職場商務郵件要注意的禮儀要點介紹

在商務往來中，使用電子郵件進行聯絡時，應當遵守一定的職場禮儀規範。下面本站小編爲大家整理了職場商務郵件要注意的禮儀要點，希望大家能夠喜歡。

第一，在商務交往中，電子郵件也是一種商務文本，應當認真撰寫。

向他人發送的電子郵件，一定要精心構思，認真撰寫。在撰寫電子郵件時，尤其要注意下面三點。

1.郵件的主題要明確。一個電子郵件，大都只有一個主題，並且往往需要在前註明。若是將其歸納得當，收件人見到它便對整個電子郵件一目瞭然了。

2.郵件的語言要流暢。電子郵件要便於閱讀，就要以語言流暢爲要。儘量別寫生僻字、異體字。引用數據、資料時，則最好標明出處，以便收件人覈對。

3.郵件的內容要簡潔。網上的時間極爲寶貴，所以電子郵件的內容應當簡明扼要，愈短愈好。

第二，電子郵件應當避免濫用，不發無意義的郵件。

在現代信息社會中，任何人的時間都是無比珍貴的。對商界人士來講，這一點就顯得更加重要了。所以有人才會說：“在商務交往中要尊重一個人，首先就要懂得替他節省時間。”

有鑑於此，若無必要，輕易不要向他人亂髮電子郵件。尤其是不要以之與他人談天說地，或是隻爲了檢驗一下自己的電子郵件能否成功地發出。

不過一般而言，收到他人的重要電子郵件後，即刻回覆對方一下，往往還是必不可少的。

第三，電子郵件應當注意編碼問題。

編碼的問題是由於中文文字自身的特點加上一些其他的原因，我國的內地、臺灣省、港澳地區，以及世界上其他國家裏的華人，目前使用着互不相同的中文編碼系統。因此，當一位商界人士使用中國內地的編碼系統向生活在除中國內地之外的其他一切國家和地區裏的中國人發出電子郵件時，由於雙方所採用的中文編碼系統有所不同，對方便很有可能只會收到一封由亂字符所組成的天書。

因此，商界人士在使用中文向除了中國內地之外的其他國家和地區的華人發出電子郵件時，必須同時用英文註明自己所使用的中文編碼系統，以保證對方可以收到自己的郵件。

第四，電子郵件應當慎選花哨功能。

現在市場上所提供的先進的電子郵件軟件，可有多種字體備用，甚至還有各種信紙可供使用者選擇。這固然可以強化電子郵件的個人特色，但是此類功能商界人士是必須慎用的。

這主要是因爲，一方面，對電子郵件修飾過多，難免會使其容量增大，收發時間增長，既浪費時間又浪費金錢，而且往往會給人以華而不實之感。另外一方面，電子郵件的收件人所擁有的軟件不一定能夠支持上述功能。這樣一來，他所收到的那個電子郵件就很有可能會大大地背離了發件人的初衷，因而使之前功盡棄。

儀表的協調

所謂儀表的協調，是指一個人的儀表要與他的年齡、體形、職業和所在的場合吻合，表現出一種和諧，這種和諧能給人以美感。對於年齡來說，不同年齡的人有不同的穿着要求，年輕人應穿着鮮豔、活潑、隨意一些，體現出年輕人的朝氣和蓬勃向上的青春之美。而中，老年人的着裝則要注意莊重、雅緻、整潔，體現出成熟和穩重。對於不同體型，不同膚色的人，就應考慮到揚長避短，選擇合適的服飾。職業的差異對於儀表的協調也非常重要。比如，教師的儀表應莊重，學生的儀表應大方整潔，醫生的穿着也要力求顯得穩重而富有經驗。當然，儀表也要與環境相適應，在辦公室的儀表與在外出旅遊時的儀表當然不會相同。

色彩的搭配

暖色調(紅、橙、黃等)給人以溫和，華貴的感覺，冷色調(紫、藍、綠等)往往使人感到涼爽、恬靜、安寧、友好，中和色(白、黑、灰等)給人平和、穩重，可靠的感覺，是最常見的工作服裝用色。在選擇服裝外飾物的色彩時，應考慮到各種色調的協調與膚色，選定合適的着裝、飾物。

着裝

服裝不是一種沒有生命的遮羞布。它不僅是布料、花色和縫線的組合，更是一種社會工具，它向社會中其他的成員傳達出信息，象是在向他人宣佈說：“我是什麼個性的人?我是不是有能力?我是不是重視工作?我是否合羣?”

服飾反映了一個人文化素質之高低，審美情趣之雅俗。具體說來，它既要自然得體，協調大方，又要遵守某種約定俗成的規範或原則。服裝不但要與自己的具體條件相適應，還必須時刻注意客觀環境、場合對人的着裝要求，即着裝打扮要優先考慮時間、地點和目的三大要素，並努力在穿着打扮的各方面與時間、地點、目的保持協調一致。

我們的儀表應注意場根據不同的場合來進行着裝，喜慶場合，莊重場合及悲傷場合應注意有不同的服裝，要遵循不同的規範與風俗。

衛生

清潔衛生是儀容美的關鍵，是禮儀的基本要求。不管長相多好，服飾多華貴，若滿臉污垢，渾身異味，那必然破壞一個人的美感。因此，每個人都應該養成良好的衛生習慣，做到入睡起牀洗臉、腳，早晚、飯後勤刷牙，經常洗頭又洗澡，講究梳理勤更衣。不要在人前“打掃個人衛生”。比如剔牙齒、掏鼻孔、挖耳屎、修指甲、搓泥垢等，這些行爲都應該避開他人進行，否則，不僅不雅觀，也不尊重他人。與人談話時應保持一定距離，聲音不要太大，不要對人口沫四濺。

(一)尊重同事

相互尊重是處理好任何一種人際關係的基礎，同事關係也不例外，同事關係不同於親友關係，它不是以親情爲紐帶的社會關係，親友之間一時的失禮，可以用親情來彌補，而同事之間的關係是以工作爲紐帶的，一旦失禮，創傷難以癒合。所以，處理好同事之間的關係，最重要的是尊重對方。

(二)物質上的往來應一清二楚

同事之間可能有相互借錢、借物或饋贈禮品等物質上的往來，但切忌馬虎，每一項都應記得清楚明白，即使是小的款項，也應記在備忘錄上，以提醒自己及時歸還，以免遺忘，引起誤會。向同事借錢、借物，應主動給對方打張借條，以增進同事對自己的信任。有時，出借者也可主動要求借入者打借條，這也並不過分，借入者應予以理解，如果所借錢物不能及時歸還，應每隔一段時間向對方說明一下情況。在物質利益方面無論是有意或者無意地佔對方的便宜，都會在對方的心理上引起不快，從而降低自己在對方心目中的人格。

(三)對同事的困難表示關心

同事的困難，通常首先會選擇親朋幫助，但作爲同事，應主動問訊。對力所能及的事應盡力幫忙，這樣，會增進雙方之間的感情，使關係更加融洽。

(四)不在背後議論同事的隱私

每個人都有“隱私”，隱私與個人的名譽密切相關，背後議論他人的隱私，會損害他人的名譽，引起雙方關係的緊張甚至惡化，因而是一種不光彩的、有害的行爲。

(五)對自己的失誤或同事間的誤會，應主動道歉說明

同事之間經常相處，一時的失誤在所難免。如果出現失誤，應主動向對方道歉，徵得對方的諒解;對雙方的誤會應主動向對方說明，不可小肚雞腸，耿耿於懷。