企業崗位說明書編寫誤區分析

規範的崗位說明書明確了工作的職責權限、任職資格、工作特點、工作目標等重要因素，能爲企業進行工作評價、人員招聘、績效考覈、確定培訓需求、薪酬管理提供依據，但是很多企業發現崗位說明書編制後，對於改善本企業的績效、提升人力資源管理工作效率並無預期的作用，崗位說明書規範和制約作用也無法體現。原因何在呢？

一、職責界定不明確，任務交叉沒有理順

我國企業目前普遍存在着崗位職責不清、任務指派隨意性較大、能者多勞、出現問題互相推諉等管理混亂的現象，因此，崗位說明書不應是簡單的對目前崗位工作任務的要求和描述，而應該通過崗位說明書的撰寫達到明確各崗位的職責權限，規範工作流程，實現科學管理的目的。在編制崗位說明書之前，必須進行認真的工作分析和調查，瞭解每一個崗位的工作任務、工作目標、工作條件、上下級的關係、任職資格等因素。在實際操作中，可靈活選擇用問卷調查法、面談法、工作日誌法、實地觀察法等方法進行。

在界定崗位職責時，首先應編寫部門職責。崗位的職責應爲部門職責的分解，部門的各項職責應在崗位的職責中得以體現，即“人人有事做，事事有人做”。部門職責是界定崗位職責的基礎，因此，界定崗位職責的第一步界定部門的職責。界定部門職責時，可根據部門的工作任務進行分析，規範各項任務的工作流程，找出部門之間交叉的工作，明確各部門的職責權限。工作流程圖可以一目瞭然地描述完成工作的程序，反映各崗位之間的工作銜接關係。當出現職責交叉現象時，應具體問題具體分析，而不是簡單“一刀切”。

其次，將部門職責分解到部門的各個崗位，明確各崗位之間的分工關係。這一過程也可作爲企業定員定編的依據。根據任務量和工作的要求，應將部門的工作任務合理分解到具體的崗位，確定部門的崗位設置和人員安排，並明確部門內各崗位的崗位職責。特別是對於多個崗位承擔某一共同任務時，應用規範的語言明晰地確定各崗位在此項工作中要承擔的責任。如某公司的財務部門的職責包括以下要項：會計覈算、資金管理、預算管理、成本管理、財務分析。

二、描述不規範，用語不準確

崗位職責的描述應能準確、清晰、真實的界定崗位承擔的責任、所具有的權限和崗位工作必須達到的目標、規範性責利關係。可是很多企業的崗位說明書沒有注意到描述用語的選擇，籠統地使用“負責、管理”等詞語，導致崗位職責的描述流於一般化、普遍化，出現“千崗一面”現象，或者使崗位職責描述過小或者過大，根據崗位說明書的描述方式和用語顯得尤爲重要。標準的崗位職責描述格式應是“動詞+賓語+結果”，動詞的選擇可參照表1，賓語表示該項任務的對象，即工作任務的內容，結果表示通過此項工作的完成要實現的目標，可用“確保、保證、爭取、推動、促進”等詞語連接。例如人力資源部部長負責人力資源戰略工作可描述爲“負責組織制定人力資源戰略和人力資源規劃，保證爲公司的發展戰略提供有效的人力資源支撐”。

三、宣傳不到位，員工不理解

崗位說明書涉及到對各崗位的描述與規範，目的是使員工明確瞭解自己的工作責任、本崗位在企業的作用以及企業的要求，因此，在編制過程中必須得到全體員工的支持和參與。可惜很多部門主管都像在應付作業一樣草草完成，沒有藉此機會與員工進行充分的交流，甚至在做完崗位說明書之後，員工也不知道崗位說明書的作用，有些員工還認爲崗位說明書是對他們工作的限制，出現員工不理解、不利用、不執行的情況，使崗位說明書變成可有可無的擺設。

此外，對任職資格的界定，會使一部分員工感到恐慌或者失望。在國有企業中若是按照行業通行的標準對崗位任職資格進行界定，很多老員工的學歷或者技能達不到企業要求，他們就會認爲崗位說明書是人力資源部給他們設置的障礙，擔心未來的職業發展。而另一種情況是企業爲了培養和鍛鍊人才，往往會將一些重點培養對象放在基層工作一段時間，這些人才的素質和技能都會遠高於崗位的要求，他們的心理就會失衡，若是不及時引導，將會導致優秀人才的流失，給企業造成重大損失。因此，企業在編寫崗位說明書時，應由各部門的主管負責，人力資源爲其提供格式和方法，並予以及時的指導和審覈。而且應做好充分的準備工作，給員工宣講制定崗位說明書的意義和說明書中各項內容的含義。對現行人員配置達不到或者遠超出企業要求現象，企業應向員工解釋其原因，打消他們的思想疑慮，保證企業的穩定發展。

四、定位不明晰，高層不認同

HR經理在編寫崗位說明書時，如果原有的崗位職責界定不清，那麼就要對原有的崗位職責進行一次大盤點，編寫的工作量將會很大。這時人力資源管理就面臨着兩種選擇：對現狀的描述和對未來的描述，即崗位職責“是什麼”和“應是什麼”的問題。若編寫崗位說明書是解決崗位職責“應是什麼”，則在界定崗位職責時必須對現存的職責交叉、職權不明的現象進行調整，這將導致一部分員工的工作職責和權限的變動，可能招致員工的抵制和反對。

因此，在編寫之前，HR經理應和相關的高層領導進行討論，認清規範崗位職責的意義，明確崗位說明書的定位，並取得領導對職責變革的理解和支持。在崗位說明書實施過程中高層領導應率先樹立崗位責任意識，對各項工作實行歸口管理。

五、管理不及時

隨着時代的進步和企業的發展，企業中部門的職責及崗位的工作內容也會不斷地發生變化，尤其是網絡時代的新興行業更是如此。一般而言，崗位說明書應至少每1~2年修改一次，根據行業的發展和職責的變化情況靈活進行選擇。但是當企業發生重大組織變革和戰略調整時，應及時修訂崗位說明書。我國很多企業都注重崗位說明書的更新和發展。如聯想集團甚至規定每半年對崗位說明書修正一次。

因此，崗位說明書的格式要求簡潔實用，重點突出，項目不宜過多。而且制定動態管理制度，由專人負責管理更新。