祕書工作的核心作用和基本特徵以及職業觀念

祕書工作的基本特徵，就是祕書職業的基本定性。把握祕書工作基本特徵，就要求我們樹立祕書職業觀念。因爲思想觀念的轉變，是祕書工作改革與發展的先決條件。根據祕書工作的基本特徵，祕書工作者應當樹立以下職業觀念：

（一）參謀觀念

發揮參謀作用，是領導決策科學化、民主化的客觀要求，也是祕書工作提高輔助水平，適應時代發展的客觀要求。祕書部門具有貼近領導、綜合服務、信息樞紐的三大優勢，發揮參謀作用有得天獨厚的條件，尤其在高科技飛速發展的新世紀，領導者要在紛繁複雜、稍縱即逝的新情況面前，迅速、準確地做出各種判斷，更需要發揮祕書人員的參謀作用。因此，祕書人員必須強化參謀意識，提高謀略水平，掌握參謀藝術，真正實行從側重辦文辦事向既辦文辦事又出謀獻策轉變，充分發揮參謀作用。

（二）服從觀念

所謂服從觀念，就是要求祕書人員堅決服從領導的指揮，接領導意圖辦事。這是由祕書與領導的關係位置決定的。在我國黨政軍機關，祕書與領導者在政治上是平等的，人格上是獨立的，在利益和目標上是一致的。但是，由於事業的需要，分工的不同，領導與祕書在組織上是一種上下級關係，在工作上是主輔關係。這兩種關係實質上都是服從關係，即領導支配祕書，祕書服從領導。這也是一個紀律問題，下級服從上級，是組織紀律明確規定的。如果祕書不服從領導，就是違反組織紀律。主輔關係決定了祕書的從屬地位，祕書按照領導意圖和要求工作，以服從領導爲自己的本份。因此，祕書人員要充分認識自己的職業角色，圍繞領導工作目標和要求來調節自己的行爲，絕不能別出心裁，另搞一套，更不能同領導對着幹。當然，祕書與領導者在工作過程中像其他社會成員之間一樣，會發生相互影響，領導是影響的主體，祕書是影響的客體。服從便是主體接受客觀制約和影響的一種形式。如果祕書認爲自己貼近領導，地位特殊，就可具有領導的某些職權，對領導的指示不願服從，其行爲與角色規範之間形成差距，兩者之間就不會出現相融洽的角色關係，這樣祕書對領導工作不僅不能起到應有的輔助作用，甚至會干擾領導工作，導致角色失敗。

（三）全局觀念

衆所周知，任何一級領導者都必須站在本系統的制高點上，只有這樣，才能通觀全局，全面運籌，指揮若定。祕書工作是輔助領導去開展工作的，祕書人員只有立足領導工作全局，站在領導者的角度觀察、分析和處理問題，才能與領導者取得共識，適應領導者的輔助要求。因此，祕書人員必須解放思想，胸懷全局，做到不在其位，當謀其政。同時，要不斷拓寬自己的知識面，建造通才型的知識結構；大力培養宏觀思維能力，以適應領導工作的輔助要求。

（四）信息觀念

當今社會已經進入信息時代，誰重視信息，誰就能贏得主動。祕書作爲領導的“耳目”，爲領導者及時、準確、全面地提供信息是其重要的職責。因此，祕書人員必須樹立信息觀念。第一，要始終把重點放在捕捉反映重大的、具有全局性或牽一髮而動全身的信息上。越是重要的、敏感的和難度大的信息，越要予以關注，越要花全力發掘。第二，必須注意瞭解和反映領導決策貫徹落實中出現的新情況、新問題以及解決問題的新思路，以便及時反饋領導修正決策。第三，必須重視提高信息的質量，在時效性、真實性和適用性上下功夫。總之，祕書人員一定要有敏銳的信息意識，廣泛收集信息，精心加工信息，準確提供信息，快速傳遞信息，充分利用信息，以適應領導決策和社會發展的客觀要求。

（五）創新觀念

首先，創新能力是知識經濟時代對祕書素質的特殊要求，爲了迎接科學技術突飛猛進和知識經濟迅速興起的挑戰，必須堅持創新。創新是做好新時期祕書工作的要求，也是促使祕書人員不斷提高素質，做好“三服務”的不竭動力。祕書人員作爲以知識和信息輔佐領導工作、服務人民羣衆的“工薪階層”，必須具備創新意識和創新能力，以適應知識經濟時代的要求。其次創新能力是領導決策科學化對祕書素質的必然要求。如果說20世紀領導層的決策還存在很大的經驗成份，到21世紀，必將由經驗決策轉變爲科學化決策，這是科技和管理髮展的必然趨勢。祕書隊伍作爲輔助領導決策的一支特殊力量，其地位和作用越來越重要，領導者對祕書的參謀作用越來越重視。而參謀的核心是創新意識。沒有新思想、新辦法，是不可能當好領導工作參謀的。再次，創新能力是祕書工作自身改革和發展的迫切要求。長期以來，我國祕書工作由於種種原因，祕書人員非常缺乏創新精神和創新能力。唯謹保守的傳統觀念，嚴重束縛了祕書人員的創新能力；“祕書工作被動論”的理論誤導，挫傷了祕書人員的創新能力；陳舊的思維方式，壓抑了祕書人員的創新能力。這種精神狀況很不適應時代潮流和祕書工作的新形勢，迫切需要祕書人員解放思想，開拓進取，樹立創新觀念，提高創新能力。

（六）效率觀念

所謂效率觀念，就是祕書人員提高單位時間內工作量的自覺意識。祕書工作是適應提高領導工作效率的需要而產生的，也是在提高領導工作效率的目標下發展的。離開提高領導工作效率，祕書工作就失去了存在的基礎和意義。在改革開放，發展社會主義市場經濟的條件下，社會發展的節奏明顯加快，知識更新的速度日趨加快，信息傳遞的速度更加快捷，情況瞬息萬變，這都要求祕書人員要重視工作效率問題。祕書工作效率的高低，直接影響到領導工作效率，所以祕書無論是處理公文、辦理事務、傳遞信息，還是參謀諮詢、調查研究、督促檢查，都必須在優質高效上下功夫，只有這樣，才能適應飛速發展的時代要求。