寫感謝信需要注意哪些事項
感謝信是各級機關、企業事業單位、社會團體和個人,對幫助、支持過自己的單位或個人表示感謝的信函。感謝信是機關常用事務文書的一種,也是個人常用的一種應用文書。通常在需要表示謝意的事件完成之後,或在新年、春節等年度轉換的時候,寫給對方。
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從感謝信的定義可以看出,感謝信的送出方和受予方可以是單位也可以是個人。一般情況下,單位送給單位、個人送給單位的感謝信居多,單位和個人感謝個人的感謝信,多數也送給被感謝者的單位或單位領導。因爲寫感謝信的目的,除了表示不忘對方的關心與幫助,肯定對方的事蹟和風格,表達自己的感激心情和謝意之外,還在於要弘揚這種精神,對其他人起到示範和引導作用。
感謝信有兩大突出特點:一是真實性;二是感召性。
感謝信的內容要真實,表現在兩個方面:一是感謝的對象要真實,如果是感謝單位,要寫清楚具體的單位名稱,做到準確無誤。如果是感謝個人,要寫清楚本人的單位、職務或所在崗位,越具體越好。二是敘述的事情要真實,時間、地點、經過、結果等。對事情的描述要清楚、簡練、精當,避免誇大或縮小。
感謝信要寫得具有強烈的感召性。既是感謝信,首先要表達的就是感激之情,因此通篇的語言要情真意切,充分表達內心的感受,恰當的使用讚美之詞,要使被感謝一方從中受到鼓舞和鞭策,感謝一方從中受到教育和激勵,對其他人也有一定的感染力和號召力。
感謝信的結構是:標題+稱謂+正文+落款+成文時期
感謝信的標題大致分爲三種:
一是以文種作標題,如“感謝信”,首行居中書寫,適當放大字號。
二是用公文式標題,發文機關+事由+文種,如“遠大公司對翔遠美工室協助布展的感謝信”。首行居中,注意斷文準確。
三是用雙標題——正標題和副標題,正標題可以生動形象一些,副標題是給某單位的感謝信。
稱謂最好用全稱,以表示給予對方的尊重,頂格書寫在標題下一行。稱謂前可加修飾語,如“尊敬的”等。
正文在稱謂下一行,空兩格書寫。內容主要是簡要回顧對方的事蹟,向對方表示讚美和學習,表達感謝之情等。正文的結尾要寫上致敬語,一般情況下用“此致敬禮”。
落款和成文時期與其它文書相同。