淺談如何做好祕書工作
一、“祕書”概說
什麼叫祕書？按照詞典的解釋，曰：“掌管文檔、安排事務並協助機構或部門負責人處理日常工作的人員”。但這隻能算作一種傳統的解釋。在現代社會，你會發現，“祕書”一詞,其應用的範圍十分廣泛，在各種媒體上，這個詞的出現率極高，可以說每日每時，隨處可見。一些國際組織如聯合國、亞太經合組織、國際貨幣基金組織、北約、歐盟，東盟等設祕書處;一些民間組織、行業協會消費者協會、律師協會、即將成立的中國仲裁協會等設祕書處;許多政黨也設有祕書處（有的稱書記處）；國家的駐外使領館的外交官也稱“祕書”分爲一祕、二祕、三祕；各級政府領導有祕書，公司企業的領導有祕書，甚至許多私人也有“祕書”．．．。可以說，只要是個機構、組織，就會有祕書部門，儘管不一定都叫祕書處。而祕書工作的範圍，也十分地廣泛，許多性質並不相同的工作，卻都以“祕書”稱之。因此，對這個太常見、太熟悉的詞下一個準確統一的定義，反而變得困難了。
然而，有關祕書的話題還是要討論，這是因爲在我們的貿仲、海仲、調解中心等部門都設有祕書處，祕書處是這些仲裁、調解機構的常設機構，它負責處理日常工作。而我們當中的許多人就是“祕書”，每天都在從事着祕書工作。將我們所從事的祕書工作從前述其他的“祕書”們區分開來，找出自身特點並加以歸納，進而討論一下如何做好我們的祕書工作，應該是有必要的。
祕書一詞的來源
1、一種職務的名稱，即我們通常所講的祕書工作。
2、一種官名，中國自秦漢以來，歷代封建王朝均設有尚書、祕書監、祕書令、祕書丞、祕書郎等官職，掌握大小官員轉呈向皇帝遞交的奏摺。宣佈皇帝的詔書等。
3、外交官員的一種，指駐外使館中介於參贊和隨員之間的外交官，分爲一祕、二祕、三祕。
4、宮廷裏的藏書，尤指禁書。
5、宗教迷信裏，指巫師、方士對命運吉凶的隱語、預言。
祕書的類別
1、從服務的對象上分：
2、從所屬部門來分
3、從具體的工作性質分
（1）文字祕書
（2）機要祕書
（3）通訊祕書
（4）信訪祕書
（5）事務祕書
（6）生活祕書
關於祕書機構
（一）各級祕書機構
1、中央機關的祕書機構
2、省、市、縣機關的祕書機構
3、基層單位的祕書機構
（二）各類祕書機構
1、人民解放軍系統的祕書機構
2、企事業單位祕書機構
3、民主黨派
4、人民團體
此外，臨時性的祕書機構，重大會議，如黨代會、人代會、政協會等，我們也經常辦會，設會務組，也屬於臨時性的祕書機構。此外，在重大活動中，也要設臨時性祕書機構，如籌備一場體育運動會，一場文藝演出，也會有祕書處，有的叫會務組。
二、祕書處的工作性質
我們的祕書處，我們的祕書工作，包括貿仲祕書處、海仲祕書處、調解中心祕書處、海協祕書處等，從性質上講，都屬於民間機構的祕書部門。大體來說有以下幾個方面的特點：
1、法律性：此點是不言而喻的。我們每天都在從事着與法律有關的工作，經手着與法律有關的事物。
2、涉外性：我們所從事的工作是處理大量的涉外仲裁、調解案件，要經常與外國機構、外國當事人打交道，是對外開放的窗口。
3、管理性：祕書人員要協調各種關係，要管理案件程序，管理各種文檔，管理財務等。從某種意義上講，祕書人員也是管理人員。
4、服務性：我們與行政機關、純審判機關是不同的，屬於社會中介組織。但它和律師事務所也有區別，但總體來說，屬服務行業。我們通過接待當事人，提供諮詢，解答問題，辦理仲裁、調解案件等，都體現了工作的服務性質。
只有明確了我們的工作性質，明確了我們這種工作在當今社會環境中所處的位置，才能正確掌握好工作方向，才能找到做好工作的途徑和規律。
談到我們的工作性質，我想起了，北京青年報3月9日第15版，有一篇文章題目叫“社會中介組織功能和體制的探索”作者是北京市貿促會會長姚望，內容在這篇文章的右邊，有一個“編輯點評”，題目爲“從準衙門到社會中介關於我們法律部”
三、祕書人員應具備的素質
（一）、基本素質
1、身體素質：健康的身體應該是做好任何工作的一個重要前提。要有一個
健康的體魄。身體狀況不佳的人是不能勝任祕書工作的。
2、心理素質：要時刻保持良好的心態，心理狀態要正常，不要被情緒所左
右。每一天都應以平和的心態從事自己的工作。一個有着心理障礙的人，一個對
社會充滿仇恨的人，一個喜怒無常的人是不可能做好祕書工作的。
3、思想素質：這是更高的一項要求，作爲現代社會的高級管理人員，在一
個國際知名的機構裏工作，應當具有愛崗敬業精神、實事求是精神和開拓創新精
神，此外，還應具備博大的胸懷、寬廣的視野和高度的社會責任感。
在現代社會裏，人們的工作生活的節奏加快，社會的變化日新月異，外邊的世界很精彩，幾乎每天都有令你感慨的事情發生，且不說每天的國內外形勢，就在我們身邊，就會經常有一些新奇事、突發事，今天你的一個親戚玩股票掙了大錢；明天你的一個朋友倒房地產虧大發了；昨天，你的哥們當了大官，前天，你的一個熟人因腐敗問題露餡，進去了。。。。。。這些都會令你感慨，但不要受各種情況的影響，不能看人家發財了，就想到，做人就得膽大；而一看到出問題的，馬上又一轉念，做人還是謹慎爲好！