變身成功祕書注意的“小撇”步

問：身爲祕書的我，應該如何爲忙碌的老闆過濾電話呢？

答：首先，不要先問對方是誰？再告訴他，他要找的人現在不在或不方便接電話。這樣纔不會讓對方有被躲電話的感覺。如果被找的人真的不在就說不在，正在開會就說在開會；或是會客中、或是不在位置上、或是不方便接電話，問對方可否請他回電？並告之對方方便回電的時間。總之，說出事實即可。切記絕對不要以不實的理由來搪塞，例如總經理出國了。

問：我的老闆很不重視穿着，請問身爲祕書的我應該怎麼穿才得體呢？

答：老闆不重視穿着，並不代表他不重視你的穿着。有位電子業的老闆娘告訴我：她的先生固然不修邊幅，可是看到祕書小姐也穿得隨隨便便就頗有微詞，畢竟祕書對外界的機會特別多，陪伴老闆出席的場合也比其他員工多，祕書的外表與應對進退怎麼說都是老闆的面子，如果你常常覺得老闆都不介紹身邊的你，或草草了事彷彿你是打掃的小妹一樣，可能不是老闆不懂禮貌，而是自己的穿着需要改進了。

祕書的穿着要顧及3大要素：公司文化、老闆形象、與自己的品味。並且心態上要隨時準備可能有客戶突然來訪，任何時候都要得體稱頭，不要怕比老闆穿得莊重，每個老闆的穿着品味不同，可是心態卻是一致的：希望自己的祕書外表典雅莊重，拿得出去。以下是祕書辦公室穿着應該注意的原則：

1.請記得自己可是公司形象的第一線。穿着形象寧可“過”不可“不及”。

2.如果你的老闆或公司大部分的人穿套裝西裝，請你也務必穿着套裝，如果他們平時不穿套裝西裝，但會客或重要會議時穿套裝西裝，那也請你穿着套裝。如果公司沒有人穿套裝西裝，整體穿着也要以典雅爲原則，而不是以時髦爲指標。

3.如果老闆穿着形象與公司的整體形象不合，（例如公司是以專業爲導向的保守企業，老闆卻穿得很“隨意”；或者公司大部分的人穿得很休閒輕鬆，老闆卻每天西裝筆挺）請你以比較正式保守的一方爲依歸。

4.清爽自然的彩妝與髮型是基本禮貌。工作再怎麼努力，行程再怎麼匆忙，也要看來從容利落。抽屜裏可以放個簡單化妝品、梳子與鏡子，以備不及之需，稍整儀容。

5.桌前的佈置可以顯示個人品味，可以適度地擺設女性化裝飾物或家人相片，但不要太多，若給人“她是個一心一意在家庭的女人”，或“她是個喜歡蕾絲的女人”的第一印象，對專業都是會有負面影響的。

問：一般而言，應該如何對待別人的祕書比較好呢？

答：祕書就代表着老闆：如何尊敬他的老闆就該如何尊敬她。千萬不要使喚別人的祕書做事情，因爲這不是他的職責所在。祕書是老闆身邊最親密的事業夥伴，當然亦會對老闆產生較大的影響。虧待了祕書，可能他在老闆面前的一句話就能讓情況變得困難。反之，和祕書打好關係，也可能因此而得到無限方便。

來源：易才