湖北省歸檔文件整理實施細則

歸檔，是指文書部門將辦理完畢且有保存價值的文件，經系統整理交檔案室或檔案館保存的過程。歸檔是國家規定的一項制度，又叫“歸檔制度”。下文是湖北省歸檔文件整理實施細則，歡迎閱讀!

第一條爲了進一步規範歸檔文件整理工作，更好地適應信息化條件下機關檔案管理工作的需要，根據《機關文件材料歸檔範圍和文書檔案保管期限規定》(國家檔案局第8號令)和《歸檔文件整理規則》(DA/T 22-20xx)的規定，結合湖北省實際，制定本實施細則。

第二條本細則適用於全省各級各類機關、人民團體、事業單位(以下簡稱“機關”)。企業可參照執行。

第三條本細則所稱歸檔文件指機關在履行職能和各項管理工作中形成的應當作爲文書檔案保存的紙質文件材料。

第四條歸檔文件的整理原則是：遵循形成規律、保持有機聯繫、區分保管期限、便於保管利用。

第五條歸檔文件質量要求

一、屬於歸檔範圍的文件材料收集齊全完整。

二、文件的紙張和書寫材料宜於長期保存。

三、破損的文件進行了修復。

第六條歸檔文件按照分件、裝訂、分類、劃分保管期限、排列、編號、編目、裝盒的步驟進行整理。

第七條辦理完畢的歸檔文件，以“件”爲單位集中。一般一份文件爲一件;在事由上有密切聯繫的相關文件可一組爲一件。

單份文件的正本與定稿爲一件，正文與附件爲一件;字跡模糊或褪變的文件應進行復制，原件與複製件爲一件;報表、名冊、圖冊、會議指南、介紹信存根、書刊等一冊(本)爲一件;簡報一期爲一件;會議記錄一份或一本爲一件。

辦理同一事由工作形成的有密切聯繫的文件，如請示與批覆、轉發文與被轉發文等，一組爲一件;開展專項活動形成的系列文件，可根據文件之間的聯繫和數量組成一件或若干件。

“件”內文件一般按照形成時間排序，有結論(果)的，應將結論(果)前置。同一份文件的正本在前，定稿在後;正文在前，附件在後;轉發文在前，被轉發文在後;覆文(結論)在前，來文(或去文)在後。

多種語言分別書寫的文件，無特殊規定的，中文(漢字)在前，其它語言在後。文件處理籤隨文件一併歸檔，發文處理籤排在正本之後，定稿之前;收文處理籤排在收文之前。

第八條歸檔文件在進行數字化處理前可採用梯形無酸牛皮紙套封裝，完成數字化處理後可採用扎線裝訂;向國家檔案館移交的檔案，應當採用扎線裝訂。扎線不得使用化學線。裝訂前應當去除文件上的裝訂釘、大頭針、回形針、金屬夾等金屬物。書刊等印刷出版物可保持原裝訂。

第九條裝訂後的歸檔文件，應當以件爲單位，用鉛筆在每頁文件正面的右上角和背面的左上角編制連續頁號。文件中有信息的頁面應編頁號，空白頁不編號。

編有文件頁碼的單份文件爲一件的，可不再編制頁號。頁數爲文件處理籤、文件正本與定稿頁數之和。

第十條歸檔文件一般採用“年度—機構(問題)—保管期限”三級分類。檔案數量少的機關可採用“年度—保管期限”兩級分類。同一立檔單位的分類方法應保持穩定。

歸檔文件按照文件辦結年劃歸年度。當年辦結的文件歸入文件形成年;跨年度辦結的文件，如請示與批覆、轉發文與被轉發文等，歸入辦結年;開展專項活動形成的系列文件，可按活動階段歸入辦結年;跨年度的會議文件，歸入閉幕年;沒有批覆的請示，歸入形成年。

採用內設機構分類的機關，兩個機構共同辦理的文件，分入主辦機構。臨時工作領導小組形成的文件，分入領導小組辦公室掛靠機構。

第十一條歸檔文件按照經檔案行政管理部門或上級主管機關審覈批准的《機關檔案分類方案、歸檔範圍和保管期限表》劃分保管期限。保管期限分爲永久和定期兩種，定期又分爲30年和20xx年兩種。

第十二條歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按事由(問題)結合時間(辦結時間)排列。相同保管期限的會議文件、統計報表等成套形成的文件應排列在一起。

第十三條完成分類排列的歸檔文件，以件爲單位，在文件首頁上方空白處加蓋歸檔章，編制檔號。

歸檔章的項目包括：全宗號、年度、機構(問題)、保管期限、室編件號、館編件號6項。其中，年度、保管期限、室編件號必須填寫;全宗號、機構(問題)名稱及館編件號根據立檔單位的實際，有則填寫，無則空缺。歸檔章格式見附件圖示1。歸檔章各項目的填寫方法如下：

全宗號：填寫同級國家綜合檔案館給立檔單位編制的全宗代號。

年度：填寫文件材料的分類年度，以四位阿拉伯數字標註公元紀年。如“20xx”。

保管期限：標註歸檔文件保管期限的全稱或代號。使用代號時，可用“Y”代表永久，“30”代表30年，“10”代表20xx年。

室編件號：由檔案室填寫歸檔文件在同年度、同機構(問題)、同一保管期限內的排列順序號。各年度的歸檔文件在最低一級類目內，從“1”開始逐件編流水號。

館編件號：在檔案移交進館時，按進館要求填寫。

機構(問題)：按組織機構分類的，填寫機構的全稱或規範簡稱;按問題分類的，填寫問題(職能)的分類名稱。

第十四條歸檔文件應分年度、分保管期限編制歸檔文件目錄。目錄式樣見附件圖示2。目錄填寫項目有件號、責任者、文號、題名、日期、頁數和備註7項。填寫方法如下：

件號：逐件填寫室編件號。

責任者：填寫文件的署名者或發文機關的全稱或規範簡稱。組合件填寫本件第一份文件的責任者。

文號：填寫文件制發機關的發文字號，包括機關代字、年度和順序號。組合件填寫本件第一份文件的文號。

題名：填寫文件標題。文件沒有標題或標題不規範(無檢索意義)的，應根據文件的內容和形式特徵自擬題名，補齊責任者、問題和文種等相關內容，使其具有檢索意義。“責任者”應著錄發文機關的全稱或規範簡稱;“問題”應揭示文件的主題;“文種”應著錄規範名稱。組合件填寫本件第一份文件的題名。自擬題名兩端應加方括號“”。如：“[湖北省××局關於召開市、州、直管市、神農架林區××局局長會議的]通知”。

日期：填寫文件的形成時間。組合件填寫本件第一份文件的日期。以8位阿拉伯數字標註年月日，如“20xx0616”。一行寫不下時，可分兩行書寫。

頁數：填寫每一件歸檔文件(包括來文、覆文、發文定稿和文件處理籤等)的總頁數。

備註：填寫對歸檔文件的簡短說明文字，如與其它相關檔案的參見號、文件缺損情況等。備註欄寫不下時，可註明“見備考表”，並在備考表中說明。

歸檔文件目錄應裝訂成冊，一年一本。歸檔文件目錄封面設置全宗名稱、年度、保管期限、機構(問題)等項目。目錄封面格式見附件圖示3。

第十五條編目完畢的文件按室編件號順序裝入檔案盒。不同保管期限的歸檔文件不得裝入同一檔案盒中。檔案盒應釆用無酸紙製作，由檔案行政管理部門統一監製。檔案盒式樣見附件圖示4。檔案盒封面應標明全宗名稱，盒脊或底邊填寫項目有全宗號、年度、保管期限、機構(問題)、起止件號、盒號6項。填寫方法如下：

全宗號：同歸檔章填寫方法。

年度：填寫文件材料的分類年度。

保管期限：填寫盒內文件的保管期限。分爲永久、30年、20xx年三種。

機構(問題)：同歸檔章填寫方法。

盒號：檔案室用鉛筆填寫檔案盒的排列順序號;移交進館的，按進館要求填寫。

起止件號：填寫盒內歸檔文件的起始和終止件號，中間用“—”號連接。

第十六條每個檔案盒內均應在文件末尾放置備考表。備考表格式見附件圖示5。備考表填寫項目有盒內文件情況說明、整理人、檢査人、日期4項。填寫方法如下：

盒內文件情況說明：填寫盒內歸檔文件的數量、缺損、修復、移出、鑑定、銷燬及對特殊文件的說明等情況。

整理人：填寫整理該盒歸檔文件的人員姓名。

檢查人：填寫檢查歸檔文件整理質量的部門負責人姓名。

日期：填寫歸檔文件整理完畢的日期。

第十七條實行無紙化辦公的機關，應當輸出紙質文件，辦理審籤手續後加蓋印章，與電子文件一併歸檔。紙質歸檔文件整理完畢後，應當進行數字化處理。具體辦法另行規定。

第十八條本細則由湖北省檔案局負責解釋。

第十九條本細則自發布之日起執行。原《湖北省歸檔文件整理實施細則(試行)》(鄂檔〔20xx〕45號)同時廢止。

【歸檔時間】：

1)要實行定期歸檔。定期歸檔，就是辦理完畢的文件材料由文書部門或業務部門整理、立卷後定期向檔案室移交。

2)移交的時間一般在第二年上半年， 一些專門性文件或駐地分散的個別業務單位的文件，可推遲至第二年的下半年。

【歸檔範圍】： 凡是反映本機關工作活動、具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔範圍。

【歸檔案卷的質量要求】：

1)原件歸檔;

2)應歸檔的文件材料齊全、完整;

3)文件和電報按其內容的聯繫，合併整理、立卷;

4)對歸檔的文件材料，要保持它們之間的歷史聯繫，區分保存價值，分類整理、立卷，案卷標題簡明確切，便於保管和利用。