公司文書處理制度大綱

(一)總則

第一條 範圍

本公司文書處理均按本制度執行。在特殊情況下的應急處理，事後也須按本制度補齊有關手續。

第二條 定義

本制度所指文書，包括以下內容：

1.高層決策文書以及基層下達的文件。熱點欄目： 20xx年個人總結

2.部門會議文書與轉閱文件。

3.合同書、證券、證書和勞動協議書。

4.志願書、違約收文、往來公文、專利證明和註冊登記文書。

5.收支預算與決算書、賬本票據、憑證、各種明細表、各種規定與計劃書。

6.往來書信、電報、任命書、意見書。

7.各種報告、各種統計表。

其中“1”與“2”項文書的處理，原則上按會議決定處理。

第三條 類別劃分

上述文書按機密程度、可劃分爲以下幾類：

1.機密文書

(1)絕密。

(2)祕密。

(3)保密。

2.普通文書，即機密文書以外的文書。

3.其他文書，如公開發行的書籍、雜誌、報紙，以及調查資料類的印刷品或複印謄寫物品的。

第四條 適用原則

(二)文書的收發

第五條 收發

到達本公司的文書，原則上由總務部或者另行規定的其他部門接受。所有文書按下列原則處置或送發：

1.普通文書全部由接受部門開啓或開封。啓封時，編上文書的收發編號，註明收發日期;在文書登記簿上作好登記;由接受部門的主管，或者由指定的文書保管員送交有關部門有關人員;文書當事人必須簽名蓋章領取文書。但是不涉及特別事項的文書，可以簡化登記手續。

2.絕密文書或親啓文書，必須直接送交當事者，由文書當事者開封與處置。

第六條 制度時間外的處理

1.值班人員能夠判定爲是緊急重要的文書，或者直接寫給公司高層領導的文書，應立即通知祕書室主任;其他次重要文書，只需通知收發室的主任，並按其指示處理。

2.所有到達的文書，值班人員都必須一一作好登記，於此後第一個工作日早晨轉交收發室。

第七條 收發決定

所有文書的接受、轉交、登記與領取事宜，都必須由收發室主任做出決定與指示。

第八條 設立信使

在文書的接受與處理過程中，各部門間經常需要相互傳遞文書;因此，在文書檔案室設一名信使，來回傳遞各類文書。

(三)文書的處理

第九條 處理原則

文書處理的基本原則是“準確”與“及時”，並且明確文書處理的責任者。

第十條 成文原則

凡重要的往來交涉，都必須形成“文書”或形成記錄，即使情況特殊，也必須事後追憶，形成“備忘錄”。

第十一條 特例

對那些並不重要的事項，或者通過電話、會面等簡單形式處理的事項，只需要事後將處理結果的要點記錄下來即可。

第十二條 處理手續

領取文書的部門，按下列規定及時予以處理。

1.凡重要事項，或者異常事項，應立即向所在部門主管做出報告，並逐級向上請示，必要情況下必須與其他部門取得聯繫，等候並按照上級指示，處理文書中涉及的有關事項。

2.如果文書中涉及的事項，與其他部門有關，必須在與其他部門取得聯繫後達成一致意見再行事。

3.在具體處理時，如果認爲有必要請其他部門做出配合，並且其他部門提供配合需要一定的時間，在這種情況下，應事先徵得對方的意見。

4.如果事情涉及兩個以上的部門，並且難以判斷由何部門出面主持時，應聽取其他部門的處理意見。

第十三條 防止拖延

文書檔案部門有責任督促有關部門處理文書指定的事項，以防止文書的處理延遲或停頓，如發生延遲或停頓現象，應立即交文書檔案部門處理。

第十四條 重要文書的保管

機要或絕密文書以及其他重要文件，必須存放在帶鎖的檔案文件櫃中，予以嚴格保管。

文件櫃的存放，必須選擇在發生意外時，能夠安全、迅速轉移出去，放在容易發現的醒目位置。

(四)文書的製作

第十五條 用紙的規格

製作文書的用紙，除特殊情況外，原則上採用規格。

第十六條 字句

文書應以簡單明瞭的文體記述，採用標準的簡體漢字，避免使用艱澀的詞句。

第十七條 文體

全部文書一律採用書面文體。

第十八條 複印

絕密文書未經主管認可不得擅自制作或複印副本，在特別有必要的情況下，必須註明包括正本在內共複印多少份，送往何部門等等。

第十九條 署名

在文書發送與轉交時必須按下列要求署名，特殊情況或有專項指示的情況除外。

1.代表公司名義締結的合同書、往來公文、公司公告及向政府機構提交的報告，全部署名“董事會代表”。

2.對外廣告及宣傳，採用公司名稱。

3.除此之外的文書，署上相關業務部門名稱，以及部門經理的職務與姓名。

不重要的文書，只需署上經辦人姓名。