公務員禮儀修養之語言禮儀規範2大綱

一、公文的撰制

公文是國家行政機關的喉舌，也是聯繫政府與羣衆和各級行政機關的重要紐帶。因此基層公務員撰制公文時必須嚴格遵守有關規定和要求，任何疏漏都有可能耽誤公務的執行。

（一）內容要求

任何類型的公文，不論其發文機關和發文目的是什麼，都應當在內容上遵循如下兩條基本指導原則。

1.嚴守法規。公文的觀點和內容必須符合國家的法律法規，必須符合黨和政府的方針政策。如果發現公文所需貫徹的領導意圖與黨和國家的有關政策法規相牴觸，應及時向領導提出，並予以糾正。如果要提出新的政策規定，則應加以具體說明，切勿使之前後矛盾。

2.真實準確。公文所反映的情況必須真實、準確。不僅基本的事實材料要真實，而且具體的細節、背景、數據也要準確無誤。這就要求基層公務員深入實際、密切聯繫羣衆、實事求是，要克服官僚主義、形式主義和文牘主義，更不可弄虛作假、敷衍了事。

（二）格式要求

公文是一種規範性極強的應用文體，因此基層公務員在撰制公文時務必要遵守具體的格式要求。

1.選擇恰當文種。國務院規定的12類13種公文形式，每一種都有近似但卻有所區別的格式要求。因此，選擇恰當文種是遵守公文格式的基礎。

正如南朝劉勰在《文心雕龍·章表》中所說：“章以謝恩，奏以按劾，表以陳情，議以執異”。各種公文體現的是不同的發文機關權限範圍和行文機關之間的不同關係，反映了不同的發文目的。因此基層公務員在撰制公文時務必要根據本機關的職權地位和發文目的選擇恰當文種，採取相應格式。

2.遵守具體格式。公文講究格式，是公文管理標準化和現代化的必然要求，也是公文合法性的保障。概括地說，公文格式可分爲文頭、正文、文尾和標記這四部分內容。

其一，文頭。文頭包括文件名稱與發文字號。文件名稱，由發文機關名稱加“文件”兩字組成，如“中共中央文件”。文件名稱往往用套紅大字印刷，被稱爲“紅頭文件”。發文字號，由發文機關代字、年號、文件順序號三者組成。若是幾個機關聯合發文，一般只註明主發機關的發文字號。年號應由“〔〕”括注，而不能使用“（）”。

其二，正文。正文包括以下七部分內容。

一是公文標題。由發文機關名稱、事由和文種三部分組成，應簡要準確地概括公文的主要內容，體現發文主旨。例如“公安部關於在全國公安機關開展向濟南交警支隊學習活動的決定”。如果公文版頭已注有發文機關，或已在文尾註明瞭發文機關，公文標題即可省略發文機關；如果難以用少量文字概括所發公文的內容，或公文內容較爲簡單，可省略發文事由。公文標題除法規、規章名稱需加書名號外，一般不加其他標點符號，而以空格代之；標題字數太多，分行書寫時，注意不得將固定詞語拆開分寫。

二是主送機關。即負責受理或答覆該公文的機關。上行文只有一個主送機關，即文件責任的直接承擔者；下行文可有多個主送機關，書寫於左首頂格處，按級別高低順序排列。

三是正文。是公文的主體，表述公文具體內容的部分，寫在主送機關名稱之後。

四是附件。即附屬於正文的材料，用於對公文的補充或參考。附件名稱要在正文之後註明，附件本身既可單獨成件，也可與文件主體裝訂一起投送。

五是發文機關。即公文的法定作者名稱，應採用機關全稱或規範化簡稱，寫於正文或附件名稱之後一定距離的右下方。如需以機關領導人名義行文，則應在領導人姓名前冠以職務。聯合行文時，應將主發機關排列在前。

六是發文日期。用以表明公文的生效時間，寫於發文機關下方，使用年月日全稱。

七是印章。即發文機關對公文的效力負責的憑證，蓋於發文機關名稱和發文日期的字面上。

其三，文尾。文尾包括如下三個部分。

一是主題詞。用以標示公文的核心內容，便於公文的計算機檢索與管理。主題詞不同於公文標題，其確定應從公文內容範疇、主題內容、特徵和文種這四個方面入手，而不能簡單地從公文標題中提取。國務院辦公廳祕書局於1994年4月修訂出版的《國務院公文主題詞表》和中共中央辦公廳祕書局於1998年8月修訂發佈的《公文主題詞表》是目前標引主題詞的重要依據。主題詞一般不超過七個，每個主題詞之間要空一格，寫於發文日期之後，用黑體字印刷。

二是抄送抄報機關。即除主送機關外還應瞭解公文內容的有關機關。上行文爲抄報，平行文或下行文爲抄送。

三是制發機構和制發時間。即公文的印製單位和時間，書寫於同一行。單位居左，頂格；時間居右，頂格。

其四，標記。標記包括四個部分的內容。

一是祕密等級。按公文的機密性質，公文可分爲內部文件、公開文件和保密文件三類，其中保密文件又可分爲祕密文件、機密文件和絕密文件三等。祕密等級標在左上角，以醒目的黑體字印刷。

二是緊急程度。公文有緊急公文和非緊急公文兩類，緊急公文又可分爲急公文和特急公文兩等。緊急程度應以黑體字標在密級上方。

三是閱讀範圍。即以工作需要和保密範圍爲依據所確定的公文的行文範圍和閱讀對象，寫於發文日期之後，主題詞之前。

四是印刷份數。指該公文的實際印製數量，用括號標註在文件左下方。

另外，公文紙一般採用16開型（260mm×185mm）於公文左側裝訂。按慣例，開頭應爲35mm，地腳應爲25mm，訂口應爲22mm，翻口應爲25mm，版心內正文應有25行20列。特殊公文，如“佈告”、“通告”等用紙大小可視實際需求而定。公文書寫應自上而下、自左至右（見例一）。

例一 格式規範的公文樣式