公文擬寫的基本要求
公文屬於一種應用文，在寫作上同一般文章有某些相似之處，例如要求文理通順、便於閱讀理解等。但由於它的性質、特點和作用不同於一般文章，所以公文擬定又具有自己的一些特殊要求。根據起來，主要有以下幾點基本要求：
一、觀點正確
公文是傳達、貫徹黨和國家的路線、方針、政策、法律、法規的工具，是黨的基本路線和國家政策、法律的體現，是宣傳羣衆、組織羣衆的根據和武器，公文的上述職能就決定了公文的觀點必須正確無誤。
所謂觀點必須正確無誤，就是說公文的指導思想和內容必須符合黨的基本路線和國家的政策、法律，必須在思想政治上同黨中央保持一致。要按照馬克思主義的辯證唯物主義和歷史唯物主義的立場、觀點和方法，根據黨中央提出的建議有中國特色的社會主義的總任務、總目標，站在全局的高度去觀察形勢，分析問題，解決問題。無論是制發有關全局性的公文，還是局部性工作的公文，都不能與黨和國家的指示精神相牴觸、相違背。這一點是至關重要的。凡是與黨和國家的政策、法律相牴觸、相違背的公文，上級機關有權撤銷，宣佈無效。
應當指出的是，有的黨政機關直屬業務部門在制發公文時，一味地強調本部門、本戰線工作如何重要，在制發規定、下達通知、制定措施上過分地維護本部門、本戰線的利益，而忽視戰線、其他部門的必要利益，結果造成了部門或戰線之間的互相矛盾、互相扯皮，給下級執行部門帶來了困難。因此，擬寫公文最重要的一條，就是要有全局觀念、觀點要正確，不能各行其是，各自爲政。
二、實事求是
實事求是，是毛澤東同志一貫倡導的，是我們黨的優良傳統，是黨的思想路線的核心。黨政機關及其所屬業務部門的公文是否體現了實事求是的精神，不公是衡量一篇公文的內容好球的重要標誌之一，同時也反映出一個領導機關、一個業務部門的思想、政策水平和工作作風。
實事求是，就是要唯書、不唯上，要唯實。對上請示工作，報告情況，要實實在在，一是一，二是二，不說假話、大話、空話、有喜報喜、有憂報憂，不搞實用主義，不投領導所好，不看領導眼色行事。對下發指示，作決定，要遵循各項工作的客觀發展規律，從實際情況出發，有的放矢，使發出的公文真正切實可行。從日常接觸到的公文來看，不堅持實事求是的情況時有所見。比如，聽說上級要扶持貧困戶，落實優惠政策，於是在報告中過分地強調困難；聽說上級要總結典型經驗，又專揀好的說；總結工作時，講成績不惜筆墨，講問題寥寥數語，幾筆帶過；如果工作中發生了問題，上級要求查處時，報告情況又輕描淡寫、含含糊糊、羞羞答答、甚至說假話，打馬虎眼，對下級髮指示不從實際出發，講大話、放空炮等等。這些問題的出現，不僅使公文推動了嚴肅性和權威性，推動了下級機關和廣大幹部羣衆對公文的信任感，造成有令不行，有禁不止，公文成爲空文，而且也降低了領導機關的威信，給工作帶來損失。黨的十一屆三中全會以來，黨中央的報告、決議、決定、指示、會議公報等，所以受到廣大人民羣衆的歡迎，得到順利貫徹執行，最根本的原因就是這些文件充分體現了實事求是的精神。從某種意義上說，實事求是是公文的生命。
三、準確及時
既然公文是爲解決具體問題而寫的，這就要求在實事求是的基礎上準確的反映和表達客觀實際情況。從擬寫的構思到動筆，都要做到周密思考，行文樸實嚴謹，尤其應當鮮明，態度要明朗，觀點要明確，不能含糊其詞，模棱兩可；行文前後要一致，不能自機矛盾等。此外，引文、數字、人名、地名、機關名、事物名、標點符號等，均須仔細覈對準確，避免出差錯和有所出入。從公文的通篇結構上，也要求前後一致層次合理，才能確保其所反映的事實完整準確。
公文在準確反映實際情況的同時，能否做到及時是事關工作效率，有時甚至是關係到工作成敗的大問題。公文擬寫必須注意及時、適時，決不允許遲緩拖延，貽誤工作。對於緊急公文，需爭分奪秒地完成擬寫任務，該做出指示的要及時下達，該向上級請示的要及時請示。不僅如此，對日常反映情況、指導工作的文件，也須寫得適時，掌握關鍵時機。如果或通知，拖到夏初才擬稿發出，第一季度的工作便失去了計劃指導。再如，一項工作的經驗總結，在事過許久才能着手進行，便不能及時推廣經驗和吸取教訓。公文的時間性是一個不容忽視的問題，這也是擬文時必須達到的基本要求。
四、簡明生動
公文是一種辦事的工具，它不需要像文學作品那樣作細膩的描寫，也不需要像學術論著那樣長篇長論，而是要求寫得簡潔明瞭，便於閱讀，辦事便捷。公文篇幅長短不是衡量好壞的標準，關鍵要看質量如何。爲此，公文的擬寫，須注意文字簡練，條理清晰，敘事說理簡明扼要，篇幅力求緊縮，不要寫得冗長累贅，眉目不清，浪費閱讀的時間。毛澤東同志在《反對黨八股》一文中曾談過：大家“工作忙，文章太長了，有誰來看呢？”他在《關於建立報告制度》一文中曾提出過具體要求，規定寫“綜合報告內容要扼要，文字要簡練，要指出問題或爭論之所在”。擬文要達到這些要求，就要開門見山，直截了當，簡短快捷，語言精練，不要穿靴戴帽，空話套話連篇，也不要海闊天空，漫無邊際，或下筆千言，離題萬里。
當然，說公文應簡明扼要，直書不曲，並非完全排隊必要的語言色彩。也就是說，爲了提高公文的表現力和說服力，也要充分考慮公文的生動性問題。生動性就是在抽象的論述中適當地採用一些具體形象的東西，使文章增添色彩，讀者看了覺得醒目提神，印象深刻。公文要具有生動性，不僅要求字、句合乎文法，而且要有一定的修辭技巧。一般來說，公文的語言着重敘事說理，而不是描景抒情；公文的章法結構貴在直敘，一般不用倒敘、插敘和懸念等手法。但是，公文要講究修辭技巧還是完全必要的。有些妙語佳句準確地用到公文裏，都具有畫龍點睛之功效，使公文的詞句更加生動活潑，引人入勝，從而更能突出公文的主題思想，增強公文的效果，如“大鍋飯”、“摸着石頭過河”等詞句，生動形象，寫在公文中耐人尋味。再比如，羣衆形容黨的十一屆三中全會以前農村的困難景象是“幹部沒少挨累，羣衆憋氣受罪，廚房缺柴少米，炕上還是破被”。這些話通俗、真實、生動、言簡意賅，發人深省。用得恰到好處時，會給公文內容增添色彩，別有一番味道。
五、體式規範
公文的體式包括公文的文體、結構、附加標記和文件格式。擬寫公文必須符合規定的體式，不能標新立異各行其是。無論上行、平行、下行文或面向羣衆發佈的文件，都要根據文種的要求和規定的格式擬寫。公文擬寫符合統一規定的體式，是保證公文的完整性、正確性和有效性所必需的。因爲只有體式規範統一，結構完整，標記明確的公文，才能保證其效用的發揮和運行效率的提高。同時也方便其立卷處理以備存查。今後機關要實現辦公自動化，而辦公自動化又是以文件處理的標準化爲條件的，符合公文格式的文件是文件處理標準化的基礎。因此，必須要求文書工作人員根據不同的文種，按照公文格式的要求，寫全文件結構的各個組成部分。
六、注意書寫材料的運用
公文的書寫材料包括公文的載體材料和公文的字跡材料兩部分。擬寫公文應該使用統一的印有固定格式的用紙，不要隨便拿起什麼紙就寫。因爲紙張大小不一和書寫的格式五花八門，不便於審覈修改和日後歸檔保存。每個機關都應當爲文書人員準備標準的文件稿紙。紙型按國家的統一規定，用單頁十六開紙（190×265毫米），在左側留出裝訂線，橫寫橫排。首頁應包括：主送機關、抄送機關、擬稿部門和擬稿人、簽發人、會籤機關或部門、發文號、印製份數、附件、發出日期等項，以便於逐項填齊。正文的行距間隔宜適當放寬，留出修改的餘地。用紙的格式和項目，可根據本機關的實際需要設計和印製。
書寫時，字體必須工整清晰，不得潦草；要注意使用標準字體，不得亂造簡體字。修改處應勾劃清楚，如改動太多，稿面太亂，須重新謄抄，以便於審覈印製、校對工作。
公文所選用的紙張質量如何，對文件字跡的質量具有直接的關係，它不僅直接影響公文的閱讀利用，而且還決定了文件乃至檔案的壽命長短。由於文件不僅具有傳達意圖，處理公務的現實執行性作用，而且還具有提供給今後工作查考利用的存史性作用。也就是說，機關工作中所形成的絕大多數文件，當它們的現實執行效用一旦完成或者消失以後，都需要進行歸檔保存，甚至其中許多重要文件還必須長期保存或者永久保存。這樣，我們在擬寫公文時，就應當首先考慮到選用什麼樣的紙張作爲載體材料，才便於公文長期保存或永久保存。
公文字跡材料的選用，包括黨和墨水的選用。應該儘量使用毛筆和鋼筆，不要使用鉛筆和圓珠筆。
墨和墨汁的主要成份是碳素，寫成的字跡耐水、耐熱，不易褪色，適於長久保存。墨水中的藍墨水其主要成分是鞣酸亞鐵和沒食子酸亞鐵，氧化後變成不溶性的黑色的高價鐵，可使墨水字跡變黑，持久不褪色，易於保存。
純藍墨水和紅墨水屬於有機染料墨水，字跡鮮豔但不耐久，所以書寫文件應當使用墨汁、藍黑墨水和碳素墨水，不能使用純藍、紅色墨水和其他質量低劣的墨水。抄寫文件底稿和打印文件都不要使用複寫紙。所有這些，文書、祕書和檔案工作人員都必須注意，而公文的擬定人員尤其要注意這些問題。