文祕如何做好會場佈置

會場佈置也是大學問，作爲文祕，你瞭解嗎?本文是本站小編爲大家整理的文祕如何做好會場佈置，僅供參考。

要根據會議的規模、性質和需要來佈置。不同的佈置形式體現的意義、氣氛和效果均不同。

1.會場佈置方式

1)相對式

主席臺與代表席採取面對面的形式，突出主席臺的位置。分爲禮堂形、教室形、弦月形。

2)全圍式

不設專門的主席臺，所有與會者均圍坐於一起。分爲圓形、橢圓形、長方形、多邊形。

3)半圍式

介於相對式與全圍式之間，設有主席臺，但在其正面和兩側安排代表席，這樣既突出了主席臺的地位，又有融洽的氛圍，比較適合中小型工作會議。分爲馬蹄形、t字形、拱橋形。

4)分散式

將會場分爲若干個中心，每一箇中心都有一個主桌，在一定程度上，既能突出主桌的地位和作用，又給與會者提供多個交流的機會，氣氛較爲輕鬆和諧。分爲圓桌形、方桌形、v字形。

其中，主席臺是會場的中心，一般大中型會議都應設主席臺。佈置主席臺時，前排必須是通欄，後排可根據需要安排通欄或分欄式;主席臺上可設講臺、話筒，以突出發言的重要性;重要大會的主席臺邊還應有休息室。

2.會議座位安排

提前安排好會議座位，有利於會議和各項活動井井有條地進行。主席臺座次的安排既是一項技術性工作，也是一項嚴肅的政治性工作，祕書人員一定要極其認真負責地對待。

首先，請領導確定在主席臺就座人員的準確名單;其次，確定其中身份最高的人員就座於主席臺前排中央，其他人員按先左後右、一左一右順序排列。

會場人員座次安排：橫排法，即按照會議人員名單，以姓氏筆畫或單位名稱筆畫爲序，從左至右橫向依次排列;豎排法，即將橫排法中從左至右改爲從前至後縱向排列;左右排列法，即將橫排法中從左至右改爲以主席臺爲中心，向左右兩邊交錯排列。

3.會場氣氛的營造

會場氣氛直接影響到與會者的情緒，這關係到會議的效果。營造良好的會場氣氛是祕書人員創造力和想像力的重要表現。

(1)會標。將會議的全稱以醒目的標語形式懸掛於主席臺前上方，即爲會標。會標能體現會議的莊嚴性，激發與會者的積極參與感。

(2)會徽。即能體現或象徵會議精神的圖案標誌，一般懸掛於會場前上方中央位置。會徽可以是組織已定徽標，如黨徽、國徽、團徽、警徽等，也可以向社會公開徵集，如北京奧運會會徽“中國印”。

(3)其他。燈光，要注意燈光的亮度，一般主席臺上的燈光要比臺下代表席的燈光亮;色調，要注意不同色調會給與會者不同的感官刺激，如紅、粉、黃、橙亮麗明快，使人感覺熱烈輝煌，適合慶典類會議，藍、綠、紫莊重典雅，使人感覺嚴肅端正，適合一般工作會議;旗幟，重要的會議宜在會場內外插一些旗幟以烘托氣氛;標語，簡潔明快的標語口號能振奮與會者精神，強化會議主題;花卉，適當的花卉能給人以清新活潑之感，既能點綴會議氛圍，又能減輕與會者長時間的疲勞。

(一)

1、會議籌備總負責人：****

2、工作人員：*****8

3、將全班分成八個小組，每組六到七個人，具體分組如下：

xxxxxxxx

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(二)

1、會場佈置創意：

會場佈置遵從“課程設計總結匯報”這一主題，這一主題主要由黑板設計、橫幅設計體現，主要營造嚴肅、認真的氛圍。

2、會場佈置主色系——黃色、黑色、白色

課程總結匯報會是一個嚴肅而認真的會議，意在讓同學們交流經驗，吸取教訓，以冷色調爲主色系，凸顯了認真而嚴肅的氛圍，紅色又調和了氣氛，不至於使會場過於死板。

3、會場佈置分區：

(1)發言區 (2)主席臺 (3)同學區

4、會場分區地圖：

5、按小組進行劃分工作，具體分工如下：

(1)主席臺佈置:第一小組。

會場佈置:第二小組

主要職責是服務於開會之前會場的相關事宜。會場大小要適中，以四五十名與會人員來說小型教室比較適合;會場溫度要適中，如果會場過熱或過冷可以向相關部門借空調、風扇等製冷制熱設備;會場要求乾淨、明亮，適當的開窗通風，保持室內空氣流通良好;向管理系辦公室借桌布，安排足夠數量的桌椅，按照會場佈置方案的要求對桌椅進行擺放，並在椅背處貼上到會老師的名字，避免發生混亂。

(2)會議名稱的製作和懸掛：第三小組。

主要職責是製作、懸掛有會議名稱的橫幅、會徽、會標、旗幟。其製作要求名稱簡潔、標識清晰明確、如有必要可設計相應的會議標誌已達到突出主題的作用。(在製作橫幅時已採取儘量節約的觀念，可向學生會借事宜的橫幅加以改造)

(3)會籤製作:第四小組。

會前接待與會間服務：第五小組

主要職責是會前的解答以及會中的服務工作。會間服務，是文祕人員最活躍的階段。其中本次會議的會間服務主要是由第三組成員來準備的。應做到以下幾點：第一、邀請有關老師以及嘉賓參加會議，明確與會人員名單，做好會議簽到工作;第二、會前十五分鐘第三組全體組員應全部在會場門口組織接待工作，注意接待禮儀，準確瞭解出席、列席和缺席的人數及人員資料，並報告給大會主持人;第三、按會場安排安排與會人員入座，座次安排要提前制定，若怕出錯應制定小卡片標識各與會人員名單——對號入座(座次安排應以職位、聲望高低居中依次向左右側排列);第四、準備好會議材料、熱水、紙杯以確保會議順利進行;第五、制定應急方案，以防止突發事件的發生。

(4)拍攝工作:第六小組。

宣傳板的製作：第七小組

會後的宣傳:第八小組

主要負責拍攝工作和宣傳工作，使本次會議得以宣傳，成果可以存檔必要時可以作爲新聞宣傳的有利素材。會前要準備好拍攝工具，向系裏借數碼相機或數碼攝像機，並學習如何使用，要求該小組所有成員能夠熟練的操作數碼相機和數碼攝像機;會議期間，要求對會議的過程做詳細的拍攝，包括會場環境、老師的發言、同學的發言;在拍攝期間，要遵守會場秩序，避免影響會議的進程;會後要將照片沖洗出來以作宣傳之用;將會議的情況寫成文章發表到系網站，以作宣傳之用;對於照片與底片應及時存檔，以確保以後文件材料的保存和查閱工作

5、組長的具體職責是:

(1)負責與指導老師的聯絡、溝通工作。

(2)負責紀律的檢查與登記，每天及時將有關情況報告指導老師;

(3)負責本小組日常管理組織和考勤工作。

6、班級負責人的職責是：

(1)會前通知同學

(2)統籌安排會議工作、進程，總攬全局

(3)負責會前、會後的宣傳工作

7、會議結束後，宣傳委員負責寫作消息，併發布到系網站。

祕書是辦公室的重要組成人員，辦公室工作的好壞，祕書人員起着關鍵的作用。在許多人眼裏，祕書仍是一種即讓人熟悉又不被人瞭解的職業。祕書的輔助和參謀作用在該職業特徵中最具代表性，他們是領導的左膀右臂，是領導與公司上下保持溝通的橋樑，爲此，他們必須全心全意並準確無誤地提供支持與服務，從而體現出其自身價值。優秀的祕書會使人想到幹練、精明的處事作風，聯想到待人接物時彬彬有禮的儀態;聯想到在他們臉上那一慣展現胸有成竹的樣子„„無論如何，祕書這個詞會讓許多正準備從事這個職業的人們有着太多的想像 。然而,祕書的工作到包括哪些，在祕書的工作背後還有些什麼，這是被很多人忽略的。筆者根據近年來的經驗和技巧與大家一起探討，也希望能利用這樣一個機會使我們的工作得到領導和專家的指點，以發現問題，補已之短。

一、祕書應具備的職業道德和素質

祕書人員是祕書工作的主體，能否做好祕書工作，在很大程度上取決於祕書人員所應具備較高層次的素質修養和職業道德修養。這些素質修養和職業道德修養是祕書工作的性質，任務和特點所要求的，素質修養是指祕書人員在政治、思想、作風、道德品質、知識、解力、心理諸方面的綜合素質。職業道德修養，主要指職業責任、職業紀律、職業情感、職業能力、職業形象、職業言行等方面的修養。這些是可以通過修煉和積累達到的。修養是目的，修煉是過程，古語說：“書中自有顏如玉”、“學然後知不足”。所以說,祕書人員是可以通過長期的學習和實踐以及生活磨練豐富自己的綜合素質和職業道德。

職業道德是個大衆化名詞，與人們的職業活動緊密相聯,是人們在履行職責範圍內所遵守的道德原則和行爲規範的總和。各行各業都有自己的職業道德。做人要講人品做職業則要講職業道德。祕書相對於其他職業而言，職業道德尤其重要，其原因主要就在於這個職業最接近決策層、領導層、甚至直接參與其中，知密多，知密早，知密深。職業道德要求主要有：忠於職守，自覺履行各項職責;服從領導，當好參謀;兢兢業業，甘當無名英雄;謙虛謹慎，辦事公道，熱情服務;遵紀守法，廉潔奉公，不假借領導名義以權謀私;恪守信用，嚴守機密;實事求是，勇於創新;刻苦學習，努力提高思想,科學文化素質;鑽研業務，掌握祕書工作各項技能。

素質是成事之基，是立身之要。在新的歷史條件下，領導工作對祕書人員的政治素養、專業知識、綜合能力、心理素質、人際關係、思想觀念等方面，都提出了新的更高的要求。 祕書應具備的政治素養。堅定正確的政治方向，思想敏銳;強烈的事業心;較高的理論政策水平;實事求是的思想作風;淡泊明志，樂於奉獻;踏實細緻，一絲不苟。 祕書應具備的知識素養。作爲一個祕書主要應具備以下幾個方面的知識：文化基礎知識(包括外語，計算機,人文知識等);相關專業知識(政治、經濟、法律、財會管理等知識);專業知識(文書、檔案、會議、信訪、公文寫作、機關事務工作等知識)。

二、日常事務的處理

辦公室是承上啓下的樞紐、領導決策的參謀、推動工作的助手、服務部門的後勤，首先辦公室擔負着上情下達、下情上報、對外交往和後勤服務等繁重工作，處於協調各部門、連接領導和基層的樞紐地位，是一個單位的信息中心、服務中心、參謀中心、運轉中心和指揮中心。具有參謀、助手、協調、服務、把關、督辦等六大職能。不論是辦文、辦事、辦會，還是管理、服務、協調，任何一個環節出了問題，都會產生很大的影響，甚至給整個單位的工作帶來被動或造成損失，也就是說，辦公室工作開展得如何，直接制約和影響着全局各項工作的開展和各項任務的完成。

一般說來，辦公室文祕的日常事務可以分爲：

1、文字工作。通常的文字工作包括起草、撰寫正式文件、報告、總結、講話稿、各類信息報道、一般信件、感謝信、邀請函和製作PPT等。在做好文字工作前，首先應瞭解行文目的、收文對象、主要內容，在與領導相互溝通中，準確領會領導意圖，並據此進行寫作。其次確定主題。主題一般是說明事物、彙報工作、闡明政策中所表述的基本觀點和主張。然後選擇正確的文種。如向上級請示批示或批准宜用“請示”而不用“報告”，因爲“報告”不要求批覆而只適用於向領導反饋信息、提供參考。接着進行材料收集，就寫作主題進行深入的調查研究，收集標誌性材料。再次合理安排正文的表述次序，可使文檔內容緊湊有序，綱目清楚，前後銜接緊密，方便收文人閱讀與正確理解。文檔擬好後，應認真、嚴肅地反覆進行審覈與修正。最後提交領導審覈批准、印發。

2、會務工作。會議是一種集體議事的行爲過程，是各級領導制定方針、政策，決定重要事項，貫徹上級指示、檢查部署工作的一種工作方法。有關會議的組織、安排以及各種事務性服務工作稱爲會務工作。會務工作是貫穿會議全過程的一項服務性工作，會議能否達到預期效果、成功與否都與會議服務工作有及其重要的關係。要想做好會議服務應注意完善以下幾項工作：一、會前準備工作。組織會務班子，明確工作職責;制訂詳細的會務工作方案。根據要求發出會議通知，包括會議名稱、內容、會期、時間、地點、與會人員範圍。編排好會議程序，制定注意事項。如果是大型會議則要印製會議憑證。如出席證、列席證、請柬等。提前做好會場的佈置工作。懸掛會標、徽記、旗幟等;設置主席臺，落實主席臺領導，安排座次，設置發言席，擺放席籤、話筒，並保證音響效果;確定會議桌擺放形式，明確劃分會場區域，並使與會者明確;保證照明、通風、錄音、錄像、空調設備齊全、有效。妥善安排好後勤服務，大型會議要對與會人員的食宿、用車、醫療保健、文化娛樂、安全保衛等做出細緻安排。二、會間組織與服務工作。要提前到達會場，反覆檢查會場準備情況。做好會議簽到、材料分發工作。按預定方案組織與會人員由前向後依次就座。會議期間做好會議記錄。

三、會議善後工作。會議結束後，要檢查會場，帶回剩餘材料、席籤等。組織送站。根據與會人員離會時間，提前安排車輛、送站人員等。做好會議文件的清退、收集、歸檔工作。同時根據會議記錄整理好會議紀要。

3、日程安排。“日程安排”是指以時間排定的領導工作計劃，是領導工作量、工作效率、工作成果的一種反映，是時間管理藝術的集中體現。祕書的職責是當好“管家”按日程安排爲領導做好各種必要的準備，並提醒領導實施。這項工作看似簡單，但卻十分重要，它是祕書輔助領導工作的基礎，安排好領導的日程，意味着祕書將和領導一起進行有序的工作。作爲祕書一定要細心觀察領導的工作習慣和做事風格，調整自己的工作方法，主動適應領導的工作節拍。在沒有達成默契的情況下，最好在合作之初與領導做一次深入溝通，準確瞭解領導的要求、需求，並對可能會遇到的一些情況的處理原則達成共識，爲日後工作的順利開展做鋪墊。此外，勤于思考，多做總結對於祕書日常工作效率的提高是十分必要的，把看得出的經驗、教訓、小技巧等做一備忘錄，時常翻看，補己之短，揚己所長這不僅提高了自己的工作水準，同時也對領導的工作效率起到了間接地促進作用。在安排日程時要將計劃內事情預先寫入日程;及時整理日程表，以免安排衝突;另一方面明確事情的優先級，在處理事務時注意理順和排序，分清輕重緩急，酌情安排處理。

4、文件處理。文件的處理一般包括收文、傳閱、轉發、督辦、歸檔等。因此首先要嚴把文件登記關。文件登記是對文件的來源、去向、標題、編號等主要項目及運轉、辦理情況的記錄。搞好文件的登記，不僅有助於管理與保管文件，而且也便於文件的查找、統計、催辦工作，同時也是覈對與交接文件的重要憑據。文件登記必須及時，做到隨到隨登記、隨交辦，登記手續要簡潔、嚴密，字跡要工整，禁止濫用簡稱。其次要嚴把文件傳閱關。文件傳閱是使一份文件在最短時間內滿足各方面閱讀需要、發揮文件效用的工作。要做好文件傳閱工作，必須合理調度、嚴格管理，切實保證閱文的方便與工作的及時處理，嚴禁丟失與混亂現象發生。在文件傳閱過程中必須分清傳閱對象的主次;堅持按閱文範圍傳閱文件，不亂傳或擴大閱文範圍;爲了防止發生漏閱和責任不清的現象發生，閱文人閱讀文件後必須在文書處理箋上籤注時間和本人全名。做好要嚴把文件借閱關。有些文件在歸檔之前需要經常查閱，一些領導或工作人員爲了方便使用，往往希望將文件借出，爲了保證文件在外借過程中不致丟失、短缺或失密、泄密，必須建立規範的借閱制度，嚴格把握文件借閱關，堅持密級文件不外借，普通文件必須在規定閱文範圍內借閱，並採取登記借閱手續，閱後按規定的時間及時收回。

5、對外聯繫。對外聯繫工作主要體現在電話的接聽和撥打方面。在接聽電話時要準備好電話記錄本和筆，把對方說明的事情、內容的順序簡單列在記事本上，並逐一覈對無遺漏。若通話內容較複雜，或有不清楚的地方，最後應當將要點重複一便，以免遺漏或有偏差。在撥打電話前要準備好通話時需要的文件資料。把要與對方說明的事情、內容的順序簡單列在記事本上。通話過程中要注意做到簡單明瞭，儘量將語意表達清楚。說話時含含糊糊、口齒不清楚，很容易讓通話對象感到不耐煩。尤其需要注意的是，不要在通話的同時，嘴裏含着食物或其他東西。

三、做好文祕工作的注意事項

一要保守祕密。嚴守祕密，不傳播謠言和小道消息，不搬弄、議論是非;外出隨時鎖門，重要文件和資料要放入抽屜中鎖好，平時閒聊不談及具體人和事。

二要講團結。一是工作中以誠待人不虛僞，寬以待人不苛求;互相支持、互相幫助、互相諒解、互相交流。二是工作出現差錯和產生矛盾，應多從自己身上找原因，不埋怨他人;三是對待同志出現的差錯和失誤，應當面善意指出，不要背後議論和指責;四是多看人優點，多學他人長處;五是顧全大局，互相補臺，話往攏說，事往攏辦。

三要有責任心。工作要講求效率和質量，凡是領導交辦的任務，都要盡最大努力在規定時間和期限內完成;工作要力求細緻，養成一種嚴謹細緻的作風，要有上進心，力求在本職崗位上多出成績，多出亮點。無論什麼工作，事前都要做充分的考慮，辦事時力求精益求精。特別是文字校對要仔細。最大限度的減少文字差錯。

四要有章法。做到熟悉崗位職責和責任要求，知曉自己在一個階段和年度工作任務，注意培養工作有目標、有計劃的良好習慣。注意養成每天花幾分鐘時間一小結、每週一總結的思維習慣，通過總結和交流工作中和爲人處事方面的得失，不斷提高個人能力和修養。

五要經常“充電”。養成勤做筆記，勤寫心得，勤思考的習慣。在工作實踐中學習，不斷增強素質的全面性，做到儘可能多的掌握各種必備的工作技能，儘可能多學習與工作有關的知識，儘可能多熟悉交通行業各個方面、各個層面的情況，儘可能多儲備同工作有關的信息。特別是要熟悉掌握網絡應用方面的知識，充分利用好電子郵件。