申報材料等文檔撰寫規範

郵箱裏收到全系幾十份優秀團員（團幹）申報材料，材料名稱多數皆爲：“個人事蹟”、“優秀團員申報表”，部分郵件從標題到正文，看不出是哪個班級的哪個同學發來的。更有甚者，直接在郵件正文裏寫個人事蹟，沒有合理的分段，沒有排版，郵件標題：無主題……這些都是優秀團員、優秀團幹啊，不是初次接觸電腦，初次給人發郵件吧……我的承受能力經受無數次的考驗。冷靜，深呼吸……

煩躁之餘，列個此類材料撰寫的一般要求吧，希望能起到“格式刷”的作用。

申報材料撰寫的基本要求：

1、材料應有標題，可以設主、副標題，格式居中。標題一般可採用黑體，主標題字號略大，可用三號，副標題略小一些。可以根據字數多少和版面佈局作適當調整。

標題樣例：張三同學“優秀團幹部”申報材料；因爲付出，所以快樂——09新聞本1李四“雷鋒獎”申報材料；……諸如此類。

2、正文要求：宋體，小四，1.5倍行距，段落首行縮進2個字符。也可根據字數和版面需要，作適當調整。

3、標點符號應爲中文（全角）狀態下輸入，如“、，。《》——……”而非英文半角狀態，如,."" 省略號不能打成。。。。。

4、規範書寫數字，正確區分使用漢字與阿拉伯數字的情況。同一詞彙在同一篇文檔中書寫應統一，根據我校文檔樣式，年級和班級一般使用阿拉伯數字，例如：09新聞本科1班，填表時，“年級”欄一般寫“09（級）”，而不寫“大一”。年份一般應寫完整，如2012年，不要簡寫成12年。

5、評優評先的申報材料一般使用第三人稱寫，正文語言不應過於口語化。如果是要求提交個人小結、自薦材料，則用第一人稱。

6、申報材料一般採用“總—分—總”佈局，正文部分首先簡要介紹姓名、年級專業班級、擔任職務等基本信息。

7、先進事蹟、個人小結等文檔採用word程序撰寫（後綴），而非記事本（），按照規範對文字、段落等進行排版。

8、如果是從網上下載的表格（模板），填寫完個人信息後，保存時文檔應重命名，可以按“班級-姓名-申報項目”格式命名，如“09新聞本1-張三-優秀團員申報材料”。文件名中應包含個人信息，以區別於他人，從而便於接收方快捷地處理附件。

9、如是發送郵件，應將文檔以附件發送，而非在郵件正文中直接撰寫申報材料。

10、曾獲榮譽填寫樣例，僅供參考：

2012年9月 獲 上海建橋學院 軍訓“優秀學員”稱號

2012—2012學年 獲 文化傳播系 “優秀學生幹部”稱號

2012年度獲 校“弘揚雷鋒精神優秀學生”銅質獎章