會議室使用管理制度(精選6篇)

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會議室使用管理制度 篇1

一、制定目的

會議室使用管理制度(精選6篇)

爲加強公司會議室的規範化管理,確保會議室合理有效使用,現結合公司實際情況,特制定本制度。本制度適用於集團各公司各部門。

二、管理辦法

第一條:會議室是專門用於召開會議、研討工作的地方。會議室由行政處統一管理,負責使用登記與調度、設備維護等相關內容。會議涉及使用的設備設施由專人負責保管、管理與調試。

第二條:爲了避免會議時間發生衝突,各部門使用會議室需提前通知行政處,填寫《會議室使用申請單》,以便統一安排。

第三條:填寫《會議室使用申請單》時,需說明會議相關情況。比如明確使用時間、參會人員等,如有需要行政處協辦的事項需提前註明,以便行政處根據情況做好相關協調安排。

第四條:正常工作日,各部門提前到行政處填寫申請單,併到前臺備案,即可使用會議室。若週六日使用,需提前半天到行政處填寫《會議室使用申請單》,領用會議室鑰匙備用,並於工作日及時歸還。

第五條:如有外來領導或客人來我公司,需提前一天通知行政處, 以備整理會議室及準備果盤等。如公司培訓等內部使用,需提前半天申請。

第六條:會議室使用需遵循領導優先,先登記先使用、先緊急後一般、先全局後部門的原則;各部門之間可本着重要、緊急優先的原則自行協商解決。如遇特殊情況、緊急會議可先通知行政處負責人,

立即開啓會議室先行使用,事後補辦有關登記。

第七條:部門應在所預約時間到達會議室,並開始使用。若長時間未到,則會議室使用權由綜合辦另作安排。

第八條:如部門臨時取消申請,再需使用時,需重新申請。部門及個人應按預約時間內使用完畢,若後續時間無其他安排,可超時使用。但若緊接的時間段內已安排了其他部門使用,超時部門必須離開會議室,終止使用該會議室。

第九條:如需使用會議室設備,應提前說明,以備提前準備,確保會議順利進行。

第十條:各部門在會議期間要宣導參會人員愛護公共設施,自覺維護會議室的環境衛生。

第十一條:會後使用部門及時整理,關閉投影儀、空調,椅子及時歸位,確保各種電器斷電、門窗關閉,室內乾淨整潔。如發現設備故障和公物損壞應及時告知綜合辦,以便及時修理。

第十二條:未經允許,任何部門與個人不得擅自使用會議室、不得擅自挪用會議室多媒體設備和桌椅等物品。若要借用會議室內物品,需得到行政處負責人許可。借用完畢後,需及時歸還。

附件:

會議室使用申請表

年 月 日

部門主管: 行政部主管:

內蒙古正能化工集團有限公司行政處

會議室使用管理制度 篇2

1、會議室是學校師生召開會議、進行學習等集會活動的公共場所,師生要嚴格遵守會議室的使用管理制度。

2、會議室由辦公室管理,負責會議室的財物、使用和衛生等管理工作。

3、學校及各部門使用會議室,要提前1天與辦公室申請,並做好申請登記,以便辦公室統籌安排。

4、使用會議室實行部門負責人承包制,要愛護室內財物,保持室內清潔。凡損壞、挪用而造成公共財物損壞的,要按照同等物品的市場價加倍賠償。使用後,衛生清掃不符合要求者,有權不再批准使用。

5、進入會議室要講文明,講紀律,講衛生,遵守公共秩序,保持安靜,愛護公物,嚴禁吸菸,嚴禁喧譁和亂動物品。

6、使用會議室結束後,部門負責人要與辦公室當面清場交接,及時歸還鑰匙,保證會議室的正常使用。

7、外單位使用會議室要提前3天與學校辦公室申請登記,經學校負責人批准後,每次交付一定押金後方可使用。

8、辦公室要嚴格執行制度要求,對違反規定所造成的一切後果由辦公室負責。

附件:會議室使用登記表

會議室使用管理制度 篇3

一、目的

爲了進一步加強會議室管理,提高使用率,明確各部門使用公司會議室的規定及申請使用流程,特制定此制度。 二、定義

本制度的會議室主要指的是寶威學堂大樓7樓第一會議室、第二會議室及第三會議室 三、用途

會議室用途:公司會議、部門會議、員工培訓、員工工作面談、招聘面試、客戶接待以及適合在會議室舉辦的小型活動、競賽活動等的場所,無特殊情況不可挪爲它用。 四、會議室使用規定

1.會議室均由行政人事部統一管理,統籌協調安排使用,並負責衛生、安全以及對室內設備物品的管理;

2.部門或個人需要使用會議室時,需提前半天向行政人事部前臺人員提出申請並填寫《會議室使用申請表》,經行政人事部准許後方可使用。臨時性使用會議室,必須經行政人事部負責人同意後方可使用;

3.使用原則:先申請,後使用。沒有按規定申請的部門或個人,在沒有衝突的情況下,補充相應手續後可使用;但如有衝突,必需禮讓先申請使用會議室的部門或個人;特殊情況下,經相互之

間協商後可以調整使用順序。但行政人事部不負責協商,由使用者自行協商;

4.遇公司層級的緊急及重要的會議時,已申請使用會議室的部門或個人,在不能調換的情況下,部門或個人應先讓公司層級的重要會議;

5.部門及個人需在所預約的時間到達會議室並開始使用。超過10分鐘仍未到達會議室的,行政人事部有權對會議室的使用另作安排;

6.部門及個人應按預約的時間內使用完畢,不得超時使用。如需延長使用時間,需及時通知行政人事部。如在緊接的時間段內已安排給其他部門或個人使用,超時使用的部門或個人必須離開該會議室,終止使用該會議室;

7.任何部門或個人在使用會議室期間,必須愛護會議室的設備設施並且安全使用。嚴禁私自接拉電源,私自移動設備。如因個人原因造成設施設備損壞,須照價賠償;

8.會議室內的所有設施設備,未經允許,不得帶出會議室; 9.會議室使用期間,使用部門或個人自行負責會議的模式安排、人員接待、會議記錄等,但如有需求可申請由行政人事部予以協助;

10.會議室使用期間,使用部門或個人需保持會議室的整潔。使用完畢後,務必將所有移動過的桌子、椅子、設施設備等還原,離

開時需關閉空調、投影儀等電源設備;

11.如部門或個人臨時取消申請,再需使用時需重新申請。 五、程序 1.申請流程

1)部門或個人到前臺處查詢會議室的使用狀況;

2)部門或個人向前臺申請,申請中需包括使用時間、規模大小、擬用設備等情況;

3)前臺人員根據部門或個人的申請需求作出安排,並在《會議室使用登記表》上做記錄;

4)前臺人員需將《會議室使用申請表》張貼在會議室指定位置處; 5)部門或個人按時間使用會議室。 2.使用流程

1)部門或個人按會議室使用規定使用會議室; 2)部門或個人自行指定人員安排會務工作。 3.交還流程

1)部門或個人使用完畢後,前臺人員需檢查會議室,發現不按規定使用的,及時要求部門或個人改正;

2)如部門或個人不改正,前臺人員應及時上報行政人事部負責人協調;

3)如部門或個人拒絕改正,行政人事部將出處罰通告,對部門或個人作出處罰。

4.會議室使用流程示意圖

威海寶威教育機構

二〇xx年一月二十八日

會議室使用管理制度 篇4

爲了充分利用會議室的功能,給員工創造一個良好的辦公環境,使會議室的管理和使用更加規範化、合理化,以確保公司各類會議的正常召開,現結合本公司的實際情況,制定本制度;

一、會議室是專門用於召開會議、研討工作的地方,未經允許,不得挪作他用。 二、公司會議室的管理由行政人事部統一負責。各類設備、設施由行政人事部指定專人管理、調試。

三、非參加會議及培訓的人員,未經允許不得隨意進入會議室。

四、爲了避免會議發生衝突,各部門如需要使用會議室,需提前3天通知行政人事部,以便統一安排。

五、臨時召開的緊急會議需要佔用會議室時,需提前至少2個小時向行政人事部提出申請並登記,否則不予安排。

六、如部門或個人臨時取消申請,再需使用時需重新申請。

七、各部門申請使用會議室時,需明確使用時間、參加人員等,使用部門或個人自行負責會議的模式安排、人員接待、會議記錄等會議需求,前臺文員可以協助。 如有需要行政人事部協辦的事項請提前註明,行政人事部可根據實際情況做好相關服務工作。

八、如遇會議之間發生衝突,要堅持局部服從整體的原則。遇公司層級的緊急及重要的會議,已申請使用會議室的部門或個人,在不能調換的情況下,部門或個人應先讓公司層級的重要會議。部門會議之間由部門之間本着重要、緊急優先的原則自行協商解決。

九、部門及個人應在所預約的時間到達會議室,並開始使用。超過10分鐘未到

十、部門及個人應按預約的時間內使用完畢,不得超時使用。如在緊接的時間段內已安排了給其他部門或個人使用,超時使用的部門或個人必須離開該會議室,終止使用該會議室。

十一、各部門如需使用會議室的設備,應提前向行政人事部說明,以便提前準備,確保會議順利進行。

十二、開會期間,請愛惜會議室的設備及物品,貴重物品由專人負責操作,其他人不得擅自使用和操作。與會人員要自覺維護環境衛生,做到不亂扔菸頭、紙屑和雜物,不隨地吐痰。所有移動過的桌子,椅子等,在會議結束後必須還原。如果沒有還原,將對該部門負責人或個人進行處罰,負責會議室的清潔衛生一個星期。

十三、會議結束後,相關人員應及時整理會議場地,關閉各種電器, 並立即報告行政人事部,配合行政助理檢查設施使用情況;如因個人原因造成損壞無法維修的,需照價賠償;如可以進行維修的,由行政人事部門做好登記,安排專業的修理人員進行修理,修理所產生的費用由當事人負責。如會議結束後會議負責人自行離開,沒有上報行政人事部,超過三次將取消會議室使用資格。

十四、會議室的使用部門,要維持室內清潔,使用完畢後及時清理打掃,將移動的桌椅及時放回原位,以方便其他部門使用。 十五、本辦法自公佈之日起實施。

會議室使用登記表

注:1、使用部門如需要飲用開水和茶葉等,請自行準備。 3、非工作人員請不要隨意使用有關設備。

4、請不要在桌椅上寫畫、敲擊和刻畫,請不要改變會議室設備、傢俱的位置,愛護會場設施(包括:麥克風、桌、椅、投影儀、屏幕、空調設施等)。

5、使用完畢後,使用部門負責清潔會場,並將登記表交至行政辦公室。

會議室使用管理制度 篇5

爲加強會議室管理,確保會議室的文明、有效使用,特制定本制度:

一、會議室是學院專門用於召開會議、組織學習和接待客人的場所,未經允許,不得挪作他用。

二、所有會議室由辦公室統一管理,負責使用調配和設備維護。

三、嚴格審批手續。其他部門使用學院會議室,至少提前一天到辦公室填寫會議室使用申請表,申請表上需寫明:使用事由、參會人數以及所使用的會議室,並且必須經過學院院長批准。沒有辦理報批手續的,一律不得使用會議室。經過批准後,學院將派工作人員於會議召開前十分鐘開門,但是由於人手不足,無法提供會議服務。會議所需用水、手提電腦請各部門自行準備。

四、愛護會議室的設施,保持會議室清潔。開會期間,要愛惜會議室的設備及物品,特別是投影儀等貴重物品。與會人員要自覺維護環境衛生,做到不在會議室抽菸,更不能亂扔菸頭、紙屑和雜物,不隨地吐痰。

五、會議結束後,會議室的使用部門應切斷會議室電燈、空調等電器設備的電源,關好門窗,並配合工作人員檢查設

六、未經辦公室允許,任何部門和個人不得將會議室的投影儀、桌椅等設備設施拿出會議室。

七、上述要求,請自覺遵守,學院將作爲是否繼續借用的必要條件。

八、此制度自下發之日起實行。

會議室使用管理制度 篇6

一、制訂目的:

爲合理安排會議時間,調配會議(客)室之使用,保障會議室的正常使用狀態,同時方便前臺正確引領客戶至會議室,縮短客戶等待時間,維護公司形象,特訂立本規定。

二、適用範圍:

本制度僅適用於公司寫字樓各共用的會議室的管理與使用。

三、權 責:

1.行政部前臺複印室文員:全面負責會議室的日常管理。 1會議室使用接收及相關協調工作; ○

2會後會議室整理、清潔檢查和維護。 ○

2.行政部寫字樓清潔工:負責會議室日常5S工作。

3. 各部門:負責會議室的申請並遵循本規定規範使用會議室。 1會議室的及時申請; ○

2會議中會議室內所有器材設備的準備、保管與維護; ○

3會後“5S”工作。 ○

四、具體流程:

1.申請:各部門或者個人使用會議室,需預先填寫《會議室使用申請表》(附件1)後交至前臺文員處。

1申請時間: ○

A.正常情況下均需提前4小時申請;

B.特殊情況、緊急會議可電話與前臺協商處理;

C.每週固定的例會時間、例行使用固定會議室,可不必重複申請,但需在前臺處登記備案。

1.申請會議室規格:可以優先申請條件較好的會議室,但遇有衝突時,可按下述原則進行協○調。

2.前臺複印室文員收到《會議室使用申請表》後,及時登記在《會議室使用登記表上》,遇有衝突時,應及時與相關會議室使用者聯繫並相互協調。

3.若申請使用的會議室在預定時間不能按時使用(提前、推後或取消)時,申請人應及時通知到前臺文員處。

4.使用完畢,申請使用者應負責關閉會議室的燈、空調、投影儀(並收起投影幕)等設備,並將白板上的字跡清理乾淨、擺放好桌椅、通知前臺複印文員後,方可離開。

5.前臺複印文員負責檢查會議室衛生和硬件是否完好,並依據使用部門/個人會後整理情況對其提出改進意見。部門/個人整理不徹底或完全未整理達2次及其以上者,將提報至行政人事課進行相應的處罰。

五、注意事項:

1.會議室使用人員須愛護會議室的設施和物品,若屬人爲損壞經查證屬實者,須照價賠償;

2.會議室使用需遵循客戶優先,先登記先使用、先緊急後一般、先全局後部門的原則;

3.投影儀等設備有專門人員調試,未經允許,不得隨意變動,如出現故障,影響會議進行,可通知電腦部相關人員進行調測。

4.前臺複印文員需定期檢查會議室白板筆是否能書寫,打印紙是否還能使用,電燈/桌椅是否正常,如有損壞馬上知會相關人員維修。

5.會議室只做開會面或接待客人使用,任何人不得在會議室做其它事務(如聊天/打電話/上網/休息等)。

6.接待客人或洽談業務,僅限在會議室進行,未獲準,職員不得將客人帶到辦公室洽談。

7.會議室禁止吃零食或口香糖,不準在會議室隨地吐痰、亂扔紙屑、雜物,不準將未飲用完畢的茶水、礦泉水隨地傾灑,如出現上述情況,使用部門/個人有權勸止,嚴重者將追

究當事人責任。

六、相關表單

1. 附件一 [會議室使用申請表] 2. 附件二 [會議室使用登記表]

會議室使用申請表

填表日期/時間:

說明:請正確填寫使用目的,特別是涉及到接待客戶的會議時,最好填寫清楚客戶名稱,以便前臺正確引領客戶至會議室。

會議室使用登記表

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