怎樣做好接待工作

公司常常會來一些客人，作爲公司的一員，你自然有義務來進行接待。怎樣才能禮貌周到地接待來客，又不會因此影響到工作呢?這就需要根據來客身份的不同，有所區分了。

1.瞭解情況

接待的準備工作是爲接待好客人而做的。要想使我們的接待工作做好，就必須事先詳細瞭解客人的情況。這主要是要弄清客人來訪的目的、性別比例、職務級別、人數、是否有夫婦同行等。客人來訪都是有目的而來、有備而來的，我們要事先了解客人來訪的目的是什麼，以便於做好充分的準備工作。弄清客人的人數和性別比例，是否有夫婦同行，可以爲我們安排交通工具和食宿作好準備;瞭解客人的職務級別，也便於我們安排接待規格。

2.掌握時間

作爲接待者，無論是因公接待，還是接待自己的朋友，事先一定要弄清、記住客人來訪的具體日期和時間。然後在客人來訪前做好各方面的準備工作。如果客人事先沒有通知而“不期而至” ，作爲主人，無論工作多麼繁忙也要停止手中的工作，熱情接待客人。如果室內衛生需要整理，可以請客人在門外稍候，陪對方說幾句話，並道歉，不要冷冷地下逐客令。

3.佈置場所

接待場所就是通常所說的會客室。在客人到達前，要根據不同情況，把會客室精心佈置一番。一般情況下，應先打掃衛生，整理擺放桌椅，適當準備一些水果、飲料、茶具、香菸等。如果是商業或其他公務會談，還要準備一些文具用品和可能用得上的相關資料，以及電話、傳真等，還要檢查衛生設施是否能正常使用，同時，還可以在會客室裏擺上一些鮮花。主人的精心、周到，能給客人以賓至如歸的感覺。如果會客室物品亂放亂堆，不講衛生，給人的第一印象就是心不誠、辦事不認真。

4.交通、食宿

在客人到來之前，要事先了解客人是乘什麼交通工具來的，如果是帶車來訪，只要在門口作好準備即可;如果是乘火車、輪船、飛機、汽車而來，要作好接站的準備。另外，還要安排好客人的吃住。其原則是：一方面要儘可能招待得好一些;另一方面也不可脫離實際一味追求高檔豪華，切忌給人以華而不實的感覺。

領導的上級、客戶或親戚朋友。應該熱情地請進會客室就座，上茶，可以說"您稍等一下，我看一下×××在不在"，並馬上請示領導，再按照指示接待、安排。

推銷員。這類人員我們可能遇到得最多。這時候你最好先打電話給相關部門，如果相關部門有意向或是事先有約的話，你再指引他們過去。如果沒有預約，而推銷員又堅持要見相關領導，你也沒必要黑臉推辭，可以委婉地讓他們把材料留下，回頭請領導過目。領導如果感興趣，你再及時、主動地和他們聯繫。

客戶。有些客戶來訪的問題，是很簡單的，不需要領導出面也可以解決，這時，你就要顯示出"分擔領導工作"的本事了。你可以介紹他們去找相關部門的主管或人員交涉。但事先應主動替他聯繫，然後指明該部門的名稱、位置，最好能親自引領客人去。

不速之客。遇到這種情況，應態度和藹地請對方報上姓名、單位、來訪目的等基本資料後，請示領導，由領導決定是否會見。

由此可見，做接待工作要學會審時度勢，具體情況具體處理，這樣纔會做到有禮有節，協調好單位和來訪人員的關係，展現出良好的職業人素質。

服務人員在工作崗位上接待或準備接待顧客時，一定要積極主動和選準時機。爲顧客提供優質服務，是每一位服務人員責無旁貸的事，若想使自己的服務奏效，重要的是做到站立到位、適時招呼。

站立到位

一般情況下，服務人員在工作崗位上均應站立迎客。即使是允許就座，當顧客光臨時，亦應起身相迎。而站立迎客時，最重要的是注意站立到位，即服務人員主動站立於不但可以照看本人負責的服務區域，而且易於觀察顧客、拉近顧客的位置。實行櫃檯服務時，有所謂"一人站中間，兩人站兩邊，三人站一線"之說。意思是，一個櫃檯，如果只有一名服務人員應站在櫃檯中間;兩名服務人員應分別站立於櫃檯兩側;三名或三名以上服務人員應間距相同地站成一條直線。而實行無櫃檯服務時，服務人員大都應當在門口附近站立。在站立迎客時，服務人員一般應面向顧客或是顧客來臨的方向。不允許其四處走動巡視，忙於私事，或者扎堆閒聊。

適時招呼

在服務行業裏，由服務人員主動向顧客打招呼，早已成爲一種慣例，通常，它被叫做"迎客之聲"。作爲接待顧客說出來的第一句話，"迎客之聲"直接影響到服務人員留給顧客的第一印象，並且在雙方的交易過程中舉足輕重。要使自己真正講好"迎客之聲"，有三點需要服務人員注意：

一是時機適當。只有在應該向顧客打招呼時及時向對方打了招呼，纔會使對方聽起來既順耳，又順心。

二是表現適當。服務人員在向顧客主動打招呼時，少不了要以自己的表情、舉止相配合。在正常情況下，向顧客打招呼，最忌諱面無表情，舉止失常。正確的做法，應當是面帶微笑，目視對方，點頭欠身。

三是語言適當。在講"迎客之聲"時，務必注意稱呼得體，問候禮貌，用語準確，一定要使之切合當時的語言環境，不僅貼切，而且自然。同時，還須注意不失禮貌。