檔案管理心得分享

怎麼高效的管理各類檔案呢？今天本站小編整理了檔案管理心得分享，希望對你有幫助。

對於一個合格的項目管理者，無疑很重視信息資料及檔案管理。因爲信息資料及檔案是項目的真實寫照和具體情況的真實反映，體現項目的管理成果和效果，是項目管理者管理行爲的記錄。完善的準確的信息資料及檔案管理是項目管理質量的基石，其是一項系統工程。一個合格的項目信息資料及檔案管理者必須要具備以下一些素質。

1、完整的知識結構。首先要對項目的整體流程有全面瞭解和掌握;其次要了解工程的分類分項，主要步驟，熟悉什麼階段需要什麼信息資料;再次要熟悉項目信息資料的分類，有那些類別的信息資料，如安全、進度、質量、投資等，或者管理資料、技術資料等。

2、掌握完善的信息資料管理制度和流程。制度約束信息資料管理行爲者，可以促使項目管理過程中每個人高質量精準完成信息資料的管理工作;流程可以確保項目信息資料的傳遞途徑及需要體現的效果。

3、良好的登記記錄行爲習慣。項目整個週期中將形成大量信息資料，必須要有良好的登記記錄行爲習慣，對於各種收發文形成電子及紙質的記錄痕跡，做好紙質和電子版目錄同步，形成可檢索的數據庫，做到複雜事情簡單化，簡單事情表格化。

4、學會分類命名。一般一個項目都會涉及很多單位很多工種，信息資料體量龐大，要會對其分類命名，進行編碼編號，使其縱向和橫向清晰明瞭，隨時可巡查。

5、學會檢查。對於經手的每一項信息資料都要進行必要的檢查。可主要體現在：信息資料形式是否正確，單位、時間邏輯、責任人、內容是否正確等。這樣及時糾偏再傳遞，避免在流程上多次反覆糾偏。

6、學會批註。對於每一項信息資料在檢查完成的基礎上進行批註，時間、責任人、去向、類別等，確保被接受人能更清楚明白如何處理及處理程度。

7、學會跟蹤。對於一個信息資料管理者，要不斷對自己發出的信息資料進行跟蹤，及時掌握進度和處理效果，對於需要響應警示的及時處理，進行糾偏，確保信息資料的完整和暢通。

8、學會反饋。對於信息資料跟蹤後要及時反饋給各方，使整個信息資料管理流程中各個責任人掌握傳遞的效果。

9、學會定期梳理分析。因爲一個項目週期比較長，要定期對項目信息資料進行梳理分析，完成的進行歸檔，需要閉合的再次及時閉合處理。

10、歸檔管理。歸檔管理是一項複雜的事情。首先要學會建立一個目錄，方便檢索查閱。其次在目錄綱領的指引下對信息資料進行分類分項，按照目錄一一歸檔保存。最後要對於目錄不斷更新，保持目錄和歸檔信息資料一直。

掌握這十點，我覺得可以完全做好好信息資料及檔案管理工作。同時，我也覺得這些方法可以用在項目管理的任何地方。這是在工作中的一些體會，分享一下。

有一次，客戶連續發了幾個詢盤讓報價。因爲老外的名稱都很陌生，所以很容易混淆。有時候會忘記客戶問的是張三還是李四的進展。所以不得不給每一個客戶進行檔案管理。既方便自己今後對同一個客戶的信息往來查詢，也不容易在溝通時，張三套李四的尷尬。尤其如果價格不一樣的時候，給客戶分別歸檔顯得更加重要。歸檔方法可以不同，只要適合自己的操作查詢就好。

首先是郵件

1. 郵件標題，要註明客戶代號縮寫，再寫具體內容，方便快捷判斷是在和誰互動。

2. 郵件收發時，附上上一次或者上幾次的郵件往來內容，方便大家查看前因後果。

然後是管理客戶檔案

1. 新建一個文件夾。可以按照客戶名稱建立。也可以按照每一個訂單建立。

2. 針對同一個的客戶的同一個訂單，建立資料文檔，用於定期備份所有的該訂單關聯的郵件往來內容。

3. 針對同一個的客戶的同一個訂單，建立備忘事項，用於羅列訂單操作的各個環節大綱，然後標註每個環節裏客戶指定的特殊要求和需要注意的注意事項。

4. 同一個訂單下，再建立一個單證文件夾，用於統一存放所有單證資料，以免遺留。如合同contract、形式發票PI、裝箱單Packing list(包含detailed weight list, showing the quantity in each carton)、技術參數technical data、原產地證CO、提單B/L、發票Invoice、發貨通知書shipping advice、其他特殊證明(如免箱期證明free demurrage statement)

5. 命名要有規律，比如可以備註時間、或者付款條件或者到港港口或者備註合同號等信息。

6. 詢盤報價部分單獨備份出來，方便查詢也避免下次報價張冠李戴報錯價格。

隨着春節的臨近，河南南旋風升壓站的建設工作也接近尾聲，然而檔案的歸檔管理一直是擺在河南項目部面前的重要問題，雖然在平時我們也對工作文件進行着收集與整理，但由於缺少相關的經驗，所以我們所做的和真正意義上的檔案管理肯定還是有着不小的差距。高質量、標準化開展檔案管理工作一直是我和項目部同事們努力的目標。趁着去合肥出差的機會，項目部主任牛春輝安排我去章廣風場“取經”，學習章廣風場在工程檔案管理方面的先進經驗。

1月20日，我乘車來到了位於滁州章廣的章廣風電場。向關場長道明自己的來意後，關場長非常熱情的爲我安排好了食宿，讓場中負責檔案的琚振坤領着我參觀現場檔案資料，學習章廣風場檔案管理相關制度。琚工拿給我一本《風電企業科技檔案歸檔與整理規範》，這是國家能源局下發的風電檔案管理規範，無論是哪一個風場的管理制度，都是以此爲基礎的。琚工帶着我瀏覽了管理規範，讓我大致熟悉了檔案管理的框架結構，並告訴我其中重點關注環節和章廣風電檔案管理的經驗技巧。章廣一期投產已有一年多的時間，長期的管理實踐，使章廣的檔案制度趨於成熟，並形成了一套屬於自己的管理機制。

琚工分別從檔案分類，檔案盒製作規範，歸檔流程等多個方面向我展現了一個正規高效的檔案體系，在此期間又讓我瀏覽了部分檔案的具體內容。琚工的耐心講解使我感受到平時自己在檔案整理上的缺漏與不足，我認真記下了一些關鍵的節點與細節，回憶着平時工作中的經歷，受益良多。通過對檔案管理的一系列“零距離”全方位的接觸，使我在檔案管理方面受到了一次全新的啓迪。相信再回到項目部後，將自己所學加以應用，假以時日也可以建立起一套屬於自己的檔案管理體系，爲日後的工作打下堅實的基礎，也爲最後的質檢竣工驗收和檔案交接工作做好充足的準備。