公文處理基礎知識大綱
第一節公文處理概述
一、公文及公文處理工作的重要性
1.公文是領導機關決策的產物，是領導機關實施領導、進行管理和服務工作的重要工具。公文總是與新的決策、政令的貫徹和推行緊密聯繫在一起的。大量歷史事實證明，一篇正確而優秀的公文，可推動社會歷史前進，促進經濟社會的發展，實現國家和民族的振興。例如，黨的十一屆三中全會通過的《中共中央關於建國以來若干歷史問題的決議》，從而使中國發生了翻天覆地的變化，實現了中華民族的偉大復興。南朝劉勰說：“章表奏議，經國之樞機。”三國魏曹丕說：文章乃“經國之大業，不朽之盛事”。。鄧小平說：“拿筆桿是實行領導的主要方法”。反之，一篇錯誤的公文，可把社會引向倒退，造成國家和民族的災難。例如，1966年中共中央下發的《關於開展無產階級文化大革命的通知》，把剛剛復甦的國民經濟再次推向崩潰的邊緣。所以，公文處理工作的質量好壞與公文的正確與否，決定國家的興亡。
2.在當代的領導、管理和服務工作中，公文具有其他任何工具不可替代的重要作用。從一定的意義上說，公文正確與否，決定社會主義現代化建設的成敗、戰爭的勝負和社會政治穩定與否。
公文的作用主要有10大作用，即：啓示和傳達作用、規範作用、請示報告作用、控制作用、傳遞作用、協作作用、聯繫和知照作用、依據和憑證作用、教育參考作用、記載和備查作用。這是被大量事實證明了的歷史結論。
3.公文處理水平代表一個機關（單位）的水平，即代表一個機關（單位）的決策、領導、管理、服務水平，反映了一個單位的整體素質。所以，每一個單位的領導及全體工作人員特別是文祕人員，都要重視公文處理工作。
二、公文及公文處理的涵義
1．公文的定義。
“公文”一詞，源於晉代陳壽的《三國志?魏志?趙儼傳》，“公文下郡，綿絹悉以還民。”當時僅指一種體式的公務文書。最早的公文總稱爲“書契”。其後又有“典冊”、“樞機文”、“官文書”、“案牘”、“公牘”等名稱。隨着社會的發展進步，公文的種類、名稱及其內涵不斷髮展變化。
公文即公務文書，是黨政機關、企事業單位和一切社會團體在處理公務時所形成的有現行功用、法定效力和特定體式的文字材料。《中國共產黨機關公文處理條例》規定：“黨的機關的公文，是黨的機關實施領導、處理公務的具有特定效力和規範格式的文書，是傳達貫徹黨的路線、方針、政策，指導、佈署和商洽工作，請示和答覆問題，報告和交流情況的工具。”《國家行政機關公文處理辦法》規定：“行政機關的公文，是行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規範體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具”。
公文包括文件、簡報、會議材料、申請表、統計表、呈報表等。“文件”一詞是外來語，來自拉丁語docememtum，相當於漢語的“證據”。在我國，“文件”有廣義和狹義之分。廣義的“文件”，是指在工作和政治學習上可以用作依據或參考的書面材料；狹義的“文件”，指的是具有法規性、知照性和特定(固定)版頭的公文。
公文即公務文書。公文與公文、文件的關係是：包容關係或叫屬分關係。
公文的本質。公文是國家統治階級實施領導、管理國家、處理公務的文字工具。
2．公文處理涵義。公文處理是一個動態的過程，是指公文收發文單位特定的人員用特定的方法辦理公文，使之符合有關規定和收發文單位的要求。它包括公文擬製、辦理、管理、收集整理、歸檔在內的一系列銜接有序的工作。
公文辦理分爲收文辦理和發文辦理。收文辦理包括公文的簽收(含拆封、清點、分類)登記、擬辦、送批、批辦、分發、傳閱、承辦、催辦、辦復、收集整理、歸檔等12個程序;發文辦理包括公文起草(含修改、協調)、校覈、會籤、簽發、複覈、登記、印製(排版、校對、裝訂)、分發、收集整理、歸檔等10個程序。
公文由祕書部門統一管理。管理的原則：既發揮公文效用，又有利於公文保密。管理的範圍是所有公文，包括不同載體的公文。管理的內容是：收文管理（簽收與撤封管理、清點與分類管理、登記與擬辦管理、送批與批辦管理、分發與傳閱管理、交辦承辦與催辦管理、辦復與收集管理、立卷歸檔管理）、發文管理（起草校覈管理、送審與籤批管理、公文定密管理、複覈與登記編號管理、校對與印製管理、施印管理、分發傳遞管理、立卷歸檔管理）、公文利用管理（公文閱讀管理、公文查閱管理、公文借閱管理、公文傳達範圍的管理、公文翻印複製管理、公文彙編管理、公文公開發布管理、公文引用管理）、公文撤銷管理、會議文件管理、公文存放清理清退銷燬管理、祕密文件（包括各種載體文件）管理、機關合並撤銷時公文管理。
公文歸檔，包括公文的收集、裝訂（裱糊與拆除金屬物）、分類（區分保存價值）、排列、編號、編目、裝盒、編寫全宗說明、歸檔，移交進館10個程序。
三、公文的特點
公文具有以下8個特點：
1．鮮明的政治性。公文是階級統治的工具，是管理工作的工具。它的內容反映了統治階級的意志，代表統治階級的利益。因此，它的階級性、政治性非常鮮明。
2．法定的權威性。公文是領導機關的實施領導和管理工作的工具，其管轄範圍內的所有單位和個人必須不折不扣地貫徹執行，不允許有任何反對地表示。如果對某些條文有不同意見，只能用合法的方式向上級領導機關反映，在上級機關未改變決定之前，必須遵照執行。
3．特定的作者、讀者和嚴格的程序。公文有特定的作者、讀者，公文辦理有特定的程序，均不可逾越。公文的作者，是公文制發機關（單位）。公文的讀者，是由領導機關制發文件時規定的，只能按公文制發機關的意見辦理，不得隨意突破。公文辦理有一套嚴格的程序。公文辦理人員，必須嚴格按規定的程序辦理，不得減少和超越規定的程序；必須恪盡職守，不得越權越位。
4．文字表述的準確性和語言的生動性。文字表述的準確性，是指公文的語言表達必須做到準確、規範，無歧義，否則，無法貫徹落實或出現執行上的偏差。特別是政策性公文，要清楚明瞭，操作性要強，便於貫徹和執行。一個規定，只能是一種解釋。公文語言的生動性，是指公文語言的運用在確保其準確、鮮明、樸實、簡潔的基礎上，充分運用我國語言、詞彙豐富的特點，在一篇公文中或在局部的段落內，做到句法、構詞法一致，句子、詞彙新穎，避免重複、累贅。
5．內容上的公務性和現實性。內容的公務性，是指公文是機關決策的產物，是機關處理公務活動的工具，必須完全徹底的爲公務活動服務，不得把私人的事務寫入公文之中。內容的現實性，指公文必須充分全面地反映實際情況，實事求是；必須爲現實管理工作服務，具有現行功用和指導性、實踐性。
6．強烈的時效性和特定的意向性。公文是爲一定時期的管理工作服務的，過了一定的時期，就失去了現行功用，變成了檔案材料（歷史資料）。所以說，公文的時效性很強，必須在規定的時間內起草、審批、發出和產生效用。否則，公文就失去了現行功用。特定的意向性。是指公文的讀者即受文對象在起草之前就確定了。不同的受文對象，用不同的公文語言表述。
7．嚴密的邏輯性。公文必須按照人們的思維規律構思、佈局、撰寫，做到邏輯嚴密，言簡意賅，以其獨有的邏輯力量說服讀者（執行者），實現其應有的作用。
8．規範的體式。通用公文是法定的，每一個文種的撰寫方式、格式都是固定的。公文寫作人員必須按規定的體式寫作、印製公文，不得違反。
四、公文處理的原則
1.實事求是的原則；
2.黨政分開的原則；
3.精簡的原則；
4.高效的原則；
5.按照行文機關的要求進行的原則；
6.按照公文處理規定進行的原則。
公文處理的標準：做到及時、準確、安全、保密。
五、公文發佈方式
1．內部發布。
①用特定版頭印製內部分發；
②用內部傳真電報發送；
③在內部網絡上發佈；
④其他方式。
2．公開發布。
①在報刊上公開發布；
②在互聯網上發佈；
③張貼；
④設立政務公開場所或現行文件查閱中心供執行者索取公文；
⑤其他形式。
公開發布的公文，從公開發布之日到執行的起始日，至少要有30天以上的間隔期。
凡涉及與wto有關的法律、法規、規章和文件，在公開發布之後90天內，必須譯成一種wto語言（英文、法文、西班牙文）譯本。
六、公文處理工作的管理機構及職責
各級機關的辦公室管理本機關的公文處理工作，並負責指導下級機關的公文處理工作。
七、文件管理人員應當具備的素質
素質，本指事物的本來性質，這裏是指文件管理人員在理論、知識、思想、能力等方面的素養及所具備的水平。文件管理人員應當具備較高的政治業務素質，工作積極，作風嚴謹，遵紀守法，恪盡職守。
第二節公文格式
一、公文格式概述
公文格式是公文內容的表現形式，是公文不可缺少的重要組成部分。它由公文的內容所決定，又服務於公文的內容。
1．公文格式的含義
格式，原指法律文書，是法律的一種。《隋書?高祖紀》講：“自古哲王，前人作法，前帝后帝，沿革隨時，律令格式，或不便於事者，宜依前敕修改，務當政要”。隋代以後，法有律、令、格、式之別。格，指官吏處事的原則；式，指則列。格式，通用指有關官署制度、組織、官員職權等法則，後來泛指規格樣式。
公文是人類使用的一種管理工具和交際工具。人們使用公文進行管理和公務交往過程中逐步形成的習慣，並把它確定下來，共同遵守，這就是公文的格式。通俗地說，公文格式就是公文的規格樣式，即公文各組成部分在頁面上的表現形式，也叫公文的外部組織形式。它是規範化和標準化的格式。它反映了公文的客觀需要和內在規律，體現公文的權威和功能。它是公文的權威性和嚴肅性在形式上的體現，對公文的內容起表現和保證作用。公文格式經領導機關確定，其所轄範圍的各級各類機關、企業事業單位和一切社會團體，都要共同遵守。其目的都是爲了規範公文處理工作，提高工作效率。
黨政機關通用公文的格式大體一致，略有差別。認真學習公文格式，就是爲了正確使用和處理公文格式，提高公文處理工作水平。
2．公文格式的組成
1996年5月3日中共中央辦公廳發佈的《中國共產黨機關公文處理條例》和XX年8月24日國務院發佈的《國家行政機關公文處理辦法》對公文格式作了明確的規定。1999年12月27日國家質量技術監督局發佈的《國家行政機關公文格式》國家標準，從技術方面對通用公文的紙張、排版、印刷、裝訂和公文中各要素標識規則，都作了更加明確具體的規定。這個國家標準適用於國家各級行政機關制發的公文，其他機關可參照執行。
公文格式，一般由公文的文面格式、用紙格式和排印裝訂格式3部分組成。
二、公文文面格式
公文文面格式是指公文中各要素（各組成部分）的搭配、排列和標識規則，包括版面安排、字體型號、各要素的標識排序等。實際上，公文的文面格式是公文全部書面內容的結構。不同的朝代、不同的機關、不同類別的公文，有不同的文面格式。目前，各類機關的通用公文的格式大體相同。黨政機關通用公文的文面格式由版頭（報頭）、份號、密級、保密期限、發往地址、緊急程度（等級）、發文字號、簽發人、收發報序號、公文標題、主送機關、正文、附件名稱（附件說明）、發文機關署名、成文日期、印章、印發傳達範圍（附註）、附件、主題詞、抄送機關、印製版記、公文二維條碼22個要素組成。這22個要素按其所在的位置，又可分成眉首（文頭）部分（前9個要素）、主體部分（中間9個要素）、版記（文尾）部分（最後4個要素）。
眉首部分，位於公文首頁上部，一般佔整個頁面的1/3左右。黨的機關用特定版頭制發的公文，眉首部分與主體部分用兩條各長60.5mm、寬0.7mm的紅色橫線中間加2號實體五角星隔開；行政機關的公文用一條長159mm、寬0.7mm的紅色橫線隔開,中間沒有五角星;用電報傳送的公文，眉首部分與主體部分用兩條平行的黑色橫線（密碼電報爲紅色）隔開。用a4型公文紙，國家標準規定上報公文的眉首部分佔55.89%，即166毫米。
主體部分位於眉首部分以下，版記部分之上。
版記部分位於公文最後一頁下端，其中，印製版記包括印發機關、印發時間和印發份數3項內容（行政機關的公文只有前兩項內容）。
1．版頭（報頭）。
版頭（報頭），又叫發文機關標識。版頭是特定的、法定的、專用的，象徵着領導機關的權威，起到增加公文莊重色彩和嚴肅性，識別發文機關、公文級別、重要程度，以引起受文者注意的作用。在黨的機關的普發性公文中，還可起到印信的作用。不同的機關，不能共用版頭,但規格樣式是相同的，只是表示的發文機關不同。
黨的機關公文版頭的主要形式有兩種：一種由發文機關全稱或規範化簡稱加“文件”二字組成,例如,“中共××縣委文件”；一種由發文機關全稱或規範化簡稱加圓括號標註文種組成,例如,“中國共產黨××市委員會(通知)”。版頭字居中排印在公文首頁上部，一般用長牟體字或長宋體字套紅印製,每個字的長度在15-22毫米之間，寬度根據字數多少確定，但都要小於“中共中央文件”字樣。版頭字、五角星與橫隔線應美觀、莊重、大方。版頭一經確定,必須長期固定使用,一般情況下不作變動，更不得隨意變動。
行政機關的發文機關標識主要有３種形式：一種由發文機關全稱或規範化簡稱加“文件”二字組成；一種由發文機關名稱加“令”字組成；一種由發文機關名稱加武文線組成。
發文機關全稱應以批准該機關成立的文件覈定的名稱爲準；規範化簡稱應由該機關的上級機關規定，由本機關自定的，一定要明示其他機關，不能使用全社會不認同的簡稱。用a4型公文紙，發文機關標識上邊緣至版心上邊緣爲25mm；對於上報的公文，發文機關標識上邊緣至版心上邊緣爲80mm。
報頭。電報是一種快速傳輸、發佈公文的有效形式。電報的報頭由報頭文字和兩條橫隔線組成，密碼電報套紅印製，明傳電報印成黑色。常用的報頭有兩種：一是特定報頭。由發文機關全稱或規範化簡稱加“發電”2字組成。例如，“中共××市委發電”。密碼電報的報頭印成紅色，明傳電報的報頭印成黑色。使用這種特定報頭，在發文機關署名處，可省略蓋章這一環節，有利於提高工作效率，不蓋章與蓋了章的電報均具有同等效力。但是，除黨委和政府及其辦公廳（室）外，其他任何單位都不準用這種專用報頭髮布密碼電報。在實際操作中要注意防止張冠李戴，即發文機關與報頭所代表的機關應一致。例如，署名爲黨委的電報用“中共“祕書工作”委發電”報頭。二是通用報頭。通用報頭有兩種：一種用“內部傳真電報”6字標明；一種用“密碼電報”4字標明。明傳電報使用“內部傳真電報”報頭。絕密、機密、祕密電報均屬密碼電報，使用套紅印製的報頭。這種格式除報頭部分與用特定版頭印製的公文不相同外，從公文標題之下的格式是相同的。
使用特定電報報頭的機關，不再使用通用電報報頭，密碼電報只在報頭部分套紅印製。報頭字用長宋體居中排印在電報首頁上部,報頭部分一般佔公文頁面的1/3左右，用16開型紙張的，報頭文字的上邊距公文紙的頂邊18-32mm，下邊距第一條橫線22-29mm。每個字的長度爲15-22mm，寬度視字數多少確定，但要做到美觀、莊重、大方。
2．份號。
份號，即份數序號，是同一件公文印製份數的順序號。在黨的機關，用特定版頭印發的祕密公文均應標註份號，不是用特定版頭印製的祕密公文，有條件的也應標註份號。份號從no.000001號開始，用6位阿拉伯數字標註於公文首頁左上角。
祕密公文印製份號的目的是：便於對祕密公文進行管理和利用。
用電報傳送的祕密公文，不標註份號。但是，絕密、機密、祕密電報均屬密碼電報,均應按密碼電報的管理辦法進行嚴格管理。
3-4．密級與保密期限。
密級，即公文的祕密等級。公文中的密級分爲絕密、機密、祕密3個等級。祕密可劃分爲國家祕密和商業祕密，其中，國家祕密劃分爲絕密、機密、祕密３個等級，商業祕密劃爲“商業機密”、“商業祕密”2個等級。有祕密事項的公文應確定密級。用特定版頭印發的公文，密級用3號黑體字標註。黨的機關的公文，密級標註在份號下方，兩字之間空1字；行政機關的公文，密級標註在公文首頁右上角。如需同時標註祕密等級與保密期限，黨政機關的公文，都用3號黑體字頂格標註在版心右上角第1行，祕密等級中間不空格，並與保密期限之間用“★”隔開。比如：“機密★3年”。用電傳方式發佈的公文,密級用3號仿宋體字標註在公文首頁報頭部分的“密級”欄內。
5．發往地址。
在電報報頭左下方設有“發往地址”欄，有的也簡化爲“發往”二字，用於標註電報發送的地點與單位。公文有主送機關的，可簡化爲“見主送機關”。公文沒有主送機關的，如決議、決定、指示、意見、公報、規定、細則、會議紀要、工作要點等文種，應在“發往地址”的右側標註發往地址或發送單位。發送單位可用統稱,也可用特稱，視情況而定。一般方法是：普發性電報用統稱，限知性電報用特稱。發往地址和發送單位用3號仿宋體字排印。如果字數太多，也可用4號或5號仿宋體字排印。
6．緊急程度（等級）。
緊急程度（等級），是對公文送達和辦理的時間要求。用特定版頭印製的公文辦理時間要求叫緊急程度，用電傳方式發佈的公文辦理時間的要求叫等級。用特定版頭印製的黨的機關的緊急公文，分別標明“特急”、“加急”，用3號黑體字頂格標註於公文首頁版心右上角，兩字之間空1字；行政機關的緊急公文，分別標明“特急”、“急件”，用3號黑體字標註於公文首頁版心右上角第2行，如果該件公文無密級，則標註在第1行。
用電傳方式傳送緊急的公文有兩種方式：一是用特定版頭印製的公文直接電傳；二是使用電報報頭電傳公文。電報的緊急程度叫等級，分“特提”、“特急”、“加急”、“平急”4種，用3號仿宋體字標註，其辦理公文的時間要求分別是1天、3天、5天、10天，即受文單位必須分別在規定的時間內辦理完畢。
確定公文的緊急程度（等級）應實是求是，防止隨意性。
7．發文字號（部委號）。
用特定版頭印製的公文叫發文字號，用特定報頭制發的電報叫“發電字號”，用通用報頭制發的電報叫“部委號”。直接公開發布的公文沒有發文字號；先用特定的版頭印製、後公開發布的公文，仍用原來的發文字號。
發文字號（部委號，下同）是公文的代號，由發文機關代字、發文年度和發文順序號3部分組成，是每一個用特定版頭（報頭）制發的公文不可缺少的重要組成部分。它起到便於識別公文、發文機關、發文年度和便於登記、管理、使用的作用。其中，發文機關代字由發文機關所在行政區(管轄地)地方代字、發文機關代字和公文類別代字3部分組成，有的可省略發文機關代字或公文類別代字，但發文機關所在行政區地方代字不能省略。發文年度和發文順序號用阿拉伯數字書寫，發文年度號標註在六角括號內。發文年度應標全稱，不能簡寫，例如，“〔200５〕”不能簡寫爲“〔0５〕”。發文順序號分年度從1號起，按公文的簽發時間的先後依次編號，不能跳號，不留有空號,不隨意編號，不編虛位（即“1”不編爲“001”），不加“第”字。
使用發文字號,應注意3個問題：一是發文字號一經確定，應長期固定使用。二是聯合行文，一般只標註主辦機關的發文字號。三是用特定版頭印製的公文的發文字號，標註於版頭（發文機關標識）下空2行紅色橫隔線之上。下行文、平行文的居中標註；上行文的標註於左側，與右側的“簽發人”對稱，左右邊各空1字排印。電報的發文字號用3號仿宋體字標註，用特定報頭印製的電報，標註在“密級”欄之後；用通用報頭印製的電報，標註在“部委號”欄內。
8．簽發人。
上報公文應標註簽發人姓名，平行排列於發文字號右側。發文字號居左空1字，簽發人姓名居右空1字；簽發人由“簽發人”3字加全角冒號與簽發人姓名組成，標註於公文發文機關標識（版頭、報頭）下空2行紅色橫隔線之上。黨的機關的公文用4號仿宋體字標註。某些重要的公文有會籤人的，還應在簽發人右側用4號仿宋體字標註會籤人及其姓名。
上報公文標註簽發人的目的，是爲了加強單位領導人對公文所負的責任，使之認真把好公文關。
標註公文簽發人應注意2個問題：一是聯合行文，有多個簽發人，一般是主辦單位簽發人姓名置於第1行，其他簽發人姓名從第2行起在主辦單位簽發人姓名之下按發文機關順序依次順排，下移紅色橫隔線；會籤人的標註方法同簽發人。二是簽發人是指機關簽發公文的領導人中最高職務者。
9．收發報序號。
收發報序號是機要部門對接收和發出的電報編排的順序號。收發報序號由接收或傳輸電報單位的代字“×機”加收發報順序號組成，其中，傳輸電報單位的代字，由傳輸電報單位所在行政區地方代字加“機”字組成。收發報序號設置在報頭部分兩條橫隔線的最右端，由機要部門填寫，分年度、分類別依次編號。
10．標題。
標題，一般由發文機關名稱（全稱或規範化簡稱）、公文主題和文種組成，位於紅色橫隔線下方空2行排印。主標題用2號小標宋體字，副標題用3號楷體字，居中排印。回行時應做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。公文的標題應準確簡要地概括公文的主要內容，做到規範、簡潔、無歧義。
在處理公文標題時應注意3個問題：一是聯合行文時各聯署機關名稱排序，一般情況下，主辦機關的名稱排在前面，其餘依次排列。二是在有雙文種的公文（又叫複合性公文）中，應簡化標題。三是標題中一般不用除書名號以外的標點符號。
11.主送機關。
主送機關，即主要受理公文的機關，應當用全稱，或規範化簡稱，或同類型機關統稱；在標題下空1行，左側頂格用3號仿宋體字排印，回行時頂格；最後一個主送機關名稱之後用全角冒號。國家標準規定：“如主送機關過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下、抄送機關之上，標識方法同抄送。”
普發性公文，主送機關名稱用統稱，並做到規範、穩定。在黨政機關常用的公文中，只有通知、報告、請示、批覆、議案、函6種公文標註主送機關;決議、決定、指示、命令（令）、意見、公報、公告、通告、規定、細則、會議紀要、工作要點12種公文不標註主送機關；通報可標註可不標註主送機關。
12.正文。
正文是公文的主體，用來表述公文的內容，位於主送機關下方；不標註主送機關的公文，正文位於成文日期下方。縣級及基層黨的機關不標註主送機關的公文，正文在標題之下空1行排印。數字、年份不能回行。
正文中的結構層次序數應準確掌握和使用，即：第一層爲“一、”，第二層爲“(一)”，第三層爲“1.”，第四層爲“(1)”。常見的錯誤有:①第一層次用“(一)”;第三層次的“1.”寫成了“１、”，把小圓點寫成了頓號。②第一層次用“一、”，第二次用“(1)”，跳躍了兩級。在正文層次不多的情況下，第一級用“一、”，第二級可用“1.”，但不能用“(1)”。爲簡化層次，正文中儘量不用多層次結構。
正文的排印只能用宋、黑、楷、仿宋4種字體，均用3號字印製。
13-14.附件及附件名稱。
附件，是公文的組成部分，對主件正文起說明、註釋、補充、證實、參考等作用的文字材料或圖表，置於主件之後，另起一頁開始排印，並與主件裝訂在一起。
公文如有附件，應在正文之後、發文機關署名之前排印附件名稱。黨的機關的公文附件不空行、行政機關的公文附件空1行，左側空2字，用3號仿宋體字排印“附件”2字，後面標全角冒號和附件名稱。附件的序號（用阿拉伯數字）和名稱前後的標識應一致。
附件的首頁左上角頂格用3號黑體字排印“附件”2字及附件的順序號。僅一個附件的,不排附件的順序號。附件排印與公文主件排印的規格相同。附件是圖表的，其文字部分用3至5號字靈活處理。
如果附件與公文主件不能裝訂在一起的，例如，應填報的統計表等，應在附件的左上角第1行頂格標註公文的發文字號，並在其後標註附件（或帶順序號）。在這種情況下，公文主題詞與印製版記應標註在主件最後一頁的下端。附件與主件裝訂在一起的，公文主題詞與印製版記應標註在附件最後一頁的下端。
15.發文機關署名。
發文機關署名，應當用全稱或規範化簡稱，位於正文之後的右下方。
黨的機關的公文，與正文的末行一般空兩行排印。不標註主送機關和不需加蓋發文機關印章的公文，正文之後不再署名。在縣級和基層黨的機關，公文印數較少，所發公文都要加蓋發文機關印章；對於在正文之後不需署名的文種，採取變通的形式，即在正文之後用3號字署名，以便於蓋章，但在正文之前仍不標註主送機關，只把印發傳達範圍由正文之後移至成文日期下一行排印。
行政機關的公文，單一機關和兩個機關的聯合行文不署名，3個以上機關聯合行文，應署名。署名時，將發文機關名稱排在成文日期和正文之間，主辦機關排在前面，每行最多排3個發文機關名稱，最後一排如餘一個或兩個，均居中排印，以方便蓋章爲標準。
16.成文日期。
成文日期，一般以領導人最後簽發的日期爲準；經會議討論通過的決議、決定等，以會議通過的日期爲準；聯合行文，以最後簽發機關領導人的簽發日期爲準；電報以發出日期爲準。成文日期應當寫明年、月、日，年份不能簡寫。
黨的機關的公文成文日期用阿拉伯數字標註。有主送機關的文種，成文日期標註於發文機關署名右下方，低兩個字用3號仿宋體字排印；對於決定、決議、規定等不標註主送機關的公文，成文日期加括號用3號楷體字標註於標題之下居中位置。縣級及基層黨的機關發文，對於決定、決議、規定等不標註主送機關的公文，成文日期標註在發文機關署名右下方。
行政機關的公文成文日期用漢字標註，“零”寫成“○”。單一機關行文，成文日期在正文之下一般空4行、右空4個字、用3號仿宋體字排印。聯合行文，將成文日期拉開，左右各空7個字排印；成文日期與正文的距離，從實際出發確定，以方便蓋章爲準。
公文經領導人簽發後因故不能及時發文時，成文日期可請示簽發人重新確定，或由辦文者提出意見報領導確定。
17.印章。
在黨的機關，省和市州黨的機關公文，除會議紀要、有特定版頭的普發性公文和用特定報頭印製的電報外，其餘的公文均應加蓋發文機關印章。縣市區黨的機關和基層黨組織的公文，均應加蓋發文機關印章。聯合上報的公文，聯署機關都應當加蓋印章。
在行政機關，公文除“會議紀要”和以電報形式發出的以外，均應加蓋發文機關的印章。聯合上報的公文，由主辦機關加蓋印章；聯合下發的公文，發文機關都應當加蓋印章。
使用機關印章加蓋公文時，要認真、細緻，使每一份公文的用印都能做到端正、清晰，印章用紅色。黨的機關的公文印章在發文機關署名和成文日期處，上沿不壓正文，下沿在成文日期之下。行政機關的單一機關行文，印章距正文2-4mm，居中壓成文日期。當印章下弧無文字時，採用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；當印章下弧有文字時，採用中套方式，即印章的中心線壓在成文日期上。當聯合行文需加蓋兩個印章時，主辦機關在前，兩個印章均壓成文日期，互不相交或相切，相距不超過3mm。當聯合行文需加蓋3個以上印章時，每行最多排3個印章，主辦機關在前，印章蓋在發文機關署名處，兩端不得超出版心；最後一行如餘一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最後一排印章之下右空2字標註成文日期。當公文排版後所乘空白處不能容下印章位置時，應採取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。
用特定報頭制發的普發性電報，一般不再加蓋發文機關印章，但上行文和非普發性的下行文、平行文的電報，應加蓋發文機關印章。
使用通用的電報報頭制發的所有電報，均須加蓋發文機關印章。在緊急情況下，爲了提高辦文效率，可標註簽發人及其姓名，不再加蓋發文機關印章。
縣市區黨的機關和基層黨組織制發的公文，對於不標註主送機關的文種，先改變其格式，然後才能在其署名和成文日期處加蓋印章。
18.印發傳達範圍（附註）。
公文的印發傳達範圍（附註），用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標註在成文日期下一行，如果一行排不下，從第二行起可以頂格。
在黨的機關的公文中，這一要素叫印發傳達範圍。它一般用於普發性公文。對於有主送機關的公文，對印發傳達範圍另有要求的，在印發傳達範圍處加以說明；對於沒有主達機關的公文，起到標註主送機關的作用，並可對印發傳達範圍提出要求。
在《國家行政機關公文處理辦法》中這一要素叫附註，其作用同黨的機關的公文的印發傳達範圍，並可說明其他需要說明的事項。“請示”公文，在此處註明聯繫人姓名和電話號碼。
印發傳達範圍的幾種形式應相對固定，做到規範化,以便準確及時地確定公文的印發份數。例如：“此件公開發表”，根據實際情況，工作確實需要，可印少量有特定版頭的公文存檔備查。
19.主題詞。
黨的機關的公文，公文主題詞按主題詞法標註，即按中共中央辦公廳祕書局編印的《公文主題詞表》（修訂本）標註，位於公文末頁下端抄送機關或印製版記上方；“主題詞”用3號黑體字頂格排印，後標註全角冒號；主題詞用3號書宋體字；一篇公文最多不超過10個主題詞。行政機關的公文，公文主題詞分類標引法標註；“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標註，後標全角冒號；主題詞用3號小標宋體字；一篇公文最多不超過5個主題詞。
每個詞目之間空1字。一行排不完的，另起一行與第一行主題詞的第一個字對齊排印。主題詞下方劃一條與公文滿行等長稍粗的橫線，與印製版記的橫線有所區別。
20.抄送機關。
抄送機關，指除主送機關以外的其他需要告知公文內容（需要執行或知曉公文內容）的上級、下級和無隸屬關係的機關，應當用全稱或規範化簡稱、統稱。
用特定版頭（報頭）印製的公文，抄送機關名稱標註在印製版記上方，主題詞下方，並用橫線與主題詞和印製版記隔開，抄送機關名稱前標明“抄送”二字並加冒號。抄送機關名稱排列，按機關的大小和排列習慣依次進行排列，回行時與冒號後的抄送機關名稱對齊。黨的機關的公文，“抄送”2字頂格，用5號黑體字，後標全角冒號；抄送機關名稱用5號宋體字，中間可用頓號、逗號、分號，末尾不用標點符號。行政機關的公文，“抄送”2字與抄送機關名稱，都用3號仿宋體字，左空1字排印；抄送機關名稱之間用頓號隔開，末尾用句號；如主送機關移至主題詞之下，標註方法同抄送機關。
使用通用報頭的密碼電報的抄送機關名稱，用3號仿宋體字標註在電報首頁的“抄送”欄內。
21.印製版記。
印製版記是印製公文的標記，由公文印發機關名稱、印發日期和印製份數3部分組成，位於公文末頁主題詞或抄送機關名稱下方、頁碼上方，與公文頁碼不空行。黨的機關的公文，兩條橫線之間的左右側各空半個4號字，分別標註公文印發機關名稱和印發日期，底線下邊右側離字邊空兩個5號字，加圓括號用5號宋體字標註印製份數，即“（共印××份）”。
行政機關的公文，只有印發機關和印發時間，印發機關左空1字，印發時間右空1字，用3號仿宋體字排印。
印發時間都用阿拉伯數字，均以付印日期爲準，年份不能簡寫。印發日期之後接着排印“印發”2字。
用特定版頭印發的公文的印發日期，必須在成文日期之後或與成文日期同一天；用電報傳送的公文，印發日期與成文日期必須是同一天。
翻印上級機關的公文，應把印發單位改爲翻印單位，印發日期改爲翻印日期，用圓括號標註共印××份。
22.公文二維條碼
公文二維條碼是由一組按一定編碼規則排列的條、空符號，用以表示一定的字符、數字及符號組成的信息。標註在公文的版記的右下方。具有12個優點：信息容量大；編碼範圍廣；錯誤糾正能力強；易製作，持久耐用；可用多種閱讀設備閱讀；條碼符號形狀、尺寸大小比例可變；成本低；譯碼可靠性高；保密性、防僞性好；能實現信息共享；能自動簽收；能鏈接索引。
XX年中辦祕書局和國辦祕書局在深入調研和充分論證的基礎上，制定了《機關公文二維條碼使用規範》，並規定從XX年1月1日起，凡上報中辦、國辦的公文，必須製作公文二維條碼。
省委辦公廳、省政府辦公廳規定，從XX年10月1日起，凡上報省委、省委辦公廳和省政府、省政府辦公廳的公文，應制作公文二維條碼。
湘廳〔XX〕23號文件印發的《省機關公文二維條碼使用規範》，包括說明、數據元素（包括15項，其中必選9項，可選5項，1項自動生成）、製作要求、使用要求、附則5個部分。還有一個附件，即《省機關公文二維條碼編號規則》。這個《規則》採用了組織機構代碼，確保在全國範圍內每一件公文的編號是唯一的，不會重號。
三、公文用紙格式
黨的機關的“公文用紙幅面規格可採用16開型（長260毫米，寬184毫米），也可採用國際標準a4型（長297毫米，寬210毫米）”。目前，我國黨的機關普遍採用16開型公文紙，也有部分單位使用國際標準a4型公文紙。如果使用國際標準a4型公文紙，應與本機關的上級機關的公文用紙格式一致，並通盤考慮，包括紙張、檔案卷皮、檔案櫃等供應和配套問題，不能隨意改變或單獨改變公文用紙格式。公文用紙格式一經確定，必須長期固定使用。
《國家行政機關公文處理辦法》規定：從200１年1月1日起，國家行政機關的公文用紙，一般採用國際標準a4型紙，其成品幅面尺寸爲：210mm×297mm。版心尺寸爲：156mm×225mm（不含頁碼）。
四、公文排印、裝訂格式
《中國共產黨機關公文處理條例》明確規定：“公文的漢字從左至右橫排；少數民族文字按其書寫習慣排印。”用漢字排印公文，除版頭（報頭）用長牟或長宋體字排印外，一般使用宋、楷、仿宋、黑4種字體。
《國家行政機關公文處理辦法》明確規定：“文字從左至右橫寫、橫排。在民族自治地方，可以並用漢字和通用的少數民族文字（按其習慣書寫、排版）。”行政機關的公文除發文機關標識、標題、主題詞目用小標宋體字，密級、保密期限、緊急程度、“主題詞”3字用黑體字，份數序號用2號全身黑正體字外，其餘文字都是用3號仿宋體字。
用16開型公文紙排印公文，黨的機關的公文，正文一般每頁排20行，特殊情況，最多隻能排22行，每行25個字。行政機關的公文，正文一般每頁排19行，每行25個字。
用國際標準a4公文紙排印公文，正文用3號仿宋體字，一般每頁排22行，每行排28個字。
特殊情況下，爲了防止出現“此頁無正文”字樣，調整行距、字距時，每頁既可減少1行、每行可減少1-2個字，也可每頁增加1-2行、每行增加1-2個字。
公文要求雙面印刷，頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應達到色普所標bl100%，紅色油墨應達到色普y80%，m80%。印刷品着墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。
公文頁碼用4號半角白體阿拉伯數字標註，置於版心下邊緣之下一行，數字左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。雙頁碼居左空1字。空白頁和空白頁以後的頁不標註頁碼。
公文裝訂與公文排印應一致，並考慮人們的閱讀習慣。根據不同裝訂方法的要求，分別用騎馬釘、平訂或膠粘，左側裝訂，不掉頁。
第三節 行文規則
在學習行文規則之前，必須瞭解行文關係和行文方式。
一、行文關係
行文，是指公文制發單位發公文給受文單位。受文單位一般是某個單位或某些單位或集羣單位。這種發文單位與收文單位之間的公文往來關係，叫做行文關係。它是根據組織系統、公文法定作者的職責權限、發文單位與受文單位之間是否具有隸屬關係確定的。
正確處理行文關係，是一切機關工作人員特別是從事公文把關的人員必須具備的基本素養之一。公文的行文關係，主要有以下６種關係：
1．領導與被領導的關係。
領導與被領導的關係，是指有隸屬關係的上級機關與下級機關之間的公文往來關係。按照我國現行的政治體制、行政管理體制和組織制度，凡有隸屬關係的上下級機關之間工作上的相互關係是領導與被領導的關係。
公文往來中的領導與被領導的關係，專指行文關係，是指具有直接領導關係的上下級之間的關係，不包括間接的領導關係，即處於領導地位的政黨與其所領導下的人大、政府、政協、企業事業單位、社會團體等機關單位之間的領導與被領導的關係。
2．指導與被指導的關係。
指導與被指導的關係,是指沒有隸屬關係但有業務指導關係的機關、單位、部門之間的公文往來關係。例如，沒有隸屬關係但有業務指導關係的上級機關與下級機關之間的公文往來，上級機關的職能部門與下級機關的相關部門之間的公文往來，同級機關、單位、部門之間在各自的職權範圍內進行業務指導工作時的公文往來等。這種關係與領導與被領導的關係比較，行文方式和所用文種不盡相同，上下級機關之間用下行文文種，平行機關之間用函行文。
具有業務指導關係的上級機關向下級機關、上級機關的部門向下級機關的相關部門進行業務指導、答覆問題、部署業務工作等，必須受政策、法律、紀律、辦文制度和職責權限的約束，只能在各自的職權範圍內活動，不得超越職權範圍。
3．綜合管理與被管理的關係。
統管與被統管的關係，是指地方黨委、政府及其各部門與其管轄範圍內沒有隸屬關係的機關、單位之間的公文往來關係。包括歸口管理與被歸口管理的關係，前者是指黨政機關與事業單位的綜合部門與其他部門之間的工作上聯繫而進行的公文往來關係；後者是指黨政機關的綜合部門，領導機關授權給他管理同級有關部門與直屬單位的公文往來關係。綜合部門與其他部門之間，在行政級別上和法律地位上雖然是平等的，沒有隸屬關係，但綜合部門根據自己的職權範圍和工作需要或接受領導機關及領導的授權，對其他部門實施綜合管理和歸口管理，如收集工作情況，交辦領導批示事項，接受領導或機關的授權開展有關公務活動、進行催辦督辦等。因此，綜合部門與其他部門之間的公文往來，是綜合管理與被綜合管理、歸口管理與被歸口管理的關係。其他部門、單位必須服從綜合部門的管理，不得因本部門、本單位的級別與綜合部門相同或比綜合部門的級別還要高而不服從管理。這是因爲各部門的職權範圍和業務分工不同，並由綜合部門的工作性質、職能和任務決定的。
4．屬地管理中統一管理與被統一管理的關係。
屬地管理中統一管理與被統一管理的關係，是指黨和國家的某些工作按照屬地管理的辦法進行管理，地方黨委、政府及其各部門與其管轄範圍內沒有隸屬關係的機關、單位之間的公文往來關係。在我國，不少工作進行屬地化管理，所有機關、單位必須接受所在地黨委、政府就有關事項的統一管理。他們與當地黨委、政府的部分公文往來，是一種統一管理和被統一管理的關係。
在黨的機關，有些是中央和其他上級領導機關垂直管理的機構，黨組織關係在地方，在黨的建設方面，這些機構應接受所在地黨委的統一管理。黨組織關係不在地方的機關、單位，有關事項，也應接受所在地黨委的統一管理。
5．監督與被監督的關係。
監督與被監督的關係，是監督機關和有監督職能的機關與被監督機關、單位之間的公文往來關係。按照我國現行的政治體制，監督機關和具有監督職能的機關與被監督機關、單位之間的公文往來，其中一種重要的關係是監督和被監督的關係。
監督機關、部門與被監督機關、單位之間的公文往來，主要是監督性和被監督性公文往來，比如，通報政策、法律和有關規定及有關決定執行情況，提出對違紀違法行爲的處理建議或法律文書，作出質量鑑定結論等。所有監督機關與被監督機關之間保持着密切的監督與被監督的公文往來關係。
6．平行機關之間的協作關係和業務上管理與被管理的關係。
（1）平行機關之間的協作關係，是指沒有隸屬關係的機關、單位之間因工作上的相互聯繫而進行的公文往來關係。這種工作上的相互聯繫，一般以公文爲媒介，請受文單位予以支持、幫助或予以協助或予以批准等。
（2）平行機關之間業務上的管理與被管理的關係，是指沒有隸屬關係的機關、單位之間，其某些業務工作應接受業務主管部門的統一管理。比如，幹部工作，應接受幹部管理部門的管理；財務工作，應接受財政部門的管理等。平行機關之間業務上的管理工作，比如，報請批准，批准後的答覆，進行監督管理，下達管理規範等，應用函行文。
二、行文方式
黨政機關的行文方式分爲下行文、上行文和平行文三種方式。
1.下行文。
下行文，是指上級機關給所屬的下級機關行文，上級機關的職能部門給下級機關的相關部門行文。根據行文的目的、任務和傳達貫徹的要求，下行文又分爲一級下行文、逐級下行文、多級下行文和直貫到底下行文。
2.上行文。
上行文，是指下級機關向有隸屬關係的直接的上級機關行文和下級機關的部門向上級機關相關的部門行文。給不相隸屬的上級機關或不相關的上級機關的部門行文，不叫上行文。根據隸屬關係和上行文的目的、任務、要求，上行文又分爲一級上行文、逐級上行文、多級上行文和越級上行文。
3.平行文。
平行文，是同級機關和不相隸屬的機關之間的行文。有些機關雖然是上級領導機關或下級機關，但與行文的機關沒有隸屬關係和指導關係，與這樣的上級機關或下級機關行文，也是平行文。
平行文沒有級別、地區之分。同級機關和不相隸屬的機關之間聯繫工作、交流情況、答覆詢問和批准管轄的事項等都可以行文，但是，只能用“函”行文。
三、行文規則
行文規則，是各級黨政機關、企事業單位和一切社會團體制發公文、處理行文關係必須遵守的紀律和準則。它是根據國家憲法、有關法律法規和現行的領導管理體制、行文機關的職責權限、各單位的法律地位及隸屬關係，在總結公文處理工作經驗的基礎上，本着有利於加強領導和管理，進行有條不紊和高效優質的工作而確定的。《中國共產黨機關公文處理條例》和《國家行政機關公文處理辦法》確定黨政機關的行文規則如下：
（一）行文應當確有需要，注重實效，堅持少而精（行文應當確有必要，注重效用）
這是公文處理工作中實事求是的原則在行文規則中的具體運用，也是黨政機關行文的總原則。它集中體現了黨的實事求是的思想路線和求真務實的作風。具體說來，應做到以下幾點:
1．行文必須確有必要。行文必須實事求是，有必要性和可行性。沒有行文的必要性和可行性的，不行文；貫徹上級文件精神，沒有新的具體措施，僅表態性的或照抄照搬的，不行文；已開會作了佈置，可用電話或當面議定的事項，不行文；會議文件、會議紀要和領導人在會議上的報告、講話，不另行文。凡是部門工作，部門自己行文能夠解決問題的，應由部門行文，不應由黨委或政府行文。
2．行文必須注重實效。公文必須緊密結合實際，制定的政策、措施、方法等切實可行，能解決問題，收到實效。對於脫離實際，不符合國情、省情、市情、縣情、鄉情，超越了幹部、羣衆的承受能力，行不通和收不到實效的，不行文；違背了人民羣衆長遠利益和根本利益的，不行文；不符合黨的路線方針政策和國家法律法規的，不行文。
3．必須控制行文數量，所發公文力求精練、簡短。所發公文，必須作總量控制，科學決策，民主決策，依法決策。應發的公文，提倡寫短文，在語言文字上反覆錘鍊，精益求精，力求簡短，達到“一字入公文，九牛拉不出”的標準。
（二）根據隸屬關係和職權範圍確定行文關係
在處理行文關係上，黨政機關必須遵守以下規則：
1．向下級機關的重要行文，應當同時抄送發文機關的直接上級機關。每一個領導機關，既要對下級機關和人民羣衆負責，又要對上級機關負責。爲了便於上級機關了解本級機關的工作情況和貫徹上級指示精神的情況，便於上級機關指導工作，本級機關向下級機關或本系統的重要行文，應同時抄送直接的上級機關。
2.黨委各部門在各自職權範圍內可以向下級黨委的相關部門行文。政府各部門根據部門職權，可以相互行文和向下一級政府的相關業務部門行文。黨委、政府的各部門在自己的職權範圍內可以分別向下級黨委、政府的相關部門發佈指導性、批覆性、規範性、周知性等公文，但無權發佈指揮性公文。
3.黨委辦公廳（室）根據黨委授權，可以向下級黨委行文；黨委其他部門，不得向下級黨委發佈指示性公文。政府的各部門除以函的形式商洽工作、詢問和答覆問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文。這是爲了加強黨和人民政府的集中統一領導，也是我們黨和人民政府的光榮傳統。黨委、政府的辦公廳（室）是黨委、政府的辦事機構和綜合部門，黨委和政府的決策、工作意圖等均分別由其辦公廳（室）承辦、傳遞和督查抓落實。根據黨委、政府的授權，分別向下級黨委、政府行文。黨委、政府的其他部門，只能以“函”的形式同下級黨委和政府商洽工作、詢問和答覆問題、審批職權範圍內的事項。
4．部門之間對有關問題未經協商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機關應當責令糾正或撤銷。這一規則強調了公文的準確性、連續性和一致性，是從有利於工作、有利於執行、防止公文之間互相矛盾而作出的符合實際的規定。部門之間對同一問題的規定應當一致，否則，會產生矛盾，無法貫徹執行。對擅自行文的，採取懲戒措施，是完全必要的，也是可行的。
5．同級黨的機關、黨的機關與其他同級機關之間必要時可以聯合行文。同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下級政府可以聯合行文；政府與同級黨委和軍隊機關可以聯合行文；政府部門與相應的黨組織和軍隊機關可以聯合行文；政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業單位也可以聯合行文。聯合行文應明確主辦機關。這裏規定了聯合行文的條件、內容和主辦機關。聯合行文的條件是：級別相同、共同管理的事項或有關事項。聯合行文，應當確有必要。但聯合行文不宜過多，凡屬政府職責範圍內的事項，則不需與黨委聯合行文。凡是在各機關、各部門、各單位職責範圍內能夠解決的問題，則不需與其他機關和單位聯合行文；如果聯合行文還不能解決的問題，則按有關規定報請同級黨委或政府行文，或由黨委、政府批轉、轉發。
聯合行文,應明確主辦機關或部門,以利於答覆下級機關在貫徹執行中碰到的實際問題的詢問,做好公文中涉及有關政策性問題的解釋和有關事項的協調工作。同時,便於下級機關報告工作情況。
6．屬於部門職權範圍內的事務，應當由部門自行行文或聯合行文。須經政府審批的事項，經政府同意也可以由部門行文，文中應當註明經政府同意。這是減少黨委、政府行文的一條重要的行文規則。各級黨政機關及各部門行文，應當認真貫徹落實這一規定。自行行文的方式有四種：（1）直接向下一級黨委政府的相關部門行文；（2）經政府批准或同意後向下級政府的相關部門行文；（3）涉及其他部門的事務時，與其他部門聯合行文；（4）各部門之間可以互相行文。應當從實際出發，具體情況作具體分析，採用恰當的行文方式。
7．部門內設機構除辦公廳（室）外不得對外正式行文。這是爲了加強集中統一領導而作出的規定。因爲，部門的辦公廳（室）是部門的辦事機構和綜合機構，經領導同意或授權，可以對外正式行文。部門的其他內設機構不是獨立的單位，不具備法人資格，也不能代表部門，所以，不得對外正式行文。
8.受雙重領導的機關向上級機關行文，應當寫明主送機關和抄送機關，由主送機關負責答覆請示事項；上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時應當抄送其另一上級機關。這一規則，責任明確，規定了受雙重領導的機關和其上級機關，如何處理行文關係，如何行文，由誰承辦和答覆請示事項。受雙重領導的機關向上級機關行文，既要遵守一事一文的規則，又要注意是誰管理的事項向誰行文。爲了讓另一上級機關及時瞭解其下級機關的情況，下級機關有責任和義務向上級機關報告工作情況，請示有關問題。由主送機關負責承辦公文，責權分明，可防止“踢皮球”，有利於承辦公文和提高辦文效率。抄送，是爲了讓被抄送的單位瞭解應當瞭解的情況。這是上級機關在領導、管理工作中對下級機關必不可少的要求，也是上級機關了解下級機關工作情況、決策情況的重要方式之一。
上級機關向受雙重領導的下級機關行文，抄送其另一上級機關，也是爲了讓另一上級機關了解情況，便於工作，防止瞎指揮，使之提高管理水平。
9．不相隸屬機關之間一般用函行文。在黨政機關中，不相隸屬的機關之間，不論級別如何，只能用函行文。用函行文是平等的關係，用協商的口氣以尊重對方，用陳述性語言以示禮貌，不能在函中帶有指令性、指示性、指揮性、決斷性的語言，不能居高臨下，不能用上級對下級的口氣行文。
10.縣級黨委、政府的沒有下設機構的職能部門在自己的職權範圍內，有關工作部署和工作任務需要下級機關的相關人員執行、有關事項需要下級機關的相關人員閱知時，可分別給下級黨委、政府行文；需要下級黨委、政府或下級黨委、政府的正副職執行和閱知時，應分別報請同級黨委、政府行文。這一條不屬行文規則，但是對縣級黨委、政府的沒有下設機構的職能部門下行文實際情況的處理意見，也是可行的。因爲縣級黨委、政府的大部分職能部門沒有下屬機構，只有具體的工作人員，但公文不能發給個人，只能發給組織。這樣處理是比較恰當的。
（三）必須按隸屬關係和有關規定請示問題和報告工作
對於請示、報告公文的撰寫和辦理，黨中央、國務院作出了一系列明確的規定。但在實際工作中，請示、報告的撰寫和辦理，存在不少語法、邏輯、結構等方面的問題。其中，有文種和內容方面問題，也有辦文程序方面存在的問題，製造或擴大了上下級之間的矛盾。
“請示”公文是下級機關向上級機關請求指示、批准、幫助解決問題的文種；“報告”是下級機關彙報工作、反映情況、提出建議、答覆上級機關的詢問使用的文種。“請示”與“報告”比較，行文的目的和作用不同，內容和結構不同，行文時限和批轉的重點不同。然而，由於行文弊端的存在，直接或間接地增加了請示公文辦理的難度，影響工作效率。因此，《中國共產黨機關公文處理條例》和《國家行政機關公文處理辦法》作出了明確規定。
1.向上級機關行文，應當主送一個上級機關；如需其他相關的上級機關閱知，可以抄送。不得在非請示中夾帶請示事項。“請示”應當一文一事，一般只寫一個主送機關；需要同時抄關其他機關的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級機關。這是各級黨政機關必須共同遵守的行文準則。向上級機關行文，需要上級機關辦理的只有請示。報告只能供上級機關閱知，無需批覆。上行文只主送一個上級機關，有利於強化主送機關的辦文責任，有利於提高上報公文的辦理質量和效率。一文一事，是唐朝開始建立和使用的請示制度，即一件請示公文只請示解決一個問題。這個規定，反映了請示公文的特性——專一性，有利於主管機關審閱、批示和答覆。
向上級機關請示問題，應當寫明一個主送機關，其他機關需要周知和支持的，應當抄送。
請示上級機關批轉本部門的公文，應當同時報送批轉通知及被批轉公文（如報告、意見、方案等）的代擬稿。
2．不得越級向上級機關行文，尤其不得越級請示問題；因特殊情況必須越級行文時，應當同時抄送被越過的上級機關。在我國，黨政機關都實行一級管一級，逐級負責的原則，向上級機關行文，一般應逐級上報。特殊情況是指突發情況、突發事件、緊急信息等，爲了使最高領導機關以最快的速度瞭解情況，不得不採取越級行文的方式。越級行文時，必須同時抄送被越過的上級機關。
向上級機關請示問題，本級機關能夠解決的，不要把矛盾上交。本級機關解決不了的，再向直接的上級機關請示，一級對一級負責。
3．請示事項涉及其他部門業務範圍時，應當經過協商並取得一致意見後上報;經過協商未能取得一致意見時，應當在請示中寫明。這是從有利於請示事項辦理而作出的規定。如果請示事項不與涉及的其他部門協商一致，不利於解決所請示的事項。經過協商未能取得一致意見時，應當在請示中寫明。這樣，有利於上級機關了解情況，進行協調和正確決策，以利問題的解決，防止產生不同機關公文之間的矛盾、執行上的混亂和社會矛盾。
4．除特殊情況外，請示應當送上級機關的辦公廳（室）按規定程序處理，不應當直接送領導者個人。除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以機關名義向上級機關負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。機關的辦公廳（室）是機關的綜合性辦事機構，既瞭解各方面的情況，又瞭解上級的政策規定，是機關領導集體得力的參謀與助手。辦理請示、意見、報告，必須按規定的程序辦理，否則，會影響辦文的質量和效率。
特殊情況，是指突發事件、上級機關負責人已瞭解情況和直接交辦的事項。對突發事件的處理，必須分秒必爭，不能按部就班，否則，環節太多，不利於爭取時間，甚至會耽誤處理突發事件的時機。上級機關負責人已瞭解的情況並直接交辦的事項，有兩種情況，一是領導人明確要求呈報機關將公文直接送給他個人的；二是領導人批示或口頭指示按辦文程序辦理的。前者因爲領導人已經對整個情況都清楚了，不需要再由辦公廳（室）提出預案和擬辦意見，直接交領導人閱批；後者交祕書部門按正常的程序辦理，這是祕書部門的職責範圍內的工作，祕書部門必須嚴把辦文關，不得因領導人有批示而降低辦文的質量。
5．屬於主管部門職權範圍內的具體問題，應當直接報送主管部門處理。向上級機關請示問題，如果是主管部門職權範圍的具體問題，不涉及重大決策事項，一般應報送上級主管部門處理。主管部門應當依法認真履行自己的職責，不得推卸責任，不得上交矛盾。
6．黨委各部門應當向本級黨委請示問題。未經本級黨委同意或授權，不得越過本級黨委向上級黨委主管部門請示重大問題。黨委是一個地方或一個單位的最高領導機關，並對各方面的工作負總責。黨委各部門是黨委的職能部門和工作機構，首先應對本級黨委負責。各部門解決不了的問題，應先向本級黨委請示，本級黨委有責任解決各部門請示的問題。本級黨委解決不了的問題，或者不是本級黨委職權範圍內的事項，經黨委同意或授權後，才能按規定的程序向上級機關的主管部門請示。這是從有利於工作，有利於加強黨委的統一領導和管理，防止混亂和上交矛盾而作出的正確的規定。
7．對不符合行文規則的上報公文，上級機關的祕書部門可退回下級呈報機關。這是黨中央、國務院賦予各級黨政機關的祕書部門的職責與權力，也是對不符合行文規定的上行文采取的一種懲戒措施。祕書部門必須認真貫徹執行，切實履行自己的職責。國務院及部分省、市、自治區的黨政機關，對不合格的公文實行退文制度，對於規範行文，提高公文質量，發揮了重要作用。在實際工作中，各級機關、單位應制定退文的細則，先宣傳貫徹，然後實施。
不符合行文規則的上報公文，主要指不符合行文規則的請示、報告和不符合行文規則及辦文規定的代擬稿。對於這樣的上報公文，上級機關的祕書部門應退回下級呈報機關，說明原因。
以上７條關於對如何辦理上行文的規定，都是從有利於問題的解決和提高辦文效率，提高領導機關的決策水平、辦文水平及整個領導管理水平，爲領導簡政而作出的符合實際的正確的規定，也是對實踐經驗的科學總結。
（四）公開發布的公文一般不再印發
公開發布的公文，是指直貫到底行文。有的先作內部文件，後公開發布；有的在附註處註明“此件公開發表”或“此件可公開發表”。它與用特定版頭印發的文件具有同等效力。公開發布的公文，一般不另行文。公開發布的政策性公文，爲了便於存查和利用，可印少量份數發有關單位存檔備查，省裏可發至縣級機關，市州縣可發至鄉鎮級機關。
凡是公開發布的公文，均爲正式公文，在其所管轄的範圍內，任何單位和個人必須遵照執行。