行政文員工作說明書大綱

一、基本資料

崗位名稱：行政文員

定員標準： 一人

崗位編碼：

直接上級：綜合部經理

分析日期：

二、崗位職責

(一)概述

協助行政經理完成公司行政事務性工作及部門內部日常事務工作。

(二)工作職責

1、負責做好計算機打字、複印等行政工作。

2、負責公司辦公設備的管理，計算機、傳真機、簽字長途電話、複印機的具體使用和登 記，名片印製等工作。

3、負責公司郵件和報刊的收取、分發工作。做好公司宣傳專欄的組稿。

4、負責公司電話小總機的接線工作。對來往電話駁接準確及進、聲音清晰、態度和藹，恰當使用禮貌用語;對未能聯絡上的記錄在案並及時轉告;對緊急電話設法接通，未通者速報行政部經理處理。

5、負責低值易耗辦公用品的發放、使用登記和離職時的繳回。

6、負責各類辦公用品倉庫保管，每月清點，年終盤存統計，做到入庫有驗收、出庫有手續，保證帳實 相符。

7、按標準定額，做好添購辦公用品的計劃編制和申購手續工作，做到既不脫檔又是不長期積存。

7、完成各項勤雜、採購工作。

9、負責公司辦公場所的室內外綠化、盆景狀況的檢查監督，保證舒適良好的工作氛圍。

10、責下班時對整個辦公區的巡視，查看門窗、水機電源、電腦電源等 、關閉情況並做記錄。

11、做好會議紀要。

(三)其他職責

完成領導交辦的其他臨時工作

三、監督及崗位關係

(一)所受監督和所施監督

1、所受監督：直接受綜合部經理的監督指導。

2、所施監督：無

(二)與其他崗位關係

1、內部聯繫：本崗位與行政文員及企劃專員有業務上的協調和配合關係。

2、外部聯繫：本崗位與銷售部、財務部、維修部及總經理辦公室有業務上的合作關係。

工作內容：

1、負責做好計算機打字、複印等行政工作。

2、負責公司辦公設備的管理，計算機、傳真機、簽字長途電話、複印機的具體使用和登 記，名片印製等工作。

3、負責公司郵件和報刊的收取、分發工作。做好公司宣傳專欄的組稿。

4、負責公司電話小總機的接線工作。對來往電話駁接準確及進、聲音清晰、態度和藹，恰當使用禮貌用語;對未能聯絡上的記錄在案並及時轉告;對緊急電話設法接通，未通者速報行政部經理處理。

5、負責低值易耗辦公用品的發放、使用登記和離職時的繳回。

6、負責各類辦公用品倉庫保管，每月清點，年終盤存統計，做到入庫有驗收、出庫有手續，保證帳實 相符。

7、按標準定額，做好添購辦公用品的計劃編制和申購手續工作，做到既不脫檔又是不長期積存。

7、完成各項勤雜、採購工作。

9、負責公司辦公場所的室內外綠化、盆景狀況的檢查監督，保證舒適良好的工作氛圍。

10、責下班時對整個辦公區的巡視，查看門窗、水機電源、電腦電源等 、關閉情況並做記錄。

11、做好會議紀要。

工作要求：

1、確保各項工作的及時及準確完成。

2、保管好各種設備及材料。

3、對於物品的購買及發放要嚴格按照公司的規定進行。

4、購置物品的經費預算要合理，購置價格要保持在市場的平均水平。

5、能密切配合其他同事的工作，同時很好的完成領導交代的各項工作。

6、會議記錄要符合記錄規範，突出重點，並做好存檔。

7、會議安排要合理，並能及時通知與會人員。

四、崗位權限

1、要求部門主管配合的權力

2、監督各項辦公用品使用的權力

3、對工作所需物品提出購置意見的權力

4對企業的發展提出合理化意見的權力

五、勞動條件和環境

本崗位屬於較輕體力勞動，室內辦公結合外部出差進行，工作環境溫、溼度適中，無噪音、粉塵污染，照明條件良好。

六、工作時間

本崗位實行每週四十小時標準工時制，每天9：30—17：30，中間12：00—13：00就餐並休息。每週有兩天休息時間可自由選擇休息時間，但要服從公司調度及部門經理安排。