辦公室訪客接待禮儀

辦公室人員接電話看似小事，其實有一定的學問。下面是本站爲大家準備的辦公室電話接待禮儀，希望可以幫助大家!

辦公室電話接待禮儀

一、及時接聽

如果電話鈴聲一響起，就應立即放下收頭的事去接聽。如果接聽不及時，就會反映出一個人散漫的態度，而且應該親自接聽電話，輕易不要讓他人代勞，尤其是不要讓小孩幹代接。

在接電話時，我們提倡“鈴響不過三”：接聽電活以鈴響三聲之內接最適宜。吧要鈴響許久，才姍姍來遲。也不要鈴響過一次，就拿起聽筒。這樣會讓打電話的人大吃一驚，如有持殊原

因

致使鈴響許久後才接，要在和劉方通話時向對方說明情況，棱示歉意。

正常情況下，不允許不接聽來電，特別是“應約而來”的電話。就像敲門一樣。如果剛敲第一聲門你就開門，就會讓對方嚇一跳，而且還會認爲你清閒得聚精會神地等着別人來敲門。如

果門被敲了很多省還沒有回答，又會被認爲沒有人在，或者是不想理。

二、確認對方

一般情況下.對方打來電話後都會主動介紹自己。如果對方打來電話，沒有主動介紹自己或者自己沒有聽清楚，你就應該主動問;“請問您是哪位價 我能爲您做什麼?您找哪位?”但是

，人們習慣性的做法是，拿起電話聽筒後便會向對方盤問：“喂：哪位”這讓對方會感到阿生而且感情疏遠，缺少人情昧。

接起電話。拿起聽筒後應首先自我介紹：：“您好，我是某某某”

三、非常規電話的處理

如果接到打錯的電話，不要發怒更不能出口傷人，正確做法是簡短向對方說明情況後掛斷電話。有時候接起電話，問候多聲卻聽不見對方說話，這時絕對不可以不外青紅皁白，認爲是惡

意騷擾電話而破門大罵。因爲，這種情況極可能由電話線路問題引起。使你聽不見對方的聲音，但是對方能聽見你聲音。萬一對方是你的客戶或上級，聽到你在這端破口大罵，會造成什麼樣

的後果。如果對方是惡意騷擾的話，應簡短而嚴歷地批評對方。不必長篇大淪，更不應該說髒話;如果問題嚴重，可以考慮報警解決。

四、分清主次

1.接聽電話要專心，與其他人交談，邊聽電話邊看文件、看電視那是很不禮貌的行爲，吃東西邊是失禮。

2.如果在會晤貴賓或會議期間接到電話，可向其歉意地說明不能立即通話的原因，並求諾稍後再聯繫。

3.接聽電話時如果有別的電話打進來，千萬不要不理睬，因爲很可能是急事。可請求正在通話的一方稍等片刻，並對其講明原因，然後立即去接另一個電話，問清情況後先訪對方稍候，

或晚會兒再打進來，之後再繼續和前者通話。

4.不能因爲圖清淨隨便撥下電話線。

五、規範地代接電話

代別人接電話時。要特別住意講話順序，首先要禮貌地告訴對方來歷才能問對方是何人，所爲何事，但不要詢問對方和所找人的關係。

1.尊重別人隱私。代接電話時，忌遠遠地大聲召喚劉方要找的人。不要旁聽別人通話、更不要插嘴。不要隨意擴散對方託你轉達的事情。

2.記憶準確要點：如果對方要找的人不在，應先詢問對方是否需要代爲轉讓。如對方有此意願，應照辦。最好用筆記下對方要求轉達的具體內容，如對方姓名、單位、電話、通話要點等

，以免事後忘記，對方講完後，應再與其驗證一遍，避免不必要的遺漏。

3.及時傳達內容。代接電話時，要先弄清對方要找誰，如果對方不願問答自已是誰，也不要勉強。如果對方要找的人不在，要如實相告，然後再詢問對方“還有什麼事情?”這二者不能

顛倒先後次序。之後要在第一時間把對方想要傳達的內容傳達到位。不管什麼原因、都不能把自己代人轉達的內容，託他人轉告。

六、錄音電話

1.留言製作要規範。留言內容一般包括這麼幾項：問候語、機主姓名和單位、致歉語、留言的原因、對來電者的要求以及道別語等。

2.如非很必要，儘量少使用錄音電話，要及時處理錄音電話上打進來的電話。

辦公室電話接待須知

文明應答

對方打來電話，一般會自己主動介紹。如果沒有介紹或者你沒有聽清楚，就應該主動問：“請問您是哪位?我能爲您做什麼?您找哪位?”當對方說明要找的人後，應說“請稍等”，然後找受話人。如果受話人雖在，但有事無法分身，可禮貌地向對方解釋並提出建議，以免浪費對方時間，如“王先生現在正忙，您過5分鐘再來電話吧?”如果對方要找的人不在，可以禮貌地解釋並提出建議，如“王先生不在(不在的原因)，我能幫您什麼忙嗎?”

認真傾聽

在接電話的過程中，應避免打斷對方的講話，可視情況用“嗯”、“是的”、“對”、“知道了”等作答。沒有聽清聽懂，致歉後再請求對方重複。對重要的內容應記錄，並請求對方重複確保無誤。在電話交談結束時，應謙恭地問一下對方：“請問您還有什麼事情嗎?”當確認對方已經講完之後，方可結束通話。掛電話時，切忌沒有致結束語就掛機或是掛機動作突然、用力過大，使對方產生誤解。

接聽細節

從拿起聽筒到放聽筒，整個過程都有禮儀規範，不可疏漏任何一個環節。接聽電話時，應注意嘴和話筒保持4釐米左右的距離;要把耳朵貼近話筒，仔細傾聽對方的講話。講話時，聲音不宜過大或過小，吐詞清晰，保證對方能聽明白，絕不能叼着香菸、嚼着口香糖。要多用“您好”、“請”、“謝謝”、“對不起”、“不客氣”等文明用語，而不能用失禮的“喂”來稱呼對方;當對方要找的人不在時，接電話人也不要主動打聽對方的來意。

聲音親切

拿起電話聽筒的時候，一定要面帶笑容。不要以爲笑容只能表現在臉上，它也會藏在聲音裏。你在微笑，電話就會傳遞你的微笑;你是快樂的，電話也會傳遞你的快樂。親切、溫情的聲音，會讓對方對你產生良好的印象。如果繃着臉，聲音會變得冷冰冰。即使你看不到和你通話的人，你也要像他們就在你的面前一樣對待他們。他們一直在注意着你的聲音，包括語調和心情，你需要把你全部的注意力投入到電話中。

做好記錄

電話接聽記錄是辦公室工作的重要文檔資料，是領導安排工作、調度工作、上情下達、檢查督促、界定責任的重要依據。辦公室工作人員要養成這樣一種習慣：用左手接聽電話，右手拿好紙筆，隨時記錄有用信息。如會議通知就要準確記錄會議名稱、開會時間、地點、座位號及會議要求，並及時將情況報告相關領導及參會人員。