彙報給總負責人。每發一份邀請函都應同時以電話確認。在發出邀請函後，一週內沒有收到回執，要電話確認並彙報總負責人，總負責人決定是否增加人員或用其他方式與邀請人員聯絡。
2.對邀請函確認要分多次跟蹤(至少三次)、反覆提示：
①邀請函發出後立即確認是否收到;
②會議前xx天最終確定是否決定參加、來程安排;
③會議前三天確認航班;
④重要嘉賓及發言人在會議前一天再次確認何時到達，告知誰接機，並有專人過問其食宿行安排;
⑤在會議正式開始前半天，確認主要嘉賓和發言人座位、住宿房號，專門提醒開會、發言準確時間，有專人接應、引導。
3.掌握上菜時間，尤其是在中午安排的就餐時間正式開始前5分鐘，應有2個熱菜先上到桌上並蓋好(如會議延時則靈活掌握，及時通知餐廳更改)。客人到齊即可用餐，避免所有人到齊後再上菜，用餐等待時間過長。
4.每一次會議開始前，要給賓館一個詳細的接待需求清單與對口聯絡人清單，需要賓館配合的會議接待、會議現場管理問題以文字化的表格明示，對賓館作詳細説明，常規性事項也應重複提示，以免賓館工作人員疏忽、遺忘。
5.差錯舉例：
①在通知演講嘉賓時，交待不清楚或演講嘉賓沒有理解會議主題、參會對象的需求，不瞭解其他發言者的情況，演講者不能準確地根據會議需求把握內容。
②事先沒有專人審閲發言稿件，演講內容脱離主題，離題太遠，大道理過多，空話套話一大堆，與其他發言者內容重複。
③演講時間超出約定，主持人未注意控制和提醒，影響其他會議安排(應事先向發言人交待發言時間或有專人在台下醒目位置處出示發言時間提示牌)。
④與賓館協調、溝通渠道不通暢，導致銜接脱節或要求賓館配合的事項沒人做，或未與賓館方面確認。
⑤與接機人員銜接或交待不清楚接待要素(時間、航班號、人數)，導致無人接機或未接到人，或車輛不夠座位。
評述：對一些會議嘉賓和發言者為什麼強調三次以上的確認?一是表示主辦單位的尊重和誠意;二是在反覆聯絡溝通過程中引起重視，充分準備。因為一般人接到通知後都會“怠慢”或容易因工作忙而淡忘。找各種“藉口”反覆地與重要嘉賓尤其是演講者聯繫溝通，可以促動其做好符合會議需求的各項準備工作，也可在溝通中聽取到專家意見，從而對會議主題、具體內容及時進行適當修正。
1.邀請函在會議召開前15天全部發出，每天統計反饋人數主動彙報給總負責人。每發一份邀請函都應同時以電話確認。在發出邀請函後，一週內沒有收到回執，要電話確認並彙報總負責人，總負責人決定是否增加人員或用其他方式與邀請人員聯絡。
2.對邀請函確認要分多次跟蹤(至少三次)、反覆提示：
①邀請函發出後立即確認是否收到;
②會議前xx天最終確定是否決定參加、來程安排;
③會議前三天確認航班;
④重要嘉賓及發言人在會議前一天再次確認何時到達，告知誰接機，並有專人過問其食宿行安排;
⑤在會議正式開始前半天，確認主要嘉賓和發言人座位、住宿房號，專門提醒開會、發言準確時間，有專人接應、引導。
3.掌握上菜時間，尤其是在中午安排的就餐時間正式開始前5分鐘，應有2個熱菜先上到桌上並蓋好(如會議延時則靈活掌握，及時通知餐廳更改)。客人到齊即可用餐，避免所有人到齊後再上菜，用餐等待時間過長。
4.每一次會議開始前，要給賓館一個詳細的接待需求清單與對口聯絡人清單，需要賓館配合的會議接待、會議現場管理問題以文字化的表格明示，對賓館作詳細説明，常規性事項也應重複提示，以免賓館工作人員疏忽、遺忘。
5.差錯舉例：
①在通知演講嘉賓時，交待不清楚或演講嘉賓沒有理解會議主題、參會對象的需求，不瞭解其他發言者的情況，演講者不能準確地根據會議需求把握內容。
②事先沒有專人審閲發言稿件，演講內容脱離主題，離題太遠，大道理過多，空話套話一大堆，與其他發言者內容重複。
③演講時間超出約定，主持人未注意控制和提醒，影響其他會議安排(應事先向發言人交待發言時間或有專人在台下醒目位置處出示發言時間提示牌)。
④與賓館協調、溝通渠道不通暢，導致銜接脱節或要求賓館配合的事項沒人做，或未與賓館方面確認。
⑤與接機人員銜接或交待不清楚接待要素(時間、航班號、人數)，導致無人接機或未接到人，或車輛不夠座位。
評述：對一些會議嘉賓和發言者為什麼強調三次以上的確認?一是表示主辦單位的尊重和誠意;二是在反覆聯絡溝通過程中引起重視，充分準備。因為一般人接到通知後都會“怠慢”或容易因工作忙而淡忘。找各種“藉口”反覆地與重要嘉賓尤其是演講者聯繫溝通，可以促動其做好符合會議需求的各項準備工作，也可在溝通中聽取到專家意見，從而對會議主題、具體內容及時進行適當修正。