祕書工作的一般特徵(1)
祕書工作的一般特徵，是指各類祕書工作都具有的，但又不同於其它工作的特徵。一般特徵不同於本質特徵。祕書工作的本質特徵決定祕書工作的一般特徵；祕書工作的一般特徵反映祕書工作的本質特徵。祕書工作的本質特徵只能有一個，祕書工作的一般特徵可以有多個。揭示祕書工作的一般特徵，既有利於進一步認識和把握祕書工作的本質特徵和規律，也有利於全面認識祕書工作的特徵，有針對性地做好祕書工作。
一、機要性與羣衆性相統一
祕書工作是一項機要性很強的工作。漢語“祕書”一詞，就包含有“祕密”的意思。英語中的“secretary”（祕書）一詞中的詞幹“secret”，俄語中的“ceKpemapB”（祕書）一詞中的詞幹“cekpem”，它們的意思都是“祕密”。這種驚人的相似，恰恰反映出祕書工作都具有機要性。這是因爲，祕書工作是輔助領導工作的，而各級領導中樞都是機 密核心，祕書部門是各級領導中樞的綜合辦事機關，祕書人員在領導身邊工作，必然要接觸到各種機密。特別是重要部門領導人的祕書，掌握很多重要情況，機要性更強。革命戰爭年代，我黨曾派遣許多地下工作者打入敵方內部，擔任敵方黨政機關和軍隊系統的機要祕書，爲我黨我軍提供了大量重要情報，爲保護黨中央的安全，奪取革命鬥爭的勝利作出了重要貢獻。祕書部門是一個核心要害部門，祕書工作的機要性與政治性有着密切的聯繫。保密與竊密的鬥爭，實質上是政黨之間、國家之間、軍隊之間進行政治鬥爭的重要表現；在經濟領域中側是經濟鬥爭的一種表現形式。正因爲如此，古今中外的領導者在選拔、任用祕書人員時都很慎重，要求政治上絕對忠實可靠，有高度的保密觀念，嚴格的保密紀律，嚴守各種機密。我們黨和國家對祕書人員的選用條件也是十分嚴格的，專門制定頒發了機要祕書工作的規定，任用前要進行政治審查，任用後要經常進行保密教育，都是出於祕書工作的客觀需要。因爲辦公廳是一個要害部門，是一個核心要害部門，祕書人員在領導身邊工作，機密知道的比較多。所以，辦公廳工作人員要有政治上的警惕性，要注意保密，遵守保密紀律。
但是，也必須看到，祕書部門又是各級領導機關彙集信息的中心，是聯繫各方面的橋樑和紐帶，其工作特點又具有廣泛的羣衆性。許多文件的擬製，許多決策的實施，都直接涉及羣衆的切身利益，必須廣泛聽取羣衆意見。在各項政策實施過程中，祕書人員必須密切注意信息反饋，傾聽羣衆呼聲，才能糾正可能出現的偏差，防止矛盾激化。祕書工作不僅是爲領導服務的，也是爲羣衆服務的。這種服務既有間接性，也有直接性。祕書工作主要是通過直接爲領導工作服務來體現爲人民羣衆服務的，因爲領導是爲人民羣衆服務的。祕書人員處理羣衆來信，接待羣衆來訪，進行調查研究，協調機關工作就是直接面對羣衆的工作。人們常說，祕書部門是機關的“窗口“和“門戶”，也是從這個意義上說的。因此，祕書人員必須樹立羣衆觀念，密切聯繫羣衆，關心羣衆的疾苦，及時向領導反映羣衆的心聲，成爲領導聯繫羣衆的橋樑，而不是橫在領導與羣衆之間的一堵牆。
祕書工作的機要性與羣衆性是對立統一的辯證關係，二者相互依存，相互結合，不可分割。如果只看到祕書工作的機要性，而忽視祕書工作的羣衆性，把自己完全封閉起來，拒羣衆於幹裏之外，就會割斷領導與羣衆的聯繫，脫離羣衆，造成信息不靈，情況不明，滋生官僚主義和衙門作風，損害領導機關的形象和威信；反之，如果只看到祕書工作的羣衆性，而忽視祕書工作的機要性，就會在公務接待、來訪接待和日常交往中喪失警惕，內外無別，泄露機密，給黨和國家及組織自身造成不應有的被動和損失，其後果不堪設想。因此，祕書工作者必須妥善處理好二者之間的關係，既要始終堅持密切聯繫羣衆，又要時刻注意保守機密。但是，就祕書工作的個性特徵而言，機要性是它的主要方面，因而，當保守機密與聯繫羣衆發生衝突時，應把保密放在首位。
二、綜合性與專業性相統一
祕書部門不是領導機關的專項業務部門，而是機關的綜合部門。因此，祕書工作所涉及的範圍和內容十分廣泛，具有突出的綜合性，包括起草綜合性的文電，提供綜合性的信息，進行綜合性的調研，處理綜合性的事務，綜合各部門的情況，辦理不屬於業務部門職責範圍內的事務。綜合性不僅指祕書工作內容的廣泛性，更重要的是對各種情況或信息進行去粗取精、去僞存真、由此及彼、由表及裏的分析、歸納、抽象和概括，使之由個別上升到一般，由現象深入到本質，總結出帶規律的東西，這種綜合纔是祕書工作的真正內涵。這一特點是由祕書工作的輔助領導工作的全局性所決定的。任何一級領導者都處於不同層次的管理系統全局位置上，都必須總攬全局，預測發展，統籌規劃，綜合協調。各級祕書部門和祕書人員，作爲各級領導的參謀和助手，這種地位決定了祕書工作高度的綜合性。從機關的整體結構功能來看，任何機關都必須由專業部門和綜合部門的有機結合，才能形成合理的機關結構，而且機關層次越高，業務部門越多，越需要加強綜合協調工作，以便發揮機關的整體功能。而各級祕書機構正是這樣一種綜合協調部門。它要求祕書人員必須具有全局觀念，立足領導工作全局，站在領導者的角度觀察、分析和處理問題，提出參謀建議，做到不在其位，當謀其政；必須具有較寬的知識面，成爲本機關、本系統的“通才”和“雜家”，以適應領導者駕馭全局的需要；必須具有較強的綜合概括能力和綜合協調能力，才能做好祕書工作。