祕書室工作禮儀規範介紹（精選3篇）

祕書室工作禮儀規範介紹 篇1

祕書服飾禮儀要求

祕書人員的着裝既要體現實用性，也要體現裝飾性，體現個體自身的審美素質和組織形象。要晝把服飾的自然屬性、社會屬性、情感屬性與祕書公關活動的禮儀屬性結合起來，儘可能避免因自己着裝不當而使企業的聲譽蒙受損失。

1、服飾要以簡潔爲美

簡潔是當今服飾發展的大方向，服飾越簡潔、越流暢，其美學效果就越好。祕書人員工作比較繁重，服飾過於煩瑣不但不利於工作上輕裝上陣，還會讓人當做花瓶擺設看待。而簡潔的服飾則會給人一種輕鬆、明快之感，有利於人際間的溝通。

2、揚長避短

祕書人員選擇服飾一定要注意揚長避短，儘量避免穿戴與自己體形不協調的服飾，這樣才能充分展示自己身材的長處，使自己充滿自信地出現在各種社交場合。

3、體現個性

人們戲言鞋合不合適，只有腳知道，說的就是着裝要因人而異。一件同樣的衣服穿在不同的人身上會產生不同的效果，這是因爲不同的人性格氣質不同造成的。所以，穿什麼衣服應根據個人的特點而定，只有使衣着與自己的年齡、性別、膚色、體形等特點相適應，特別是和自己的性格、氣質、個性特徵相吻合纔是得體的。

祕書日常接待禮儀

接待來客是祕書最頻繁的日常事務之一。祕書是代表單位接待來客的,其接待態度如何, 直接影響着單位的形象,決定了來客對單位的印象,關係着業務能否順利進行。所以,祕書應當儘量做到讓每一位來客滿意而歸,這就得掌握接待的基本禮節。

一、打招呼

當客人到來時,祕書應馬上停下手頭的工作,擡起頭,禮貌而熱情地招呼來客。打招呼的用語要正式規範。祕書說話時聲音應舒緩,咬字吐音要清楚。表達要簡潔流暢。

二、招待

祕書日常接待的來客大致分事先約好的和沒有預約的兩種。對經過詢問、甄別,沒必要由領導人會見,或經請示後領導人無意會見的來客,祕書可以婉言拒絕。對初次來訪的人,引見時,祕書要走在來客左前方一尺處,並隨時轉頭注意客人,引導方向。

1、座次

祕書引導或陪同客人去面見領導時，到達接待室後應將客人引至上座的位置上。引導就座時，長沙發優於單人沙發，沙發椅優於普通椅子，較高的座椅優於較低的座椅，距離門遠的爲最佳的座位。

2、奉茶

上茶應在主客未正式交談前。正確的步驟是：雙手端茶從客人的左後側奉上。要將茶盤放在臨近客人的茶几上，然後右手拿着茶杯的中部，左手託着杯底，杯耳應朝向客人，雙手將茶遞給客人同時要說您請用茶

奉茶的順序：上茶應講究先後順序，一般應爲：先客後主;先女後男;先長後幼。

奉茶的禁忌：儘量不要用一隻手上茶，尤其不能用左手。切勿讓手指碰到杯口。爲客人倒的第一杯茶，通常不宜斟得過滿，以杯深的2/3處爲宜。繼而把握好續水的時機，以不妨礙賓客交談爲佳，不能等到茶葉見底後再續水。

祕書電話禮儀

一、接聽電話前

1、準備筆和紙：如果大家沒有準備好筆和紙，那麼當對方需要留言時，就不得不要求對方稍等一下，讓賓客在等待，這是很不禮貌的。所以，在接聽電話前。要準備好筆和紙。

2、停止一切不必要的動作：不要讓對方感覺到你在處理一些與電話無關的事情，對方會感到你在分心，這也是不禮貌的表現。

3、使用正確的姿勢：如果你姿勢不正確，不小心電話從你手中滑下來，或掉在地上，發出刺耳的聲音，也會令對方感到不滿意。

4、帶着微笑迅速接起電話：讓對方也能在電話中感受到你的熱情。

二、接聽電話

1、三聲之內接起電話;

2、主動問候，報部門介紹自己;

3、注意接聽電話的語調，讓對方感覺到你是非常樂意幫助他的，在你的聲音當中能聽出你是在微笑;

4、注意接聽電話的措辭，絕對不能用任何不禮貌的語言方式來使對方感到不受歡迎;

5、轉接電話要迅速：每一位員工都必須學會自行解決電話問題，如果自己解決不了再轉接正確的分機上，並要讓對方知道電話是轉給誰的。

6、電話留言要遵循5W1H原則： When何時、Who何人、Where何地 、What何事、Why爲什麼、HOW如何進行等。

三、打電話禮儀

1、確定合適的時間，當需要打電話時，首先要考慮此時此刻對方是否方便聽電話，應該選擇對方方便的時間打電話，儘量避開在對方忙碌或是休息的時間打電話。

2、開頭很重要

無論是正式的電話業務還是一般交往中的不太正式的通話，自報家門是必須的，這是對對方的尊重，即使是你熟悉的人，也應該主動報出自己的姓名，因爲接電話方往往不容易通過聲音準確無誤的確定打電話人的身份。

3、通話儘量簡單

在工作電話中一般一個電話最常三分鐘，超過三分鐘應該改成其他的交流方式。

祕書室工作禮儀規範介紹 篇2

一、彙報工作

向領導彙報工作時應按約定時間到達，進領導辦公室時應先敲門示意，待聽到應呼後再進門；彙報工作時舉止要文雅大方，彬彬有禮，做到站有站相，坐有坐相；彙報、請示時應實事求是，要點突出，中心明確，吐字清晰，切忌表示不滿或頂撞。結束彙報應由領導提出，領導未作結束表示前，不可頻繁看錶、打哈欠，以示焦急或不耐煩。告辭時，應順手把茶具或桌椅等擺正或作適當處理。

二、陪同視察

陪同領導視察時，應注意一定的禮節。一般兩人同行時，以前者、左者爲尊；三人同行時，並行以中者爲尊，前後行時，以前者爲尊。進門、上車時，應讓尊者先行；上樓時尊者在前，下樓時則相反。在室內，以朝南或對門的座位爲尊位。乘電梯時，陪同人員先走一步按下電梯按鈕，一手擋住電梯門一側，待尊者進入後，自己再進入。如果客人或上級人數很多，則應自己先進去按鈕以便領導同志從容而進。電梯進門左側爲上，要主動留給客人或上級。

領導視察工作時要做好引領工作。引領時應稍側身走在領導側前方，與領導保持兩三步距離，並適時以手示意，一面交談，一面配合領導的腳步。切忌獨自在前，背對着領導。

三、接打電話

（一）接聽電話。接聽電話時要文明禮貌，接聽人應先客氣地自報家門：“您好，這裏是某地委辦公室祕書室，請講”然後詢問情況，嚴禁使用“喂，你是誰？”，“幹什麼”，“找誰”等生硬語言。如果對方詢問姓名，應耐心作答，對於對方詢句之事也應儘量詳盡答覆。如果對方要找的人是其他同事，受話人可說一聲“請稍等”，並儘快幫忙尋找。如果對方要找的人不在，應禮貌地告訴對方，並可適當詢問“請問您有什麼事要轉告嗎”，如有，則應認真記錄，並儘可能複述一遍，以確保無誤，最後說聲“再見”。

接到打錯了的電話，態度要友好，應禮貌地告訴對方，這裏不是其要找的單位，請他重撥，不應不加解釋地將電話掛斷。如有可能的話，可幫助對方查找他所要部門的電話。

接到領導電話，應主動說出自己的部門、職務和姓名。領導如果找本部門負責人通話，要迅速通知，並請領導稍等。如果本部門負責人不在，要請示領導能否轉達，如領導同意，要將領導發話內容認真記錄下來，以便向本部門領導傳達。最後應主動詢問領導還有什麼要求，待領導放下電話後再掛上電話。

接聽電話，要善於處理電話內容和有關事項。對要求報告領導的，不能接一次電話就報告一次，以儘量不打斷領導辦公爲宜。具體辦事人員，可根據情況彙總報告，但重大或緊急事項不能壓下不報，更不能擅自處理。

對通話時間較長、通話內容複雜的電話，要弄明白對方意圖，並準確、全面地將電話內容認真記錄在專門簿冊上，記明電話內容的五個要素，即：來話時間，來話人姓名、單位及職務，電話號碼，來話內容（時間、地點、人物、事項或需要解決的主要問題）。另外，如有初步結果的，要記錄領導意見和處理情況，最後記錄 人署名。

（二）撥打電話。

撥打電話時，首先要理清通話的內容和要點。電話接通後，打電話的人應當首先問一聲“您好”，然後自報家門。不使用電話免提鍵撥打電話。電話內容要簡明扼要，表達清楚、準確。

如果撥錯了電話號碼，應向對方表示道歉。讓對方轉接或傳呼某人時，應注意措辭，並適時道謝，如“請（麻煩）您轉某某處”，“請（麻煩）您叫一下某某”。對方幫你去找人時，話筒不應離開耳邊，更不應與別人高聲談笑。通話結束時，應道聲“再見”。

如果與領導辦公室距離很近，儘量不要用電話聯繫，應直接當面請示或彙報工作。給領導打電話時，要稱呼領導職務，然後通報自己的部門、職務和姓名，簡潔、準確地說明需要請示或彙報的內容。領導的指示或意見應準確、全面地記錄，通話結束時應主動詢問領導還有什麼指示或要求，並主動說“再見”。通話完畢後，應待領導放下電話後自己再掛上電話。

給基層單位和部門打電話時，態度要謙和，不得盛氣凌人。

四、介紹來賓

（一）介紹的順序

在爲他人做介紹時，應注意介紹的順序。爲了體現對長者、上級和女士的'尊重，在介紹時應按以下順序進行：

1.將年輕者介紹給年長者。在同性別的兩人中，應首先向年長者介紹年輕者，以表示對年長者的尊敬。

2.將職位低的介紹給職位高的。譬如兩個人當中，一位是王處長，另一位是丁科長，這時介紹人應首先將科長介紹給處長：“王處長，這位是丁科長。”

3.將男士介紹給女士。在介紹陌生男女相識時，介紹人通常是把男士引導到女士面前，首先向女士介紹男士。若兩人當中，男士年齡比女士大很多或地位比女士高，這時應先向年長的或地位高的男士介紹年輕女士。

若被介紹人都是同性別、年齡相差無幾而又無辨別其地位時，可按座位順序或站立順序依次介紹。

（二）介紹的姿勢和語言

介紹時，介紹人和被介紹人都要起立。介紹人應引導兩個被介紹人相向而立，自己站在側旁，面對他們，將手掌伸開，手心向上，手指指向被介紹人的一方，不可只用一個手指指點或去拍打被介紹一方的肩或背。

在正式場合，介紹時一般用“請允許我向您介紹……”的說法。向衆人介紹一人時，可以說：“請允許我把“祕書工作”介紹給諸位。”在一般的、非正規場合進行介紹，所用的語言比較簡單、活潑。如“這位是”，“這位是××科長”等。

被介紹的雙方在介紹完畢後應相互握手問候，可以說“很高興認識您”、“您好”等。

五、接待工作

（一）一般接待禮儀規範

這是接待人員應共同遵守的基本禮儀規範，也是“窗口”接待的基本原則和要求。

1.做到“五要”：

一要儀容嚴整——接待人員要衣着整潔，精神飽滿，舉止端莊。

二要態度和藹——接待人員要誠懇、自然，認真聽取對方談話，不耍威風、擺架子。

三要語言文明——接待人員一般應講普通話，使用禮貌用語，語氣謙和、客氣，不講粗話、髒話。

四要講究效率——對客人要求辦理的事情，凡符合政策、法律，手續齊全的應及時辦理，不能推諉、拖延。對不能解決的，要講明原因，並及時轉有關單位接待、解決。

五要一視同仁——接待時應本着公平、公開的原則秉公辦事，不循私情，不開“後門”，不應以地位、年齡、身份、生熟等區別對待。

2.接待人員，要儀容整潔大方，舉止從容端莊，不論來訪客人是事先約好的，還是不約而來的，不論是常來的，還是生疏的，客人進門，接待人員要馬上起立相迎。

對事先約好的客人，接待人員要熱情迎接。對事先未與領導約好的客人，一定要禮貌地詢問姓名、身份，弄清其來訪目的，待請示領導後根據領導要求迅速做出處理。不得直接讓其去領導辦公室或告訴其領導去向。

如果客人要找的領導或其他人員不在，應妥善予以處理。若自己知道領導及有關人員在較短的時間內能夠回來，可請客人坐下來等候，並送上茶水、飲料和報刊。客人等的時間較長時，應不斷給客人倒開水，以免客人有被遺忘、被冷落的感覺。如果自己手頭沒有什麼要緊的工作，也不防陪客人談話。當客人表示沒有時間等候時，可以問明客人來訪的大致內容，待相關人員回來後轉告。

（二）迎送禮儀規範

1.迎送的準備

迎接來訪的代表團，應事先了解對方的來訪目的與要求，要確定來訪人員的姓名、性別、年齡、身份、人數、職務、級別等，並以此確定迎送規格，安排相應的接待人員和食宿環境。一般來說，對上級主要領導的到來，要通知某地委主要領導親自出面迎送和陪同；兄弟單位負責同志的到來，可通知辦公室主要領導或副職出面接待。食宿應根據其級別作相應的安排，規格既不宜過高，也不要過低。

爲了提前安排食宿和交通工具，應準確地瞭解掌握客人所乘交通工具的抵、離時間。

2.迎送中的具體事項

去機嘗車站接送的人員，其職務可比對方低一級，同級領導可在賓館迎候。迎接人員應在客人抵達之前到達機嘗車站，如果客人是首次前來，互不認識，接待人員可事先製作特定的標誌，如小旗或牌子等，讓客人容易看到，以便主動前來接洽。

在客人到達後，迎接的領導應上前握手，致以問候。相互介紹時，主人應將前來歡迎的人一一介紹給客人。安排接待人員時，應考慮周到，以相對固定爲好，切忌隨意更換。

接待人員應及時將客人食宿安排等發到每個人手中，或通過對方的聯絡祕書轉達，以便讓客人心中有數。迎接身份高的客人，要事先在迎送地點安排貴賓休息室，客人抵達後，應稍作休息，再開展其他活動。

客人離開時，主人可到住地或機嘗車站等送行。直接去機嘗車站送行時，應在客人登機（車、船）之前抵達，而且要留出足夠時間保證客人辦理有關手續。

3.回贈禮品

對重要客人，確實需要贈送禮品的，要請示有關領導，提前安排好。

祕書室工作禮儀規範介紹 篇3

1.在你離開總部之前，記住一定要和你的上司溝通，搞清楚自己的權限範圍，這樣你就可以當場對某些事情做出決定。因爲在國外做生意，如果你總不斷地說“我得先和總部彙報一下”，你的客戶就可能會被激怒。而相反，如果你向客戶表現出你有權做重大決定，這不僅滿足了你的虛榮心而且也提高了你的身份。

2.不要把同行對你的驚訝理解成一種失望或對你的冒犯。他們所表現的驚訝也許僅僅是驚訝而已。不要自以爲你的同行對女性有偏見。

3.要考慮到，作爲女性，實際上你可能在男性占主導地位的社會中還有很大的優勢呢。許多年以前，荷蘭的派克筆公司曾嘗試使用女銷售員撥打推銷電話。這些女銷售員比男銷售員更順利地得到了更多的訂單。無論是出於驚訝、禮貌、好奇還是出於騎士風度，畢竟婦女在這方面佔據了獨特的優勢。

4.絕對不要做那種可能被認爲是輕浮的行爲。

5.把美國的女權主義暫時留在家中，因爲其他國家這方面的進展還沒有我們那麼快。如果你海外的男客戶堅持要替你開門或堅持要餐後買單，就隨他便吧。這只不過是他們幾十年來的習慣反應罷了。

6.不要生氣發火。要明白如果你能在這一系統內工作，會比你對抗這種系統得到的實惠更多。你的工作就是要在你所處的社會文化內完成你公司的目標。

7.觀察你周圍人的禮儀方式。比如在接待行列中，要觀察其他女性與人問候時是否和人握手還是隻點點頭而已。不過你最好還是去和移民居住在當地國家的美國人、加拿大人談談，請他們給你提一些當地禮儀的建議。

最重要的，還是那句話“所有的行爲都要徹底的職業化”，你應該將這句話牢記於心。