辦公室祕書工作職責範例

文祕(Secretary)是指經過學習，掌握公關與文祕專業的基本理論與基本知識，熟悉現代文書學、祕書學的原理和方法、具有較強的寫作能力、能熟練地從事文書、祕書事務工作，能進行文章寫作、文學編輯和新聞寫作、有較強的公關能力、並從事信息宣傳、文祕服務、日常辦公管理及公共關係等工作的人才。下面是本站小編整理的辦公室祕書的工作職責。

辦公室祕書工作職責：

1. 接聽、轉接電話;接待來訪人員。

2. 負責辦公室的文祕、信息、機要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。

3. 負責總經理辦公室的清潔衛生。

4. 做好會議紀要。

5. 負責公司公文，信件，郵件，報刊雜誌的分送。

6. 負責傳真件的收發工作。

7. 負責辦公室倉庫的保管工作，做好物品出入庫的登記。

8. 做好公司宣傳專欄的組稿。

9. 按照公司印信管理規定，保管使用公章，並對其負責。

10. 做好公司食堂費用支出、流水賬登記，並對餐費做統計及餐費的收納、保管。

11. 每月環保報表的郵寄及社保的打表。

12. 管理好員工人事檔案材料, 建立、完善員工人事檔案的管理，嚴格借檔手續。

13.社會保險的投保、申領。

14 .統計每月考勤並交財務做帳，留底。

15 .管理辦公各種財產,合理使用並提高財產的使用效率,提倡節儉。

16. 接受其他臨時工作。

如何當好辦公室文祕

要做一名領導祕書，首先要明確什麼是領導祕書。筆者認爲，領導祕書就是具有政治家的視野，活動家的談吐，文學家的功筆，思想家的卓識，擔當領導左右手，從事幕後工作的人。作爲一個優秀的領導祕書，要時時準備當“多面手”，處處留心做“萬金油”，關鍵時刻還要能挑重擔，善解難題，力克難關，甚至常常需要轉換角色，“客串”一把領導，諸如此類的工作，沒有過硬的本領和才華，豐富的知識和閱歷，充沛的精力和高度的自信，是很難勝任的。

對於剛剛走上工作崗位的祕書來說，要想勝任祕書工作，在這份事業上幹出一番成績，必須要從以下三個方面下一番苦功。

一、優秀領導祕書，就是要在出謀劃策上“參”出高度

在古代，優秀的謀士用他們的智慧，在歷史上留下了濃墨重彩的一筆。戰國時的張儀用“連橫”幫助秦統一了中國，三國時諸葛亮的隆中對促成天下成三足鼎立之勢，元末時劉伯溫的“高築牆，廣積糧，緩稱王”的指導方針最終幫助朱元璋建立了明朝，等等例子不勝枚舉，謀士的功績彪炳千古。

然而，謀士的低水平，或者道德敗壞，致使領導決策失誤，又能造成極大的禍患。南宋時的奸臣秦檜主張對金議和，並用莫須有的罪名，讓一代名將岳飛死於獄中，使得大宋山河破碎。三國時赤壁之戰中吳國張昭等人的主和，使吳國險些落入曹操之手，謀士誤主、妨主的故事也屢見不鮮。

而今，新的時代對領導幹部決策水平提出了更高的要求，祕書作爲領導身邊的智囊團，點子庫，怎樣做一個稱職的“謀士”，幫助領導提供可行性、前瞻性、啓發性的建議，使領導更科學、更高效地做出決策。應該注意以下三點：

一是政治上要有操守。祕書是領導的祕書，有責任爲領導的科學決策提出建設性的意見，在領導的決策有紕漏時，應該找恰當地機會及時地提醒領導，不應礙於領導的面子裝作不知。如果一味地盲從領導，不實事求是，甚至誤導領導，就會失去“參謀”的功能和意義，貽害無窮。

作爲黨政機關辦公室的祕書，必須以科學發展觀爲指導，以廣大羣衆不斷增長的物質文化迫切需求爲依據，以爲人民服務爲理念。不做與黨的大政方針相違背的參謀，不做與憲法、法律、法規相違背的參謀，不做與人民羣衆利益相違背的參謀，真正做到情爲民系，利爲民謀。

二是理論上要有水平。作爲領導祕書，要提高參謀決策的能力，橫向上要對科技、歷史、文化各領域都有所涉獵，縱向上不僅要熟悉本地區的情況，還要時刻關注全國和世界政治經濟大事。

祕書工作作爲領導工作的組成部分，祕書人員如若沒有領導者的視野和高度，則只能平庸、被動地爲領導提供服務，而不能成爲領導者的出色助手，這已成爲古今中外黨史、政史、祕書史上的一條規律。毛澤東的政治祕書胡喬木同志對此曾一針見血地提出：祕書要具有政治家的視野。他精闢地論述：祕書一要正確觀察、分析、判形勢，尤其是政治形勢。

二要依據對宏觀形勢的正確判斷，從宏觀上提出相應的微觀政策。作爲祕書，只要頭腦中始終牢牢把握住這兩根弦，不論是處理領導交辦的重大問題，還是草擬重要文稿，都能取得政治上的主動和工作上的成功。

祕書必須有全局的、戰略的思維方式和思考能力，想領導之所想，謀領導之所謀，自覺、主動地與領導在思想上同頻共振，息息相通。

三是參謀上要講藝術。領導並非聖人，不可能任何時候都能聽進意見，要做好參謀，必須和領導有着“默契”，在給領導建言獻策時，一方面要尊重領導的想法。對於領導的決策要深刻領會其內涵，把握領導決策意圖。

經過深思熟慮後可將自己的意見以請教的方式提出，爲領導提供啓發的思路，而不是要在某個方面和領導爭個高下。

另一方面要照顧領導的心情。與人交往言談，有修養的人總是會照顧他人的心情和意願，說話講究分寸，從而獲得他人的信任，作爲一個擁有訓練有素的祕書來說，對於上級領導更應如此。既要做到三思而後行，又要做到思維敏捷，條理清晰。注意場合，把握時間，察顏觀色，委婉地表達自己的意見。

二、優秀領導祕書，就是要在優質服務上“做”出亮點

領導祕書的本質在於爲領導服務，一名優秀的祕書通過幫助領導妥善處理瑣碎事務，將各類瑣事梳理得井井有條，讓領導從中抽出身來，集中精力幹大事，從而提高工作效率，節省工作時間。而對於祕書來說，這份工作並不輕鬆，它要求祕書在工作中必須養成良好的習慣。

一是抓好細節。細節決定成敗。這是一句再通俗不過的真理，卻是經過人們無數次失敗經驗總結提煉出來的。軍閥混戰時期，馮玉祥和閻錫山商議在河南與山西交界處的沁陽會師攻打蔣xx的軍隊，由於書記員在記錄時一時粗心將部隊集結地點“沁陽”寫成了“泌陽”，儘管只是一筆只差，卻使部隊跑到了數百公里之外的泌陽，錯過了有利戰機，致使戰役失敗。

有過祕書工作經驗的人都知道，祕書工作無小事，一次失誤就有可能釀成不可挽回的損失，一次失誤也會給領導工作造成麻煩，影響工作大局，並使自己在領導心中的印象大打折扣。這就要求祕書在辦文、辦會、辦事的過程中，力求高標準、嚴要求，做到精益求精，一絲不苟，努力實現“零差錯，零失誤，零缺陷”的工作目標。二是注重效率。

隨着社會生產力的飛躍，當今時代各項工作的分工越來越細，社會化程度越來越高，工作節奏也越來越快，對於個體來說，時間就是金錢，效率就是生命。祕書正是爲提高工作效率而應運而生的產物，祕書的工作性質要求祕書做一個爲領導“鋪紅地毯”的人，不管領導步伐是快還是慢，拐彎還是直線，祕書必須保證領導始終走在“紅地毯”上。由於領導的事務繁多，且常常帶有突發性，有時第二天就要召開會議，前一天就要起草文稿，準備會務。

要做一個高效率的祕書，就要學着做一個能抗壓的“彈簧”，時間越緊，壓力越大時勢能就越強。要在時間短、要求高的雙重壓力下嚴謹地完成每一項任務。就要學着做一個神奇的“百寶袋”，對於領導的各項工作有着深刻的瞭解和良好的記憶，各項資料檔案分類整理，在領導需要各種資料時總是能迅速找出。就是要學着做一個精準的“鐘錶”，對於領導的工作事務做出正確的預見，與領導適當交流，爲領導下一步的計劃做好準備工作，確保各項工作準備充分、有條不紊。

三是和諧處事。

祕書就其工作中的人和事而言，都有首次效應，要通過多種形式，拓展和利用這一效應，比如得體的語言藝術，自然有着裝風格，真誠的微笑以及由此構成的具有親和力和感染力的外在氣質形象等。具體說，待人接物中要以和氣爲準則，人際關係中要以和睦爲前提，價值取向上要以和諧爲出發點，以此構成謙和誠信爲主要內容的立身處世美德。

這種美德，表現在爲人上的誠實，待人上的誠懇，對事業的忠誠，以寧靜致遠，淡泊明志爲做人的原則，不以物喜，不以已悲，把做人放在第一位，甘於清貧、樂於奉獻，不求聞達於諸侯，只求有益於羣衆，臺前不露面，臺後做文章，甘當綠葉、小草，全心全意做好服務。

三、優秀領導祕書，就是要在以文輔政上“寫”出水平

寫作是領導祕書工作的“必修課”，尤其是黨政辦公室的文字祕書，主要爲領導提供黨務、政務服務，通過撰寫領導報告、開展調查研究，捕捉重大時政信息工作，以完成其爲領導科學決策參謀的職責使命。領導者因爲組織領導工作的固有特徵，決定其不可能對每一份公文，每一個觀點進行系統深刻的思考，不會自己動手具體草擬。

日常工作中，常見的是領導出觀點，祕書從理論上去醞釀構思，從邏輯上去豐富完善，從文字上去闡述整理。由於祕書的身份、角色，資歷等決定了祕書不可有像領導一樣深入全面地駕馭把握某方面的人和事，一旦工作需要又必須下筆成文。其難度可想而知。怎麼辦?當然還得從自身找辦法。

一靠勤學不倦。古人云：“學不可以已”。對一名文字祕書而言，學習是一個永恆的主題。一是要多讀範文。“文如其人”，一篇堪稱典範的公文，往往凝聚着作者的心血與智慧，表明了作者對某個現象、問題的獨到見解;新進辦公室的文字祕書切忌“文人相輕”、自以爲是，要像對待師長一樣懷着誠懇之心去品其文、揣其意、悟其真，相互學習提高。

二是要虛心向辦公室的老同事學習。俗話說“薑是老的辣”，在較爲長期的寫作實踐中，那些資歷較深的老同事往往有着異常豐富的公文寫作經驗和高超的寫作技能，要以積極主動的姿態、誠懇謙虛的態度不斷向他們請教，對他們幫助修改過的文章要反覆閱讀，要細細體會改動的妙處，不惑之處還要捨得問，直到弄懂爲止。

三是要虛心向領導學。要學會用心聆聽每一位領導的教誨，要學會從領導的大會報告、會議發言、工作部署中吸取他們清晰的思路、領會他們準確的論點、體味他們個性化的語言，獲取撰寫材料尤其是領導報告、領導講話的第一手資料，不斷開闊自己撰寫材料的思維空間。

二靠長期實踐。正如大文豪蘇東坡所言：“紙上得來終覺淺，絕知此事須躬行”，要寫出高質量的文章，光靠閱讀積累學習他人的寫作技巧還遠遠不夠，還需要長期的寫作實踐積累。受個人知識構成、理論素養、情感喜好等因素的影響，每一個祕書工作者對不同體例、不同工作領域的公文有着不同的寫作經歷，並由此產生諸如“寫這種稿子我最拿手”、“我最不愛寫這類文章，沒勁”等等這樣迥異的寫作感受，結果是，其寫作能力在某一方面很突出，在某些方面又顯得偏弱。

作爲一名文字祕書，要成爲公文寫作的“多面手”，切忌將個人情感傾向帶入到具體的寫作實踐中，要心平氣和地對待每一類型公文的寫作，既要爲能較快掌握某一類型公文的寫作技巧而感到高興，又不能因爲暫時寫不好某一類型公文而灰心喪氣、甚至產生厭煩頭痛等情緒，而要力爭通過培養興趣、反覆練習、勤於請教、深入鑽研等方式來提高自己撰寫此類文章的水平，使自己的公文寫作能力得到全面提升。三靠大膽創新。對於文字祕書而言，最大的難題就在於如何打破思維定勢，突破刻板的語言風格，寫出清新、明快的文字;突破過時的陳述觀點，提煉出高水準，高精確度的新觀點。

這要求祕書在起草文稿時要與時俱進，把握黨的方針政策，根據上級領導的總體部署行文，在觀點和文風上緊跟形勢。此外，言當其時，一字千金，言過其時，一文不值。文字祕書做爲各級領導的參謀助手，還要想於領導所想之先，做於領導所做之前;

要樹立超前意識，無論是撰寫材料，還是建言獻策，都要緊緊圍繞本區域或本部門工作中的熱點、難點、焦點，通過自己先人一步的調查研究、高人一籌的探索思考，努力發現矛盾問題的本質所在;要樹立創新意識，大膽突破思維定勢，運用創造性思維，努力找到符合事物發展趨勢的解決之道。

總之，領導祕書是充滿挑戰性的職業，也是需要付出辛勤的汗水的職業，更是前途無限光明的職業，隨着社會的不斷髮展，領導祕書這個職業羣體將在其特有的舞臺上，發揮恆久的熱度和璀璨的光彩。

辦公室祕書的文化素養：

1.社會科學

學好專業知識應是起碼的要求，而懂得一點文史哲，具備一定的文化素養，也很有必要，可陶冶人生情趣，亦可對工作有所裨益。相傳，在清朝某年間，皇帝派朝廷官員到南方招考官吏，但先後派了幾人均未能完成此任。何故?只爲南方的秀才們嫌這些官員文化素養低，寫詩做對皆不行。

后皇帝派了一個叫王爾烈的人又去江南辦理此事。那些江南才子們以出對聯來試王的文化，上聯曰： 江南千山千水千秀才，王爾烈即刻以此下聯對之： 塞北一天一地一聖人。 語出驚人，頓受青睞。江南秀才們進而問到，先生的學問究竟有多大?王隨口吟到：天下文章屬三江三江文章屬吾鄉 吾鄉文章屬吾弟 吾爲吾弟改文章。由此，一句對聯，一首詩完成了招考工作。

2.自然科學

仲裁、調解案件五花八門，常常要涉及自然科學的有關知識，如機械設備，建築工程，醫藥化學等。一方面，我們平時要注意積累;另一方面，在辦理這方面的案子過程中，也要從中學一學這方面的知識。

3.外語

我們辦理的案件中，涉外案件佔有很大的比例，經常涉及外國當事人，對外交往中，無論是書面的，還是口頭的，都要經常運用外語。我們要使自己成爲既懂業務又懂外語的，“兩條腿走路”的人才。

其他方面學會一些有益的技能，如電腦、開車，琴棋書畫等，也是很有好處的。俗話說，“藝不壓身”，如果你具備了一定的素養，掌握了某種技能，總會有你顯山露水那一天，同樣，假如你在那一方面尚存缺陷，則一定會有你無地自容的那一刻。但有一點要明確，我們必須始終圍繞本職工作這個“重心”，在做好本職工作的前提下，才能再去充實自己的其它知識與技能，而絕不能沖淡“主題”，更不能“不務正業”。

祕書人員要掌握一定的工作原則、方法和藝術工作原則：在工作中應遵循的規律並使之作爲我們行爲的準則。 工作方法：爲了達到工作目標而採取的手段和途徑。

比如過河：你可以選擇游泳，划船，架橋等，關鍵是要選擇切實 可行的方法。 工作藝術：通過運用高超的、巧妙的、具有創造性的工作方法，順利地完成工作任務，同時給人以美的感覺和享受。作爲現代社會的祕書人員或管理人員，我們應該學會：堅持工作原則，運用工作方法，講究工作藝術。爲此，我們要做到以下幾點：

要協調好各種關係：包括與本部門的領導之間，同事之間;與仲裁員/調解員之間的關係;與當事人的關係，與律師的關係;與有關部門的關係等。在協調與本部門領導的關係時，要作到尊重領導，維護領導的威信，適應領導的工作習慣、工作方法、工作風格以及工作特點。

比如，有的領導邏輯性較強，凡是愛有個前因後果，對這樣的領導就要在談工作時要講事實，擺觀點，有分析有推理;而有的領導喜歡單刀直入、開門見山，對此就要言簡意賅，直中問題的要害;而有的領導幽默風趣，你也不妨與他(她)開開玩笑。瞭解領導的工作風格和特點，目的是爲了更好地做好工作。

當然，在尊重領導的前提下，要敢於提出自己的觀點，要有維護真理的精神。那種對領導一味迎合，無原則地服從，則是不足取的。那樣，會使別人懷疑你的人格、人品，領導也不一定會欣賞這種人。對待當事人要熱情周到，莊重大方，言行得體，不卑不亢，樹立良好的部門形象。不要擺出官僚衙門的作風，也不要沾染市儈奸猾的習氣。