商務活動贊助會禮儀

經過艱苦創業，坤亞集團已經發展成爲一個擁有10億元固定資產的大型商貿型企業。在其成立20週年來臨之際，坤亞集團決定爲自己舉行一次別開生面的慶祝活動。在坤亞集團創建20週年的慶祝活動開始之後，絕大多數的與會者才知道，活動的中心內容並非社會上所司空見慣的歌功頌德、一唱一和、大擺排場，而是由坤亞集團的董事長鄭重其事地代表董事會宣佈了集團一項正式決定：爲了回報社會，救助失學兒童，特此改革本集團慶祝活動的內容，將其進行簡化，從中節省下來的50萬人民幣的活動費用，全部當場捐獻給“希望工程”。坤亞集團的此番作爲的確不俗，因此它受到了社會各界的交口稱讚。站在商務禮儀的角度上來看，坤亞集團在其創建20週年之際所進行的向“希望工程”的捐款的義舉，可稱之爲贊助活動。在一般情況下，人們往往將贊助活動簡稱爲贊助。所謂贊助，通常是指某一單位或某一個人拿出自己的錢財、物品，來對其他單位或個人進行幫助和支持。在現代社會中，贊助乃是社會慈善事業的重要組成部分之一。它不僅可以扶危濟貧，向社會奉獻自己的愛心，體現出自己對於社會的高度責任感，以自己的實際行動報效於社會、報效於人民，而且也有助於獲得社會對自己的好感，提高自己在社會上的知名度、美譽度，爲自己塑造良好的公衆形象。對於商界而言，積極地、力所能及地參與贊助活動，本身就是自己進行商務活動的一種常規的形式，而且也是自己協調本單位與政府、社會各界的公共關係的一種重要的手段。所以，贊助一向頗受商界的重視。爲了擴大影響，商界在公開進行贊助活動時，往往會專門爲此而舉行一次一次規模的正式會議。這種以贊助爲主題的會議，即爲贊助會。欲使贊助會取得成功，遵守贊助會禮儀是十分必要的。贊助會禮儀，一般指的是籌備、召開贊助會的整個過程中所應恪守的有關禮儀規範。其主要內容包括贊助的類型、贊助的步驟、會務的安排、活動的評估，等等。以下，對其分別加以介紹：首先，需要掌握贊助的類型。贊助的類型，指的是贊助的具體形式。贊助的類型選擇得當與否，大都對贊助的效果直接產生着影響。根據不同的標準，贊助的類型可有各種不同的劃分。其中最爲常見的贊助類型，有如下兩種：一類是依據贊助的項目所劃分的贊助類型。贊助的項目，在此具體所指的主要是受贊助的對象。據此劃分贊助的類型，往往可以對贊助單位的動機、品位進行直觀而形象的瞭解。在目前情況下，商界通常所積極贊助的項目，大致上共有以下十類：其一，是贊助公益事業。它是指對社會的公共設施、公共活動進行贊助，直接地造福於社會、造福於人民，並可贏得公衆與輿論的激賞。其二，是贊助慈善事業。它是指對社會慈善福利組織或慈善福利活動的贊助。既可以向社會表明本單位勇於承擔自己的社會義務、社會責任，又有助於獲得政府與社會的好感。其三，是贊助教育事業。它是指對教育界的贊助。可以給予教育界以有力的支持，並且爲本單位日後的進一步發展培養必不可少的廣大後備人才。其四，是贊助科研活動。它是指對科學研究與學術活動的贊助。此舉不僅表明本單位對人才與科技進步的重視，而且還可以使自己得到專家、學者的肯定、支持或指導。其五，是贊助專著出版。它是指對確有學術水平的學術專著出版所給予的贊助。它主要可以表明本單位對知識的無比重視和對學術研究的大力支持。其六，是贊助醫療衛生。它是指對醫療、保健、衛生、康復事業的贊助。它體現着本單位對於全社會的關懷，同時也是對社會的一種奉獻。其七，是贊助文化活動。它是對文化事業的贊助。它有助於促進我國的社會主義精神文明建設，用高尚的精神去鼓舞人民，教育人民，提高其文化修養與精神境界。其八，是贊助展覽畫廊。它是指對於具有一定藝術品位的非贏利性的展覽、畫廊的贊助。它體現着本單位的藝術品位以及對藝術界的支持和幫助。其九，是贊助體育運動。它是指對各類體育比賽活動的贊助。體育比賽是當今的社會熱點之一，對其進行贊助，往往可使本單位名利雙收，一舉兩得。其十，是贊助娛樂消閒。它是指對羣衆性娛樂休閒活動的贊助。它表達了本單位對廣大羣衆的關懷與誠意，可提高對方對本單位的認同感。另一類則是依據贊助物所劃分的贊助的類型。贊助物，在此特指贊助單位或個人向受贊助者所提供的贊助物品。它往往取決於贊助單位或個人的實力與受贊助者的實際需求。通常，贊助物可以分爲如下四類：其一，是現金。即贊助單位以現金或支票的形式，向受贊助者所提供的贊助。它可使受贊助者根據自己的客觀需要，對其進行受一定限制的支配。其二，是實物。即贊助單位或個人以一種或數種具有實用性的物資的形式，向受贊助者所提供的贊助。它不僅可以及時地滿足受贊助者的需要，而且不易爲對方挪作他用。其三，是義賣。即贊助單位或個人將自己所擁有的某件物品進行拍賣。或是劃定某段時間將本單位或個人的商品向社會出售，然後將全部所得，以現金的形式，再捐贈給受贊助者。此種贊助的贊助額事先難以確定，但其影響較大，並且易於贏得社會各界的支持。其四，是義工。即贊助單位或個人派出一定數量的員工，前往受贊助者所在單位或其他場所，進行義務勞動或有償勞動，然後以勞務的形式或以勞務所得，向受贊助者提供贊助。它可以使有關方面有錢出錢、有力出力，更好地調動其積極性，並獲得更爲廣泛的參與。除此之外，還可以根據贊助單位或個人向受贊助者所提供的對方所需金額的多少，將贊助的類型分爲全額贊助或部分贊助。或者根據贊助單位或個人的具體數量的多少，將贊助的類型分爲單方贊助與多方贊助。其次，需要明確贊助的步驟。贊助的步驟，指的是贊助活動運作過程之中的各個主要環節。任何一家商界單位意欲進行贊助活動時，均須按部就班地依照相應的步驟來進行認真的運作。就一般情況而言，贊助活動中必須認真對待的重要步驟，共有下列四項：第一，前期的研究。在正式決定進行贊助之前，贊助單位首先有必要進行前期的研究，並且對贊助活動的必要性與可能性進行詳盡的論證。在正常情況下，一次贊助活動往往發端於兩種情景。其一，是某一商界單位主動向其他單位、組織或個人提出贊助。其二，是某一商界單位接到其他單位、組織或個人的贊助請求後，經過研究，再酌情給予對方一定程度的贊助。在實際生活裏後一種情景往往更加多見。通常，商界的單位在接到其他單位、組織或個人的贊助請求後，對於是否應當進行贊助、在贊助時應當採取何種具體形式、具體贊助的財物的數量等等，都要進行認真的研究。既沒有必要來而不拒、大包大攬，也不應當一推了之、一毛不拔。在就某次贊助活動時行研究、論證時，贊助單位必須充分明確下列四點：一是它必須符合我國的憲法和法律，絕對不允許從事違法亂紀活動。二是它必須與本單位的經營策略、公共關係目標相適應，而不是與其背道而弛。三是它必須真正地有利於受贊助者，同時也有利於整個社會。四是它必須是本單位力所能及之事，至少也不應當半途而廢，甚至勞而無功。第二，贊助的計劃。通過前期研究、論證，商界單位一旦決定進行贊助活動之後，即應着手製定詳盡的贊助計劃，以確保其成功。細而言之，贊助的計劃實際上是前期研究、論證的成果的具體化。根據慣例，它應當是由專司其職的工作部門，在進行前期研究、論證的基礎上，根據本單位既定的贊助政策和贊助方向，認真制定而成。一般來講，商界單位之中負責贊助計劃的工人部門，主要是指其公關部。在某些情況下，辦公室、財務部亦應介入此事。制定贊助的計劃，必須要樹立正確的指導思想。其核心之點應爲：贊助活動必須同本單位的經營策略、公共關係目標相一致，贊助活動的終極目標應當是贊助單位、受贊助者和社會三方同時受益。贊助政策的制定、贊助方向的選擇，均應以此作爲指南。在一般情況下，贊助計劃需要專人草擬，並經本單位的決策機構批准。大致來看，贊助的計劃又可分爲以下兩大類：一類是年度性的贊助計劃。業已指出，贊助是商務活動的主要形式之一，因此商界單位必須將其列入自己的議事日程，最好每年正式制定一次本單位的全年度贊助計劃。這種作法的長處是，本單位的贊助活動可能規範有序、有的放矢，同時也可以從宏觀上控制贊助活動的規模，避免使之超出自己所能承受的程度，甚至由此而產生毫無意義的浪費或損耗。另一類則是臨時性的贊助計劃。它主要是針對臨時性、突發性的事件，所制定的贊助計劃。制定此類計劃，仍然必須堅持深入進行調查研究，並且不得有悖於本單位的大政方針。從根本上講，它只能算是對上一類計劃的補充。第三，項目的審覈。在進行正式的贊助活動之前，對於既定的贊助項目進行審覈，往往是極其必要的。贊助項目的審覈，在此主要是指贊助單位事先對自己所參與的贊助項目所進行的核定與審查。在正常的情況下，它是贊助單位專門負責贊助活動的工作部門所負責進行的。在審覈贊助項目時，有關人員必須抱有高度的責任心。對贊助活動的各個具體環節逐一進行細緻的分析研究，發現問題，防患於未然。在具體對贊助項目進行審查覈定時，重點應當放在如下十個方面：一是要看贊助項目是否符合本單位的經營策略與公共關係目標；二是要看受贊助者的口碑如何；三是要看贊助能否真正取得成功；四是要看贊助的具體方式是不是合適；五是要看贊助單位的承受力如何；六是要看贊助的時機是否得當；七是要看贊助將會產生多大的社會作用；八是要看社會輿論與社會公衆將會如何評價此次贊助活動；九是要看進行贊助之後對本單位會有多大的積極作用；十是要看此次進行贊助會給本單位造成多大的負面影響。經過綜合審覈之後，假定贊助項目得大於失，即可將其付諸實施。假如贊助項目失大於得，尤其是其毫無任何社會效益可言時，則應當堅決讓其下馬。第四，承諾的兌現。贊助活動一經正常決定，即應擇機將其付諸實施。在實施過程之中，贊助單位特別有以下四件事要必須注意：一是必須有約在先。爲了確保贊助活動取得成功，並且防止其發生種種變故，一般而言，凡重大的贊助活動在正式實施以前，贊助單位與受贊助者雙方均應正式簽訂贊助合同或贊助協議，並且經公證機關進行公證。這樣一來，雙方所自各自承擔的權利與義務便被正式規定下來。任何一方如有違反，使可被依約追究其法律責任。二是必須審慎行事。在贊助的實施過程中，贊助單位必須處處審慎而行。既要認真履約，又要爭取社會的理解與被贊助者的支持。對於受贊助者一定要平等相待。不要爲此而以“救世主”自居，時時趾高氣揚，處處討價還價，因而令對方產生逆反心理，好心辦了壞事。必須明確的是，贊助絕非一種單方面的賞賜。在贊助活動中，雙方往往都是有利可圖的。三是必須擴大影響。在可能的情況下，贊助單位在實施贊助計劃的過程中，不僅要求得到社會各界的理解與支持，而且還要善於巧借良機，利用各種傳播媒介，在法律、法規允許的前提下，對自己進行適度的宣傳，以求擴大本單位的社會影響力，提高自己的知名度與美譽度。不過在宣傳時必須講究技巧，切勿自吹自擂，令人生厭。四是必須嚴守承諾。進行贊助時，贊助單位務必要言而有信，兌現承諾，在指定的時間內，將自己擬贊助的財物如數全部到位。不論發生了什麼情況，都不允許贊助單位拖延時間，取消贊助。削減數額、以次充好、以假充真、以物抵款等等，也是不許可的。贊助單位如果真的那麼作了，不但是一種單位方面的毀約行爲，而且還表明自己原先的承諾僅僅是爲了沽名釣譽。再次，需要搞好會務的安排。在贊助活動正式實施之際，往往需要正式舉行一次聚會，將有關的事宜公告於社會。這種以贊助爲主題的贊助會，在贊助活動中，尤其是大型的贊助中，大都必不可少。有時，人們亦稱之爲贊助儀式。它主要是爲了向全社會公告贊助活動正式啓動，是贊助活動中作用巨大的一項重要環節。根據商務禮儀的規範，贊助會通常應由受贊助者出面承辦，而由贊助單位給予其適當的支持。贊助會的舉行地點，一般可選擇受贊助者所在單位的會議廳。亦可由其出面，租用社會上的會議廳。用以舉行贊助會的會議廳，除了其面積的大小必須與出席者的人數成比例之外，還需打掃乾淨，並且略加裝飾。舉行贊助會的會議廳之內，燈光應當亮度適宜。在主席臺的正上方，或是面對會議廳正門之處的牆壁上，還需懸掛一條大紅橫幅。在其上面，應以金色或黑色的楷書書寫着“某某單位贊助某某項目大會”，或者“某某贊助儀式”的字樣。前一種寫法，意在突出贊助單位；後一種寫法，則主要是爲了強調接受贊助的具體項目。一般來講，贊助會的會場不宜佈置得美輪美奐。過度豪華張揚。否則，極有可能會使贊助單位產生不滿，因爲它由此可能產生受贊助單位不務正業華而不實的感覺。參加贊助會的人士，既要有充分的代表性，又不必在數量上過多。除了贊助單位、受選購助者雙方的主要負責人及員工代表之外，贊助會應當重點邀請政府代表、社區代表、羣衆代表以及新聞界人士參加。在邀請新聞界人士時，特別要注意邀請那些在全國或當地具有較大影響力的電視、報紙、廣播等媒體人員與會。所有參與贊助會的各界人士，在與會之時，皆須身着正裝，修飾儀表，並且檢點個人的舉止動作。贊助會的整體風格是莊嚴而神聖的，因此任何與會者都不能與之唱反調。依照常規，一次贊助會的全部時間，不應當長於一個小時。因此贊助會的具體會議過程，必須既周密，又緊湊。贊助會的具體會議過程，大致上共有如下六項：第一項，宣佈贊助會正式開始。贊助會的主持人，一般應由受贊助單位的負責人或公關人員擔任。在宣佈正式開會前，主持人應恭請全體與會者各就各位，保持肅靜，並且邀請貴賓到主席臺上就座。第二項，奏國歌。此前，全體與會者須一致起立。在奏國歌之後，還可奏本單位標誌性歌曲。有時，奏國歌、奏本單位標誌性歌曲，可改爲唱國歌、唱本單位標誌性歌曲。第三項，贊助單位正式實施贊助。其具體作法通常是贊助單位的代表首先出場，口頭上宣佈其贊助的具體方式或具體數額。隨後，受贊助單位的代表上場。雙方熱情握手。接下來，由贊助單位的代表正式將標有一定金額的巨型支票或實物清單雙手捧交給受贊助單位的代表。必要時，禮儀小姐應爲雙方提供幫助，若贊助的物資重量、體積不大時，亦可由雙方在此刻當面交接。在此過程之中，全體與會者應熱情鼓掌。第四項，贊助單位代表發言。他的發言內容，重在闡述贊助的目的與動機。與此同時，還可以對本單位的簡況略作介紹。第五項，受贊助單位代表發言。此刻的發言者，一般應爲受贊助單位的主要負責人或主要受贊助者。其發言的中心，應當集中在對贊助單位的感謝方面。第六項，來賓代表發言。根據慣例，可邀請政府有關部門的負責人講話。他的講話，主要是肯定贊助單位的義舉，同時亦可呼籲全社會積極倡導這種互助友愛的美德。該項議程，有時亦可略去。至此，贊助會即可宣告結束。在贊助會正式結束後，贊助單位、受贊助單位雙方的主要代表以及會議的主要來賓，通常應當合影留念。此後，賓主雙方可稍事晤談，然後來賓即應一一告辭。在一般情況下，在贊助會結束後，東道主大都不爲來賓安排膳食。如確有必要，則至多略備便餐，而絕對不宜設宴待客。在極個別的情況下，贊助會亦可由贊助單位操辦。由贊助單位所操作的贊助會，其會務工作與以上所述基本相仿。最好，需要進行活動的評估。經驗來源於實踐，經驗有待於總結。在贊助會結束後，尤其是在整個一項贊助活動告一段落之後，贊助單位有必要對其進行一次認真而系統的評估。對贊助活動所進行的評估，實際上主要是指在對贊助活動進行綜合分析和系統總結之後，對其社會效果所進行的科學評價與分析。對任何商界單位而言，一項贊助活動無論如何都是其所重點進行的公共關係活動之一，都需要爲此而投入大量的人力、物力和財力。因此，在贊助活動結束後對其進行一次全面的評估，總結經驗、吸取教訓、聽取意見、調整對策，是十分有益的。進行贊助活動的評估工作，一般應由贊助單位的公關部牽頭負責。有時，亦可由專司此事的班子主持此事。在評估工作完成之後，應形成書面報告，提交本單位的決策機構以及各位主要負責人，以供對方參考，並掌握具體的情況。根據一般規律，進行贊助活動的評估工作，必須集思廣益、廣開言路、深入調查、反覆研究、善於聽取正反兩方面的不同意見，善於去粗取精、去僞存真、由此及彼、由表及裏。這樣做，才能夠真正地掌握實際的情況。進行贊助活動的評估工作，大致上要抓住如下四個方面的重點問題：其一，要將實施效果與先期計劃相比照。重點研究一下贊助單位是否真正地實現了自己的贊助意圖，贊助活動的預定目標是否業已達到。其二，要掌握社會各界對贊助活動的認同程度。可通過各類調查，瞭解各類公衆，包括受贊助單位、地方政府、新聞媒介對此次活動的真實評價與看法。其三，要及時發現贊助活動的所長與所短。要認真總結贊助活動因何而成功，或者因何而受挫。對於己方與其他各方的問題，都不應當諱病忌醫。其四，要了解贊助活動在實施過程中所出現的問題。不管這些問題是否己在意料之中，原因在於何方，均應被認真看待，並引起重視。來源：石油在線