怎麼做祕書

今天與在座的祕書座談，聽取大家對祕書工作和公司祕書體系建設的意見，剛纔聽大家提了不少問題，我談一談我的看法。

第一，祕書一定要有基本功，必須具備做一個文員的條件。若一個祕書連文員都做不好，根本就不是一個好祕書。因此，祕書領域範圍內的事情，如打字、複印、操作計算機以及其他一系列工作，都要非常熟悉、熟練，而且我認爲這是今後祕書待遇調整需要考覈的一個最基本的要點。祕書必須能承擔文員所能做的一切工作，但是不同的崗位、不同的級別和不同層次，對祕書的要求都不相同，這就需要各級部門自己制定祕書體系的具體要求。每個祕書都要努力達到這個目標和要求。

第二，祕書是經理的助手，是管理者的助手。這個助手的含義怎麼理解，這裏面就有一個善解人意的問題。剛纔你們說收集信息情報、提供技術資料等等想法並不壞，但主要還應該體現在善解人意上。每一個部門、每一個科、甚至每一個課題，在往前推動的過程中哪些事情要發生，有哪些問題要注意，或者哪些方面能夠減低他們的工作量，保證他們把全部精力用在主攻方向上，那麼我們就應該把這些工作接下來，由我們來承擔。如果覺得擔子太重了，可以再加一個祕書處;再重了，再加一個祕書。如此往復下去，不就有了祕書科、祕書處了嘛。總的來說，作爲祕書就是要下定決心，不顧一切地去分擔管理者的壓力。這個分擔管理都的壓力，不是說替他決策，出主意，而是要減輕他的大量事務性的重複性的勞動，保證他們在主攻方向上投入很大力量，這是我認爲助手的作用。

助手也有高底之分，也有級別這分，大家不要總是爭取管理的作用，而忽略了服務的功能。祕書工作中可能有90%都是處理簡單事務，可能有10%是助手性工作，因此祕書的服務功能是非常強烈的。這種強烈就表現在所有別人不做的事，都應該由你來做。當然你可以通過分流的方式，比如打字員又快又好，你可以交給打字員去做，你做一些組織性工作。爲什麼聘祕書呢?就是讓經理們、研究開發人員、市場營銷人員專心從事那些別人做不了，只有他們自己能做的事情，這樣的話，祕書就真正地起到了大大解放管理幹部、研究人員的職能工作。我們不是爲了解放面解放，而是爲了服務。爲什麼要服務，就是要提高總體效益。文化大革命中，童第周要洗試管，我認爲洗試管沒有必要讓一個在科學家來做，他不做這件事，會我做一些別的事，爲國家多做一些貢獻。我們就是爲了降低整個企業的總體成本，才建立祕書服務隊伍的。如果我們不想降低成本，那麼我們讓研究開發人員、高級管理人員自己拖地板、裝訂文件，無疑減慢了他們的工作速度，降低了工作效率。這就是我們所說的服務的概念，歸根到底就是解放生產力。

我曾經在市場部講過，辦事處的行政祕書就是管家婆，把這個家亂七八糟的的事情管理起來，主任就可以省心了，減輕了管理者的壓力。這些往往都是例行管理的事情。對於例外管理，還是應該讓經理們去操作，而不是你們越俎代皰。至於什麼是例行管理，什麼是例外管理，去看基本法，都寫得很明確。

現在我們的祕書隊伍是不是能完全擔負起這樣的責任呢?我覺得可能還有很大差距。因爲我認爲祕書隊伍應在考覈管理上重新定位，適當調換。若辦事處正在聘文員，是不是可以適當考覈辦事處行政祕書能不能擔負起行政祕書的責任，如果按標準擔負不起來，那麼她就做文員，再招一個祕書來管她。新員工管老員工，老員工可能不服氣，不服氣是短暫的，時間長了，也得服氣。合理調整組織結構，合理調整組織層次。如果說我資格很老，怎麼辦?那就努力學習，只有努力學習這一條道路。將來市場部考覈上崗這種行爲會越來越普及，包括祕書系統內部也要實行。一個非常好的祕書，一考試連打字都不合格，就不可能是一個好祕書，肯定得扣分。

第三，祕書地位問題。你們問祕書地位究竟有多高，這個問題限難說清楚。我舉一個例子給你們聽，美國軍隊裏有一種士官，不叫軍官，是士兵的士，叫士官。他們有時候連准將都可以管，但他們甚至連准尉都不是。這是美國軍旅制度確定的，士官沒有軍官資格，可他們在總參謀部做一些非常具體的工作。所以，祕書的權力、職責大小是與她本人所處的部門、崗位密不可分的，祕書的地位、崗位也是有一定區別的。說到底祕書定位就是一個服務性的定位，但不能簡單理解爲端茶倒水、打字複印，不同地位的祕書其服務的意義也不同。像我們公司這麼龐大的祕書隊伍，發達國家是養不起的，因爲成本太高。美國的公司一般是提供好的工具，要求科技人員自己做文件，下班之前務必做完。這一系列管理制度目的就是爲了降低成本。華爲公司處於中國特色的情況下，所以養得起，有這麼一大羣祕書。

而且，任何一個公司對女性都有不同程度的歧視，華爲公司從不歧視女員工。我們女性員工總人數佔公司總人數的25%左右，這個比例是相當高的。我們在安排安全退休金以及其他方面，都是體現男女平等的。很多公司不願意聘用女員工，是因爲女員工效率低，做事達不到目標，而且女員工有一個大缺點，就是愛傳小話，嘮叨小話，破壞團結。本來我們錄用女員工的目的是爲了給管理羣增加一種潤滑劑。男性員工的最特點是剛性，互相一碰撞容易出火花。中間隔着一層彈性海綿，就不會撞出火花了。若女同志傳小話，反而去點火了。既然如此，那我們就有必要調整某些部門女員工的比例，向其他部門輸送、消化一部分。華爲公司聘用員工的男女比例是遵循客觀規律的，不是人爲可以改變的，我們去大學招聘科技、技術人員時是沒有性別區別的。

你們感到學技術的女性與男性不平等，男性可以上前線去裝機，而女性大多做祕書。我認爲我們公司是一律平等的，如果你們有這方面的要求，條件也符合，要求換崗位，我們是可以支持的。我們選用祕書時，基本上是不考慮專業的，有專業選擇的是個別部門，絕大多數部門是沒有專業限制的，只考慮潛在發展力量，什麼專業都可以進來，我在俄羅斯談話時說得很清楚，我們所吸收的一大批俄羅斯博士、碩士、大學生、男性一定要專業對口，女性只要受過本科訓練就可以。你們感到與男性不平等，可以勇敢上前線。不過我認爲裝機前線生活環境、條件比較艱苦，女生不太適合，如果你們一定要去，希望你們的長官也要照顧一下，別放到連汽車都沒有的地方，你們單獨走一大截山路怎麼辦呢?我還不放心呢。華爲公司人才流動是一種很正常的現象，所有應聘的機會你們都可以去挑戰。

努力是個人爭取機會、創造機會，發展自己的唯一道路，而不是等到人家對你有個什麼說法，我想也不會有。國際歌裏有句口號：從來就沒有什麼神仙皇帝，從來就沒有救世主，全靠我們自己。我們的女員工一定要注意，提升你們的不是經理，也不是男員工，而是你們自己，中有你們創造你們自己的歷史，創造自己的前途和機遇。這些問題，要在工作中慢慢去體會，克服自身缺點，表現自己的優點，發揮強項，使得自己適合時代潮流。華爲公司大發展的滾滾洪流，是不以人們的意志爲轉移的。幹部使用中任人唯親的現象也不會更多發生，將會爲大家提供越來越多的機會，這些機會也靠你們自己去創造，我想是可以創造出來的。在展露自己才華時，不是靠你說，是要看別人對你的承認。因此不要認爲你們不安心工作，我們就會對你們有看法。我們公司的人才政策一貫講得是“愛一行，幹一行;幹一行，專一行”，沒有強迫大家去幹一行就一定要去愛一行。祕書如果不團結起來，不大聲吶喊，就永遠改變不了自己的命運。你們可以多寫文章，可以發表，可以上報，提出建設性意見，我們是會參考的。大家都可以發揮積極性，每個人都可以談認識，討論怎麼樣做個好祕書，祕書不是有好幾項功能嗎，可以重點講講服務功能。

第四，就是祕書管理系統，包括培訓、考覈、和定位等問題。這方面華爲公司還沒有搞好。過去，公司處於解決溫飽狀態，重點一是抓產品開發，二是抓市場拓展，現在對研究開發人員和市場拓展人員都有了較好的評價，但是對整個後方，所有的管理體系，包括生產管理體系等等都沒有明確定位。我前幾天在生產部門講過，今天的生產已與昨天不可同日而語，這麼複雜的體系，管理的難度與深度都是很大的。所以我認爲隨着公司的發展，要開始狠抓管理。今天跟大家談話，目的就是要在今年在祕書體系建設的問題上作出努力，使得祕書體系能夠比較科學化、合理化。當然，實現在這個目標也可能需要更長的時間，但是我們會努力往這個方向去努力。

關於祕書的培訓。我認爲不一定要依賴於公司，每個人時時處處做每一件事，與任何人打交道，都是一個自我培訓的過程，這講究一個悟性。你悟性好，就可以得其精華，就可以成仙。沒有這個悟性，機會總是會從你身邊錯過。每個人都要加強自我培訓，在此基礎上上升到公司的體系，那就是寫出你的論文來。人人都可以寫自己的崗位，也可以寫別人，我建議最好寫本人的崗位，因爲只有自己對自懷的崗位認識較深刻，這樣可以給我們提供參考意見。培訓也可以共享，各部門組織後，發個NOTES，大家一起來聽。深大也有很多祕書專業，可以邀請教授來講課或者自己去聽。你想提高待遇，你就得多學習，提高自我是必不可少的。如果不提高，就可能淘汰。

第五，談到憂患意識，我認爲不同層次人考慮的東西不盡相同。就比如960萬平方公里裝在國家領導人肚子裏就不沉，可是裝在我們肚子裏就很沉。所以說我們每個人最大的憂患意識就是如何做好本職工作。比如中試部一年改了一根線，使產品穩定，降低成本，多麼偉大。憂患每時每刻就在我們身邊，並不一定要提高到很高層次，產品質量不高，返修率不低就是我們的憂患意識。不同崗位、不同層次的人工作內容不同，需要了解的也不一樣，總之，精力應該放在搞好工作中去，空抱着那些虛無飄渺的所謂的遠大理想是錯誤的，做好本職工作最重要，這也是華爲文化之一。華爲公司不管社會上怎麼攻擊我們，我們從不解釋，因爲我們沒有功夫，我們的重心是建設自己。

第六，我認爲祕書是可以發展、走向經理崗位的。世界上很多的祕書後來都能夠做到很高的職位，祕書地位也並不低，祕書也可以拿高工資，祕書也不必一直做祕書，這是正常的。因爲祕書瞭解的綜合面廣，有相當大的適應能力，當她在某一點問題上看破紅塵時，她站起來說話甚至比專業人員還要歷害。所以我們動員一批優秀祕書到前線去，到辦事處去，增加對市場的瞭解，經受市場考驗，加強市場意識，這有利於將來的發展。公司今年要重點建立幹部隊伍體系，準備成立幹部部，目前雖然還沒有完整的架子，但都開始在組建了。今年要建立一個科學的考評管理體系，還有就是建立祕書服務體系。我們現在下定決心做這件事，當體系建立起來以後，就會給你們提供機會。我們也不是先知先覺，不可能想好了一個祕書體系怎麼辦，然後你再上來幹，我們只能共建祕書體系。